Để theo dõi tình hình tăng giảm nhập xuất của nhóm hàng tồn kho, Công ty đã chọn phơng pháp kê khai thờng xuyên.
3.1 Tài khoản kế toán sử dụng:
Tài khoản 152 đợc sử dụng để phản ánh tình hình biến động tăng giảm nguyên vật liệu và đợc chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu nh:
TK1521 - Nguyên vật liệu chính TK1522 - Nguyên vật liệu phụ TK1523 - Nhiên liệu
TK1524 - Phụ tùng thay thế; … TK331 - Phải trả ngời bán
TK154 - CP sản xuất kinh doanh dở dang TK621 - Chi phí NVL trực tiếp
TK627 - Chi phí sản xuất chung TK641 - Chi phí bán hàng
TK642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
3.2. Kế toán các trờng hợp tăng, giảm nguyên vật liệu: 3.2.1 Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu:
đó là các sổ: Sổ cái tài khoản 152, sổ nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền, sổ nhật ký chung. (Xem phụ lục số 13, 14)
(1) Khi mua nguyên vật liệu từ bên ngoài, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn giá trị gia tăng, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (Trị giá NVL ghi trên hoá đơn cha có thuế GTGT )
Nợ TK 133 - Thuế giá GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả cho ngời bán (Tổng số tiền thanh toán) Khi trả tiền hàng, kế toán căn cứ vào phiếu chi, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho ngời bán (Tổng số tiền thanh toán) Có TK 111,112 (Số tiền đã thanh toán)
Ví dụ: Ngày 03 tháng 01 năm 2008 công ty mua giấy phế liệu của công ty cổ phần TM & DV Lâm Anh. Địa chỉ: 180 Nguyễn Trãi - Thợng Đình - Thanh Xuân - Hà Nội. Công ty mua 1.500 kg giấy phế liệu, đơn giá 3000đ/kg, tổng số tiền cha có thuế là 4.500.000đ. Thuế giá trị gia tăng 10% là 450.000đ, tổng giá thanh toán 4.950.000đ. Khi đó kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn giá trị gia tăng kế toán ghi:
Nợ TK 152(1521): 4.500.000 Nợ TK 133(1331): 450.000
Có TK 331: 4.950.000
(2) Ngoài việc dùng tiền gửi ngân hàng hay tiền mặt để thanh toán mua nguyên vật liệu, Công ty còn sử dụng hình thức thanh toán khác nh: Tạm ứng tiền, trả trớc tiền hàng.
Ví dụ: Ngày 25 tháng 01 Công ty tạm ứng số tiền là 3.300.000 đồng cho anh Tuyên phòng kế hoạch thị trờng đi mua hoá chất. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của nơi bán số 1035 ngày 20/01 ghi bán cho Công ty với tổng số tiền là 3.300.000đồng. Với nghiệp vụ ngày kế toán ghi định khoản:
Khi ứng tiền cho anh Tuyên, căn cứ vào phiếu chi tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 141: 3.300.000
Khi nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 (1522): 3.000.000 Nợ TK 133: 3.000.000
Có TK 141: 3.300.000
(4) Trờng hợp Công ty ứng trớc tiền mua nguyên vật liệu cho đơn vị bán, kế toán căn cứ vào chứng từ trả tiền ghi.
VD: Tháng 01 năm 2008, Công ty có đặt mua số giấy loại 1 Công ty TNHH sản xuất & Thơng mại bao bì Ngọc Diệp. Căn cứ vào hợp đồng Công ty đặt trớc 30.000.000 đồng, đến tháng 02 kế toán nhận đợc hoá đơn và kiêm phiếu nhập kho loại vật liệu nói trên sẽ tiến hành ghi số thu định khoản.
Khi ứng trớc số tiền, kế toán ghi: Nợ TK 331:30.000.000
Có TK 111: 30.000.000
Khi nhận đợc hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 152 (1521): 20.000.000
Nợ TK 133: 2.000.000 Có TK 331: 22.000.000
Số tiền ứng trớc còn lại tiếp tục để ghi nợ trên TK 331 tháng sau.
(5) Trờng hợp, công ty mua nguyên vật liệu của công ty khác và sau đó lại bán thành
phẩm cho công ty đó luôn, thì công ty tiến hành đối chiếu công nợ. Sau đó, sẽ thanh
toán số tiền thừa thiếu.
Ví dụ: Công ty mua giấy phế liệu của công ty cổ phần diêm Thống Nhất số tiền nguyên vật liệu cha có thuế là: 12.020.000 đ, số thuế GTGT 1.202.000 tổng số tiền thanh toán là: 13.222.000. Và tháng sau công ty cổ phần diêm Thống Nhất lại mua giấy mặt vàng của công ty với giá mua cha có thuế là 13.602.000 thuế GTGT là 1.360.200. Tổng giá thanh toán là: 14.962.200. Kế toán sẽ hạch toán
Nợ TK 152(1521): 12.020.000 Nợ TK 133: 1.202.000
Có TK 331: 13.222.000 Nợ TK 131: 14.962.200
Có TK 511: 13.602.000 Có TK 333: 1.360.200
Khi đối trừ công nợ, kế toán ghi: Nợ TK 331:13.222.000
Có TK 131: 13.222.000
Số tiền mà công ty diêm còn thiếu vẫn đợc theo dõi trên TK 131. Nếu công ty diêm trả số còn thiếu thì kế toán ghi:
Nợ TK 111:1.740.200 Có TK 131: 1.740.200
(6) Trờng hợp vật liệu xuất dùng cho phân xởng sản xuất nếu không sử dụng hết phải nhập lại kho của công ty. Trong trờng hợp này kế toán căn cứ các chứng từ liên quan xác định giá trị thực tế của vật liệu nhập kho, kế toán và thủ kho tiến hành ghi sổ.
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 621, 627 (Chi tiết từng bộ phận) 3.2.2. Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu:
(1) Khi xuất kho nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất kinh doanh
Ví Dụ: Theo phiếu xuất kho vật liệu số 10 ngày 13/01/2008 xuất giấy phế liệu loại 1 để sản xuất giấy mặt vàng. Tổng giá trị ghi trên phiếu là: 8.984.500đ. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất định khoản nh sau:
Nợ TK 621: 8.984.500
Có TK 152 (1521): 8.984.500
Để phản ánh việc xuất nguyên vật liệu để sản xuất, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó ghi vào sổ cái tài khoản 152 và ghi vào các sổ chi tiết có liên quan.
Công ty TNHH t vấn sản xuất giấy Hoàng Hà
670 Ngô Gia Tự - Đức Giang - Long Biên - Hà Nội
Sổ nhật ký chung Tháng 01/2008 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có A B C D E G H 1 2 Tháng 01/2008 04 03/01 Xuất kho giấy
phế liệu
x 1 621
152
8.984.500
8.984.500 12 05/01 Thanh toán tiền
công tác phí x 3 642 141 2.000.000 2.000.000 05 06/01 Xuất phèn đơn x 4 621 152 41.213 41.213 08 12/01 Xuất oxy x 5 621 34.750
152 34.750… … … … … … … … Ngời ghi sổ ( Ký, họ tên ) Kế toán trởng ( Ký, họ tên )
Số liệu sau khi ghi vào sổ nhật ký chung sẽ đợc ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan
Công ty TNHH t vấn sản xuất giấy Hoàng Hà
670 Ngô Gia Tự - Đức Giang - Long Biên - Hà Nội
Sổ cái tài khoản 152
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày tháng
Diễn giải Trang sổ nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có Tháng 01/2008 Số d đầu tháng 120.000.000 04 03/01 Xuất giấy phế liệu 1 621 8.984.500 05 06/01 Xuất phèn đơn 1 621 41.213 08 12/01 Xuất oxy 1 621 34.750 … … … … 31/01 Nhật ký mua hàng 1.675.900.369 Cộng phát sinh 1.795.900.369 1.609.679.337 Số d 186.221.032
Ngời ghi sổ ( Ký, họ tên )
Kế toán trởng ( Ký, họ tên )
(2) Khi xuất nguyên vật liệu sử dụng cho hoạt động đầu t xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn tài sản cố định thì kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi:
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho vật liệu số 25 ngày 26/01/08 xuất xi măng để sửa chữa nhà xởng, với tổng trị giá xuất trên phiếu là: 5.650.000, kế toán căn cứ vào phiếu xuất định khoản nh sau:
Nợ TK 241: 5.650.000
Có TK 152(1525): 5.650.000
(3) Khi xuất nguyên vật liệu cho các phân xởng sản xuất, thì kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi sổ
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho vật liệu số 16 ngày 15/01/08 xuất mỡ công nghiệp cho phân xởng sản xuất số 1 để sửa chữa máy móc, với tổng trị giá xuất trên phiếu là:150.000, kế toán căn cứ vào phiếu xuất định khoản nh sau:
Nợ TK 627: 150.000
Có TK 152(1524): 150.000
Cuối tháng, công ty tiến hành kiểm kê số nguyên vật liệu còn lại trong kho và ghi vào biên bản kiểm kê.
Công ty TNHH t vấn sản xuất giấy Hoàng Hà
670 Ngô Gia Tự - Đức Giang - Long Biên - Hà Nội
Biên bản kiểm kê vật t
Kho: hoá chất Thời điểm kiểm kê: 6h ngày 31 tháng 03 năm 2008 Ban kiểm kê gồm:
Trần Thị Hạnh Chức vụ: Kế toán Trởng ban
Nguyễn Thị Luyến Chức vụ: Thủ kho Uỷ viên
Nguyễn Thị Yên Chức vụ: Thống kê kho Uỷ viên Đã kiểm kê kho có những loại hoá chất sau
STT Tên vật t Mã VT ĐVT Tồn sổ sách Tồn kiểm kê Chênh lệch 1. Antimuaol BP lip HC 0002 g 4.500 4.498 -2 2. oxy HC 0005 g 1.480 1.480 0 3. Xút vẩy TQ HC 0008 g 3.380.000 3.380.000 0 4. Plus 15 HC 0014 g 113.300 113.299,6 -0,4 5. Neolex 3023 HC 0018 g 469.900 469.900 0
6. Aronfloc HC 0006 g 100.200 100.198 -2 Tổng hoá chất các loại g 4.069.380 4.069.375,6 -4,4 Ngày 31 tháng 03 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên ) Kế toán trởng (Ký, họ tên ) Thủ kho (Ký, họ tên )
Trởng ban kiểm kê (Ký, họ tên)
Trên biên bản kiểm kê cho thấy số lợng trên sổ sách và số lợng qua kiểm kê chênh lệch không đáng kể, khoản hao hụt này đợc xem xét là do trong quá trình xuất kho cho các phân xởng thì việc cân, đong có sai lệch. Tuy nhiên sự sai lệch này không trọng yếu so với tổng số hoá chất của công ty, do vậy công ty không xử lý số hao hụt này.
Chơng III Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH T Vấn sản xuất giấy Hoàng hà
I-/ Ưu điểm:
- Về bộ máy kế toán của công ty: Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình
thức tập trung, phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty cả về tính chất và quy mô
sản xuất kinh doanh, mọi thông tin về nguyên vật liệu đều đợc cung cập một cách
nhanh chóng kịp thời. Có thể cung cấp thông tin bất kỳ lúc nào mà nhà quản lý yêu
cầu.
- Về hình thức kế toán áp dụng: Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung kết hợp với việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán góp phần nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, đồng thời hình thức kế toán nhật ký chung dễ làm, phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán của công ty.
- Về hạch toán ban đầu: Trong công tác hạch toán ban đầu, công ty sử dụng và lập
các chứng từ nh phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo đúng mẫu quy định của chế độ kế toán hiện hành. Nguyên vật liệu mua vào đều phải qua khâu kiểm nghiệm, nếu đúng tiêu chuẩn thì mới lập phiếu nhập kho. Đối với nguyên vật liệu xuất kho, căn cứ
vào phiếu xin lĩnh vật t sau đó phòng kế hoạch thị trờng sẽ lập phiếu xuất kho.
Các chứng từ kế toán công ty sử dụng theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC
Công ty sử dụng đơn giá bình quân để tính nguyên vật liệu xuất kho, việc đánh giá nguyên vật liệu nh vậy là hợp lý, phù hợp với xu hớng biến động của giá cả thị trờng, công tác kế toán không bị dồn vào cuối tháng.
- Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Công tác tổ chức hạch toán tổng hợp NVL:
công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên, đã phản ánh kịp thời trị giá nguyên vật liệu xuất kho, giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu đợc chặt chẽ tránh thất thoát, nhng với phơng pháp này lại làm cho kế toán phải ghi chép nhiều.
- Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu : Việc vận dụng phơng pháp thẻ song song: ph-
ơng pháp này đơn giản, dễ làm, tính toán đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. Trong công tác nhập xuất NVL đợc đối chiếu chặt chẽ giữa bộ phận kho và kế toán, mặt khác công ty sử dụng máy vi tính hỗ trợ cho công tác kế toán thì phơng pháp thẻ song song này là phù hợp nhất.
II-/ Hạn chế:
- Công ty sử dụng máy vi tính vào hỗ trợ cho công tác kế toán nhng công ty cha tiến
hành mã hoá nguyên vật liệu mà chỉ ký hiệu nguyên vật liệu theo các chữ cái, do vậy khó quản lý nguyên vật liệu và khó có thể phân biệt đợc đâu là vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, hoá chất mặt khác các tên hoá chất rất khó nhớ và công ty sử… dụng nhiều loại hoá chất khác nhau nếu không mã hoá thì khó cho việc kiểm tra, đối chiếu
- Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay, lạm phát đang gia tăng, giá cả biến động không ngừng, có thể có những lúc giá nguyên vật liệu lên hoặc có những lúc giá nguyên vật liệu xuống. Mà doanh nghiệp lại không lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu điều này sẽ gây thiệt hại cho công ty khi mà giá nguyên vật liệu giảm xuống
- Trong sổ chi tiết thanh toán, công ty có sự đối chiếu công nợ với các bạn hàng mà
vừa bán nguyên vật liệu cho mình và đồng thời lại mua thành phẩm do mình sản xuất ra, nhng sự đối chiếu này lại ghi chép vào 2 loại sổ với 2 nghiệp vụ tách biệt nhau đó
là sổ chi tiết thanh toán với ngời mua và sổ chi tiết thanh toán với ngời bán. Điều này làm cho việc ghi chép trùng lặp tốn nhiều thời gian mà khó điếu chiếu trên sổ chi tiết thanh toán.
- Khi nguyên vật liệu thừa trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp tiến hành đa về
nhập kho. Sau đó, khi sản xuất doanh nghiệp lại tiến hành xuất ra để sản xuất, điều này tốn nhiều công sức khi phải vận chuyển nguyên vật liệu thừa từ bộ phận sản xuất trở lại kho, sau đó khi sản xuất lại vận chuyển từ kho về bộ phận sản xuất. Và trong quá trình sản xuất có những phế liệu thu hồi nh: giấy vụn, giấy hỏng trong quá trình sản xuất mà doanh nghiệp cha tiến hành xử lý số phế liệu này.
III-/ Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán:
- Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu: Nh đã nêu ở phần trên, công ty chỉ mã hoá vật liệu theo các chữ cái, cha có sổ danh điểm vật liệu nên cha theo dõi chặt chẽ đến từng thứ vật liệu. Theo tôi, công ty nên lập sổ theo dõi vật liệu. Sổ theo dõi vật liệu có thể đợc xây dựng nh sau:
Nguyên vật liệu chính: TK 1521 Nguyên vật liệu phụ: TK 1522 Nhiên liệu: TK 1523
Phụ tùng thay thế: TK 1524
Về nhóm vật liệu sẽ mang ký hiệu là 01, 02.03… Về thứ vật liệu sẽ đánh từ ký hiệu 01 trở đi
Ta có thể có sổ danh điểm vật t nh sau:
Sổ danh điểm vật liệu
Mã vật liệu Tên, nhãn hiệu vật liệu ĐVT Ghi chú 1521 Nguyên vật liệu chính 1521 - 01 - 01 Giấy phế liệu Kg 1521 - 02 - 01 Giấy hộp carton Hộp … 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522 - 01 - 01 Phẩm màu Kg 1522 - 01 -02 Phèn đơn Kg 1522 - 02 - 01 oxy Kg 1522 - 02 - 02 Xút vẩy TQ Kg …
1523 Nhiên liệu 1523 - 01- 01 Than cục Kg 1253 - 01 - 02 Than đá Kg 1523 - 02 - 01 Xăng A 92 lít 1523 - 02 - 02 Dầu hoả lít … 1524 Phụ tùng thay thế 1524 - 01 - 01 Mỡ công nghiệp Kg 1524 - 02 - 01 Vòng bi Chiếc …
_ Kế toán nguyên vật liệu thừa và phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất: Khi nhập kho nguyên vật liệu thừa còn tốn nhiều thời gian và công sức, chính vì vậy nguyên vật liệu thừa doanh nghiệp có thể để nó tại phân xởng sản xuất, sau đó tiến hành kiểm tra số lợng, chất lợng của các loại giấy thừa. Sau đó, sang kỳ sau thì nguyên vật
