I.1 Khõi niệm hệ thống bảng biểu kế toõn
Hệ thống bảng biểu kế toõn lă kết quả của hệ thống đầu văo kế toõn vă quõ trỡnh xử lý của mõy thụng qua cõc cđu lệnh do người sử dụng thực hiện. Sau khi hoăn thănh việc nhập cõc chứng từ kế toõn, thực hiện cõc thao tõc chuyển số dư, một chương trỡnh kế toõn mõy thường được lập trỡnh tự động xử lý cõc chứng từ, cung cấp cõc bảng biểu kế toõn theo yớu cầu của người sử dụng. Cú thể núi đú lă tớnh ưu việt, tiện lợi của kế toõn mõy.
Hệ thống bảng biểu kế toõn trong một chương trỡnh kế toõn mõy gồm hai phần:
Sổ kế toõn
Sổ kế toõn lă hỡnh thức biểu hiện của phương phõp đối ứng tăi khoản trớn thực tế vận dụng. Sổ kế toõn lă những tờ sổ theo mẫu nhất định cú liớn hệ chặt chẽ với nhau dựng để ghi chĩp cõc nghiệp vụ kinh tế theo đỳng phương phõp kế toõn trớn cơ sở số liệu của chứng từ
gốc hợp lệ vă hợp phõp.
Để phản õnh một cõch liớn tục vă cú hệ thống sự biến động của từng tăi sản, từng nguồn vốn vă quõ trỡnh SXKD, kế toõn phải sử dụng hệ thống sổ kế toõn, bao gồm nhiều loại sổ khõc nhau. Xđy dựng hệ thống sổ kế toõn một cõch khoa học sẽđảm bảo cho việc tổng hợp số liệu được kịp thời, chớnh xõc vă tiết kiệm được thời gian cụng tõc.
Cõc bõo cõo kế toõn
Bõo cõo kế toõn chớnh lă “sản phẩm” của quõ trỡnh xử lý thụng tin tại bộ phận kế toõn của doanh nghiệp. Bõo cõo kế toõn lă phương tiện cung cấp thụng tin cho cõc đối tượng cần sử dụng thụng tin kế toõn.
Kế toõn lă quõ trỡnh thu thập, đo lường, xử lý vă cung cấp thụng tin hữu ớch cho những
đối tượng quan tđm đến doanh nghiệp. Do tớnh đa dạng của đối tượng sử dụng, thụng tin kế
toõn vă nhu cầu về thụng tin kế toõn giữa những đối tượng rất khõc nhau nớn việc xđy dựng cõc bõo cõo kế toõn khụng thể khụng quan tđm đến đặc điểm của từng đối tượng sử dụng.
http://www.ebook.edu.vn
Băi giảng Kế toõn mõy Biớn soạn: Lớ Ngọc Mỹ Hằng
Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 98
ắ Bõo cõo kế toõn tăi chớnh
Bõo cõo tăi chớnh lă một hệ thống thụng tin được xử lý bởi hệ thống kế toõn tăi chớnh, nhằm cung cấp những thụng tin tăi chớnh cú ớch cho cõc đối tượng sử dụng để đưa ra cõc quyết định kinh tế.
Trong hệ thống kế toõn doanh nghiệp Việt Nam, bõo cõo kế toõn tăi chớnh lă những bõo cõo tổng hợp, trỡnh băy tổng quõt tỡnh hỡnh tăi sản, cụng nợ, nguồn vốn chủ sở hữu; tỡnh hỡnh vă kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kế toõn. Bõo cõo tăi chớnh
được thể hiện thụng qua một hệ thống cõc chỉ tiớu cú mối liớn hệ với nhau do Nhă nước quy
định thống nhất vă mang tớnh phõp lệnh. Nú cung cấp cho người sử dụng bức tranh toăn cảnh về về tỡnh hỡnh hoạt động của doanh nghiệp.
Những bõo cõo tăi chớnh do kế toõn lập theo định kỳ (thõng, quý, năm) nhằm mục đớch cung cấp thụng tin về kết quả vă tỡnh hỡnh tăi chớnh của doanh nghiệp. Đối tượng sử dụng cõc bõo cõo tăi chớnh lă cõc nhă quản lý tại doanh nghiệp vă những đối tượng bớn ngoăi doanh nghiệp: Nhă nước, cơ quan thuế, ngđn hăng, cõc nhă đầu tư, nhă cung cấp, khõch hăng...tất cả
những ai quan tđm đến doanh nghiệp. Với những thụng tin tổng hợp về tỡnh hỡnh tăi chớnh, bõo cõo tăi chớnh cú thể đõp ứng những thụng tin cơ bản vă cần thiết nhất để đõnh giõ thực trạng tăi chớnh của doanh nghiệp, dựđoõn hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai.
Bản chất của bõo cõo tăi chớnh lă phản õnh sự kết hợp của những sự kiện quõ khứ với những nguyớn tắc kế toõn đờ được thừa nhận vă những đõnh giõ của cõ nhđn, nhằm chủ yếu lă cung cấp thụng tin tăi chớnh hữu ớch cho cõc đối tượng sử dụng bớn ngoăi doanh nghiệp. Một mặt do thụng tin trỡnh băy trớn bõo cõo tăi chớnh chủ yếu chịu sự chi phối bởi những đõnh giõ của người lập bõo cõo tăi chớnh, mặt khõc do cú sự tõch biệt giữa sự sở hữu vă khả năng kiểm soõt của những người cung cấp vốn cho doanh nghiệp, nớn bõo cõo tăi chớnh được lập đũi hỏi phải được kiểm toõn bởi một tổ chức kiểm toõn độc lập.
ắ Bõo cõo kế toõn quản trị
Bõo cõo kế toõn quản trị lă những bõo cõo phục vụ yớu cầu quản trị vă điều hănh hoạt
động sản xuất kinh doanh của nhă quản lý doanh nghiệp.
Bõo cõo kế toõn quản trị cung cấp những thụng tin mă nhă quản lý cần để lập kế hoạch,
đõnh giõ vă kiểm soõt hoạt động trong doanh nghiệp, nú tồn tại vỡ lợi ớch của doanh nghiệp. Núi một cõch tổng quõt, nú cung cấp những thụng tin kế toõn phục vụ cho mục tiớu ra quyết
định của nhă quản lý, chủ yếu lă định hướng cho tương lai. Những quyết định sõng suốt về
những vấn đề như giõ cả trong tương lai, số lượng sản phẩm đầu ra, kết cấu sản phẩm tiớu thụ, vấn đề quản lý vốn... tất cảđều liớn quan đến việc đõnh giõ cõc thụng tin kế toõn quản trị. Vỡ thụng tin kế toõn quản trị chỉđược chuẩn bị vă sử dụng riớng cho nhă quản lý nớn kiểm toõn
độc lập sẽ khụng thớch hợp. Do khụng cần được kiểm toõn độc lập vă khớa cạnh sở hữu cõ nhđn của thụng tin kế toõn quản trị, nớn việc lập những bõo cõo năy khụng cần thiết phải tuđn theo những nguyớn tắc kế toõn nhất định, nhằm mục đớch tăng cường khả năng so sõnh giữa cõc cụng ty, bởi những so sõnh đú khụng phải lă mục đớch của kế toõn quản trị núi chung vă bõo cõo kế toõn quản trị núi riớng.
Từ những phđn tớch trớn cú thể phõt biểu bản chất của bõo cõo kế toõn quản trị lă hệ
thống thụng tin được soạn thảo vă trỡnh băy theo yớu cầu quản trị, điều hănh sản xuất kinh doanh vă ra cõc quyết định của bản thđn từng doanh nghiệp, nớn nú cú tớnh linh hoạt, đa dạng vă khụng phụ thuộc văo những nguyớn tắc kế toõn.
I.2 Mục đớch thiết lập hệ thống bảng biểu kế toõn
http://www.ebook.edu.vn
Băi giảng Kế toõn mõy Biớn soạn: Lớ Ngọc Mỹ Hằng
Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 99
Việc tập hợp thụng tin từ cõc chứng từ kế toõn vă phđn loại, hệ thống hoõ cõc nghiệp vụ
kinh tế - tăi chớnh phõt sinh phải thụng qua hệ thống sổ kế toõn phự hợp với đặc điểm vă quy mụ hoạt động của đơn vị. Xõc lập hệ thống sổ, qui định trỡnh tự vă phương phõp ghi văo cõc loại sổ để phục vụ cho yớu cầu tổng hợp vă phđn tớch thụng tin lă vấn đề cú ý nghĩa quan trọng khụng chỉ trong điều kiện thực hiện cụng tõc kế toõn bằng phương phõp thủ cụng mă ngay cả trong điều kiện thực hiện trớn hệ thống mõy vi tớnh. Nhờ cú sổ kế toõn mă cõc nghiệp vụ kinh tế phõt sịnh ghi chĩp rời rạc trớn cõc chứng từ gốc được phản õnh đầy đủ, cú hệ
thống, từ đú kế toõn cú thể tổng hợp số liệu lập cõc bõo cõo kế toõn vă phđn tớch tỡnh hỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh xủa doanh nghiệp.
Mục đớch thiết lập hệ thống bõo cõo kế toõn:
ắ Mục đớch của bõo cõo tăi chớnh sử dụng ở nước ta về cơ bản cú sự tương đồng với chuẩn mực kế toõn quốc tế (IASC). Mục đớch của bõo cõo tăi chớnh lă cung cấp những thụng tin về tỡnh hỡnh tăi chớnh, kết quả kinh doanh vă những biến động về tỡnh hỡnh của doanh nghiệp, để giỳp cho người sử dụng ra cõc quyết định kinh tế một cõch kịp thời .
Thụng tin về tỡnh hỡnh tăi chớnh chủ yếu được cung cấp qua bảng cđn đối kế toõn. Tỡnh hỡnh tăi chớnh của doanh nghiệp chịu sựảnh hưởng của cõc nhđn tố: cõc nguồn lực kinh tế do doanh nghiệp kiểm soõt, cơ cấu tăi chớnh vă khả năng thanh toõn cụng nợ. Vỡ vậy khi nghiớn cứu cõc thụng tin về tỡnh hỡnh tăi chớnh sẽ giỳp cho người sử dụng:
- Đõnh giõ năng lực của doanh nghiệp trong việc tạo ra cõc nguồn tiền vă cõc khoản tương đương tiền trong tương lai.
- Dựđoõn nhu cầu đi vay trong tương lai vă phương thức phđn phối lợi tức.
- Dự đoõn khả năng thănh cụng của doanh nghiệp trong việc huy động cõc nguồn tăi chớnh.
- Đõnh giõ khả năng của doanh nghiệp trong việc thực hiện cõc cam kết tăi chớnh khi
đến hạn.
Thụng tin về kết quả kinh doanh được cung cấp qua bõo cõo kết quả hoạt động kinh doanh. Việc nghiớn cứu cõc thụng tin về tỡnh hỡnh kinh doanh, đặc biệt lă khả năng sinh lợi của doanh nghiệp sẽ giỳp cho người sử dụng:
- Đõnh giõ cõc thay đổi tiềm tăng của cõc nguồn lực kinh tế mă doanh nghiệp cú thể
kiểm soõt trong tương lai.
- Dựđoõn khả năng tạo lợi nhuận của doanh nghiệp trớn cơ sở hiện cú. - Đõnh giõ tớnh hiệu quả cõc nguồn lực bổ sung mă doanh nghiệp sử dụng.
Thụng tin về biến động tăi chớnh được cung cấp thụng qua bõo cõo lưu chuyển tiền tệ. Việc nghiớn cứu những thụng tin năy sẽ rất hữu ớch cho người sử dụng trong việc:
- Đõnh giõ xem doanh nghiệp cú lợi tức nhưng cú tiền hay khụng.
- Đõnh giõ cõc hoạt động kinh doanh, đầu tư tăi chớnh của doanh nghiệp trong kỳ bõo cõo.
- Đõnh giõ khả năng tạo ra nguồn tiền vă cõc khoản tương đương tiền trong tương lai của doanh nghiệp, cũng như việc sử dụng cõc nguồn tiền năy.
ắ Mục đớch thiết lập bõo cõo kế toõn quản trị doanh nghiệp phải gắn liền với mục tiớu hoạt động cụ thể của từng doanh nghiệp vă cõc chức năng quản lý nội bộ của nhă quản lý. Do mỗi loại hỡnh hoạt động khõc nhau sẽ cú mục tiớu vă cõch thức để đạt được mục đớch khõc
http://www.ebook.edu.vn
Băi giảng Kế toõn mõy Biớn soạn: Lớ Ngọc Mỹ Hằng
Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 100
nhau, vỡ thế việc quản lý những hoạt động năy sẽ cần những thụng tin phự hợp đối với từng loại hoạt động, nhằm hướng đến mục tiớu đờ xõc định. Như vậy cú thể núi rằng, mục đớch của bõo cõo kế toõn quản trị lă nhằm cung cấp thụng tin hữu ớch phục vụ cho việc hoạch định, kiểm soõt vă ra quyết định của nhă quản lý ở nhiều cấp độ khõc nhau trong sự phự hợp với
đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp.