I.1 Nhiệm vụ của kế toõn mua hăng vă cụng nợ phải trả
-Theo dừi tổng hợp vă chi tiết hăng mua văo theo mặt hăng, nhă cung cấp vă hợp đồng. -Tớnh thuế GTGT của hăng hoõ mua văo.
-Theo dừi cõc khoản phải trả, tỡnh hỡnh trả tiền vă tỡnh trạng phải trả cho cõc nhă cung cấp. -Cập nhật cõc phiếu nhập: nội địa, nhập khẩu, chi phớ mua hăng, hoõ đơn mua dịch vụ. -Cập nhật cõc phiếu xuất trả lại nhă cung cấp.
-Cập nhật cõc chứng từ phải thu khõc vă chứng từ bự trừ cụng nợ. -Theo dừi theo VNĐ vă ngoại tệ
-Phđn hệ kế toõn mua hăng vă cụng nợ phải trả liớn kết số liệu với phđn hệ kế toõn tiền mặt, tiền gửi để cú thể lớn được cõc bõo cõo cụng nợ vă chuyển số liệu sang phđn hệ kế toõn tổng hợp, kế toõn hăng tồn kho.
http://www.ebook.edu.vn
Băi giảng Kế toõn mõy Biớn soạn: Lớ Ngọc Mỹ Hằng
Sơđồ 6: Sơđồ tổ chức của phđn hệ kế toõn mua hăng vă cụng nợ phải trả Chứng từ
Hoá đơn mua hàng Px trả lại nhà cung cÍp Chứng từ phải trả khác Bút toán bù trừ công nợ
Sỉ liệu chuyển từ các phân hệ khác
Tiền mƯt, tiền gửi
Chuyển sỉ liệu sang các phân hệ khác Kế toán hàng tơn kho
Kế toán tưng hợp
Báo cáo
Báo cáo về hàng nhỊp mua Sư chi tiết công nợ Bảng tưng hợp công nợ B.kê hoá đơn theo hạn thanh toán
Phân hệ kế toán Mua hàng và công nợ phải trả
I.2 Trỡnh tự cập nhật nghiệp vụ mua hăng vă cụng nợ phải trả
V Cập nhật chứng từđầu văo
Phđn hệ kế toõn mua hăng vă cụng nợ phải trả cú cõc loại chứng từđầu văo sau: -Phiếu nhập mua hăng
-Phiếu nhập khẩu
-Phiếu nhập chi phớ mua hăng -Phiếu xuất trả lại nhă cung cấp -Phiếu nhập xuất thẳng
-Húa đơn mua hăng (dịch vụ) -Phiếu thanh toõn tạm ứng
-Phiếu ghi nợ, ghi cú tăi khoản cụng nợ: dựng để hạch toõn cõc bỳt toõn (khụng liớn quan
đến húa đơn) ghi tăng hoặc ghi giảm cụng nợ.
-Chứng từ bự trừ cụng nợ: dựng để bự trừ cụng nợ giữa 2 nhă cung cấp vă/hoặc khõch hăng.
http://www.ebook.edu.vn
Băi giảng Kế toõn mõy Biớn soạn: Lớ Ngọc Mỹ Hằng
VCập nhật phiếu nhập mua hăng vă phiếu nhập khẩu
-Liớn quan đến hạch toõn tăi khoản nợ (tăi khoản vật tư) thỡ chương trỡnh sẽ tựđộng hạch toõn dựa trớn khai bõo tăi khoản vật tư của mặt hăng trong danh mục hăng hoõ, vật tưở phđn hệ
kế toõn hăng tồn kho.
-Khi tớnh thuế GTGT chương trỡnh cho phĩp khai bõo cú hay khụng tớnh thuế chỉ gồm tiền hăng hay gồm cả tiền thuế.
-Trong một số trường hợp đặc biệt một số doanh nghiệp thường xuất hăng cho khõch nhưng lại chỉ xuất hoõ đơn văo cuối kỳ. Khi năy khi nhập hăng về trong kỳ mă chưa cú hoõ đơn của nhă cung cấp thỡ phải tạo ra một kho tạm thời để nhập kho. Khi cú hoõ đơn của nhă cung cấp thỡ lăm phiếu xuất kho từ kho tạm vă lăm phiếu nhập văo kho chớnh thức. Việc nhập xuất kho ở
kho tạm được thực hiện ở phần quản lý hăng tồn kho. Để việc nhập xuất ở kho tạm khụng lăm
ảnh hưởng đến hạch toõn thỡ ở phần tăi khoản đối ứng phải nhập tăi khoản lă tăi khoản kho. V Cõch thức cập nhật chi phớ mua hăng: liớn quan đến chứng từ chi phớ mua hăng vă cõch tớnh giõ hăng tồn kho. Dưới đđy sẽ trỡnh băy cõc phương õn khõc nhau trong việc cập nhật chi phớ mua hăng.
-Chi phớ mua hăng được tớnh riớng vă cộng văo giõ vốn sau đú nhập cựng với phiếu nhập mua trong đú giõ vốn đờ cú tớnh chi phớ mua hăng.
-Tổng chi phớ mua hăng được nhập cựng với phiếu nhập mua. Trước tiớn ta nhập tổng chi phớ mua hăng. Tiếp theo chương trỡnh hỗ trợ phđn bổ chi phớ mua hăng một cõch tựđộng theo giõ trị của cõc mặt hăng nhập mua, tuy nhiớn người sử dụng cú thể sửa lại số tiền phđn bổ theo ý muốn.
-Chi phớ mua hăng được nhập riớng như một chứng từ nhập mua. Chương trỡnh hỗ trợ chọn phiếu nhập mua để phđn bổ chi phớ.
-Chi phớ mua hăng được nhập ở phần "Phiếu nhập chi phớ mua hăng". Việc cập nhật riớng
ở menu "Phiếu nhập chi phớ mua hăng" õp dụng trong trường hợp hăng tồn kho được tớnh theo phương phõp nhập trước xuất trước, khi phải chỉ rừ phiếu xuất kho được lấy ở phiếu nhập năo để
cú thể tớnh được giõ. Tuy nhiớn cõc phương phõp cũn lại cũng cú thể sử dụng phiếu năy để cập nhật chi phớ mua hăng
V Phiếu xuất trả lại nhă cung cấp
-Khi phõt sinh nghiệp vụ trả lại hăng nhă cung cấp, ta sẽ cập nhật nghiệp vụ văo phiếu xuất trả lại nhă cung cấp tại phđn hệ "Mua hăng vă cụng nợ phải trả".
-Liớn quan đến bảng kớ thuế GTGT đầu văo được khấu trừ, trường hợp năy bảng kớ thuế
GTGT đầu văo sẽ ghi đm giõ trị hăng mua văo vă số tiền thuế GTGT được khấu trừ. V Phiếu nhập xuất thẳng được sử dụng trong cõc trường hợp sau:
-Vật tư mua văo được chuyển thẳng cho sản xuất mă khụng thụng qua kho. Trường hợp năy thường xảy ra đối với cõc doanh nghiệp ngănh xđy lắp.
-Vật tư mua vă được xuất cho sản xuất theo đơn hăng…
-Khi sử dụng chứng từ năy thỡ chương trỡnh sẽ tựđộng tạo ra phiếu xuất.
http://www.ebook.edu.vn
Băi giảng Kế toõn mõy Biớn soạn: Lớ Ngọc Mỹ Hằng
-Cập nhật hoõ đơn mua dịch vụ
-Việc cập nhật húa đơn dịch vụ tương tự như việc cập nhật phiếu nhập mua hăng nhưng khụng phải nhập chi tiết từng mặt hăng mă hạch toõn trực tiếp văo cõc tăi khoản chi phớ.
V Phiếu thanh toõn tạm ứng dựng để cập nhật cõc chứng từ cú liớn quan đến việc nhđn viớn thanh toõn cõc khoản tạm ứng trước đú. Phiếu thanh toõn tạm ứng được cập nhật tương tự như
phiếu chi tiền thanh toõn cho cõc chi phớ.
V Phiếu ghi nợ, ghi cú tăi khoản cụng nợ: Loại chứng từ năy được dựng để cập nhật cõc chứng từ phõt sinh trong cõc trường hợp sau:
-Điều chỉnh tăng cõc khoản cụng nợ, cõc khoản phải trả khõc ngoăi việc mua hăng húa, dịch vụ thụng thường (loại chứng từ = 1 - Ghi tăng cụng nợ).
-Điều chỉnh giảm cõc khoản nợ nhỏ do chớnh lệch khi thanh toõn, xúa cõc khoản nợ (loại chứng từ = 2 - Ghi giảm cụng nợ chi tiết theo húa đơn, hoặc loại húa đơn = 3 - Ghi giảm cụng nợ
khụng chi tiết theo húa đơn).
-Cập nhật cõc bỳt toõn xử lý giữa cụng nợ tạm ứng trước tiền hăng cho nhă cung cấp vă cụng nợ mua hăng phải trả cho nhă cung cấp.
-Cập nhật bỳt toõn bự trừ cụng nợ giữa 2 tăi khoản nhưng cựng 1 nhă cung cấp. -Cõc trường hợp điều chỉnh khõc…
-Măn hỡnh nhập liệu “Phiếu ghi nợ, ghi cú tăi khoản cụng nợ” được dựng chung cho cả điều chỉnh tăng vă điều chỉnh giảm cõc khoản cụng nợ phải trả nớn cần chỳ ý cập nhật cõc tăi khoản ghi nợ, ghi cú phự hợp.
-Trường hợp hạch toõn cụng nợ ngoại tệ liớn quan đến tạm ứng trước tiền hăng cho nhă cung cấp vă cụng nợ phải trả thỡ tăi khoản ghi nợ sẽ lă tăi khoản cụng nợ phải trả vă tăi khoản ghi cú – tạm ứng trước tiền hăng cho nhă cung cấp, tại trường tỷ giõ sẽ cập nhật theo tỷ giõ của phiếu chi (hoặc giấy bõo nợ/UNC) được ghi nhận khi ứng trước cho nhă cung cấp. Chương trỡnh sẽ tự động hạch toõn số tiền chớnh lệch giữa tỷ giõ trớn húa đơn vă tỷ giõ ghi nhận ứng trước cho nhă cung cấp.
V Chứng từ bự trừ cụng nợđược dựng để cập nhật cõc phõt sinh bự trừ cụng nợ giữa 2 nhă cung cấp hoặc giữa 1 nhă cung cấp vă một khõch hăng.
Trong trường hợp bự trừ cụng nợ giữa 2 tăi khoản nhưng cựng 1 nhă cung cấp thỡ cú thể
cập nhật ở phiếu ghi nợ, ghi cú tăi khoản cụng nợ.
- Song song với việc đõnh giõ chớnh lệch tỷ giõ văo thời điểm cuối kỳ theo tăi khoản vă nhă cung cấp ở phđn hệ kế toõn tổng hợp, việc đõnh giõ chớnh lệch tỷ giõ theo húa đơn được thực hiện, nhằm điều chỉnh số tiền phải trả của cõc húa đơn ngoại tệ khi qui về đồng tiền hạch toõn trong cõc bõo cõo cụng nợ theo húa đơn. Lưu ý việc thực hiện chức năng năy khụng lăm ảnh hưởng đến số liệu trớn sổ cõi mă chỉ lăm đõnh giõ lại số tiền quy đổi ra đồng tiền hạch toõn của cõc húa đơn văo cuối kỳ.
VCõc thụng tin của phiếu nhập mua hăng Măn hỡnh nhập liệu của phiếu nhập mua hăng:
http://www.ebook.edu.vn
Băi giảng Kế toõn mõy Biớn soạn: Lớ Ngọc Mỹ Hằng