V.1 Nhiệm vụ
Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở cõc ngđn hăng, cõc cụng ty tăi chớnh vă cõc khoản tiền đang chuyển.
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp lă tăi sản mă doanh nghiệp năo cũng cú vă sử dụng, cú thể
gọi đú lă mạch mõu lưu thụng của doanh nghiệp. Đđy lă tăi sản cú tớnh luđn chuyển cao nhất nớn
đũi hỏi phải cú những nguyớn tắc quản lý chặt chẽ trõnh thất thoõt, gian lận. Vốn bằng tiền phản õnh khả năng thanh toõn nhanh của doanh nghiệp.
Kế toõn vốn bằng tiền cú nhiệm vụ:
- Phản õnh kịp thời, đầy đủ, chớnh xõc số hiện cú vă tỡnh hỡnh biến động tăng hoặc giảm hằng ngăy của tiền mặt tại quỹ, tiền gởi ngđn hăng,....Hạn chế hết sức tiền mặt tồn quỹ, chỉ giữ lại ở
mức thoả thuận giữa ngđn hăng vă doanh nghiệp. Cuối mỗi ngăy phải đối chiếu số dư trớn sổ
sõch kế toõn vă số thực tế tại quỹđể xử lý kịp thời những sai sút.
- Giõm đốc chặt chẽ việc chấp hănh chế độ thu, chi, quản lý tiền mặt, tiền gởi ngđn hăng (TGNH), quản lý ngoại tệ, văng bạc, đõ quý. Khuyến khớch việc thanh toõn khụng dựng tiền mặt.
Định kỳđối chiếu số dư trớn sổ sõch của doanh nghiệp với số dưở ngđn hăng để kịp thời xử lý chớnh lệch.
Chứng từ kế toõn được sử dụng lă: cõc phiếu thu, phiếu chi, giấy bõo Nợ, giấy bõo Cú, giấy đề
nghị tạm ứng, giấy thanh toõn tiền tạm ứng, biớn lai thanh toõn, bảng kiểm kớ quỹ... Cõc loại sổ
sõch kế toõn liớn quan đến phần hănh kế toõn vốn bằng tiền lă sổ quỹ tiền mặt, sổ theo dừi tiền gởi ngđn hăng...
Một phần mềm kế toõn được lập trỡnh đảm bảo cho kế toõn vốn bằng tiền hoăn thănh toăn bộ
nhiệm vụ trớn, cõc loại chứng từ dựng để hạch toõn tương tự như kế toõn thủ cụng. Tuy nhiớn, toăn bộ quõ trỡnh nhập, lưu trữ vă xử lý cõc chứng từđược thực hiện thụng qua mõy vi tớnh.
http://www.ebook.edu.vn
Băi giảng Kế toõn mõy Biớn soạn: Lớ Ngọc Mỹ Hằng
V.2 Hạch toõn cõc nghiệp vụ liớn quan đến vốn bằng tiền
Khi một nghiệp vụ kinh tế phõt sinh liớn quan đến vốn bằng tiền, căn cứ văo chứng từ gốc, kế
toõn tiến hănh ghi sổ tương tự như kế toõn thủ cụng. Tuy nhiớn, việc ghi chĩp nghiệp vụ kinh tế
phõt sinh được thực hiện trớn mõy với nguyớn tắc lưu trữ một lần. Đđy lă điểm khõc nhau cơ bản giữa kế toõn mõy vă kế toõn thủ cụng.
Khi tiến hănh cụng tõc kế toõn trớn mõy, trước hết kế toõn vốn bằng tiền phải tự thiết lập hệ
thống tăi khoản để mờ hoõ cõc loại vốn bằng tiền tương ứng. Việc mờ hoõ năy đồng thời với việc mở sổ tổng hợp hay chi tiết cho đối tượng kế toõn cần theo dừi. Thụng thường phần việc năy
được thực hiện trước khi đưa phần mềm văo sử dụng. Tuy nhiớn, kế toõn cú thể sửa chữa nội dung đờ được mờ hoõ trong bảng mờ tăi khoản theo yớu cầu sử dụng. Sau khi tiến hănh đăng ký, sửa đổi nội dung cõc tăi khoản cần sử dụng, kế toõn chỉ nhập một chứng từ liớn quan đến cả hai tăi khoản trớn, khi đú mõy sẽ tự tõch chứng từđể ghi văo hai loại sổ tương ứng. Nếu kế toõn tiền mặt đờ văo thỡ kế toõn tiền gửi khụng văo mõy nữa mă chỉ soõt lại vă cấp phiếu chứng từ thứ hai (số phiếu bõo Nợ) nếu cần thiết.
Đểđảm bảo lập bõo cõo kế toõn chớnh xõc, cuối mỗi ngăy, kế toõn viớn phải tiến hănh xem, sửa, in chứng từ, đối chiếu chứng từ gốc với cõc sổ sõch kế toõn trong chương trỡnh kế toõn mõy. Cõc chương trỡnh kế toõn mõy khõc nhau sẽ cú cõc thao tõc nhập sửa chứng từ khõc nhau. Tuy nhiớn, tất cả cõc chương trỡnh kế toõn mõy đều bao gồm cõc chức năng cho phĩp nhập chứng từ, xem, sửa, in chứng từ, xem in số dư tăi khoản, in định khoản cõc tăi khoản,...
Căn cứ văo cõc nghiệp vụ kinh tế, kế toõn tiến hănh lựa chọn loại chứng từ, sổ phự hợp để ghi nhận. Với kế toõn mõy sau khi đăng ký chớnh xõc cõc hệ thống cụng cụ kế toõn, đầu văo kế toõn vă văo đỳng cõc nghiệp vụ phõt sinh, cụng việc cũn lại do mõy thực hiện theo chương trỡnh, người sử dụng phải thực hiện một số cđu lệnh điều khiển chương trỡnhhoạt động theo yớu cầu.
Sơđồ 8: Sơđồ tổ chức của phđn hệ kế toõn vốn bằng tiền Chứng từ
Phiếu thu, phiếu chi Sư phụ NH (Báo cờ, báo nợ)
Mua bán ngoại tệ
Sỉ liệu chuyển từ
các phân hệ khác Phân hệ kế toán Vỉn bằng tiền
Chuyển sỉ liệu sang các phân hệ khác
Kế toán tưng hợp Công nợ phải thu Công nợ phải trả
Báo cáo
NhỊt ký thu, nhỊt ký chi Sư quỹ, sư ngân hàng Sỉ d- tiền mƯt, sỉ d- ngân hàng
Dòng tiền
http://www.ebook.edu.vn
Băi giảng Kế toõn mõy Biớn soạn: Lớ Ngọc Mỹ Hằng
VCõc thụng tin của phiếu thu tiền mặt
V Phđn loại phiếu thu
zThu tiền chi tiết theo từng húa đơn (loại phiếu thu bằng 1)
- Loại phiếu thu năy được sử dụng khi thu tiền bõn hăng hoặc thu lại tiền cho vay hoặc khoản tạm ứng trước đú vă khi nhập liệu phải chỉ rừ lă thu tiền của húa đơn năo hoặc của phiếu chi cho vay, tạm ứng cụ thể.
- Trong trường hợp thu tiền của nhiều húa đơn thỡ phải tõch số tiền ra theo từng húa đơn 1. - Tăi khoản đối ứng sẽ lă tăi khoản ghi trớn húa đơn vă chương trỡnh tựđộng lấy tăi khoản năy
để hạch toõn.
- Số tiền đờ thu của húa đơn hiện trớn măn hỡnh lă tổng số tiền đờ thu liớn quan đến húa đơn năy trừđi số tiền thu theo phiếu thu hiện tại. Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thỡ số tiền
đờ thu sẽ bao gồm cả cõc số tiền của cõc phiếu thu sau phiếu thu hiện thời.
- Khi loại tiền thu trớn phiếu thu khõc với loại tiền trớn húa đơn bõn hăng thỡ phải nhập số tiền quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trớn húa đơn. Lỳc năy chương trỡnh sẽ tựđộng hạch toõn số
tiền chớnh lệch tỷ giõ so với số tiền trớn húa đơn.
zThu tiền của một khõch hăng (loại phiếu thu bằng 2)
- Loại phiếu thu năy được sử dụng khi ta thu tiền của cõc mún cụng nợ phải thu nhưng chỉ
quan tđm đến đối tượng cụng nợ (khõch hăng, người vay tiền, tạm ứng) mă khụng cần phải chỉ rừ thu tiền của húa đơn năo, phiếu chi năo ngay khi nhập liệu.
http://www.ebook.edu.vn
Băi giảng Kế toõn mõy Biớn soạn: Lớ Ngọc Mỹ Hằng
- Việc phđn bổ số tiền đờ thu cho từng húa đơn cú thể thực hiện sau đú (sau khi đờ lưu chứng từ, hoặc lọc chứng từđờ nhập trước đú) bằng cõch kớch chuột văo nỳt "Số HĐ". Khi năy chương trỡnh sẽ cho hiện lớn cõc húa đơn liớn quan đến khõch hăng hiện thời chưa tất toõn để ta thực hiện phđn bổ số tiền thu cho cõc húa đơn tương ứng. Chức năng phđn bổ năy cũn được thực hiện ở
menu: Kế toõn bõn hăng vă cụng nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phđn bổ thu tiền hăng cho cõc húa
đơn.
- Trong trường hợp khụng liớn quan ngoại tệ vă hạch toõn chớnh lệch tỷ giõ giao dịch, tỷ giõ ghi sổ thỡ ta cú thể dựng loại phiếu thu bằng 9.
z Thu tiền của nhiều khõch hăng (loại phiếu thu bằng 3)
- Loại phiếu thu năy được sử dụng khi thu tiền của nhiều đối tượng cụng nợ trớn 1 phiếu thu. z Nhận (thu) tiền đi vay (loại phiếu thu bằng 4)
- Loại phiếu thu năy được sử dụng đối với cõc khoản tiền đi vay vă khi chi trả vay phải chỉ rừ lă chi trả cho số phiếu thu năo khi nhận tiền vay.
- Trong trường hợp sau năy khụng cần phải theo dừi trả vay chi tiết theo số phiếu thu thỡ ta cú thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9
z Chuyển tiền ngoại tệ (loại phiếu thu bằng 5)
- Loại phiếu thu năy được sử dụng trong trường hợp chuyển tiền ngoại tệ (rỳt tiền ngoại tệ từ
ngđn hăng về nhập quỹ, nhận chuyển tiền từ ngđn hăng B văo ngđn hăng A) vă sử dụng chức năng tựđộng cập nhật tỷ giõ giao dịch của phiếu thu bằng tỷ giõ ghi sổ khi chi tiền ngoại tệ.
- Trong trường hợp tỷ giõ giao dịch của phiếu thu do người sử dụng tự cập nhật, khụng sử
dụng chức năng tựđộng cập nhật của chương trỡnh thỡ cú thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9. z Mua ngoại tệ (loại phiếu thu bằng 6)
- Loại phiếu thu năy được sử dụng trong trường hợp định kỳ cuối thõng sử dụng chức năng cập nhật lại tỷ giõ giao dịch được khai bõo trong danh mục tỷ giõ cho cõc phiếu thu ngoại tệ. Chương trỡnh sẽ cập nhật lại tỷ giõ giao dịch cho cõc phiếu thu ngoại tệ trừ cõc phiếu thu thuộc loại mua ngoại tệ (theo tỷ giõ thỏa thuận với người bõn ngoại tệ).
- Trong trường hợp tỷ giõ giao dịch do người sử dụng tự cập nhật mă khụng sử dụng chức năng tựđộng cập nhật của chương trỡnh thỡ cú thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.
z Người mua trả tiền trước (loại phiếu thu bằng 7)
- Loại phiếu thu năy được sử dụng trong trường hợp ta muốn theo dừi thu tiền chi tiết theo húa đơn vă khi nhận tiền của người mua trả trước thỡ hạch toõn qua tăi khoản cụng nợ trung gian.
- Lưu ý lă loại phiếu thu năy thường được sử dụng trong trường hợp liớn quan đến ngoại tệ vă phải tớnh toõn tỷ giõ ghi sổ, hạch toõn chớnh lệch liớn quan đến tỷ giõ.
- Nhận (thu) tiền trả trước của người mua. Hạch toõn qua tăi khoản “Nhận tiền trả trước của khõch hăng”.
- Sau khi xuất húa đơn cho khõch hăng thực hiện bỳt toõn bự trừ cụng nợ giữa tăi khoản “Nhận tiền trả trước của khõch hăng” vă tăi khoản “Cụng nợ phải thu”. Bỳt toõn năy được chi tiết cho từng húa đơn.
- Trong trường hợp khụng liớn quan đến ngoại tệ, chớnh lệch tỷ giõ ghi sổ vă tỷ giõ giao dịch thỡ cú thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.
z Thu khõc (loại phiếu thu bằng 9)
- Loại phiếu thu năy được sử dụng trong cõc trường hợp cũn lại, khụng thuộc cõc loại phiếu thu nớu trớn.
http://www.ebook.edu.vn
Băi giảng Kế toõn mõy Biớn soạn: Lớ Ngọc Mỹ Hằng