Đây là công việc quan trọng nhất trong quá trình tổ chức thực hiện chương trình. Thông thường người dẫn đoàn và phương tiện vận chuyển của công ty được quy định phải có mặt tải điểm hẹn trước giờ đón khách khoảng trước 15 phút. Công ty thường phối hợp thực hiện với công ty lữ hành nhận khách ở Thái Lan, Malaysia, Singapore. Công ty Vietrantour cử người dẫn
đoàn còn các công ty lữ hành tại Thái Lan, Malaysia, Singapore cử hướng dẫn viên du lịch và có trách nhiệm cung cấp các dịch vụ nhưđã kí trong hợp đồng. Các nhiệm vụ mà người dẫn đoàn và hướng dẫn viên phải làm là:
+ Kiểm tra lại số lượng khách chính thức tham gia chương trình tại thời
điểm xuất phát.
+ Giúp khách làm các thủ tục khai báo có liên quan đến chuyến đi tại sân bay ở Việt Nam và sân bay Thái Lan, Malaysia, Singapore.
Trần Thị Kim Thương Dulịch 45B 57
+ Quản lý và hướng dẫn khách trong suốt chặng đường từđiểm xuất phát là tại Hà Nội đến các nước Thái - Mã – Sing.
+ Giao dịch với các đối tác cung cấp dịch vụ:
Thailand: Donna Travel; Thong thai travel; 333 tours
Malaysia; Singapore: LC travel; Bestlink travel
+ Nhận các thông tin của khách về các vấn đề liên quan đến các đối tác là nhà cung cấp dịch vụ, các doanh nghiệp lữ hành như: phàn nàn của khách về
chất lượng dịch vụ, thái độ của nhân viên phục vụ.
+ Giúp khách giải quyết các vấn đề phát sinh thêm như dịch vụ bổ sung, thêm phòng, xử lí các tình huống xấu có thể xảy ra như khách ốm đau, tai nạn,…
+ Cung cấp thông tin cho khách trong đoàn về tất cả các khía cạnh khách quan tâm như: phong tục, tập quán, các giá trị văn hoá, hệ thống giao thông mạng lưới thương mại tại Thái Lan, Malaysia, Singapore. Đặc biệt các chương trình du lịch Đông Nam Á khách du lịch rất quan tâm tới các khu thương mại, trung tâm mua sắm hàng điện gia dụng.
+ Giám sát các dịch vụ cung cấp cho khách của các đối tác tại Thái-Mã- Sing.
+ Quản lý chặt chẽ thời gian cũng như số lượng đoàn khách
+ Thường xuyên liên lạc với nhà quản lý điều hành của Công ty để báo cáo và xin ý kiến giải quyết các vấn đề phát sinh.