3.8.1. Những vấn đề chung
Đặc điểm:
Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty là các chi phí liên quan tới toàn bộ hoạt động quản lý điều hành chung của Công ty bao gồm: chi phí thuế môn bài, chi phí tiền điện, chi phí tiền điện thoại, chi phí tiếp khách, phí dịch vụ thanh toán, phí taxi,...
Nguyên tắc hạch toán:
Chi phí quản lý doanh ghiệp phát sinh trong kỳ sẽ tính hết vào chi phí trong kỳ. Nhiệm vụ kế toán:
Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh và kết chuyển chi phí để xác đinh kết quả kinh doanh.
Ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp đúng kỳ và phải theo nguyên tắc phù hợp trong chuẩn mực kế toán.
3.8.2. Phương pháp tính toán 3.8.3. Thủ tục chứng từ 3.8.3. Thủ tục chứng từ
Chứng từ sử dụng:
o Hoá đơn GTGT; Hoá đơn thông thường
o Phiếu thu, phiếu chi; Giấy báo Nợ, giấy báo Có Ngân hàng o Bảng trích khấu hao; Bảng lương
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi nhận vào phần mềm MISA sau đó cập nhật vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 642. Cuối năm cập nhật vào bảng cân đối số phát sinh và in báo cáo tài chính.
Hình 3.9 Quy trình ghi sổ chi phí quản lý doanh nghiệp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ
3.8.4. Tài khoản sử dụng
Chi phí quản lý doanh nghiệp – Tài khoản 642
Sổ nhật ký chung Hoá đơn GTGT; Hoá
đơn thông thường; Phiếu thu; Phiếu chi;...
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Bảng cân đối kế toán
Sổ cái TK 642 Sổ chi tiết TK 642 bảng cân đối số phát sinh
Trang 37 Gồm các tài khoản con sau:
o TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý o TK 6422 : Chi phí nguyên vật liệu quản lý o TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng o TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ o TK 6425 : Thuế, phí và lệ phí
o TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài o TK 6428 : Chi phí khác bằng tiền
3.8.5. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
o Nghiệp vụ 1: Ngày 24/12/2012, nhận hoá đơn về chi phí tiền điện từ 21/11 đến 20/12 số tiền chưa thuế 40.713.000 VND, VAT 10%, căn cứ theo Hoá đơn GTGT 0349588 ngày 24/12/2012 của Tập Đoàn Điện Lực Việt Nam. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6421 40.713.000 VND Nợ TK 1331 4.071.300 VND
Có TK 331 44.784.300 VND
Phụ lục 1 - Chứng từ Hoá đơn GTGT số 0349588 Phụ lục 2 - Sổ sách Sổ cái TK 642
o Nghiệp vụ 2: Ngày 28/12/2012, chi thanh toán tiền ăn uống, tiếp khách số tiền chưa thuế 1.129.091 VND, VAT 10%, căn cứ theo Hoá đơn GTGT số 0000947 ngày 28/12/2012 của Công ty TNHH MTV X.O - Củ Mì. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6428 1.129.091 VND Nợ TK 1331 112.909 VND
Có TK 111 1.242.000 VND
Phụ lục 1 - Chứng từ Hoá đơn GTGT số 0000947 Phụ lục 2 - Sổ sách Sổ cái TK 642
o Nghiệp vụ 3: Ngày 31/12/2012, Nhận hoá đơn về chi phí dịch vụ TAXI số tiền chưa thuế 6.786.364 VND, VAT 10%, căn cứ theo Hoá đơn GTGT số 0077207 ngày 31/12/2012 của Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Mai Linh. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6427 6.786.364 VND Nợ TK 1331 678.636 VND
Có TK 331 7.465.000 VND
Phụ lục 1 - Chứng từ Hoá đơn GTGT số 0077207 Phụ lục 2 - Sổ sách Sổ cái TK 642
o Nghiệp vụ 4: Ngày 31/12/2012, nhận hoá đơn về chi phí cước VT – CNTT tháng 12/2012 số tiền chưa thuế 474.490 VND, VAT 10%, căn cứ theo Hoá đơn GTGT số 1370171 ngày 31/12/2012 của VNPT. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6427 474.490 VND Nợ TK 1331 47.449 VND
Có TK 111 521.939 VND
Phụ lục 1 - Chứng từ Hoá đơn GTGT số 1370171 Phụ lục 2 - Sổ sách Sổ cái TK 642
o Nghiệp vụ 5: Ngày 31/12/2012, nộp phí dịch vụ thanh toán số tiền chưa thuế 2.428.932 VND, VAT 10% cho Ngân hàng TMCP Đầu Tư Và Phát Triển Việt Nam – CN Sài Gòn, căn cứ theo Hoá đơn GTGT số 0010250 ngày 31/12/2012, kèm theo bảng kê chi tiết các
Trang 38
khoản giao dịch của khách hàng theo định kỳ từ ngày 01/01/2012 đến ngày 01/01/2013. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6427 2.428.932 VND Nợ TK 1331 242.895 VND
Có TK 112 2.671.827 VND
Phụ lục 1 - Chứng từ Hoá đơn GTGT số 0010250, bảng kê chi tiết Phụ lục 2 - Sổ sách Sổ cái TK 642
Trong năm 2012, chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty được xác định gồm:
o Chi phí nhân viên quản lý : 678.524.980 VND o Chi phí đồ dùng văn phòng : 86.129.000 VND o Chi phí khấu hao TSCĐ : 978.876.259 VND o Thuế, phí và lệ phí : 6.126.900 VND o Chi phí dịch vụ mua ngoài : 2.329.700.000 VND o Chi phí khác bằng tiền : 2.132.155.146 VND Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2012 là: 6.211.512.285 VND
o Cuối năm kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang bên Nợ tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 911 6.211.512.285 VND Có TK 6411 678.524.980 VND Có Tk 6423 86.129.000 VND Có TK 6424 978.876.259 VND Có TK 6425 6.126.900 VND Có TK 6427 2.329.700.000 VND Có TK 6428 2.132.155.146 VND 3.8.6. Ghi vào sổ sách Sổ sách sử dụng gồm: o Sổ nhật ký chung o Sổ chi tiết tài khoản 642 o Sổ cái tài khoản 642
Trang 39 Công ty TNHH SX TM & XNK Thiên Minh
Ấp Tràm Lạc, Xã Mỹ Hạnh Bắc, Huyện Đức Hòa, Tỉnh Long An
SỔ CÁI CÁC TÀI KHOẢN
Tháng 12 năm 2012
Tài khoản: 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 Số phát sinh trong kỳ … … … … 24/12/2012 CTK12/230 24/12/2012
Chi phí tiền điện từ 21/11 đến 20/12 ( HĐ 349588 ngày 24/12/2012) 331 40.713.000 40.713.000 … … … … 28/12/2012 CTK12/254 28/12/2012
Chi thanh toán phí ăn uống, tiếp khách ( HĐ 947 ngày 28/12/2012 ) 111 1.129.091 1.129.091 … … … … 31/12/2012 CTK12/298 31/12/2012 Chi phí dịch vụ TAXI ( HĐ 77207 ngày 31/12/2012 ) 331 6.786.364 6.786.364 … … … … 31/12/2012 CTK12/303 31/12/2012 Cước VT-CNTT tháng 12/2012 ( HĐ 1370171 ngày 31/12/2012) 111 474.490 474.490 … … … … 31/12/2012 UNC12/012 31/12/2012 Phí dịch vụ thanh toán HĐ 0010250 ngày 31/12/2012 112 2.428.932 2.428.932 … … … 31/12/2012 CTK12/316 31/12/2012 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 911 817.640.249 Cộng số phát sinh 817.640.249 817.640.249 Số dư cuối kỳ
− Sổ này có 2 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 02 − Ngày mở sổ: ...
Ngày ...tháng... năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phạm Thị Phương Thuý Nguyễn Thị Thuỳ Nhi
Trang 40
3.9. Kế toán chi phí khác 3.9.1. Những vấn đề chung
Đặc điểm:
Trong năm 2012, chi phí khác của Công ty phát sinh chủ yếu từ chi phí thanh lý xe nâng Lomatsu Leo FD30 3T (4m), các khoản do hạch toán nhầm, bỏ sót,...
Nguyên tắc hạch toán: Chi phí khác phát sinh trong kỳ sẽ tính hết vào chi phí trong kỳ
Nhiệm vụ kế toán:
Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí khác, thực tế phát sinh và kết chuyển chi phí khác làm căn cứ để xác đinh kết quả kinh doanh.
Ghi nhận chi phí khác đúng kỳ và phải theo nguyên tắc phù hợp trong chuẩn mực kế toán.
3.9.2. Phương pháp tính toán 3.9.3. Thủ tục chứng từ
Chứng từ sử dụng:
o Phiếu chi; Giấy báo Nợ Ngân hàng; Hoá đơn GTGT; Hợp đồng kinh tế Quy trình luân chuyển chứng từ:
Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi nh ậnvào phần mềm, cập nhật vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 811, sổ cái tài khoản 811. Cuối năm cập nhật vào bảng cân đối số phát sinh và in báo cáo tài chính.
Hình 3.10 Quy trình ghi sổ chi phí khác
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ
3.9.4. Tài khoản sử dụng
Chi phí khác – tài khoản 811
3.9.5. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể phát sinh tháng 12/2012:
Tháng 12/2012, tại Công ty không phát sinh nghiệp vụ kinh tế liên quan tới khoản chi phí khác. Nhưng trong năm 2012 thì có phát sinh nghiệp vụ kinh tế liên quan tới khoản chi phí khác cụ thể là:
Phiếu chi; Hoá đơn
GTGT;... Phần mềm MISA
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối số phát
sinh Sổ cái TK 811 Sổ chi tiết TK 811
Trang 41
Ngày 15/06/2012, Công ty thanh lý một xe nâng Lomatsu Leo FD30 3T (4m) nguyên giá 285.000.000VND, hao mòn 85% cho Công ty TNHH TM – DV Kỹ Thuật Đặt Việt, chi phí liên quan 200.000 VND, thanh toán bằng tiền mặt.
Bút toán xoá sổ TSCĐ:
Nợ TK 811 42.750.000 VND
Nợ TK 214 242.250.000 VND
Có TK 211 285.000.000 VND
Chi phí liên quán tới thanh lý TSCĐ:
Nợ TK 811 200.000 VND
Có TK 111 200.000 VND
Phụ lục 2 - Sổ sách Sổ chi tiết TK 811
Trong năm 2012, tổng chi phí khác phát sinh tại Công ty là : 79.670.596 VND
o Cuối năm kết chuyển tổng chi phí khác sang bên Nợ tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 79.670.596 VND Có TK 811 79.670.596 VND 3.9.6. Ghi vào sổ sách Sổ sác sử dụng: o Sổ nhật ký chung o Sồ cái tài khoản 811 o Sổ chi tiết tài khoản 811 Kế toán vào sổ cái tài khoản 811 như sau:
Phụ lục 2 - Sổ sách Sổ cái tài khoản 811