Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là phản ánh giá trị hàng tồn kho bị giảm giá so với giá ghi sổ của chúng. Đây là sự thể hiện nguyên tắc thận trọng trong ghi nhận và phản ánh giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần tuân theo 1 số quy định sau:
- Việc trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện vào thời điểm khoá sổ kế toán để lập Báo cáo tài chính năm. Đối với các doanh nghiệp phải lập và công khai báo cáo tài chính giữa niên độ kế toán thì khi lập báo cáo tài chính giữa niên độ có thể xem xét và điều chỉnh số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập cho phù hợp với tình hình thực tế.
- Đối với vật tư tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập Báo cáo tài chính có giá trị thu hồi hoặc giá thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán có hoá đơn, chứng từ hợp pháp hoặc các bằng
chứng khác chứng minh giá vốn vật tư, hàng hoá tồn kho thì được phép trích lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho. Trường hợp vật tư tồn kho có giá trị bị giảm so với giá ghi trên sổ kế toán nhưng giá bán sản phẩm được sản xuất từ vật tư này không bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho.
- Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn kho thực tế từng loại vật tư tại thời điểm lập Báo cáo tài chính để xác định mức dự phòng giảm giá cần lập. Mức trích dự phòng giảm giá vật tư = Số lượng vật tư tồn kho bị giảm giá x Giá trị trên sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện tại thời điểm lập BCTC
Giá trị thuần có thể thực hiện được của các loại vật tư tồn kho tại thời điểm lập Báo cáo tài chính năm được xác định bằng giá có thể bán được trên thị trường trừ ( - ) đi các chi phí bán chúng.
- Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng giảm giá vật tư tồn kho của doanh nghiệp vào Bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp phải thành lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá vật tư tồn kho. Hội đồng do Giám đốc thành lập với các thành phần bắt buộc là: Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng vật tư hoặc kế hoạch sản xuất.