X 100 Thời gian trích khấu hao
3.3.1. Hoàn thiện kế toán TSCĐ trên góc độ kế toán tài chính
3.3.1.1. Hoàn thiện kế toán chi tiết TSCĐ hữu hình
TSCĐ hữu hình trong Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà đa dạng nhiều chủng loại, do đó để cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ kịp thời về đối tượng này, đòi hỏi Công ty không chỉ làm tốt kế toán tổng hợp mà phải tổ chức thực hiện kế toán chi tiết TSCĐ hữu hình khoa học và hợp lý. Vì bản chất của kế toán chi tiết là theodõi, phản ánh thông tin chi tiết về từng loại, từng đơn vị TSCĐ hữu hình cụ thể. Tuy nhiên công tác này vẫn chưa được coi trọng tại Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà, cụ thể là doanh nghiệp không lập thẻ chi tiết TSCĐ hữu hình cho tất cả các TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp, doanh nghiệp cũng chỉ lập sổ TSCĐ hữu hình chung cho toàn doanh nghiệp còn sổ theo dõi TSCĐ tại từng bộ phận sử dụng thì vẫn chưa được Công ty quan tâm thực hiện. Vì vậy để nâng cao hiệu quả kế toán TSCĐ hữu hình thì Công ty nên thực hiện tốt từ khâu lập thẻ/ sổ chi tiết
TSCĐ hữu hình.
Mỗi tài sản mới hình thành Công ty nên lập một thẻ riêng để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý, thẻ, sổ chi tiết TSCĐ hữu hình cần có đầy đủ các thông tin như ký hiệu, số hiệu, mã quy cách TSCĐ, thông tin về nơi sản xuất, năm sản xuất, bộ phận sử dụng, ngày sử dụng, công suất. Ngoài ra còn có thông tin về nguyên giá, giá trị hao mòn, khấu hao lũy kế.... trong quá trình sử dụng. Mẫu thẻ Công ty có thể tham khảo (phụ lục 30)
3.3.1.2 Hoàn thiện chứng từ kế toán TSCĐ
Hệ thống chứng từ kế toán TSCĐ trong các Doanh nghiệp nói chung và trong Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà nói riêng có ý nghĩa quan trọng nhằm thu nhận, xử lý các thông tin ban đầu phục vụ cho công tác quản lý TSCĐ. Các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị được theo thời gian, không gian của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị theo thời gian, không gian và địa điểm cụ thể. Qua đó, giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát tính trung thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tiêu cực trong quản lý kinh tế.
Các chứng từ ghi sổ kế toán TSCĐ được in ra từ máy tính phải theo trình tự sổ thứ tư, ngày tháng và phải hoàn thiện đầy đủ các nội dung trên chứng từ như chữ ký người lập biểu, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Khi mua những TSCĐ có giá trị nhỏ cần phải có biên bản bàn giao TSCĐ.
Để thực hiện tốt các công việc trên đây, Công ty TNHH Vận tải thủy bộ Hải Hà cần ban hành các tài liệu hướng dẫn cụ thể.Căn cứ vào danh mục chứng từ do chế độ kế toán hướng dẫn và căn cứ vào đặc điểm hoạt động của mình để quy định rõ rang về số lượng chứng từ kế toán TSCĐHH cần phải lập trong từng loại nghiệp vụ và nên áp dụng cho mọi trường hợp không phụ thuộc vào quy mô nghiệp vụ. Như thế có thể tránh được tình trạng kế toán quên hoặc cố ý không lập do chưa có kinh nghiệm hoặc do ý nghĩ chủ quan của kế toán cho là không quan trọng. Việc này sẽ giúp bộ chứng từ có đầy đủ cơ sở pháp lý và cũng dễ kiểm tra các thông tin về tài sản.Công ty có thể tham khảo danh mục chứng từ sau cho từng nghiệp vụ liên
quan đến TSCĐHH.
Nghiệp vụ Chứng từ sử dụng
Trường hợp tăng TSCĐHH - Tờ trình, báo giá - Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn GTGT
- Quyết toán công trình xây dựng hoàn thành - Biên bản giao nhận TSCĐ
- Biên bản nghiệm thu TSCĐ và đưa vào sử dụng - Chứng từ thanh toán
Trường hợp giảm TSCĐHH Biên bản thanh lý TSCĐ
Hợp đồng kinh tế(TH nhượng bán)
Biên bản đánh giá lại TSCĐ (TH trao đổi, đem TS đi đầu tư,…)
Biên bản giao nhận TSCĐ Hóa đơn GTGT
Chứng từ thanh toán
Trường hợp khấu hao Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Trường hợp sửa chữa TSCĐ Quyết toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
Biên bản giao TSCĐ của sửa chữa lớn hoàn thành Bảng tổng hợp chi phí sửa chữa, bảo dưỡng Hóa đơn GTGT
Chứng từ thanh toán Kiểm kê TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ
Ngoài ra, đối với các chứng từ hướng dẫn về TSCĐ, Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà cần thiết kế một mẫu thống nhất toàn công ty nhằm phù hợp với yêu cầu quản lý cũng như tính chất pháp lý của chứng từ. Đối với chứng từ kế toán nói chung phải đảm bảo tính chặt chẽ về thời gian, mẫu biểu chữ ký theo quy định. Nội dung kinh tế phát sinh trên chứng từ cần đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và đúng với thực tế của đơn vị ( Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,..). Đối với trường hợp đầu tư xây dựng TSCĐ hoàn thành thì kế toán nên chủ động xắp xếp
thời gian để sớm hoàn thành quyết toán công trình, hoàn thành bộ chứng từ có như vậy sẽ giúp kế toán phản ánh nguyên giá và trích khấu hao vào chi phí được chính xác.Với các tài sản sẵn sàng sử dụng trước thời điểm Phòng kế toán thanh toán, bộ phận cần lập ngay mẫu biểu Biên bản giao nhận tài sản để cung cấp thông tin về tài sản mới về bộ phận. Biên bản này gồm các thông tin như ngày giao, địa điểm giao hàng, mã bộ phận nhận hàng, tên bộ phận nhận hàng. Về tài sản bàn giao, có thông tin về mã tài sản , tên tài sản, nhà cung cấp, số lượng tài sản nhận về, đơn vị tính, giá tiền. Biên bản này có thể đính kèm với các chứng từ khác như hợp đồng mua sắm, đơn đặt hàng …
- Việc lưu trữ chứng từ để đảm bảo cho tính khoa học và thuận tiện tra cứu khi sử dụng cũng rất cần thiết. Sau khi đã có một bộ chứng từ hoàn chỉnh, kế toán căn cứ vào số hiệu của tài sản để lập tiêu đề cho bộ chứng từ, sau đó được sắp xếp theo trình tự thời gian.
3.3.1.3. Hoàn thiện thời điểm ghi nhận TSCĐ
Các TSCĐ về doanh nghiệp và sẵn sàng cho sử dụng cần được ghi nhận ngay mà không căn cứ vào thời điểm phát sinh thực tế chi tiền. Đối với các tài sản chưa đủ bộ chứng từ hoàn chỉnh làm căn cứ để phòng kế toán ghi nhận TS thì cần lập ngay mẫu biểu Biên bản giao nhận tài sản để cung cấp thông tin về tài sản mới về bộ phận.
Về hạch toán kế toán, sau khi nhận được biên bản giao nhận tài sản, công trình đầu tư cùng các chứng từ được phê duyệt, các hợp đồng kinh tế,… kế toán sẽ ghi nhận một khoản tăng TSCĐ hữu hình, chi tiết cho bộ phận phát sinh đồng thời tăng một khoản phải trả nhà cung cấp
Nợ TK 211- TSCĐHH
Có TK 331- Chi tiết nhà cung cấp.
Tới thời điểm Phòng kế toán nhận được bộ chứng từ đầy đủ của phòng TCHC trong đó có hóa đơn GTGT, kế toán ghi giảm khoản phải trả trên TK phải trả người bán, ghi nhận tăng khoản thuế GTGT được khấu trừ và ghi giảm tiền gửi ngân hàng.
Nợ TK 311- Chi tiết nhà cung cấp
Có TK 112 – Tổng số tiền thanh toán
3.3.1.4. Hoàn thiện ghi nhận chi phí trong quá trình đầu tư xây dựng cơ bản.
Với các khoản thanh toán lần đầu cho nhà thầu, nhà cung cấp mang tính chất chứng minh cho nhà thầu sự đảm bảo thực hiện hợp đồng, cung cấp nguồn tài chính để nhà thầu có thể bắt tay vào thực hiện công trình theo cam kết thì kế toán không được ghi nhận vào TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang vì chưa có bất cứ hoàn thành bàn giao hạng mục, công trình. Khi phát sinh khoản tạm ứng này phải ghi nhận vào TK 331 – Phải trả nhà cung cấp và nên chi tiết theo từng hạng mục, từng loại TSCĐ được đầu tư.
Khi tạm ứng lần 1 cho nhà thầu đầu tư xây dựng cơ bản, kế toán ghi
Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp (Chi tiết theo công trình, hạng mục đầu tư), Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Bên giao thầu bàn giao hạng mục công trình hoàn thành theo tiến độ của hợp đồng, kế toán ghi:
Nợ TK 2412 – Xây dựng cơ bản (theo từng công trình) Nợ TK 133 – Thuế GTGT
Có TK 331 – Phải trả người bán Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Khi công trình xây dựng cơ bản hoàn thành, công trình được bàn giao và đưa vào sử dụng, kế toán kết chuyển khoản đầu tư xây dựng cơ bản vào tài sản cố định hữu hình:
Nợ TK 211 – TSCĐHH
Có TK 2412 – Xây dựng cơ bản
3.3.1.5. Hoàn thiện về khấu hao
Về phương pháp khấu hao
Khấu hao TSCĐ là biện pháp chủ quan của nhà quản lý và kế toán nhằm xác định cụ thể giá trị TSCĐ bị hao mòn trong quá trình sử dụng với mục đích thu hổi vốn tái đầu tư TSCĐ. Phương pháp khấu hao được lựa chọn ảnh hưởng đến quy mô
chi phí, thời gian thu hồi vốn để hiện đại hóa năng lực, nâng cao chất lượng sản phẩm cạnh tranh trên thị trường.Chính vì vậy việc lựa chọn phương pháp tính khấu hao TSCĐ phù hợp với từng loại, từng nhóm TSCĐ với năng lực tài chính và chiến lược phát triển công ty là rất quan trọng. Hiện nay DN áp dụng khấu hao theo phương pháp đường thẳng, phương pháp này đơn giản nhưng không đánh giá hao mòn thực tế của mỗi loại TSCĐ. Vì vậy Công ty nên áp dụng phương pháp tính và trích khấu hao TSCĐ phù hợp với đặc điểm của từng loại tài sản để phản ánh đúng chi phí khấu hao đã bỏ ra trong quá trình sử dụng, có ý nghĩa phản ánh đúng tỷ lệ giữa chi phí khấu hao bỏ ra với lợi ích thu được từ việc sử dụng TSCĐ, kế toán nên lựa chọn đúng phương pháp khấu hao cho phù hợp với từng loại TSCĐ.
- TSCĐ là các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị: như tàu chở dầu, xe xitec, … thì Công ty nên áp dụng phương pháp khấu hao theo sản lượng để đánh giá được chính xác giá trị hao mòn của mỗi phương tiện, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư công nghệ mới hiện đại đáp ứng nhu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm. Các phương tiện vận tải như tàu chở dầu trên biển, xe xitec chở xăng dầu thì tùy theo thiết kế có thể vận chuyển tối đa được dung tích là khác nhau. Căn cứ vào công suất thiết kế Công ty tiến hành trích khấu hao.
- TSCĐ là thiết bị quản lý như máy tính, máy photocopy, … thì Công ty nên sử dụng phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần, đối với các tài sản này thì thời gian trích khấu hao là từ 4 năm đến 6 năm nên hệ số điều chỉnh được dùng cho phương pháp này là 2 lần.
- Đối với những TSCĐ như nhà kho, văn phòng,….công ty sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
Về thời điểm trích và thôi trích khấu hao TSCĐ
Việc trích và thôi trích khấu hao TSCĐ Công ty phải thực hiện từ ngày bắt đầu sử dụng hoặc từ ngày ngừng sử dụng TSCĐ để đảm bảo tuân thủ theo quy định hiện hành về khấu hao TSCĐ.
Hoàn thiện hao mònTSCĐ phúc lợi.
Cuối niên độ kế toán, với các tài sản chỉ phục vụ thuần túy cho nhu cầu văn hóa, phúc lợi nhân viên mà không tham gia vào quá trình SXKD của Công ty,
phòng kế toán tính hao mòn những tài sản này và ghi giảm nguồn quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ Nợ TK 3533/Có TK 214
3.3.1.6. Hoàn thiện kế toán sửa chữa lớn TSCĐ
Bản chất của việc trích trước chi phí được hiểu là doanh nghiệp sẽ tiến hành trích một phần lợi nhuận hàng kỳ của mình để dự phòng các khoản chi phí lớn mà doanh nghiệp dự tính sẽ phát sinh.Điều này cho thấy việc trích trước chi phí sẽ giúp cho doanh nghiệp chủ động trong việc điều phối lợi nhuận của mình giữa các kỳ kinh doanh, đảm bảo tính ổn định của kết quả SXKD.
Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thường lớn so với tổng chi phí SXKD trong kỳ của doanh nghiệp, do đó nếu doanh nghiệp có kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ thì việc trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ sẽ góp phần đảm bảo sự ổn định chi phí SXKD giữa các kỳ, tránh những biến động lớn về kết quả kinh doanh trong kỳ có nghiệp vụ sửa chữa lớn tài sản phát sinh, đồng thời đảm bảo cho việc giá thành không bị ảnh hưởng khi có máy móc tham gia sửa chữa lớn.
Tuy nhiên Công ty chưa lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ theo năm trong toàn DN. Để chủ động trong quá trình thực hiện và chuẩn bị nguồn kinh phí, các công ty cần lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ theo năm. Trên cơ sở đề nghị của các bộ phận sử dụng và hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ, cuối năm trước Phòng dự án tiến hành lập kế hoạch nâng cấp, sửa chữa TSCĐ