X 100 Thời gian trích khấu hao
2.3.3. Kế toán tổng hợp TSCĐ tại Công ty TNHH vận tải thủy bộ HảiHà
2.3.3.1. Tài khoản sử dụng và mã hóa chi tiết tài khoản
Qua nghiên cứu cho thấy Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà sử dụng tài khoản kế toán theo Quyết định 15/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2003 của Bộ Tài
chính. Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp,yêu cầu quản lý của từng đơn vị, nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng. Qua khao sát nhận thấy Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà đã tuân thủ các quy định của Nhà nước trong tổ chức hệ thống tài khoản tại đơn vị. Trên cơ sở hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành,các doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài khoản riêng, phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Để phản ánh tình hình biến động của TSCĐ, kế toán TSCĐ phải sử dụng các tài khoản chủ yếu như sau:
- Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình
- Tài khoản 213 – TSCĐ vô hình
- Tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ
Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình có 6 tài khoản cấp 2:
- TK 2111: Nhà cửa, vật kiến trúc – phản ánh giá trị các công trình XDCB như nhà cửa, vật kiến trúc, hàng rào, bể, tháp nước, sân bãi, các công trình trang trí thiết kế cho nhà cửa, các công trình cơ sở hạ tầng như đường xá, cầu cống, đường sắt, cầu tàu, cầu cảng,…
- TK 2112 : Máy móc thiết bị- phản ánh giá trị các loại máy móc, thiết bị dùng trong SXKD của doanh nghiệp bao gồm những máy móc chuyên dùng, máy móc thiết bị công tác, dây chuyền công nghệ và những máy móc đơn lẻ.
- TK 2113: Phương tiện vận tải, truyền dẫn – phản ánh giá trị các phương tiện vận tải, gồm các phương tiện vận tải đường bộ, sắt, thủy, hàng không, đường ống và các thiết bị truyền dẫn.
- TK2114: Thiết bị, dụng cụ quản lý – phản ánh giá trị các loại thiết bị, dụng cụ sử dụng trong quản lý, kinh doanh, quản lý hành chính,….
- TK 2118: TSCĐ khác – phản ánh giá trị các loại TSCĐ khác chưa được quy định phản ánh ở các tài khoản nêu trên như (tác phẩm nghệ thuật, sách chuyên môn kỹ thuật…)
Tài khoản 213: TSCĐ vô hình:
- Tài khoản 2131- Quyền sử dụng đất: phản ánh giá trị TSCĐ vô hình là toàn bộ các chi phí thực tế đã chi ra có liên quan trực tiếp tới đất sử dụng.
chi phí thực tế DN đã chi ra để có phần mềm máy vi tính.
- Tài khoản 2138 - TSCĐ vô hình khác: phản ánh giá trị các loại TSCĐ vô hình khác chưa quy định phản ánh ở các tài khoản trên
Tài khoản 214: Hao mòn TSCĐ,
- TK 2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình – phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ hữu hình trong quá trính sử dụng do trích khấu hao TSCĐ và những khoản tăng, giảm hao mòn khác của TSCĐ hữu hình
- TK 2413: Hao mòn TSCĐ vô hình
2.3.3.2. Kế toán tăng TSCĐ
2.3.3.2.1. Kế toán tăng TSCĐ hữu hình
Tăng TSCĐ hữu hình do mua sắm tại Công ty
Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà là công ty lớn trong lĩnh vực vận tải kinh doanh xăng dầu nên để thuận tiện cho việc thanh toán và quản lý thì việc mua sắm do phòng tổ chức hành chính đảm nhận. Các bộ phận phát sinh nhu cầu mua sắm làm tờ trình gửi lên Tổng giám đốc Công ty xin phê duyệt, sau khi được Tổng giám đốc công ty phê duyệt thì phòng tổ chức hành chính sẽ cử người đi lấy báo giá cạnh tranh để lựa chọn ra nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu với mức giá thấp nhất, tập hợp bộ chứng từ cần thiết bao gồm: tờ trình xin mua TSCĐ, Báo giá, tờ trình xin phê duyệt kết quả chào giá cạnh tranh, tờ trình xin phê duyệt nhà cung cấp, hợp đồng kinh tế,hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản nghiệm thu và bàn giao đưa vào sử dụng, biên bản thanh lý hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán. Bên bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ này sẽ hoàn thành thủ tục thanh toán và ghi nhận TSCĐ vào hệ thống.Các quy trình mua sắm, thanh toán được tách riêng cho các phòng ban. Phòng tổ chức hành chính mua hàng cho toàn bộ Công ty và tập hợp toàn bộ chứng từ gửi về Phòng kế toán và làm đề nghị thanh toán, bộ phận phát sinh nhu cầu mua sắm TSCĐ chỉ nhận hàng do nhà cung cấp bàn giao và cuối cùng là phòng kế toán thanh toán cho nhà cung cấp.
Vào ngày 03/12/2013 Tổng giám đốc Công ty TNHH thủy bộ Hải Hà đã duyệt yêu cầu mua một máy photocopy loại Fstudio 356 của Phòng Xuất nhập khẩu với giá mua chưa thuế 81,900,000 VNĐ, thuế GTGT 10%. Tài sản được mua bằng nguồn vốn của Công ty. Bộ chứng từ gồm: Tờ trình xin mua TSCĐ, Báo giá, Tờ
trình xin phê duyệt kết quả xét chào giá cạnh tranh, Tờ trình xin phê duyệt nhà cung cấp, Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn, Biên bản nghiệm thu và bàn giao đưa vào sử dụng, Biên bản thanh lý hợp đồng, Giấy đề nghị thanh toán.(Phụ lục 03,04,05,06,07,08,09,10,11)
Căn cứ vào bộ chứng từ nhận được kế toán ghi nhận vào phần mềm kế toán tăng nguyên giá TSCĐHH : 81,900,000 VNĐ (sổ cái TK 211- Phụ lục 12) , thuế đầu vào được ghi nhận trên tài khoản thuế với giá trị là : 8,190,000 VNĐ và ghi giảm tiền gửi ngân hàng với số tiền là: 90,090,000 VNĐ. Đồng thời kế toán cũng lấy thông tin để vào Bảng tổng hợp TSCĐ hữu hình ( Phụ lục 13)
TSCĐ tăng trong trường hợp đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao
Ngoài các TSCĐ được mua sắm thì Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà có các công trình được xây dựng trong thời gian dài và được thực hiện qua các nhà thâu bên ngoài. Với các khoản đầu tư xây dựng các hạng mục tài sản theo từng phần, thường nhà thầu yêu cầu Công ty đặt cọ trước một số tiền nhất định (% theo giá trị hợp đồng phụ thuộc vào điều khoản thanh toán trên hợp đồng), Kế toán sẽ phản ánh số tiền thanh toán từng lần vào TK 2412 – xây dựng cơ bản. Sau khi công trình hoàn thành, quyết toán công trình và đưa vào sử dụng, kế toán kết chuyển từ TK 2412 sang TK 211, đồng thời ghi nhận luôn khoản thanh toán lần cuối vào TK TSCĐ hữu hình chi tiết theo yêu cầu quản lý của Công ty.
Ngày 13/2/2013 Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà đã tiến hành ký hợp đồng xây dựng với nhà thầu là Công ty TNHH xây dựng Trường Thành về việc xây dựng Trạm dầu nổi NA -2036 tại cảng biển Diêm Điền – Thái Bình. Ngày 24/12/2013 Công ty TNHH xây dựng Trường Thành đã tiến hành bàn giao Trạm dầu nổi và Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà đã tiến hành nghiệm thu công trình trên. Sau khi nghiệm thu hai Công ty đã làm biên bản nghiệm thu công trình hoàn thành và tài sản sẵn sàng đưa vào sử dụng.
Bộ chứng từ gồm: Hợp đồng xây dựng, biên bản nghiệm thu bàn giao công trình xây lắp hoàn thành, biên bản thanh lý hợp đồng, Hóa đơn GTGT. (Phụ lục 14,15,16,17)
Kê toán tập hợp các chi phí xây dựng ghi nợ TK 2412 – Chi tiết xây dựng Trạm dầu nổi NA -2036 , TK 133 Ghi có TK 112,331. Khi tài sản vào trạng thái sẵn
sàng sử dụng, kế toán ghi nhận tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình và ghi có TK 2412 là 16,841,666,667 VNĐ ( Sổ cái TK 2412). Công trình xây dựng hoàn thành là TSCĐ hữu hình quan trọng nên căn cứ vào chứng từ gốc kế toán sữ lập thẻ chi tiết cho tài sản (Thẻ TSCĐ hữu hình)
TSCĐ hữu hình phúc lợi
Ngoài các phương thức hình thành TSCĐ trên, Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà còn có một bộ phận các TSCĐ là các tài sản phúc lợi đầu tư phục vụ cho cán bộ công nhân viên. Trong những năm qua, Công ty khá quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ công nhân viên. Nhằm tạo điều kiện sinh hoạt, vui chơi lành mạnh, tạo sự gắn bó lâu dài giữa Công ty và cán bộ công nhân viên, Công ty đã xây dựng bể bơi, sân tenis,..Do thuê nhà thầu bên ngoài xây dựng, Công ty cũng tiến hành ký hợp đồng xây dựng và tiến hành thanh toán nhiều lần cho nhà thầu. Lần thanh toán toán 1 ( mang tính chất khoản tạm ứng) các lần thanh toán 2,3 …( theo hạng mục tiến độ công trình) cũng được ghi nhận luôn vào tài khoản đầu tư xây dựng cơ bản. Khi quyết toán công trình đưa vào sử dụng kế toán sẽ kết chuyển từ TK đầu tư xây dựng cơ bản sang TK tài sản cố định. Đồng thời kế toán tiến hành kết chuyển nguồn quỹ TSCĐ hình thành do nguồn quỹ phúc lợi. Nguồn quỹ để xây dựng TSCĐ phúc lợi được trích trực tiếp từ lợi nhuận sau thuế doanh nghiệp và được Công ty trích lập hàng năm.
Trong tháng 6 năm 2013 Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà tiến hành xây dựng sân tenis phục vụ nhu cầu của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Toàn bộ chi phí xây dựng được tiến hành thuê ngoài. Trên hợp đồng xây dựng, Công ty tiến hành thanh toán làm 2 lần theo tỷ lệ 30%, 70%. Ở lần thanh toán thứ 2 vào tháng 10 năm 2013, dựa vào hợp đồng tổng thầu, đơn đặt hàng, đơn bảo lãnh hợp đồng, hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu, kế toán phản ánh tăng tài sản mới và kết chuyển phần đầu tư xây dựng cơ bản dở dang (TK 2412) sang TK 2111 tương tự như cách ghi nhận đầu tư xây dựng cơ bản thanh toán nhiều lần đã được nêu ở trên. Sau đó tiến hành bút toán kết chuyển nguồn quỹ TSCĐ hình thành do quỹ phúc lợi Nợ TK 3532/ Có TK 3533
Với định hướng phát triển mở rộng mạng lưới trên khắp cả nước, Công ty đã có kế hoạch mở thêm nhiều chi nhánh, kho bãi, các phương tiện vận tải,…Để có thể quản lý chặt chẽ, chính xác và tiết kiệm nguồn lực yêu cầu Công ty cần có một phần mềm quản lý thống nhất.Chính vì vậy vào tháng 5 năm 2013 Công ty đã mua phần mềm của Công ty cổ phần công nghệ Vietsoft.Phần mềm Vietsoft đã đáp ứng được nhu cầu quản lý của bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán cũng như toàn bộ Công ty.Phần mềm được Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà mua với giá chưa thuế là 120.000.000, thuế GTGT được khấu trừ là 10%.Sau khi có hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao và nghiệm thu, hóa đơn giá trị gia tăng thì kế toán tiến hành ghi tăng nguyên giá TSCĐVH – TK 213 (sổ cái TK 213 – phụ lục18), ghi tăng khoản thuế GTGT được khấu trừ là 12.000.000 VNĐ , tổng số tiền thanh toán đã được trả nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng. Đồng thời kế toán vào Bảng tổng hợp TSCĐ (Phụ lục 19)
2.3.3.3. Kế toán giảm TSCĐ
Thanh lý, nhượng bán TSCĐ
Trong quá trình sử dụng, những TSCĐ bị hao mòn, hư hỏng và không còn phù hợp với nhu cầu của Công ty sẽ bị thanh lý, nhượng bán.
Hàng năm, Công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ vào ngày đầu năm. Cũng như các quyết định liên quan đến việc mua sắm TSCĐ của Công ty, các khoản liên quan đến việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ hữu hình ảnh hưởng trực tiếp đến phần tài sản của Doanh nghiệp nên khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ cũng phải có sự chấp thuận từ Tổng giám đốc của Công ty. Ở bộ phận nào phát sinh nhu cầu thanh lý thì sẽ tập hợp các chứng từ về thông tin tài sản như nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại của Phòng kế toán sau đó làm phiếu xác định tình trạng của TSCĐ, làm tờ trình xin thanh lý. Sau khi có tờ trình Công ty sẽ xác định xem tài sản đó có được thanh lý hay không.Công ty ra quyết định thanh lý, bộ phận làm tờ trình xin xử lý tài sản đã thanh lý.Đối với tài sản hư hỏng không thể sử dụng thì lập biên bản hủy.Đối với tài sản còn giá trị thì cần xác định giá trị của tài sản để bán thanh lý. Trường hợp tài sản thanh lý có chi phí tháo dỡ mới thu hồi lại được thì cần lập phương án dự toán thu hồi.
Kế toán TSCĐ sẽ tiến hành ghi giảm nguyên giá và hao mòn lũy kế của TSCĐ hữu hình cũng như ghi nhận phần thu vào TK 711(thu nhập khác) hoặc các chi phí cho thanh lý, nhượng bán vào TK 811(chi phí khác). Kế toán ghi nhận khi thanh lý TSCĐ ghi nhận theo hai trường hợp. Trường hợp TSCĐ hết giá trị còn lại thì kế toán tiến hành ghi giảm nguyên giá, giảm hao mòn TSCĐ.Trường hợp còn giá trị còn lại kế toán ghi giảm nguyên giá, giảm hao mòn và phần giá trị còn lại của tài sản được hạch toán vào bên Nợ TK 811.
Tại tháng 9 năm 2013 Tổng gián đốc đã phê duyệt cho Phòng kinh doanh nhượng bán một xe ô tô ISUZU – BKS 17K 6886 dùng cho hoạt động quản lý có nguyên giá 422,697,273 VNĐ có thời gian sử dụng 8 năm, khấu hao lũy kế tính đến thời điểm bán là 367,197,154 VNĐ, giá trị còn lại của tài sản là 55,500,119 VNĐ. Giá nhượng bán tài sản được chấp nhận là 66,000,000 VNĐ bao gồm cả thuế GTGT 10%, Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà đã xuất hóa đơn bán cho cá nhân là Ông Hồ Chí Thoại và khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt cho Công ty.
Bộ chứng từ gồm: Đơn đề nghị nhượng bán TSCĐ gửi Ban giám đốc,Quyết định thanh lý, Biên bản họp nhượng bán TSCĐ, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu (Phụ luc 20,21,23,24,25)
Kế toán XDCB và TSCĐ thực hiện 2 bút toán vào phần mềm kế toán: bút toán ghi giảm nguyên giá (sổ cái 211), hao mòn lũy kế TSCĐ hữu hình, giá trị còn lại được ghi nợ TK 811 và bút toán ghi nhận giá bán TSCĐ vào bên có TK 711: 60,000,000 VNĐ , thuế GTGT sẽ ghi nhận vào bên có TK 3331: 60,000,000 VNĐ, tương ứng nợ TK 111: 66,000,000 VNĐ.
Trường hợp chuyển loại TSCĐ thành CCDC
Ngày 25/4/2013, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 45/2013/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ), thay thế Thông tư số 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009. Thông tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/6/2013 và áp dụng từ năm tài chính 2013.Điểm nhấn căn bản của Thông tư này thu hút sự quan tâm của các doanh nghiệp là tất cả TSCĐ của doanh nghiệp đều phải trích khấu haovà tài sản đó phải thỏa mãn 4 tiêu chuẩn: Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó; có thời gian sử dụng hơn 1 năm trở lên; nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và
có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên. Chính vì vậy vào ngày 10/06/2013 Công ty TNHH vận tải thủy bộ Hải Hà đã tiến hành kiểm tra, đánh giá lại TSCĐ, bộ phận nào có tài sản cố định không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ sẽ làm phiếu xác định tình trạng kỹ thuật và giá trị kinh tế TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ gửi lên phòng tổ chức hành chính, sau đó phòng TCHC sẽ làm tờ trình gửi lên Tổng Giám đốc, Tổng giám đốc ra quyết định thanh lý, trong quyết định ghi rõ chuyển TSCĐ thành CCDC.
• Trường hợp TSCĐ hết giá trị còn lại kế toán sẽ tiến hành ghi giảm hao mòn, giảm nguyên giá TSCĐ. Đồng thời xác định giá trị CCDC nhập kho sẽ ghi tăng CCDC và tăng phần thu nhập khác.
• Trường hợp TSCĐ còn giá trị còn lại kế toán sẽ ghi giảm nguyên giá (211), giảm giá trị hao mòn (2414), phần giá trị còn lại sẽ hạch toán tăng chi phí chờ phân bổ