3.2.1.1. Tiền kế hoạch
a) Khảo sát và chấp nhận khách hàng
Đây là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm tốn, cĩ vai trị quan trọng, ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng và hiệu quả chung của tồn bộ cuộc
26
kiểm tốn. Thơng thường, khách hàng liên hệ với cơng ty qua điện thoại, fax, thư mời kiểm tốn hoặc gặp mặt trực tiếp.
Đối với khách hàng mới: Cơng ty phân cơng cho KTV nhiều kinh nghiệm tiếp xúc với khách hàng, thu thập những thơng tin về đơn vị được kiểm tốn để cĩ được báo cáo sơ bộ về tình hình hoạt động của cơng ty khách hàng. Thơng tin thu thập thường là: Quá trình thành lập của đơn vị; Đặc thù sản xuất kinh doanh và phương pháp hoạt động (chính sách về tài chính, cơ cấu vốn, dây chuyền cơng nghệ, loại sản phẩm); Thực trạng tài chính, kết quả hoạt động trong những năm vừa qua; Chức năng, vai trị của HTKSNB; Mức độ rõ ràng hay phức tạp của hệ thống sổ sách kế tốn,…
Đối với khách hàng cũ: Việc khảo sát khách hàng cũ trước khi thực hiện kiểm tốn khá đơn giản so với khách hàng mới. Những thơng tin cơ bản về khách hàng cũ được lưu trữ trong hồ sơ kiểm tốn những năm trước, do đĩ, Cơng ty TNHH Kiểm tốn AISC chỉ thu thập thêm những thơng tin mới phát sinh trong năm kiểm tốn, đặc biệt là khi sự thay đổi kế tốn hay kế tốn trưởng trong năm. Việc khảo sát này thường do những KTV tiền nhiệm đã từng kiểm tốn BCTC cho khách hàng trong những năm trước tiến hành, điều này giúp tiết kiệm được thời gian, đồng thời giúp Cơng ty kiểm tốn hiểu được rõ hơn về tình hình hiện tại của khách hàng.
b) Gửi thư báo giá và ký hợp đồng kiểm tốn
Đối với khách hàng cũ: Căn cứ vào mức độ cơng việc đã thực hiện năm trước và kết quả khảo sát những thay đổi của năm nay, KTV lập báo cáo trình Ban Tổng Giám đốc, nêu rõ những thay đổi về khối lượng cơng việc, mức độ phức tạp,… so với năm trước, đề nghị giá phí kiểm tốn và các vấn đề khác cĩ liên quan.
Đối với khách hàng mới: Căn cứ vào báo cáo khảo sát đã cĩ ý kiến phê duyệt của Ban Tổng Giám đốc, Phịng Kiểm tốn doanh nghiệp sẽ soạn thảo “Thư báo giá kiểm tốn”, trình Ban Tổng Giám đốc ký duyệt và gửi cho khách hàng.
Thư báo giá cần đảm bảo các nội dung: Tĩm lược yêu cầu của khách hàng; Phạm vi cơng việc; Phương pháp làm việc; Những giới hạn trong cơng tác kiểm tốn; Các loại báo cáo sẽ gửi đến khách hàng; Giá phí đề nghị.
Khi khách hàng hồi báo và gửi lại Thư báo giá, Phịng Kiểm tốn doanh nghiệp sẽ thơng báo cho Ban Tổng Giám đốc để tiến hành lập Hợp đồng kiểm tốn (theo mẫu thống nhất của Cơng ty). Hợp đồng này thường được lập thành hai bản, trình lên Ban Tổng Giám đốc để thơng qua. Sau khi được sự thơng qua của Ban Tổng Giám đốc, Cơng ty sẽ liên lạc với khách hàng để ký Hợp đồng kiểm tốn, và sau đĩ mỗi bên giữ một bản.
c) Phân cơng Kiểm tốn viên
Sau khi ký Hợp đồng kiểm tốn, Ban Tổng Giám đốc sẽ chỉ đạo, phân cơng cho một KTV chính chịu trách nhiệm kiểm tốn cho cơng ty khách hàng đĩ. Sau đĩ, Trưởng phịng kiểm tốn sẽ phân cơng KTV và Trợ lý kiểm tốn để cùng KTV chính tiến hành cuộc kiểm tốn, hoặc KTV chính cĩ thể đề cử
27
KTV và Trợ lý kiểm tốn để cùng tiến hành cuộc kiểm tốn với mình. Khi đĩ, người KTV chính sẽ đĩng vai trị là Trưởng nhĩm kiểm tốn.
Sau khi tiến hành phân cơng KTV, Trưởng nhĩm kiểm tốn sẽ tiếp nhận các thơng tin khảo sát về tình hình của khách hàng từ Phịng Kiểm tốn doanh nghiệp, sau đĩ gửi “Kế hoạch chuẩn bị hồ sơ để kiểm tốn Báo cáo tài chính năm 2012” cho khách hàng. Trong kế hoạch nêu các cơng việc cụ thể mà KTV thực hiện, thời gian dự kiến thực hiện kiểm tốn và danh mục tài liệu yêu cầu đơn vị khách hàng cung cấp,…
3.2.1.2. Lập kế hoạch kiểm tốn
Căn cứ vào tài liệu đơn vị khách hàng cung cấp như: Bảng cân đối phát sinh; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Sổ nhật ký chung; Báo cáo kiểm tốn và Thư quản lý năm trước (nếu là khách hàng mới), KTV sẽ tiến hành phân tích sơ bộ BCTC (theo mẫu A510-VACPA); xác định mức trọng yếu (theo mẫu A710-VACPA) và thực hiện thủ tục phân tích tổng hợp theo mẫu của Cơng ty TNHH Kiểm tốn AISC.
KTV sẽ nhập các số liệu vào phần mềm kiểm tốn trên máy tính được thiết kế sẵn, số liệu được nhập vào máy sẽ được KTV xử lý thơng qua các cơng thức được thiết lập. Đối với việc kiểm tra số dư đầu kỳ của khách hàng cũ, KTV lấy số dư đã kiểm tốn năm trước so sánh, đối chiếu với số đầu kỳ trên BCTC được khách hàng cung cấp. Riêng đối với khách hàng mới thì KTV lấy số liệu trên BCTC của khách hàng đối chiếu với số liệu trên Báo cáo kiểm tốn đã được kiểm tốn năm trước bởi cơng ty kiểm tốn khác. Bên cạnh đĩ, Cơng ty cịn xem lại hồ sơ của khách hàng cũ, tìm hiểu những vấn đề trọng yếu và theo dõi xem những vấn đề đĩ trong năm nay đã được giải quyết chưa.
Tiếp theo, KTV sẽ xử lý Sổ nhật ký chung (hoặc chứng từ ghi sổ, tùy thuộc vào hình thức kế tốn tại cơng ty khách hàng), tiến hành vẽ sơ đồ chữ T cho tất cả các tài khoản nhằm phát hiện các tài khoản bất thường và các nghiệp vụ bất thường.
Tìm hiểu khách hàng và mơi trường hoạt động:
- Hiểu biết mơi trường hoạt động và các yếu tố bên ngồi ảnh hưởng đến doanh nghiệp: Tìm hiểu về ngành nghề hoạt động, các chính sách ưu đãi về tình hình kinh doanh của ngành nghề đĩ; trong năm cĩ những biến động gì liên quan đến ngành nghề mà doanh nghiệp đang hoạt động khơng? các thơng tin cảnh báo ngành nghề hoặc cĩ cảnh báo trực tiếp dẫn đến hoạt động ngành nghề đĩ bị lỗ hoặc lời? tìm hiểu những văn bản liên quan đến ngành nghề hoạt động của đơn vị trong năm cĩ nghĩa là KTV phải tìm hiểu về mơi trường pháp lý cho ngành nghề đĩ cĩ gì thuận lợi hay khĩ khăn? (văn bản thuế, văn bản cĩ liên quan của Bộ Tài chính, Ủy ban chứng khốn,...).
- Hiểu biết về doanh nghiệp: Các hoạt động và tình hình kinh doanh chủ yếu; sở hữu của doanh nghiệp, các bên liên quan và cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp; các thay đổi lớn về quy mơ hoạt động của doanh nghiệp; cơ cấu vốn của doanh nghiệp; hiểu biết về hệ thống kế tốn áp dụng (sổ sách kế tốn
28
các năm trước như thế nào? bộ máy kế tốn cĩ phục vụ tốt khơng?...); kết quả kinh doanh và thuế.
- Các vấn đề khác: Các nhân sự chủ chốt của doanh nghiệp, các nhân sự kế tốn và các thơng tin tài chính khác.
Phân tích sơ bộ Báo cáo tài chính:
KTV sẽ phân tích sơ bộ BCTC dựa trên Bảng cân đối kế tốn (BCĐKT) và Bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (BCKQHĐKD). Cụ thể: KTV sẽ so sánh, phân tích biến động đầu năm 2012 và cuối năm 2012 của các khoản mục, sau đĩ tìm hiểu nguyên nhân cho các khoản mục biến động bất thường.
Tìm hiểu về hệ thống kiểm sốt nội bộ:
Căn cứ vào kết quả phân tích, sốt xét sơ bộ BCTC và tìm hiểu hoạt động kinh doanh của cơng ty khách hàng để xem xét mức độ ảnh hưởng tới việc lập BCTC trên các gĩc độ. Cơng ty TNHH Kiểm tốn AISC tìm hiểu HTKSNB của cơng ty khách hàng thơng qua bảng câu hỏi được thiết lập sẵn. KTV sẽ tìm hiểu về: các chính sách kế tốn khách hàng đang sử dụng và những thay đổi trong các chính sách đĩ, hệ thống sổ sách kế tốn bằng phần mềm hay ghi sổ thủ cơng,…
Sau đĩ, KTV sẽ đưa ra kết luận và đánh giá về mơi trường kiểm sốt, HTKSNB là đáng tin cậy và cĩ hiệu quả.
Đánh giá rủi ro:
- Rủi ro tiềm tàng (IR): Cao - Trung bình - Thấp - Rủi ro kiểm sốt (CR): Cao - Trung bình - Thấp
- Rủi ro phát hiện (DR): Tối đa - Cao - Trung bình - Thấp - Tối thiểu
Xác lập mức trọng yếu:
Phương pháp xác lập mức trọng yếu (kế hoạch - thực tế) được lập và phê duyệt theo chính sách của Cơng ty TNHH Kiểm tốn AISC để thơng báo với thành viên nhĩm kiểm tốn về mức trọng yếu kế hoạch trước khi kiểm tốn tại cơng ty khách hàng. Việc xác lập mức trọng yếu (tổng thể - thực hiện) hay nĩi khác đi là xác lập mức trọng yếu (tổng thể BCTC - khoản mục) được KTV tại Cơng ty TNHH Kiểm tốn AISC tuân thủ theo Chương trình kiểm tốn mẫu A710. Căn cứ vào bảng tiêu chí và tỷ lệ xác lập mức trọng yếu, KTV sẽ lựa chọn ra tiêu chí và tỷ lệ xác lập mức trọng yếu để áp dụng khi thực hiện kiểm tốn và việc chọn lựa này hồn tồn phụ thuộc vào kinh nghiệm và khả năng xét đốn nghề nghiệp của KTV.
29
Bảng 3.3: Tiêu chí và tỷ lệ xác lập mức trọng yếu
CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH THỰC TẾ
Tiêu chí được sử dụng để ước tính mức trọng yếu
Lợi nhuận trước thuế/Doanh thu/Vốn chủ sở hữu/Tổng tài sản
Lợi nhuận trước thuế/Doanh thu/Vốn chủ sở hữu/Tổng tài sản Lý do lựa chọn tiêu chí này
để xác định mức trọng yếu
Giá trị tiêu chí được lựa chọn (a) Tỷ lệ sử dụng ước tính mức
trọng yếu
- Lợi nhuận trước thuế: 5% - 10%
- Doanh thu: 0,5% - 3% - Tổng tài sản và vốn: 2%
(b)
Mức trọng yếu tổng thể (PM) (c)=(a)*(b)
Mức trọng yếu thực hiện (TE) (d)=(c)*(50%-75%) Ngưỡng sai sĩt khơng đáng
kể/sai sĩt cĩ thể bỏ qua (TH) (e)=(d)*4% (tối đa)
Nguồn: Cơng ty TNHH Kiểm tốn AISC, năm 2012
Sau khi phân tích sơ bộ BCTC và sốt xét các tài liệu do khách hàng cung cấp, nhĩm kiểm tốn họp để nghe ý kiến đĩng gĩp của Bộ phận sốt xét và sẽ phân cơng cụ thể cơng việc cho từng trợ lý kiểm tốn tập trung kiểm tra những vấn đề trọng yếu. Kế hoạch kiểm tốn sẽ gửi trình Ban Tổng Giám đốc xét duyệt trước khi nhĩm kiểm tốn đi cơng tác.
Trong giai đoạn này, nhĩm kiểm tốn sẽ liên hệ với khách hàng để sắp xếp lịch chuẩn bị cho việc kiểm kê cuối năm (Tiền mặt, Hàng tồn kho, TSCĐ) và gửi thư xác nhận cơng nợ. Nếu KTV khơng cĩ điều kiện tham gia kiểm kê (trường hợp khách hàng đã tiến hành kiểm kê trước khi hợp đồng kiểm tốn được ký,…) thì KTV sẽ nghiên cứu các thủ tục thay thế cho các thủ tục kiểm kê, xác nhận cơng nợ.