Các chứng từ và sổ sách kế toán phát sinh:
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. - Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Biên bảng kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa. - Phiếu xin lĩnh vật tư.
- Bảng tổng hợp nhập, xuất vật tư. - Bảng kê vật tư sử dụng cho công trình. - Chứng từ ghi sổ
- Sổ cái tài khoản 621
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. - Các chứng từ khác có liên quan.
Trình tự luân chuyển:
Khi có nhu cầu, Ban Quản lý công trường đề nghị cấp vật tư và lập thủ công Phiếu yêu cầu cấp vật tư. Phiếu yêu cầu vật tư được chuyển qua Phòng Vật tư Ban Giám Đốc để xét duyệt thủ công.
Nếu không duyệt, Phòng Vật tư sẽ trả lời Ban quản lý Công trường. Nếu duyệt, Phòng sẽ lập Phiếu xuất kho và chuyển sang bộ phận kho vật tư.
Bộ phận kho vật tư kiểm tra và xuất kho NVL chuyển sang Ban Quản lý Công Trường đồng thời lập thủ công Thẻ kho.
Ban quản lý công trường sau khi nhận NVL sẽ tổ chức thi công và kiểm tra, sau đó lập Bảng Tổng hợp khối lượng NVL. Bảng Tổng hợp khối lượng NVL được chuyển sang Phòng Vật tư Ban Giám đốc để xét duyệt.
Nếu không duyệt, Phòng sẽ trả lời Ban quản lý Công trường. Nếu duyệt, Phòng sẽ lập Bảng quyết toán vật tư và chuyển sang Phòng kế toán.
Phòng kế toán phản ánh nghiệp vụ xuất kho NVL tại bộ phận kho vật tư và nhập dữ liệu vào máy tính, sau đó lập bảng kê phiếu xuất kho. Đồng thời Phòng kế toán nhận bảng tổng hợp khối lượng NVL, tiến hành kiểm tra, đối chiếu và nhập liệu vào máy tính, từ đó lập báo cáo và sổ sách có liên quan, kiểm tra và đối chiếu với các phần hành khác và lưu trên giấy theo ngày.