C. KẾT THÚC VÀ ĐÓNG KHOẢN VAY DỰ ÁN 1 Ngày hoàn thành dự án
3. Báo cáo hoàn thành dự án (PCR) a Quy định của Chính phủ
a. Quy định của Chính phủ
Khi hoàn thành các công trình kỹ thuật của dự án, cán bộ Ban QLDA và CDA sẽ tiến hành kiểm tra/điều tra cuối cùng và bàn giao các phương tiện của dự án cho những người sử dụng cuối cùng của nó. Các thỏa thuận về duy tu bảo dưỡng được đưa ra cho các cơ quan chịu trách nhiệm sử dụng công trình.
Nghị định 131/2006/NĐ-CP ngày 9/11/2006 quy định trong vòng 6 tháng sau ngày kết thúc dự án, Ban QLDA/Chủ DA trình Báo cáo kết thúc dự ánlên CQCQ theo mẫu báo cáo công cụ theo dõi thống nhất (AMT) quy định tại Quyết định 803/2007/QĐ-BKH ngày 30/7/2007 của Bộ KHĐT.
b. Quy định của ADB
Trong vòng từ 6 tháng đến 1 năm sau ngày dự án hoàn thành, cơ quan thực hiện dự án phải hoàn thành Báo cáo hoàn thành dự án (PCR). Báo cáo được giám đốc dự án của bên vay chuẩn bị bao gồm các thông tin cần thiết do nhà thầu và tư vấn cung cấp.
ADB sẽ sử dụng Báo cáo của bên vay để chuẩn bị Báo cáo hoàn thành dự án của mình. Nếu bên vay chậm thực hiện báo cáo hoàn thành dự án thì Vụ chuyên ngành, Giám đốc Cơ quan đại diện thường trú tại Việt Nam tham khảo ý kiến Đoàn giám sát gần nhất và cán bộ liên quan của ADB để quyết định thực hiện Báo cáo hoàn thành dự án mà không cần có Báo cáo hoàn thành dự án của bên vay.
Mục đích thực hiện Báo cáo hoàn thành dự án là để rút kinh nghiệm thực hiện dự án từ bên vay, ADB qua đó có các bài học cần thiết cho các dự án tương lai của ADB. Báo cáo
hoàn thành dự án cũng sẽ được sử dụng để đo lường tính hiệu quả trong hoạt động của ADB và là thông tin đầu vào để xây dựng Chiến lược hợp tác quốc gia của ADB.
Một Báo cáo hoàn thành dự án sẽ (i) mô tả ngắn gọn và đánh giá dự án từ giai đoạn xác định đến giai đoạn kết thúc dự án; (ii) đánh giá tính đầy đủ của quá trình chuẩn bị, thiết kế, thẩm định, thực hiện dự án và đánh giá thực hiện của bên vay, cơ quan thực hiện dự án và ADB bao gồm cả cách giải quyết các vấn đề gặp phải, việc dự báo các rủi ro tiềm ẩn và tính phù hợp của các giải pháp đã thực thi trong quá trình thực hiện dự án; (iii) đánh giá sơ bộ tính bền vững của các kết quả đạt được; (iv) đánh giá sơ bộ qui mô kết quả đạt được của dự án và sự đóng góp của dự án để đạt được tác động về kinh tế xã hội mong muốn; (v) đề xuất các vấn đề cần thực hiện trong quá trình khai thác dự án; và (vi) dựa trên đánh giá và bài học có được từ dự án, kiến nghị những vấn đề về thực hiện và khai thác dự án cũng như thủ tục liên quan của ADB.
Khi dự án sắp hoàn thành đoàn giám sát của ADB cần thống nhất với cơ quan thực hiện dự án của bên vay thời gian và phác thảo nội dung của báo cáo hoàn thành dự án. Thông thường đề cương của tư vấn trong giai đoạn thực hiện dự án có bao gồm nội dung trợ giúp Ban QLDA thực hiện báo cáo hoàn thành dự án. Các tổ chức liên quan khác có thể giúp cơ quan thực hiện dự án chuẩn bị báo cáo hoàn thành dự án, đặc biệt đối với dự án mà họ là đồng tài trợ, theo mẫu báo cáo của ADB (xem tài liệu PAI 6.07 và OM K1 của ADB).