Thông tin đóng vai trò nền tảng trong hoạt động XHTD, kết quả XHTD có chính xác hay không phụ thuộc phần nhiều vào thông tin thu thập được là xác thực. Chính vì vậy, BIDV chi nhánh Tây Hà Nội cần phải thực hiện các biện pháp như sau:
Vũ Kim Anh NHD K11
Thứ nhất, CBTD phải khai thác triệt để nguồn thông tin mà CIC cung cấp. Trung tâm thông tin tín dụng là nơi lưu trữ các thông tin về doanh nghiệp, cho phép CBTD sử dụng thông tin để đối chiếu kiểm tra với thông tin của ngân hàng mình... Để thu thập được nguồn thông tin chính xác thì CIC và BIDV chi nhánh Tây Hà Nội phải có thái độ tích cực hợp tác với nhau đểtrao đổi thông tin khách hàng.
Thứ hai, CBTD phải tích cực thu thập và khai thác thông tin từ nhiều nguồn. Không chỉ dựa vào hồ sơ khách hàng gửi đến, CBTD phải thực hiện các biện pháp khác để lấy thông tin như: phỏng vấn khách hàng vay, chủ doanh nghiệp, nhân viên, đối tác của doanh nghiệp; đến kiểm tra doanh nghiệp bất ngờ để đối chiếu các chỉ tiêu về máy móc, hàng tồn kho, nhà xưởng. Ngoài ra CBTD phải thu thập thông tin từ báo chí, Internet...Công tác này thực chất lại phụ thuộc vào bản than và năng lực của mỗi CBTD. Chính vì CBTD cần chú trọng tích lũy kinh nghiệm và chia sẻ học hỏi kinh nghiệm với các đồng nghiệp của mình để tự trau dồi cho mình kỹnăng và kiến thức để thực hiện tốt khâu thu thập thông tin.
Thứ ba, ngân hàng nên lập một phòng ban chuyên phụ trách thu thập, lưu trữ và xây dựng thông tin, nghiên cứu, phân tích và dự báo thông tin nhằm đáp ứng phần nào nhu cầu thông tin khách hàng của CBTD. Các thông tin này phải được xây dựng theo hệ thống ngành kinh tế, phải có thống kê dự báo về các khách hàng và kết hợp nhiều số liệu thống kê từ các báo cáo tài chính của các công ty niêm yết đểđưa ra cơ sở dữ liệu về các chỉ tiêu trung bình ngành cập nhật, phù hợp với tình hình thực tế tại thời điểm XHTD.
Vũ Kim Anh NHD K11
Sơ đồ 3.1: Hệ thống thông tin nội bộ
Để thực hiện tốt việc xây dựng hệ thống thông tin phục vụ hiệu quả cho công tác XHTD, ngân hàng phải trang bịđầy đủcác phương tiện hiện đại, phải có phòng ban phụ trách công tác này. Tuy nhiên, đó là mục tiêu trong dài hạn, còn ngay từ bây giờ, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh Tây Hà Nội cần phải thực hiện thu thập và lưu trữ thông tin qua các biện pháp sau:
Biện pháp chung
CBTD cần phải nỗ lực trau dồi kinh nghiệm trong việc thu thập thông tin khách hàng. Có thể sử dụng nhiều biện pháp khác nhau để thu được thông tin khách hàng như các nguồn báo cáo tài chính, tận dụng các mối quan hệ
Hệ thống thông tin nội bộ Thông tin về khách hàng Thông tin chung về nền kinh tế vĩ mô Thông tin về các ngành kinh tế Thông tin về định hướng chính sách phát triển của Thông tin về các quy định đối với hoạt động của Thông tin về các chính sách quy định đối với các Thông tin về đặc điểm của vùng miền kinh tế
Vũ Kim Anh NHD K11 tại các cơ quan khác, phỏng vấn trực tiếp khách hàng và đến doanh nghiệp để trực tiếp điều tra thông tin.
Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ thông tin. Hiện nay, BIDV đã sử dụng phần mềm xếp hạng tín dụng đểlưu trữ thông tin về khách hàng. Tuy nhiên trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển phức tạp, số lượng doanh nghiệp có nhu cầu cấp tín dụng ngày càng tăng đòi hỏi ngân hàng phải có một hệ thống lưu trữ thông tin tổng quan hơn, cập nhật hơn. Ngân hàng cần xây dựng cho mình một bộ phận phụ trách công nghệ thông tin riêng để nâng cấp và cập nhật các phần mềm ứng dụng đểlưu trữ thông tin.
Biện pháp cụ thể
(1)Đối với mảng thông tin tài chính
Ngân hàng cần thu thập báo cáo tài chính của doanh nghiệp qua các năm và lưu trữ hồ sơ dưới dạng cả bản cứng và bản mềm tại chi nhánh. Tập tin mềm có thể gửi tập trung về hội sởchính để quản lý dữ liệu. Các tập tin cần được sắp xếp và phân chia theo ngành nghề, theo năm và một sốtiêu chí khác để dễ tìm kiếm khi có nhu cầu sử dụng.
Thu thập nguồn báo cáo tài chính của các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán, đây là nguồn thông tin công khai không mất phí mà ngân hàng cần tận dụng để khai thác thông tin.
Hợp tác với các ngân hàng khác, trung tâm thông tin tín dụng, tổng cục thống kê, các công ty chứng khoán, công ty kiểm toán để trao đổi tài liệu thông tin về khách hàng.
(2)Đối với mảng thông tin phi tài chính
Đối với những doanh nghiệp mới quan hệ tín dụng lần đầu thì ngân hàng cần phải rà soát hồ sơ và các thông tin tài chính có liên quan của từng doanh nghiệp để nhập vào máy, chuyển về Hội sở chính để tạo thành một kho dữ liệu tập trung. Việc này phải có phần mềm trên Web để nhập dữ liệu vào, dễ tra soát,
Vũ Kim Anh NHD K11 đối chiếu và truy xuất ra phục vụ cho việc XHTD doanh nghiệp ở cả Chi nhánh hay Hội sở chính.
Ngoài thông tin lần đầu thì ngân hàng phải thường xuyên tập hợp thông tin bằng nhiều kênh như: chi nhánh trực tiếp cho vay phải theo dõi và thường xuyên cập nhật thông tin thay đổi vào cơ sở dữ liệu. Ngân hàng nên trang bị công cụ tìm kiếm thông tin văn bản trên các trang web, khi gặp thông tin liên quan đến doanh nghiệp nào thì công cụ sẽ tựđộng thông báo cho người thực hiện biết để đọc và xử lý khi lưu trữ thông tin đó.