Tại ngân hàng Vietinbank Tây Đô việc hạch toán của các giao dịch viên thực hiện dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Tổng Giám Đốc ngân hàng Vietinbank ban hành.
Việc xây dựng các tài khoản hoàn toàn độc lập với hệ thống tài khoản kế toán của NHNN và có thể thực hiện việc thêm hoặc bớt các tài khoản như mong muốn mà không làm ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của đơn vị.
Hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị được chia thành 2 phần
- Tài khoản Sổ Cái
Để đáp ứng yêu cầu về việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh một cách cụ thể, ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam đã xây dựng hệ thống tài khoản Sổ Cái theo chi tiết nguyên tắc hoá tài khoản cấp 3 của NHNN trên cơ sở yêu cầu quản lý của ngân hàng, thông qua đường dẫn kết nối trực tiếp theo một trình tự logic từ TK chi tiết đến TK Sổ Cái tổng hợp và cuối cùng là phản ánh vào từng tài khoản mà NHNN đã ban hành cho các tổ chức tín dụng theo đúng quy định. Tài khoản Sổ Cái là tài khoản cấp 4 do ngân hàng mở theo đặc thù và yêu cầu quản lý của tổ chức mình. Theo quy định tại điểm 3.1.1 của Quyết định 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/04/2004 của Thống Đốc NHNN ban hành hệ thống kế toán của tổ chức tín dụng, ngân hàng đủ diều kiện mở tài khoản cấp 4.
Hệ thống là khoản Sổ Cái được tổng hợp trên các giao dịch trực tiếp trong hệ thống Incas thông qua mã nhóm Sổ Cái trên cơ sở tự động.
Mã nhóm Sổ Cái: là các nhóm số, được quy định và cài đặt sẵn trong hệ thống. Thông qua mã nhóm Sổ Cái, các giao dịch liên quan đến từng sản phẩm sẽ được tự động cập nhật vào tài khoản Sổ Cái.
Incas: viết tắt từ Incombank advance system- hiện đại hoá ngân hàng và hệ thống thanh toán.
Cấu trúc tài khoản Sổ Cái: XXXX.YY.ZZZ Nhóm 1 gồm 4 ký tự đầu tiên
26
Ký tự thứ nhất XXXX: được đánh số từ 1 đến 9 thuộc các tài khoản cụ thể
Tài khoản 1,2,3 Phản ánh loại tài sản Có
+TK 1: Vốn khả dụng và các khoản đầu tư +TK 2: Hoạt động tín dụng
+TK 3: Tài sản cố định và tài sản Có khác. Tài khoản 4,6 Phản ánh tài sản Nợ
+TK 4: Các khoản phải trả +TK 6: Vốn chủ sở hữu Tài khoản 5 Lưỡng tính
+TK 5: Hoạt động thanh toán Tài khoản 7 Phản ánh thu nhập
Tài khoản 8 Phản ánh chi phí
Tài khoản 9 Tài sản theo dõi ngoại bảng
Nhóm 2 YY: gồm 2 ký tự thể hiện tính chất kế toán của nhóm sản phẩm- dịch vụ
Nhóm 3 ZZZ: gồm 3 ký tự cuối theo dõi chi tiết cho từng loại hình nghiệp vụ/sản phẩm theo yêu cầu quản lý.
- Tài khoản giao dịch trực tiếp với khách hàng ( tài khoản chi tiết)
Gồm 2 loại:
Nhóm tài khoản được thiết kế độc lập với tài khoản Sổ Cái được phát sinh từ kết cấu tài khoản tiền gửi và cho vay. Do tài khoản tiền gửi và cho vay cần được theo dõi chi tiết để đáp ứng nhu cầu quản lý nên hai loại tài khoản này không sử dụng tài khoản Sổ Cái mà sử dụng tài khoản giao dịch với khách hàng với cấu trúc như sau:
+ Cấu trúc tài khoản tiền gửi: gồm 15 ký tự AAA.BB.CCCCCCCCC.D
Trong đó
AAA: Mã sản phẩm BB: Loại tiền gửi
CCCCCCCCC: Tài khoản chi tiết của khách hàng -số chạy tự động (do hệ thống quản lý)
27 D: Số kiểm tra Ví dụ: Tài khoản tiền gửi của khách hàng là 12902.000024509.8 3 ký tự “129” Loại sản phẩm tiền gửi tiết kiệm (12 tháng) 2 ký tự tiếp theo “02” Loại tiền gửi là USD 9 ký tự tiếp theo “000024509”
Tài khoản chi tiết của khách hàng-do hệ thống cung cấp khi mở tài khoản cho khách hàng. Ký tự cuối “8” Số kiểm ra tính đúng của tài khoản trong hệ
thống.
+ Cấu trúc tài khoản tiền vay gồm 15 ký tự XXX.YZ.NNNNNNNNN.K
Trong đó
XXX Mã sản phẩm tiền vay Y Loại tài khoản
+ 0 Tài khoản chính + 1 Tài khoản chi tiết
+ 2 Tài khoản thông thường Z Tiền tệ cho vay
NNNNNNNNN Tài khoản chi tiết của khách hàng -số chạy tự động (do hệ thống quản lý)
K Số kiểm tra
Ví dụ: Tài khoản của khách hàng là 20121.000000110.8
3 ký tự đầu “201” Loại sản phẩm cho vay phục vụ tiêu dùng. 1 ký tự tiếp theo “2” Loại cho vay thông thường.
1 ký tự tiếp theo “1” Loại tiền được giải ngân là VNĐ. 9 ký tự tiếp theo
“000000110”
Tài khoản chi tiết của khách hàng-do hệ thống cung cấp khi mở tài khoản cho khách hàng. Ký tự cuối “8” Là số để hệ thống kiểm tra tính đúng của tài
28
Các tài khoản chi tiết được mở và theo dõi trên từng ứng dụng hệ thống Incas sẽ quản lý chi tiết từng bút toán hạch toán của từng giao dịch vào từng tài khoản. Mỗi giao dịch phát sinh được hạch toán vào tài khoản chi tiết (15 số) và thông qua mã nhóm Sổ Cái để cập nhật tức thời vào từng tài khoản Sổ Cái theo một dãy ký tự cụ thể đường thẳng cụ thể như sau:
AAAAAAAAAAAAAAA.BBB.CCCCCCCCC 15 ký tự đầu : Phản ánh tài khoản chi tiết
3 ký tự tiếp theo: Phản ánh mã nhóm Sổ Cái 9 ký tự tiếp theo: Phản ánh tài khoản Sổ Cái
Dựa vào một hoặc nhiều tài khoản Sổ Cái được kết nối, chương trình tự cập nhật, chuyển đổi tương ứng từ tài khoản Sổ Cái (tài khoản cấp 4) về tài khoản cấp 3 mà NHNN đã ban hành thông qua bảng kết hợp tài khoản, kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra việc chính xác, khớp đúng của hạch toán phân tích và lập bảng cân đối tài khoản vào cuối ngày. Với việc tách nối giữa tài khoản khách hàng và tài khoản Sổ Cái việc quản lý số dư tài khoản của khách hàng dễ dàng hơn.
Do đặc điểm hoạt động của ngân hàng là có nhiều khách hàng giao dịch, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một ngày nên kế toán ngân hàng không tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khỏan kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế theo các tài khoản đối ứng Nợ. Đối ứng giữa một tài khoản chính và các tài khoản liên quan được thể hiện ngay trên sổ kế toán chi tiết theo ngày của từng dòng tiền.Vì ngân hàng hạch toán kế toán trên máy vi tính nên các loại chứng từ và sổ sách kế toán tổng hợp, sổ cái đã không còn sử dụng nữa.