6. Bố cục bài nghiên cứu
2.2.3. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin thường sử dụng
Sản phẩm và dịch vụ thư viện chính là cầu nối giữa cán bộ thư viện với người dùng tin, giữa người dùng tin với vốn tài liệu.
Sản phẩm thư viện
Do quá trình chuyển từ một trường đào tạo cao đẳng sang là trường đào tạo đại học chưa được lâu nên sự phát triển của thư viện vẫn còn gặp nhiều hạn chế. Thư viện đã và đang xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử nhưng sản phẩm này vẫn chưa được đưa ra phục vụ cho người dùng tin. Hiện nay, Trung tâm học liệu mới chỉ có 2 sản phẩm thư viện tương đối hoàn chỉnh là tủ phiếu mục lục và danh mục các tài liệu trên máy tính.
Tủ phiếu mục lục của thư viện được chia làm 20 lĩnh vực khác nhau: văn học, tin học, toán học, năng lượng, điện…. người dùng tin có nhu cầu sẽ đến đây tra tìm tài liệu rồi ghi các thông tin ra phiếu yêu cầu. Trước đây, 100% sinh viên khi đến với thư viện sử dụng tủ mục lục nhưng bây giờ thì họ lại sử dụng danh mục tài liệu trên máy tính do tủ mục lục đã bị cất đi.
Do còn nhiều hạn chế nên danh mục tài liệu trên máy tính điện tử làm tốn khá nhiều thời gian của người dùng tin, thông tin về các tài liệu mới nhập cũng không được cập nhật thường xuyên.
Dịch vụ thư viện
Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý và nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy thường chỉ sử dụng một loại hình tài liệu nhưng nhóm người dùng tin là sinh viên hệ chính quy thì họ sử dụng tất cả các loại hình của Trung tâm học liệu, tuy nhiên mỗi loại hình lại có sức thu hút khác nhau với mỗi bạn sinh viên.
Các dịch vụ thư viện khá phong phú và mỗi người dùng tin khác nhau thì lại sử dụng những dịch vụ khác nhau. Dưới đây là tình hình sử dụng các dịch vụ của Trung tâm học liệu của các nhóm người dùng tin:
Tỉ lệ (%) Các DV CB lãnh đạo quản lý CB nghiên cứu giảng dạy Sinh viên chính quy SV tại chức, liên thông DV đọc tại chỗ 2 10 86,7 10 DV mượn về nhà 88 90 97 25 DV tra cứu 0 0 100 15 DV sao chụp TL 10 15 20 50
Dịch vụ đọc tại chỗ
Tầng 2 của thư viện được phục vụ như một kho mở. Tại đây bao gồm những tài liệu bằng tiếng nước ngoài, những tài liệu như từ điển chuyên ngành, từ điển tiếng Anh, các loại sách tra cứu, bách khoa thư, những tài liệu thuộc tổng tập: tổng tập một nghìn năm Thăng Long – Hà Nội…. và những tạp chí tổng hợp, tạp chí chuyên ngành….
Người dùng tin có thể vào mượn tài liệu sau đó mang ra bên ngoài đọc, ở đây người dùng tin chỉ được mượn tài liệu trong giờ hành chính, khi hết giờ hành chính thì phải trả lại cho thư viện.
Dịch vụ này chỉ áp dụng trên tầng 2 của thư viện, tại tầng 1 của thư viện sinh viên có thể tự do học tập, nghiên cứu, trao đổi, họp nhóm (có khoảng 150 chỗ ngồi) nhưng kho tài liệu ở tầng 1 chỉ cho sinh viên mượn tài liệu về nhà, họ có thể đọc tại thư viện nhưng không phải trả khi hết giờ hành chính.
Dịch vụ này được rất nhiều bạn sinh viên sử dụng (86,7%), chủ yếu tại tầng 1. Nhóm người dùng tin là sinh viên thường sử dụng dịch vụ này khi họ có thời gian rảnh tại trường (đặc biệt là những sinh viên ở ký túc xá và những sinh viên ở gần trường). Sinh viên sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ nhiều do nguyên nhân chủ yếu là họ cần không gian yên tĩnh để học bài cho tốt vì đa số sinh viên ở tập thể nên rất ồn ào. Đồng thời khi đọc tại chỗ của thư viện sinh viên sẽ có một không gian thoáng đãng, điều kiện cơ sở vật chất, ánh sáng đầy đủ, tiện nghi.
Tuy nhiên, dịch vụ này lại không được các nhóm còn lại hưởng ứng: cán bộ lãnh đạo quản lý 2%; cán bộ nghiên cứu giảng dạy 10%; nhóm sinh viên liên thông, tại chức 10%. Sở dĩ, những nhóm đối tượng này ít sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ là do quỹ thời gian của họ bị hạn chế, họ chỉ có thể sử dụng tài liệu trong khoảng thời gian rãnh rỗi ở nhà.
Dịch vụ mƣợn về nhà
Theo quy định của Trung tâm học liệu mỗi sinh viên sẽ được mượn tối đa 3 tài liệu/1 lần mượn và thời gian tối đa là 30 ngày (Quy định chung cho tất cả các tài liệu).
Sinh viên muốn mượn tài liệu sẽ phải mua giấy mượn sau đó tra tìm tài liệu tại hộp phiếu mục lục hoặc trên máy tính. Ghi rõ các thông tin: tên Sinh viên, Mã số thẻ, tên nhan đề tài liệu, mã số tài liệu.
Cán bộ thư viện sẽ dựa vào số lượng bản sách trên mỗi đầu sách và hệ số lưu thông mà quyết định cho bạn đọc mượn bao lâu. Với những loại sách có ít bản mà nhiều người có nhu cầu thì thời gian mượn sẽ giảm đi, và ngược lại.
Sinh viên trả quá hạn sẽ bị phạt tiền theo quy định, cứ quá hạn 1 ngày sẽ bị phạt 1000đ/ngày. Mất sách sẽ phải mua sách đền trả thư viện hoặc bị phạt gấp 5 lần giá trị của tài liệu.
Đây là dịch vụ được các nhóm người dùng tin sử dụng nhiều nhất do tính linh hoạt về mặt thời gian của nó. Người dùng tin có thể mang về nhà và sử dụng tại bất cứ nơi đâu mà họ muốn, bất cứ khi nào mà họ cần, họ có thể sử dụng tại nhà, tại nơi làm việc, tại lớp học… Nhóm sử dụng dịch vụ này đông nhất vẫn là: sinh viên hệ chính quy (97%), cán bộ làm công tác nghiên cứu, giảng dạy (90%) và nhóm người làm công tác lãnh đạo, quản lý (88%).
Dịch vụ tra cứu tin
Trước đây, người dùng tin tra cứu bằng công cụ truyền thống đó là các phiếu mục lục. Những phiếu này được sắp xếp theo một nguyên tắc nhất định: những phiếu có cùng lĩnh vực sẽ được xếp trong cùng một hộp, trong hộp các phiếu sẽ được sắp xếp theo trật tự chữ cái tên tài liệu hoặc tên tác giả.
điện tử nhưng cơ sở dữ liệu sách lại không có phần mềm tìm kiếm hay quản lý nào nên người dùng tin gặp nhiều khó khăn rất nhiều đặc biệt là sinh viên hệ chính quy 100% đều sử dụng. Họ phải sử dụng dịch vụ này mới có thể yêu cầu mượn tài liệu. Những nhóm người dùng tin khác thì sử dụng ít hơn: sinh viên hệ tại chức, liên thông 15%, thậm chí không sử dụng như nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý và nhóm người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy. Tồn tại hiện tượng này là do, những người thuộc hai nhóm đối tượng trên thường được cán bộ thư viện giúp đỡ, không cần phải tra tìm nhưng vẫn mượn được tài liệu mà mình mong muốn. Cán bộ thư viện sẽ vào kho lấy tài liệu theo yêu cầu của người dùng tin sau đó ghi tên tài liệu, tên tác giả người dùng tin sẽ ký nhận và mang tài liệu về.
Dịch vụ in ấn, sao chụp tài liệu
Mỗi tầng của thư viện đều đươc trang bị một máy in. Với những tài liệu quan trọng như giáo trình thì Trung tâm học liệu sẽ in sẵn rồi người dùng tin có thể đến đó mua.
Dịch vụ này được nhóm người dùng tin là sinh viên liên thông, tại chức quan tâm nhiều nhất vì họ là những người ít có thời gian đọc tại chỗ, cũng ít mượn tài liệu về nhà. Đối với họ những tài liệu được giảng viên đề cập tới sẽ được mua tại các nhà sách hoặc photo tại thư viện để dùng khi làm bài kiểm tra hoặc ôn thi trong các kỳ thi hết môn.
Nhóm sinh viên hệ chính quy cũng sử dụng dịch vụ này với những cuốn tài liệu không có tại các nhà sách.
2.3. Đá nh giá chung
2.3.1. Mứ c độ thỏa mãn nhu cầu tin
Trải qua quá trình hình thành và phát triển Trung tâm học liệu đã đạt được những thành tựu to lớn góp phần đẩy mạnh hoạt động của Thư Viện và phục vụ có hiệu quả sự nghiệp giáo dục của nhà trường. Cho đến nay quá
trình xử lý tài liệu của Trung tâm học liệu đã đạt được những thành tựu to lớn, từng bước nâng cao chất lượng phục vụ thông tin cho người dùng tin. Góp phần đào tạo nhân lực có chất lượng cho ngành khoa học kỹ thuật nói riêng và cho cả nước nói chung. Trung tâm học liệu có một khối lượng tài liệu phong phú, đa dạng về chuyên ngành điện, kỹ thuật.
Trung tâm học liệu được bố trí tại khu trung tâm nên tạo điều kiện tốt để thu hút người dùng tin đến với thư viện.
Trung tâm học liệu của trường Đại học Điện lực đang trong quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức, các dự án tiếp tục được thực hiện. Người dùng tin đến với thư viện ngày càng đông.
Phần mềm Libol vẫn đang trong quá trình triển khai, điều này hứa hẹn việc tìm tin nhanh chóng hiệu quả cho người dùng tin và việc quản lý chặt chẽ nguồn vốn tài liệu của cán bộ thư viện.
Trung tâm học liệu đã có một số hoạt động nhằm tìm hiểu nhu cầu tin để có những chính sách bổ sung, phát triển nguồn thông tin cho phù hợp, thỏa mãn tối đa hiệu quả hoạt động của Trung tâm học liệu.
Một số lĩnh vực thông tin đã thỏa mãn tốt cho người dùng tin, thông tin có tính mới, được cập nhật bổ sung thường xuyên.
Mỗi nhóm người dùng tin lại có mức độ thỏa mãn nhu cầu tin khác nhau. Tỉ lệ người trả lời được chia ra như sau: 23% (44 người) cho rằng nguồn tin của Trung tâm học liệu thỏa mãn dưới 30 %; 40 % (76 người) cho rằng thỏa mãn từ 30-50%; 35% (66 người) cho rằng thỏa mãn 50-70%; và 2% (4 người) đồng ý là vốn tài liệu của Trung tâm học liệu đã thỏa mãn >70% nhu cầu tin của họ.
Như vậy, mỗi người dùng tin có nhu cầu tin khác nhau thì lại được thư viện thỏa mãn ở mức độ khác nhau.
Cũng theo số liệu khảo sát trên thì nhận thấy một điều rằng nhu cầu tin chưa hoàn toàn thỏa mãn người dùng tin. Nguồn thông tin hạn chế nhiều nhất phải nói đến các lĩnh vực như tài chính kế toán, tài chính ngân hàng, quản trị doanh nghiệp, quản trị kinh doanh…. Đây là những ngành mới được mở một vài năm gần đây nên lượng tài liệu bổ sung về thư viện thấp hơn so với lượng nhu cầu tin của người dùng tin. Những tài liệu này khi người dùng tin có nhu cầu thường xuyên bị từ chối do số lượng có ít, đã có người mượn.
Nội dung VTL trong thư viện còn có sự chênh lệch giữa các lĩnh vực, những tài liệu có nội dung chuyên ngành như điện, cơ khí, năng lượng thì nhiều nhưng những tài liệu thuộc lĩnh vực văn học nghệ thuật, giải trí, thể thao còn ít.
Các loại hình tài liệu cũng vẫn còn nghèo nàn, tập trung vào những loại hình tài liệu truyền thống còn tài liệu hiện đại như tài liệu điện tử, băng đĩa thì ít, chưa được chú trọng phát triển.
Do chuyển sang sử dụng phần mềm Libol của công ty Tinh Vân từ năm 2006 nhưng phần mềm này gặp sự cố nên những tài liệu nhập về sau năm 2006 vẫn chưa được xử lý để đưa ra phục vụ trong khi đó những tài liệu này chủ yếu là chuyên ngành khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin nên khả năng bị lỗi thời là rất lớn, làm giảm đi tính mới và cập nhật thông tin của tài liệu.
Tuy đã có nhiều cố gắng trong việc thỏa mãn tối đa nhu cầu tin cho người dùng tin nhưng Trung tâm học liệu vẫn còn những hạn chế. Những hạn chế này đến từ nhiều nguyên nhân khác nhau:
Thứ nhất là do nguồn lực thông tin chưa được đảm bảo.
Trường Đại học Điện lực phát triển trên cơ sở là một trường cao đẳng, năm 2006 mới chính thức trở thành Trường Đại học thuộc tập đoàn Điện lực Việt Nam, vì vậy Trung tâm học liệu tại đây cũng mới chuyển đổi từ một thư
viện của trường cao đẳng trở thành Trung tâm học liệu. Do mới hoàn thành bước đầu của quá trình chuyển đổi nên nguồn lực thông tin của thư viện còn chưa được đảm bảo.
Về số lượng thông tin: Dự án để xây dựng bước đầu một Trung tâm học liệu là 19 tỷ VNĐ trong khi đó dành ra một số lượng lớn tiền đầu tư cho cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, xây dựng nhà cửa vì vậy số vốn dành cho việc tăng cường nguồn lực thông tin là không còn nhiều. Đồng thời, sau khi chuyển từ đào tạo hệ cao đẳng lên đào tạo hệ đại học số lượng sinh viên ngày càng tăng, chỉ tiêu cho các ngành cũng tăng lên đáng kể trong khi đó số lượng tài liệu lại chỉ có hạn.
Về chất lượng thông tin: cũng vì lí do chuyển đổi hệ đào tạo nên chất lượng thông tin bị giảm sút. Nguồn tài liệu trong kho hiện nay có nội dung chủ yếu dành cho các hệ đào tạo trung học chuyên nghiệp và hệ cao đẳng. Số lượng tài liệu dành cho sinh viên đại học mới được bổ sung còn hạn chế.
Hiện nay, sinh viên trong trường chủ yếu là sinh viên hệ đại học, chất lượng thông tin của Trung tâm học liệu hoàn toàn không thỏa mãn được nhu cầu của người dùng tin, những kiến thức dành cho sinh viên trung học chuyên nghiệp và sinh viên cao đẳng quá sơ sài, không phù hợp.
Đồng thời, chất lượng nguồn lực thông tin cũng không đáp ứng được nhu cầu cho người dùng tin là cán bộ quản lý hay cán bộ nghiên cứu giảng dạy. Những tài liệu bằng ngôn ngữ khác trong thư viện có rất ít.
Thứ hai là do các sản phẩm và dịch vụ thông tin còn quá nghèo nàn, không phát huy được hết chức năng của nó.
Các sản phẩm và dịch vụ thông tin có nhiệm vụ là cầu nối giữa nhu cầu tin với nội dung kho tài liệu, nhưng tại Trung tâm học liệu Trường Đại học Điện lực thì các sản phẩm và dịch vụ chưa làm được điều đó. Thư viện chưa có một hệ thống các sản phẩm thư viện hoàn chỉnh, trước đây thì có hệ
thống tủ mục lục nhưng đây lại là một sản phẩm truyền thống nhất trong tất cả các sản phẩm truyền thống, nó trở thành lỗi thời ở hầu hết các cơ quan thông tin thư viện. Hiện nay, Trung tâm học liệu có cơ sở dữ liệu điện tử nhưng lại chưa hoàn chỉnh. Hai sản phẩm phục vụ cùng 1 nhiệm vụ là giúp người dùng tin tra cứu nhưng lại có các thông tin khác nhau (số đăng ký cá biệt, số ký hiệu phân loại…) làm cho việc tra cứu thông tin và tìm kiếm tài liệu gặp nhiều khó khăn. Điều này đã dẫn đến hệ quả là bắt buộc phải bỏ hệ thống tủ mục lục trong khi cơ sở dữ liệu chưa hoàn chỉnh.
Dịch vụ thông tin còn chưa đa dạng. Hiện nay, thư viện mới chỉ có một vài dịch vụ phục vụ người dùng tin cơ bản, trong khi đó yêu cầu về nội dung thông tin, chất lượng thông tin lại ngày càng cao. Những dịch vụ hiện có trong thư viện lại chưa hoàn thành tốt nhiệm vụ của nó (dịch vụ sao chụp tài liệu, dịch vụ tra cứu thông tin).
Thứ ba, cán bộ thư viện chưa thực sự nhiệt tình, say mê với công việc.
Điều này được thể hiện qua số lượng tài liệu chưa làm nghiệp vụ trong kho. Tài liệu trong kho được bổ sung từ năm 2006 nhưng cho đến nay hoạt động nghiệp vụ vẫn chưa hoàn thành. Nguồn tài liệu trong kho đã và đang đưa ra phục vụ cho người dùng tin chủ yếu là những tài liệu của hệ cao đẳng, những tài liệu hệ đại học được nhập về thì chưa được đưa ra phục vụ.