Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
Ghi chú: Bộ phận thuộc HTQLCL ISO 9001:2008 Bộ phận không thuộc HTQLCL NHÀ MÁY BT HÙNG VƯƠNG BÌNH PHƯỚC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG TƯ VẤN PHÒNG TC HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI VỤ PHÒNG KINH DOANH PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 1 NHÀ MÁY BTĐS HÙNG VƯƠNG NHÀ MÁY BT HÙNG VƯƠNG PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 2 PHÒNG VẬT TƯ- XM CÁC MỎ CÁT ĐÁ PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 3 PHÒNG KH - KT ĐỘI THI CÔNG
- Hội đồng thành viên : 8 người. - Giám đốc : 1 người. - Phó giám đốc : 3 người. - Các phòng ban chức năng.
Phòng Kế toán : 13 người. Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật : 12 người. Phòng Vật tư : 6 người. Phòng Kinh doanh : 12 người. Phòng Tổ chức - Hành chính :13 người. - Các đội sản xuất và phục vụ sản xuất. Đội thi công : 5 đội. Nhà máy sản xuất : 650 người. Tổ xe máy : 25 người. Tổ sửa chữa : 5 người. Kế toán xưởng sản xuất : 5 người. Kế toán đội thi công : 1 người.
2.1.5.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban:
Hội đồng thành viên:
Trong Công ty tất cả các thành viên góp vốn đều nằm trong Hội đồng thành viên. Hội đồng thành viên đề ra các phương hướng sản xuất, quyết định các vấn đề mang tính chất chiến lược lâu dài của Công ty.
Tổng giám đốc:
Là người có quyền điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm về các hoạt động sản xuất của Công ty, đồng thời là người đứng ra điều hành, chỉ dẫn Công ty theo luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Ban kiểm soát:
Hoạt động dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Hội đồng thành viên, có trách nhiệm và quyền hạn theo đúng quy định, nội quy và các văn bản của Công ty.
Hội đồng tư vấn:
Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Hội đồng thành viên, có nhiệm vụ tham mưu cho Hội đồng thành viên Công ty về chiến lược phát triển, tìm kiếm cơ hội đầu tư, liên doanh liên kết với các đối tác trong và ngoài nước, định hướng đầu tư mua sắm thiết bị.
Chủ tịch hội đồng sẽ triệu tập họp theo yêu cầu khi phát sinh công việc cụ thể. Ngoài những cán bộ chủ chốt theo quyết định thành lập, thành phần mỗi kỳ họp có thể mở rộng, mời thêm các chuyên gia uy tín có năng lực tùy theo tính chất đề tài hội thảo.
Lập bảng đơn giá giao dịch với khách hàng hàng tháng.
Giải quyết các công việc phát sinh theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc. Phó Tổng giám đốc 1:
Chỉ đạo trực tiếp nhà máy Bê tông đúc sẵn ở Vĩnh Cửu (Đồng Nai), nhà máy bê tông ở Vĩnh Long, nhà máy Bê tông Hùng Vương - Bình Phước.
Phó Tổng giám đốc 2:
Điều hành hoạt động của Công ty khi Tổng giám đốc đi vắng, chỉ đạo trực tiếp phòng Vật tư - Xe máy.
Phó Tổng giám đốc 3:
Phụ trách bộ phận thi công của Công ty (các đội thi công) và phòng Kế hoạch - Kỹ thuật.
Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật:
Tham mưu cho giám đốc về mặt kỹ thuật mới, cải tiến quy trình công nghệ, nâng cao chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của đơn vị. Đảm bảo an toàn kỹ thuật cho máy móc, thiết bị nhà máy. Chịu trách nhiệm về việc sử dụng máy móc thiết bị, nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị đó.
Xây dựng các quy trình về an toàn kỹ thuật, kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy trình đó. Nghiên cứu và áp dụng những thành tựu khoa học mới, cải tiến công nghệ kỹ thuật nhằm hạ giá thành sản phẩm.
Kết hợp chặt chẽ với đội thi công công trình, tiến hành đánh giá, xác định khối lượng dở dang theo từng thời điểm, kiểm kê định kỳ của từng phần việc tạo điều kiện cho các phòng ban khác phân tích.
Lập kế hoạch dự án thầu công trình.
Tập hợp toàn khối lượng công trình hoàn thành bàn giao đã được bên khách hàng chấp nhận gửi về phòng Kế toán.
Vật tư: Cập nhật giá vật tư, nguyên vật liệu phục vụ công tác tính giá đấu thầu,
cung ứng vật tư cho các công trình và các cơ sở sản xuất của toàn bộ Công ty theo đúng nhu cầu và tiến độ, phụ trách về mặt nghiệp vụ bộ phận bảo vệ, thủ kho.
Xe máy: Quản lý toàn bộ các loại máy của Công ty (kể cả xe máy Công ty đi làm
hợp đồng ngoài hoặc khoán); làm các thủ tục cần thiết, kịp thời để toàn bộ các loại xe máy của Công ty có đầy đủ các thủ tục pháp lý để hoạt động; lên lịch thời hạn bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ cho tất cả các loại xe máy theo từng loại hình làm việc của xe máy đó, tham mưu cho BGĐ ra giá cả máy, giá vận chuyển… khi có yêu cầu; cung cấp xe máy cho các công trình khi có phiếu yêu cầu; kết hợp với các đơn vị, tài vụ trong công tác mua sắm, sửa chữa thiết bị.
Phòng kinh doanh:
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn Công ty, hướng dẫn thực hiện các chỉ tiêu kinh tế và giao kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị hàng năm, hàng tháng, quản lý các hợp đồng kinh doanh, chịu trách nhiệm về lĩnh vực đấu thầu cung cấp hàng hóa.
Tiếp xúc và giải quyết các vấn đề liên quan đến kinh doanh, hoạch định các hoạt động sản xuất kinh doanh, thu thập thông tin và theo dõi thị trường để xác định nhu cầu và tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.
Thực hiện các chiến lược quảng cáo, tiếp nhận thông tin quảng cáo từ khách hàng. Phòng tổ chức - hành chính:
Quản trị: Sắp xếp trang bị bố trí văn phòng làm việc của Công ty. Giải quyết các
vấn đề về thủ tục, giấy tờ về pháp lý liên quan đến tài sản cũng như các hoạt động kinh doanh khác của Công ty, văn thư, phụ giúp đội thi công về các vấn đề giải tỏa, điện nước… khi thi công công trình. Phụ trách bộ phận bảo vệ, lái xe văn phòng. Đối nội, đối ngoại về các công tác xã hội: lễ, Tết, thăm viếng…
Nhân sự: Tham mưu soạn thảo văn bản, quyết định về mặt nhân sự, hợp đồng lao
động dài hạn với cán bộ, công nhân viên theo đúng pháp luật nhà nước. Giải quyết thủ tục các vấn đề bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Lưu trữ bảo quản hồ sơ nhân sự và hồ sơ liên quan đến tổ chức hoạt động Công ty. Thay mặt Công ty quan hệ, giải quyết vụ việc
tượng khác. Tổ chức các lớp đào tạo về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, nâng cao tay nghề…
Phòng Tài vụ (Kế toán):
Tham mưu cho Giám đốc về quản lý và sử dụng tài sản, vốn mang lại hiệu quả cao. Thực hiện đúng các quy định hạch toán kinh tế và các nguyên tắc tài chính do Nhà nước quy định.
Đảm bảo hoàn chỉnh toàn bộ chứng từ xuất nhập nguyên vật liệu, thành phẩm, sản phẩm, dịch vụ, các phiếu thu chi tiền mặt… đảm bảo đúng quy định Nhà nước.
Kế toán phải đảm bảo công tác kế toán tiến hành một cách chính xác, tỉ mỉ, nhanh chóng. Định kỳ kiểm tra giúp công tác quản lý tốt, làm đúng quy định về tài sản, vốn, nguồn vốn, tiền mặt… phát hiện và phản ánh kịp thời về các hoạt động phát sinh ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh. Theo dõi thanh toán công nợ của Công ty với đơn vị khác và với Nhà nước.
Thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước thông qua nộp thuế, thường xuyên báo cáo với Giám đốc để có biện pháp thích hợp nhằm tránh tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau.
Tổ chức huy động các nguồn vốn và cân đối vốn, sử dụng có hiệu quả và tiết kiệm vốn.
Nhà máy BTĐS Hùng Vương (Vĩnh Cửu, Đồng Nai), Nhà máy BT Hùng Vương (Long Hồ, Vĩnh Long), Nhà máy BT Hùng Vương - Bình Phước:
Chức năng chính là sản xuất cống bê tông cốt thép, trụ điện, các sản phẩm BTĐS khác và gia công cơ khí.
Các đội thi công:
Tổ chức thi công các công trình được giao, đảm bảo tiến độ thi công, chất lượng, an toàn lao động.
2.1.6.1. Sơ đồ tổ chức sản xuất:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức sản xuất.
Việc sản xuất trực tiếp ra cống bê tông cốt thép dưới nhà máy chủ yếu được diễn ra dưới sự chỉ đạo, giám sát của Phòng Bê tông. Ngoài ra còn có các phòng ban phụ trợ như: Phòng quản lý chất lượng, phòng Vật tư - xe máy, phòng Công nghệ xe điện,...
Mỗi xưởng sản xuất có từng chức năng sản xuất ra các loại ống cống theo công nghệ khác nhau đúng như tên gọi của từng xưởng. Việc hoạt động sản xuất của từng xưởng được thực hiện dưới sự giám sát, chỉ đạo trực tiếp của quản đốc, dưới quản đốc là các tổ trưởng. Mỗi phân xưởng chỉ có một quản đốc nhưng có thể có nhiều tổ trưởng, mỗi tổ trưởng chịu trách nhiệm về việc chấm công, theo dõi nhân công tổ của mình.
2.1.6.2. Quy trình sản xuất:
Quy trình sản xuất các loại sản phẩm cống Bê tông cốt thép tại nhà máy Bê tông đúc sẵn Hùng Vương được thực hiện theo các bước thứ tự như sau: mỗi công đoạn đều có bộ phận chuyên trách riêng để thực hiện việc kiểm tra, giám sát một cách chặt chẽ từ lúc bắt đầu sản xuất cống cho tới lúc sản phẩm hoàn thành nhập kho.
Trưởng phòng Bê tông
Quản đốc Quản đốc Quản đốc Quản đốc
Kỹ thuật viên Kỹ thuật viên Kỹ thuật viên Kỹ thuật viên
Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng
Xưởng rung ép Bi Di Xưởng Jacking Pipe Xưởng Jumbo Xưởng BT li tâm và BT thường
Quy trình này được sử dụng chung cho cả 4 xưởng sản xuất, mỗi xưởng sản xuất được đặc trưng riêng bởi kỹ thuật và những dây chuyền công nghệ được ứng dụng trong quy trình sản xuất.
Chẳng hạn như, dây chuyền sản xuất cống ly tâm tại Pháp, công nghệ rung ép Bidi của Hoa Kỳ và dây chuyền sản xuất ống cống tự động Jumbo của hãng BFS tại Đức.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ quy trình Công nghệ sản xuất.
Kiểm tra vật liệu (cát, sắt, đá, thép)
Gia công thép
Kiểm tra và nghiệm thu cốt thép
Trộn Bê tông
Lấy mẫu Bê tông
Lắp ráp khuôn
Đổ Bê tông
Hấp cống ly tâm và tháo ván khuôn
Bảo dưỡng
Đóng mác Nghiệm thu sản phẩm
2.1.7.1. Tổ chức công tác kế toán tại công ty:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức Bộ máy Kế toán.
Chức năng nhiệm vụ của từng phần hành kế toán:
Trưởng phòng Kế toán:
Bao quát toàn bộ hoạt động của phòng tài vụ, kế toán, phân luồng tài chính toàn Công ty.
Kế toán trưởng:
Giúp Giám đốc thực hiện chỉ đạo thống nhất công tác kế toán tài chính tại Công ty, đồng thời có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tài chính của Công ty. Thực hiện đủ các chế độ về kế toán tài chính quy định.
Kế toán tổng hợp:
Tập hợp các số liệu về kế toán chi tiết để tiến hành tổng hạch toán, tổng hợp lên sổ cái, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo, kiểm tra sự chính xác, trung thực của các tài khoản. Thực hiện lập báo cáo tài chính theo quy định. Thủ Quỹ Trưởng phòng Kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán Tiền lương Kế toán Thanh toán Kế toán Công nợ Kế toán Vật tư Kế toán Giá thành Kế toán TSCĐ
Giúp kế toán trưởng lập báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của Công ty. Bảo quản, lưu trữ hồ sơ kế toán thống kê, thông tin kinh tế và tài liệu cho các bộ phận kế toán, kể cả bên ngoài.
Kế toán tiền lương:
Nhận bảng thanh toán lương do phòng tổ chức hành chính chuyển lên tiến hành ghi chép, phản ánh vào sổ cái và hạch toán các nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ.
Tiến hành thanh toán tiền lương, thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương. Thực hiện các khoản thanh toán phải thu, phải trả hằng ngày.
Kế toán vật tư:
Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình vật liệu hiện có và biến động, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ, tránh thất thoát, lãng phí. Lựa chọn phương pháp kê khai vật liệu, ghi chép đúng chế độ.
Kế toán công nợ:
Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác và rõ ràng các nghiệp vụ mua bán, theo dõi công nợ phải thu, nợ phải trả theo từng nhà cung cấp, khách hàng và các đơn vị trực thuộc.
Thủ quỹ:
Là người chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt của Công ty, do tiền mặt là tài sản đặc biệt nên thủ quỹ có trách nhiệm rất cao trong việc lưu trữ tiền mặt và phải chịu trách nhiệm hoàn toàn nếu xảy ra mất tiền.
Kế toán thanh toán:
Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ thu chi và thanh toán liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình luân chuyển tiền mặt cũng như tiền gửi ngân hàng...
Kế toán TSCĐ:
Nhận số liệu về nguyên giá, khấu hao TSCĐ từ phòng cơ điện xây dựng để tính vào chi phí hoạt động. Mở các sổ sách cần thiết và hạch toán TSCĐ đúng chế độ, đúng phương pháp.
Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp chi phí sản xuất theo từng phân xưởng, theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sản phẩm công việc.
Tổng hợp số liệu về nhập, xuất, tiêu thụ thành phẩm, lập báo cáo về chi phí sản xuất và tính giá thành.
Sơ đồ xử lý thông tin kế toán:
Để đảm bảo sự tập trung thống nhất một cách nhanh chóng, Công ty TNHH Hùng Vương chọn mô hình kế toán tập trung. Trong mô hình kế toán này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được tập trung tại phòng kế toán.
Quy trình như sau:
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ xử lý thông tin kế toán.
Ở các nhà máy: thu thập, xử lý chứng từ ghi sổ nhưng không tính giá thành và xác
định kết quả kinh doanh mà chỉ tập hợp chi phí ở từng nhà máy.
Ở Công ty: thu thập và kiểm tra số liệu do các nhà máy gửi lên và tình hình phát
sinh tại Công ty để tính giá thành và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty.
2.1.7.2. Chính sách kế toán:
- Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12). - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam.
- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung. - Tỷ giá ngoại tệ theo Tỷ giá thực tế.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc. - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: FIFO.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: Theo nguyên giá.
Phòng Kế toán Bộ phận sản xuất
2.1.7.3. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:
Hiện Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.
Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ thẻ kế toán chi tiết
TNHH xây dựng công trình Hùng Vương:
2.2.1. Đặc điểm về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành:
2.2.1.1. Đối tượng tập hợp chi phí:
Dựa vào đặc điểm sản xuất sản phẩm ở Công ty TNHH XDCT Hùng Vương, để phục vụ cho việc kiểm soát chi phí và tính giá thành sản phẩm, Công ty chọn đối tượng