7. Phương pháp nghiên cứu
2.2.2. Thực trạng về hoạt động của thư viện trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và
và Du lịch Sài Gòn
2.2.2.1. Hoạt động nghiệp vụ thư viện
• Công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu
Bổ sung phát triển vốn tài liệu là công tác quan trọng có tính chất quyết định ảnh hưởng toàn bộ hoạt động của thư viện. Đây là quá trình thường xuyên đổi mới vốn tài liệu bằng những tài liệu có giá trị phù hợp, đồng thời thanh lý những tài liệu không còn giá trị làm cho vốn tài liệu bổ sung phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và nhu cầu tin của bạn đọc.
Với đặc thù là một trường chuyên đào tạo về văn hóa, nghệ thuật và du lịch nên thư viện trường hết sức chú trọng bổ sung các tài liệu về chuyên ngành: thanh nhạc, diễn viên, đạo diễn, thiết kế thời trang, thiết kế đồ họa, hướng dẫn viên du lịch, quản trị nhà hàng – khách sạn, kế toán tài chính, thư ký văn phòng…
Ngoài các tài liệu chuyên ngành, thư viện cũng chú trọng bổ sung các tài liệu về lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học xã hội như: triết học, lịch sử Đảng, tin học… đây là những tài liệu của các môn học đại cương chủ yếu cho sinh viên năm thứ nhất và giảng viên làm tài liệu học tập và nghiên cứu.
Các tài liệu ngoại văn bằng tiếng Anh, Hoa, Nhật và Hàn… có nội dung về chuyên ngành đào tạo của nhà trường cũng được thư viện ưu tiên bổ sung nhằm đa dạng hóa nguồn thông tin, cung cấp cho bạn đọc nguồn thông tin có giá trị cao.
trường, đảm bảo nguồn tài liệu được cung ứng đầy đủ, kịp thời không bị thiếu hay ngừng trệ. Để làm được điều đó thư viện trường đã phải tiến hành bổ sung từ các nguồn sau: nguồn bổ sung trả tiền và nguồn bổ sung không phải trả tiền thông qua các hình thức chính là mua, biếu, tặng,...
- Bổ sung phải trả tiền: Bổ sung phải trả tiền ngay hay còn gọi là nguồn mua, là hình thức bổ sung chủ yếu của các cơ quan thông tin – thư viện: với các giáo trình của các môn học đại cương cho những sinh viên năm đầu như: toán, triết, pháp luật…, thư viện trường đặt mua từ các NXB Giáo dục, NXB Chính trị Quốc gia… Bên cạnh việc đặt mua sách giáo trình, tài liệu tham khảo từ các NXB thì các công ty kinh doanh, phát hành báo, tạp chí là nguồn cung cấp tài liệu quan trọng . Đây là những nguồn bổ sung đáp ứng đầy đủ và kịp thời những yêu cầu của thư viện.
- Bổ sung không phải trả tiền: bên cạnh nguồn bổ sung phải trả tiền, thư viện còn có nguồn bổ sung không phải trả tiền, bao gồm các nguồn:
+ Nguồn biếu tặng từ Hiệp hội KOICA Hàn Quốc: đây là nguồn biếu tặng sách ngoại văn rất quý, đắt tiền với lượng thông tin có giá trị thuộc các ngành văn hóa, du lịch, nghệ thuật và mỹ thuật góp phần làm phong phú kho tài liệu của thư viện.
+ Nguồn biếu tặng từ các giảng viên nhà trường: các giảng viên là những Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến sĩ biếu tặng các loại sách quý hiếm cho các tủ sách chuyên ngành của Khoa.
Ngoài nguồn các bổ sung trên, thư viện Trường còn được quyền thu nhận những ấn phẩm do trường xuất bản như Tạp chí Văn hóa Du lịch cũng như các Báo cáo thực tập, Khóa luận tốt nghiệp và Đồ án tốt nghiệp.
• Hoạt động xử lý tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu
Hoạt động xử lý tài liệu là hoạt động tiến hành mô tả các đặc tính vật lý, nội dung và hình thức của một tài liệu, giúp cho người sử dụng có thể tìm kiếm, tiếp cận một cách chính xác, nhanh chóng tới vị trí của tài liệu trong kho của Thư viện. Hoạt động này đảm bảo độ tin cậy, chính xác và phản ánh đầy đủ nguồn tin có trong Thư viện và tài liệu mới nhập về. Hoạt động xử lý tài liệu tạo ra các nguồn tin mới, thể hiện đầy đủ vốn tài liệu trong kho đưa ra phục vụ bạn đọc. Xử lý vốn tài liệu là khâu quan trọng trong hoạt động nghiệp vụ của Thư viện.
Hoạt động xử lý tài liệu ở Thư viện Trường Cao đẳng VHNT & DL Sài Gòn do bộ phận nghiệp vụ đảm nhiệm. Tất cả các tài liệu sau khi được nhập vào Thư viện qua
công tác bổ sung sẽ được tiến hành xử lý kỹ thuật theo 2 công đoạn khác nhau:
* Công tác xử lý sơ bộ
Công tác xử lý nghiệp vụ sơ bộ được tiến hành ngay sau khi tài liệu được bổ sung về Thư viện. Việc đầu tiên của công tác xử lý tài liệu sơ bộ là đăng ký tài liệu. Việc đăng ký tài liệu ở Thư viện chỉ tiến hành đăng ký cá biệt cho từng cuốn sách , không đăng ký tổng quát.
Sau khi vào sổ đăng ký cá biệt, cán bộ nghiệp vụ tiến hành đóng dấu thư viện, dán nhãn, định ký hiệu xếp giá cho các loại hình kho tài liệu: kho sách giáo trình, kho sách tham khảo. Mỗi tài liệu đều được đóng dấu riêng của Thư viện ở trang tên sách. Việc đóng dấu và dán nhãn tạo điều kiện cho cán bộ thư viện trong quá trình lấy tài liệu.
* Xử lý nghiệp vụ nội dung
Tài liệu sau khi được xử lý nghiệp vụ sơ bộ, công việc tiếp theo là làm phiếu nhập tin. Mỗi tài liệu tương ứng với một phiếu nhập tin. Mỗi phiếu nhập tin bao gồm các trường: tên tài liệu, tên tác giả, các yếu tố xuất bản, chỉ số phân loại, từ khoá, tóm tắt…Đó là tập hợp các điểm truy cập tới tài liệu khi bạn đọc tra cứu tìm tin.
Sau khi thông tin của tài liệu được xử lý thông qua việc viết phiếu nhập tin, sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu. Nhập tin (tài liệu) vào cơ sở dữ liệu là bước tiếp theo rất quan trọng trong khâu xử lý tài liệu. Nhập tin thực chất là đưa các dữ liệu đã được lựa chọn trong phiếu nhập tin tới các trường đã được định trước trong cơ sở dữ liệu máy tính. Trước khi nhập máy, cần kiểm tra lại phiếu nhập tin, các thông tin mô tả tài liệu phải chính xác, đầy đủ các yếu tố cần thiết, giúp bạn đọc tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng, tiện lợi.
Theo ý kiến đánh giá của 37 CBQL, 58 NV, 155 GV và 200 SV trường, qua bảng kết quả điều tra khảo sát dưới đây, chúng ta sẽ thấy rõ việc thực hiện và mức độ hiệu quả của công tác xử lý nghiệp vụ thư viện:
Bảng 2.5. Đánh giá thực trạng về hoạt động nghiệp vụ thư viện Trường
Nội dung
Đánh giá của CBQL, NV, GV Đánh giá của SV Mức TH Mức HQ Mức TH Mức HQ ĐTB ĐLC ĐTB ĐLC ĐTB ĐLC ĐTB ĐLC
Tổ chức biên mục xử lý nghiệp vụ nhanh
Xây dựng danh mục sách theo chương trình đào tạo
3.00 0.54 2.43 0.65 2.73 0.79 2.29 0.74
Giới thiệu sách mới, sách chủ đề lên website 2.06 0.60 2.74 0.57 1.99 0.61 2.73 0.81 Kho sách được tổ chức theo hệ thống kho mở phục vụ bạn đọc 1.80 0.72 1.32 0.46 1.74 0.69 1.29 0.45
Giới thiệu các trang web nguồn mở về giáo trình điện tử cho SV
2.76 0.42 3.24 0.79 2.38 0.81 2.97 0.92
Trao đổi nghiệp vụ thư viện với CBNV, GV và SV
2.42 0.49 1.74 0.67 2.05 0.76 1.74 0.71
Kết quả khảo sát cho thấy nội dung đánh giá thực trạng về hoạt động nghiệp vụ thư viện trường đã được các nhóm khách thể đưa ra các ý kiến trùng khớp với nhau như: - “Tổ chức biên mục xử lý nghiệp vụ nhanh” được đánh giá là thực hiện thường xuyên” (ĐTB nhóm CBQL, NV, GV = 3.02; ĐTB nhóm SV = 2.82) xếp hạng thứ nhất, nhưng hiệu quả của công tác này mang lại chỉ được đánh giá ở mức độ trung bình và xếp hạng 4.
Công tác biên mục và phân loại trong thư viện là một khâu quan trọng của nghiệp vụ quản lý thư viện. Tài liệu khi đã thành tài sản của thư viện đều trãi qua một tiến trình xử lý chuyên môn nghiệp vụ hoàn chỉnh mới đưa ra phục vụ bạn đọc. Việc tổ chức biên mục, xử lý nghiệp vụ nhanh nhất để sớm đưa tài liệu đến phục vụ bạn đọc là một công tác cần phải tiến hành và đảm bảo đúng kỹ thuật.
Nhìn bảng 2.5, chúng ta thấy việc tổ chức biên mục, xử lý nghiệp vụ đã được cán bộ thư viện chú trọng và thực hiện nhanh nhưng hiệu quả của việc làm này không cao là do cán bộ thư viện chưa biết vận dụng kiến thức tổng quát kết hợp với chuyên
môn thư viện, vì vậy kết quả chỉ đạt được ở mức trung bình.
- Nhóm CBQL, NV, GV đánh giá về mức thực hiện “Xây dựng danh mục sách theo chương trình đào tạo” là khá, ĐTB = 3.00 và ĐTB nhóm SV = 2.73, xếp thứ 2. Mức hiệu quả ĐTB nhóm CBQL, NV, GV = 2.43; ĐTB nhóm SV = 2.29, xếp thứ 3.
Việc thực hiện thường xuyên xây dựng danh mục sách theo chương trình đào tạo sẽ giúp nâng cao chất lượng giảng dạy và học của giảng viên và sinh viên. Nhìn vào bảng so sánh chúng ta cũng đã thấy được hiệu quả của việc thực hiện thường xuyên công tác này.
- Xếp thứ 3 ở mức thực hiện là nội dung “Giới thiệu các trang web nguồn mở về giáo trình điện tử cho SV” (ĐTB nhóm CBQL, NV, GV = 2.76; ĐTB nhóm SV = 2.38) nhưng mức hiệu quả được đánh giá xếp hạng thứ nhất (ĐTB nhóm CBQL, NV, GV = 3.24; ĐTB nhóm SV = 2.97).
- “Trao đổi nghiệp vụ thư viện với CBNV, GV và SV” được đánh giá ít thường xuyên (ĐTB nhóm CBQL, NV, GV = 2.42; ĐTB nhóm SV = 2.05). Người đọc, người dùng tin là một trong bốn yếu tố cấu thành thư viện, do vậy tất cả các hoạt động liên quan đến khâu phục vụ của thư viện đều cần được xây dựng trên cơ sở nghiên cứu người đọc. Việc trao đổi nghiệp vụ thư viện là một nhiệm vụ cần phải đặt ra để từng bước nâng cao trình độ sử dụng thư viện, cụ thể là thư viện nhà trường nên mở các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện vào đầu năm học cho sinh viên mới và CBNV, GV mới tuyển dụng.
Mọi người chúng ta đều thấy, thư viện là chiếc cầu nối liền tri thức với nhân loại. Đến với những cuốn sách hay, những bài tập khó, những tác phẩm văn học có giá trị nghệ thuật… bạn đọc đều đến với thư viện, vì vậy việc tổ chức các buổi trao đổi về nghiệp vụ thư viện cần phải được chú trọng nhưng theo đánh giá của CBQL, NV, GV và SV việc tổ chức trao đổi về nghiệp vụ thư viện cho GV và SV là ít thường xuyên thực hiện, điều đó sẽ không phát huy được hiệu quả phục vụ nhanh, số lần luân chuyển sách đến bạn đọc.
- Qua kết quả khảo sát “Giới thiệu sách mới, sách chủ đề lên website” chúng ta thấy được nhu cầu tra cứu, lưu trữ trực tuyến và chia xẻ càng lúc càng tăng, nhất là khi tốc độ Internet càng ngày càng tăng. Việc thực hiện giới thiệu các trang web hay về giáo trình điện tử đã giúp cho GV và SV có thể tìm kiếm, tải về các giáo trình và có cơ hội sử dụng nhiều dịch vụ liên quan khác và thư viện trường đã thường xuyên làm tốt nhiệm vụ này.
Hiện nay công tác giới thiệu sách mới lên website chưa được Thư viện Trường Cao đẳng VHNT & DL chưa được quan tâm đúng mức do vậy việc này CBTV thực hiện ít thường xuyên (ĐTB nhóm CBQL, NV, GV = 2.06; ĐTB nhóm SV = 1.99) nhưng hiệu quả mà những lần Thư viện trường thông tin rộng rãi trên website về các đầu sách mới lại CBQL, NV, GV, SV được đánh giá khá tốt (ĐTB nhóm CBQL, NV, GV = 2.74; ĐTB nhóm SV = 2.72). Điều đó có nghĩa là mọi người rất quan tâm và nhu cầu này là có thật.
- Thư viện nhà trường có tổ chức kho sách theo hệ thống kho mở phục vụ bạn đọc, nhưng do chưa lắp đặt thiết an ninh cảnh báo ở cửa ra vào thư viện nên việc tổ chức kho mở chưa thực sự đúng với ý nghĩa của nó.
2.2.2.2. Hoạt động phục vụ bạn đọc
Công tác người đọc hay việc tổ chức phục vụ tài liệu cho bạn đọc là một hoạt động của thư viện nhằm thúc đẩy, phát triển và thỏa mãn nhu cầu, hứng thú đọc tài liệu thông qua việc tuyên truyền, hướng dẫn và cung cấp tài liệu dưới nhiều hình thức.
Trong thực tiễn hoạt động của thư viện, phục vụ bạn đọc là mục tiêu cuối cùng, chức năng chính của thư viện. Hiệu quả phục vụ bạn đọc là thước đo để đánh giá khả năng hoạt động và phát triển của một thư viện. Nhận thức được đầy đủ vai trò và ý nghĩa to lớn của công tác phục vụ bạn đọc thư viện nhà trường luôn đặc biệt quan tâm đến hoạt động này và kết quả cụ thể như sau:
Bảng 2.6. Đánh giá thực trạng về hoạt động phục vụ bạn đọc tại thư viện Trường
Nội dung
Đánh giá của CBQL, NV, GV Đánh giá của SV Mức TH Mức HQ Mức TH Mức HQ ĐTB ĐLC ĐTB ĐLC ĐTB ĐLC ĐTB ĐLC Hướng dẫn sử dụng thư viện 2.89 0.30 2.89 0.72 2.48 0.76 2.18 0.72 Lưu hành, mượn trả sách 3.42 0.49 3.42 1.06 2.94 0.94 2.65 1.09 Hướng dẫn đọc sách 3.36 0.54 2.75 1.09 2.98 0.92 2.72 1.18 Tổ chức câu lạc bộ sách 2.73 0.64 2.60 1.02 2.22 0.75 2.46 1.10 Thực hiện sao chụp tài liệu 2.64 0.47 2.49 0.83 2.41 0.68 2.45 0.91
bài báo
Truy cập Internet 2.71 0.45 2.20 0.85 2.49 0.64 2.09 0.86 Đáp ứng tài liệu theo
nhu cầu bạn đọc
2.52 0.50 2.31 1.06 2.33 0.64 2.13 1.06
Qua kết quả của bảng 2.6 cho thấy việc đánh giá của 2 nhóm khách thể về “Hướng dẫn đọc sách” là thường xuyên và cả hai đều cho là quan trọng ngang nhau (thứ bậc 1), nhưng đánh giá về mức độ hiệu quả thì có sự chênh lệch, nhóm CBQL, NV, GV xếp hạng thứ 4 sau các nội dung “Lưu hành, mượn trả sách”, Hướng dẫn sử dụng thư viện”, “Phân phối tài liệu và bài báo”; còn nhóm SV thì xếp hạng thứ 2 chỉ sau “Phân phối tài liệu và bài báo”.
Việc “Tổ chức câu lạc bộ sách” SV đánh giá là ít thường xuyên tổ chức (ĐTB = 2.22) và là nội dung xếp hạng thứ 8/8.
Bên cạnh việc chú ý đến nâng cao chất lượng cán bộ, đầu tư mua sắm trang thiết bị hiện đại cho thư viện, ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của thư viện thì công tác đào tạo người dùng tin là nhiệm vụ được các thư viện hết sức quan tâm. Người đọc, người dùng tin là một trong bốn yếu tố cấu thành thư viện và theo tác giả người đọc là yếu tố “trung tâm”, điều này có nghĩa là tất cả các hoạt động của thư viện suy cho cùng cũng nhằm đáp ứng được các nhu cầu đọc và nhu cầu tin của người đọc, do vậy tất cả các hoạt động liên quan đến khâu phục vụ của thư viện đều cần được xây dựng trên cơ sở nghiên cứu người đọc.