Quá trình hoạt động của hệ thống đ−ợc thực hiện tuần tự nh− sau:
- Mỗi nhân viên cần quản lý (cần chấm công) sẽ đ−ợc cấp cho một thẻ RFID (Radio Frequency Identification). Đây là loại thẻ thông minh không tiếp xúc (contactless smartcard), có gắn một ăngten chạy ẩn vòng quanh thân thẻ cho phép giao tiếp đ−ợc với Thiết bị chấm công bằng sóng vô tuyến trong khoảng cách từ 5cm đến 15cm. Trong thẻ có một Chip điện tử đã đ−ợc mã hóa sẵn với số nhận diện duy nhất đặc tr−ng cho nhân viên (không thể làm giả). Ngoài chức năng sử dụng để đọc thẻ chấm công thẻ còn có thể đ−ợc sử dụng làm bảng tên cho nhân viên với hình ảnh của nhân viên đ−ợc in trên thẻ.
- Khi vào/ra cơ quan (hoặc khu làm việc) nhân viên cần phải đọc thẻ tại thiết bị đọc (có thể lắp đặt tại phòng bảo vệ hoặc cổng ra vào). Mỗi lần đọc thẻ thiết bị sẽ ghi nhận vào bộ nhớ với nội dung là: số thẻ đã đọc, ngày đọc, giờ đọc.
- Thiết bị đọc thẻ đ−ợc kết nối đến máy tính có cài đặt ch−ơng trình chấm công. Ch−ơng trình từ máy tính này sẽ giao tiếp với thiết bị để lấy thông tin về tất cả những lần đọc thẻ của toàn bộ nhân viên.
- Ch−ơng trình chấm công sẽ tự động tổng hợp dựa trên những thông số đã đ−ợc thiết lập để cho ra những thông tin cần thiết (thời gian làm việc, đi trễ về sớm, làm tăng ca, làm ngày cuối tuần,...).
- Ng−ời quản trị có thể thực hiện chấm công cho nhân viên hàng ngày hoặc định kỳ. Tất cả dữ liệu là trung thực và đảm bảo an toàn.
- Quản lý tự động về quá trình vắng mặt (phép hoặc không phép) của từng nhân viên.
- Quản lý chấm công theo từng nhân viên, từng bộ phận/phòng ban và toàn công ty.
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 4
**************************************************************************************************************
-105-