Theo nh− những phân tích tr−ớc đây, ta cần xây dựng phân cấp chức năng của hệ thống quản lý nhân sự và chấm công bao gồm các chức năng sau đây:
- Danh mục: Chức năng này nhằm định nghĩa các thông tin cơ bản gồm các danh mục nh− quốc gia, dân tộc, tiền tệ, chứng chỉ, học vị, bằng cấp, chức vụ... định nghĩa các ngày làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ, và cấu trúc tiền l−ơng. Chức năng này nhằm tạo sự linh hoạt trong quá trình quản lý với các mô hình công ty khác nhau, phục vụ cho h−ớng mở rộng đề tài sau này.
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-27-
- Cơ cấu tổ chức: Đây là chức năng để ng−ời dùng cập nhật cơ cấu tổ chức trong công ty. Có thể định nghĩa cơ cấu tổ chức cho những công ty có quy mô lớn với nhiều phòng ban, mỗi phòng ban gồm nhiều nhóm... - Quản lý nhân viên: Chức năng này nhằm cập nhật các thông tin trong lý
lịch của nhân viên, phân công nhân viên làm việc trong các phòng ban, thiết lập lịch làm việc cho nhân viên trong từng tháng.
- Quản lý chấm công: Đây là chức năng cho phép ng−ời dùng nhập dữ liệu chấm công từ các dữ liệu đầu vào, sau đó tổng hợp và hiển thị kết quả công nhật của nhân viên theo từng tháng.
- Quản lý thu nhập: Chức năng này cho phép ng−ời dùng lấy ra các thông tin về khoản phí bảo hiểm của nhân viên và thu nhập cuối cùng của nhân viên đ−ợc lĩnh vào cuối tháng.
Hỡnh 2.1.2: Sơđồ phõn cấp chức năng
Phân cấp chức năng cho chức năng Danh mục cơ sở.
Bao gồm các chức năng: Cập nhật danh mục quốc gia, cập nhật danh mục tiền tệ.
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-28-
Hỡnh 2.1.3: Phõn cấp chức năng Danh mục cơ sở
Phân cấp chức năng cho chức năng Việt Nam.
Bao gồm các chức năng cập nhật danh mục dân tộc, danh mục chứng chỉ,
danh mục học vị và bằng cấp, danh mục học hàm, danh mục cấp bậc – thứ
hạng, danh mục chức vụ quản lý, danh mục ngày làm việc, danh mục cấu trúc
tiền l−ơng,danh mục bổ sung (về các loại bảo hiểm).
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-29-
Phân cấp chức năng cho chức năng Quản lý lịch làm việc.
Gồm có chức năng Lập lịch làm việc.
Hỡnh 2.1.5: Phõn cấp chức năng Quản lý lịch làm việc
Phân cấp chức năng cho chức năng Quản lý công việc.
Gồm có chức năng: Quản lý nhân viên tại thời điểm hiện tại, Quản lý phân công công tác, Quản lý thẻ từ của nhân viên.
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-30-
Phân cấp chức năng cho chức năng Quản lý tiền l−ơng.
Bao gồm chức năng: Tính toán tiền l−ơng trả cho nhân viên, Truy vấn tiền
l−ơng nhân viên.
Hỡnh 2.1.7: Phõn cấp chức năng Quản lý tiền lương
Phân cấp chức năng cho chức năng Quản lý chính sách, chế độ.
Bao gồm chức năng: Quản lý chế độ bảo hiểm, Tính toán chế độ bảo hiểm cho nhân viên theo tháng, Xem thông tin nhân viên – bảo hiểm theo tháng, Tổng hợp thông tin nhân viên – bảo hiểm theo tháng.
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-31-
Phân cấp chức năng cho chức năng Quản lý thu nhập nhân viên.
Bao gồm chức năng: Tính toán l−ơng thực lĩnh của nhân viên, Xem thông tin thu nhập của nhân viên theo tháng.
2. Quản lý thu nhập nhõn viờn 2.1. Tớnh toỏn lương thực lĩnh của nhõn viờn Function Diagram Quản lý thu nhập nhõn viờn HRM 2.2. Xem thụng tin thu nhập nhõn viờn theo thỏng Hỡnh 2.1.9: Phõn cấp chức năng Quản lý thu nhập nhõn viờn 2.2. Phân tích các yêu cầu dữ liệu
2.2.1 Phân tích quá trình xử lý của phòng nhân sự - điều hành
Có thể chia quá trình xử lý trong khi quản lý của phòng nhân sự - điều hành ra làm ba giai đoạn chính:
- Quản lý hồ sơ nhân viên. - Quản lý chấm công. - Quản lý l−ơng và th−ởng.
Quản lý hồ sơ nhân viên:
Tất cả các nhân viên muốn vào làm việc tại Xí nghiệp máy bay A76 đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, bằng
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-32-
cấp chuyên môn, bằng cấp về ngoại ngữ... Khi đ−ợc tuyển dụng thì phải thử việc trong một tháng đối với những ng−ời có trình độ trung cấp, cao đẳng hoặc thời gian thử việc là hai tháng đối với những ng−ời có trình độ đại học hoặc trên đại học. Sau đó ký hợp đồng ngắn hạn 1 năm hoặc dài hạn tùy theo yêu cầu của công ty. L−ơng thử việc ban đầu là 70% l−ơng, nếu hồ sơ đ−ợc chấp nhận thì ký hợp đồng và xếp l−ơng theo bậc l−ơng. Nhân viên đ−ợc tuyển dựa vào tay nghề làm việc thể hiện trong quá trình thử việc. Giám đốc là ng−ời quyết định ký hợp đồng, kéo dài hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng, điều chỉnh bậc l−ơng.
Nhân viên sau khi trúng tuyển vào công ty, sẽ điền các thông tin cá nhân vào trong bảng lý lịch theo mẫu biểu hình 2.2.1: “Trích ngang cá nhân”. Trong mẫu biểu này sẽ bao gồm các thông tin của nhân viên nh−: họ và tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, chỗ ở hiện nay, điện thoại cố định và di động, ngày ký hợp đồng lao động, công việc đang làm, trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, bậc l−ơng, ngày nhận quyết định lên l−ơng, ngày vào Đảng, ngày vào công đoàn, số thẻ đảng viên, số thẻ công đoàn, thuộc diện gia đình chính sách, đã đ−ợc khen th−ởng khi nào,...
Với mục đích nhằm làm thuận tiện cho quá trình quản lý nhân viên tại từng phòng ban, mỗi phòng ban sẽ tổng hợp những thông tin chi tiết của từng nhân viên, lựa chọn những thông tin cá nhân nổi bật th−ờng dùng nhất để điền vào mẫu biểu trong hình 2.2.2: “Danh bạ điện thoại”.
Mẫu biểu “Danh bạ điện thoại” chỉ thể hiện những thông tin nổi bật nh−: họ tên của nhân viên, năm sinh, ngày vào xí nghiệp, trình độ chuyên môn, chức vụ trong phòng ban, chứng chỉ của nhân viên, điện thoại gia đình và di động.
Quản lý chấm công
Công việc chấm công hàng ngày cho từng nhân viên đ−ợc giao cho nhân viên của chính phòng ban đó trực tiếp thực hiện và ghi vào bảng chấm công theo mẫu biểu trong hình 2.2.3: “Bảng chấm công”. Sau đó các dữ liệu thu thập đ−ợc sẽ đ−ợc gửi lại phòng nhân sự - điều hành vào cuối mỗi tháng.
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-33-
Phòng nhân sự - điều hành sẽ tổng hợp lại để tính l−ơng cuối tháng cho từng nhân viên trong từng phòng ban trong công ty.
Các thông tin cần điền vào trong bảng chấm công bao gồm: số thứ tự, họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số giờ làm thêm, số ngày nghỉ đ−ợc phép, số ngày nghỉ không l−ơng, số ngày nghỉ đ−ợc h−ởng l−ơng...
Việc cập nhật các thông tin về số giờ làm thêm, số ngày nghỉ đ−ợc phép, số ngày nghỉ đ−ợc h−ởng l−ơng đ−ợc tổng hợp từ các mẫu biểu trong hình 2.2.4: “Văn bản thỏa thuận làm thêm giờ” và hình 2.2.5: “Phiếu báo nghỉ phép, nghỉ bù”.
Sau khi nhận lại bảng chấm công từ các phòng ban, phòng nhân sự sẽ sử dụng các thông tin trong đó để tiến hành tính l−ơng.
Quản lý l−ơng và th−ởng:
Dựa trên những thông tin về công nhật của từng nhân viên, tiến hành tính l−ơng cho từng nhân viên trong từng phòng ban. Tr−ớc khi tiến hành tính l−ơng, thực hiện cập nhật tổng số ngày làm việc trong tháng, tính toán những khoản khấu trừ l−ơng của nhân viên nh−: tiền tạm ứng, tiền công đoàn phí, tiền quỹ phải đóng cho từng phòng ban, tiền bảo hiểm xã hội, tiền bảo hiểm y tế...
Vào mỗi quý, dựa trên thông tin về những đóng góp trong công việc của mỗi nhân viên trong từng tháng, và dựa trên doanh thu đạt đ−ợc của toàn công ty trong quý đó (đ−ợc lấy từ phòng tài chính kế toán), phòng nhân sự sẽ tính toán và đ−a mức th−ởng cho từng nhân viên để khuyến khích họ.
Cách tính l−ơng:
Hàng tháng công ty phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội 20% số tiền l−ơng chính của mỗi nhân viên trong đó nhân viên chịu 5% (trừ vào tiền l−ơng cuối tháng) và công ty chịu 15%. Số tiền bảo hiểm y tế cũng t−ơng tự là 3% tiền l−ơng chính trong đó nhân viên chịu 1% (trừ vào l−ơng cuối tháng).
Tính l−ơng tạm ứng đ−ợc thực hiện vào giữa mỗi tháng. L−ơng tạm ứng của nhân viên bằng 50% mức l−ơng chính không kể phụ cấp sinh hoạt. Công thức cụ thể nh− sau:
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-34-
L−ơng tạm ứng = (Hệ số l−ơng * L−ơng cơ bản) / 2
Đối với những nhân viên làm ít ngày công, l−ơng cuối tháng nhỏ hơn l−ơng tạm ứng thì tiến hành truy thu sau.
Tính số ngày làm việc trong tháng:
Tổng ngày công = Số ngày làm + Số ngày nghỉ phép + Số ngày làm thêm *1.5 + Số ngày làm dịp lễ * 2.
Tính l−ơng cuối tháng:
L−ơng chính = Hệ số l−ơng * L−ơng cơ bản
Tổng l−ơng (ch−a khấu trừ) = (Hệ số l−ơng*L−ơng cơ bản*Tổng ngày
công) / Số ngày làm việc quy định trong tháng.
Bảo hiểm xã hội = 5% * L−ơng chính
Bảo hiểm y tế = 1% * L−ơng chính
L−ơng thực lĩnh cuối tháng (đã khấu trừ) = Tổng l−ơng – (l−ơng tạm
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-35-
2.2.2 Một số mẫu biểu chính
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-36-
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-37-
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-38-
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-39-
Hỡnh 2.2.5: Mẫu biểu Phiếu bỏo nghỉ phộp, nghỉ bự.
2.2.3 Phân tích dữ liệu trong các mẫu biểu
Ta sẽ tiến hành phân tích dữ liệu trong một số mẫu biểu chính. Trích ngang cá nhân.
Số TT
Tên phần
tử dữ liệu Giá trị mẫu ý nghĩa
Kiểu dữ liệu
Giá trị hợp lệ 1 Họ và tên Lê Đăng Đại Họ và tên của nhân viên Text Khác rỗng 2
Ngày tháng năm sinh
09/09/1981 Ngày tháng năm sinh
của nhân viên Datetime
Khác rỗng 3 Quê quán Nam Định Nguyên quán của nhân
viên Text
Khác rỗng 4 Chỗ ở hiện
nay Hà Nội
Nơi ở hiện nay của nhân
viên Text
Khác rỗng 5 Điện thoại Điện thoại cố định hoặc Number >=0
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-40-
di động của nhân viên 6 Ngày ký
HĐDH
Ngày nhân viên bắt đầu ký hợp đồng lao động dài hạn với công ty.
Datetime
7 Công việc đang làm
Công việc chính mà hiện nay nhân viên đang làm
Text Khác rỗng 8 Trình độ
văn hóa
Trình độ văn hoá của
nhân viên Text
Khác rỗng 9 Trình độ chuyên môn Trình độ chuyên môn
của nhân viên Text
Khác rỗng 10 Trình độ
ngoại ngữ
Trình độ ngoại ngữ của
nhân viên Text
Khác rỗng 11 Đã đi n−ớc ngoài
Nhân viên đã đi n−ớc
ngoài hay ch−a. Bit
12 Thời gian
Khoảng thời gian đi n−ớc ngoài của nhân viên
Text
13 Bậc l−ơng Bậc l−ơng mà nhân viên
đang h−ởng Number >0
14
Ngày nhận quyết định lên l−ơng
Ngày nhân viên nhận
quyết định lên l−ơng Datetime 15 Ngày lên
l−ơng
Ngày nhân viên đ−ợc áp
dụng bậc l−ơng mới Datetime 16 Ngày vào
Đảng
Ngày nhân viên đ−ợc
kết nạp vào Đảng Datetime
17 Ngày chính thức
Ngày chính thức vào
Đảng của nhân viên Datetime 18 Số thẻ Đảng viên Số thẻ Đảng của nhân viên Number >0 19 Ngày vào công đoàn
Ngày nhân viên gia nhập vào công đoàn của công ty
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-41-
20 Số thẻ ĐVCĐ
Số thẻ công đoàn của
nhân viên Number >0
21 Gia đình chính sách
Nhân viên có thuộc diện gia đình chính sách hay không Bit 22 Khen th−ởng Nhân viên đã đ−ợc nhận khen th−ởng cấp chính quyền hay công đoàn ch−a.
Text
23 Họ tên vợ (chồng)
Họ tên vợ (hoặc chồng)
của nhân viên Text
24 Nghề nghiệp
Nghề nghiệp của vợ
(chồng) của nhân viên Text 25 Họ tên các
con
Họ tên các con của nhân
viên Text
26
Ngày tháng năm sinh
Ngày tháng năm sinh
các con của nhân viên Datetime 27 Họ tên bố Họ tên bố của nhân viên Text Khác
rỗng 28 Đảng viên Bố của nhân viên là
đảng viên hay không. Bit 29 Nghề
nghiệp
Nghề nghiệp bố của
nhân viên Text
Khác rỗng 30 Chỗ ở hiện
nay Chỗ ở hiện nay của bố. Text
Khác rỗng 31 Họ tên mẹ Họ tên mẹ của nhân
viên Text
Khác rỗng 32 Đảng viên Mẹ của nhân viên là
đảng viên hay không Bit
Khác rỗng 33 Nghề
nghiệp Nghề nghiệp của mẹ Text
Khác rỗng 34 Chỗ ở hiện
nay Chỗ ở hiện nay của mẹ Text
Khác rỗng
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-42-
Danh bạ điện thoại. STT Tên phần tử dữ
liệu Giá trị mẫu ý nghĩa
Kiểu dữ liệu Giá trị hợp lệ 1 Tính đến ngày 07/08/2008 Ngày mà danh bạ điện thoại đ−ợc cập nhật Datetime Khác rỗng 2 Họ và tên Trần Đình Phúc Họ và tên của
nhân viên Text
Khác rỗng
3 Năm sinh 1957 Năm sinh của
nhân viên Datetime
Khác rỗng 4 Vào XN 01/1975 Tháng và năm nhân viên bắt đầu vào xí nghiệp Text Khác rỗng 5 Chuyên môn Kỹ s− đặc thiết Trình độ chuyên môn của nhân viên Text Khác rỗng 6 C/Danh Tr−ởng phòng Chức danh của nhân viên trong xí nghiệp Text 7 Chứng chỉ Nhân viên đã có những loại chứng chỉ nào về máy bay Text 8 ĐT Gia đình 048732019 Số điện thoại gia đình của nhân viên Number 9 Mobile 0913210326 Số điện thoại di động của nhân viên Number
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-43-
Bảng chấm công
STT Tên phần tử dữ
liệu Giá trị mẫu ý nghĩa
Kiểu dữ liệu
Giá trị hợp lệ 1 Họ và tên Lê Đức Thái Họ và tên của
nhân viên Text
Khác rỗng 2 Số ngày làm việc 25
Số ngày làm việc trong tháng của nhân viên
Number >0 và <31
3 Số giờ làm thêm 10
Số giờ làm thêm ngoài giờ của nhân viên Number >=0 4 Số ngày nghỉ đ−ợc phép 2 Số ngày nghỉ đ−ợc phép của nhân viên Number >=0 5 Số ngày nghỉ không l−ơng 2 Số ngày nghỉ không có l−ơng của nhân viên
Number >=0 6 Số ngày nghỉ đ−ợc h−ởng l−ơng 1 Số ngày nghỉ đ−ợc h−ởng l−ơng của nhân viên
Number >=0
Bảng 2.2.3:Phõn tớch dữ liệu trong mẫu Bảng chấm cụng
Văn bản thỏa thuận làm thêm giờ. STT Tên phần tử dữ
liệu Giá trị mẫu ý nghĩa
Kiểu dữ liệu Giá trị hợp lệ 1 Ngày làm thêm Ngày tổ chức làm thêm cho nhân viên Datetime Khác rỗng 2 Địa điểm làm thêm Nơi tổ chức làm thêm Text Khác rỗng
3 Họ và tên Họ và tên của
nhân viên Text
Khác rỗng 4 Chức danh
Chức danh của nhân viên trong xí nghiệp
Text Khác rỗng
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-44-
5 Nội dung công việc
Nội dung công
việc làm thêm Text
Khác rỗng 6 Giờ LV QĐ