Có thể chia quá trình xử lý trong khi quản lý của phòng nhân sự - điều hành ra làm ba giai đoạn chính:
- Quản lý hồ sơ nhân viên. - Quản lý chấm công. - Quản lý l−ơng và th−ởng.
Quản lý hồ sơ nhân viên:
Tất cả các nhân viên muốn vào làm việc tại Xí nghiệp máy bay A76 đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, bằng
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-32-
cấp chuyên môn, bằng cấp về ngoại ngữ... Khi đ−ợc tuyển dụng thì phải thử việc trong một tháng đối với những ng−ời có trình độ trung cấp, cao đẳng hoặc thời gian thử việc là hai tháng đối với những ng−ời có trình độ đại học hoặc trên đại học. Sau đó ký hợp đồng ngắn hạn 1 năm hoặc dài hạn tùy theo yêu cầu của công ty. L−ơng thử việc ban đầu là 70% l−ơng, nếu hồ sơ đ−ợc chấp nhận thì ký hợp đồng và xếp l−ơng theo bậc l−ơng. Nhân viên đ−ợc tuyển dựa vào tay nghề làm việc thể hiện trong quá trình thử việc. Giám đốc là ng−ời quyết định ký hợp đồng, kéo dài hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng, điều chỉnh bậc l−ơng.
Nhân viên sau khi trúng tuyển vào công ty, sẽ điền các thông tin cá nhân vào trong bảng lý lịch theo mẫu biểu hình 2.2.1: “Trích ngang cá nhân”. Trong mẫu biểu này sẽ bao gồm các thông tin của nhân viên nh−: họ và tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, chỗ ở hiện nay, điện thoại cố định và di động, ngày ký hợp đồng lao động, công việc đang làm, trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, bậc l−ơng, ngày nhận quyết định lên l−ơng, ngày vào Đảng, ngày vào công đoàn, số thẻ đảng viên, số thẻ công đoàn, thuộc diện gia đình chính sách, đã đ−ợc khen th−ởng khi nào,...
Với mục đích nhằm làm thuận tiện cho quá trình quản lý nhân viên tại từng phòng ban, mỗi phòng ban sẽ tổng hợp những thông tin chi tiết của từng nhân viên, lựa chọn những thông tin cá nhân nổi bật th−ờng dùng nhất để điền vào mẫu biểu trong hình 2.2.2: “Danh bạ điện thoại”.
Mẫu biểu “Danh bạ điện thoại” chỉ thể hiện những thông tin nổi bật nh−: họ tên của nhân viên, năm sinh, ngày vào xí nghiệp, trình độ chuyên môn, chức vụ trong phòng ban, chứng chỉ của nhân viên, điện thoại gia đình và di động.
Quản lý chấm công
Công việc chấm công hàng ngày cho từng nhân viên đ−ợc giao cho nhân viên của chính phòng ban đó trực tiếp thực hiện và ghi vào bảng chấm công theo mẫu biểu trong hình 2.2.3: “Bảng chấm công”. Sau đó các dữ liệu thu thập đ−ợc sẽ đ−ợc gửi lại phòng nhân sự - điều hành vào cuối mỗi tháng.
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-33-
Phòng nhân sự - điều hành sẽ tổng hợp lại để tính l−ơng cuối tháng cho từng nhân viên trong từng phòng ban trong công ty.
Các thông tin cần điền vào trong bảng chấm công bao gồm: số thứ tự, họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số giờ làm thêm, số ngày nghỉ đ−ợc phép, số ngày nghỉ không l−ơng, số ngày nghỉ đ−ợc h−ởng l−ơng...
Việc cập nhật các thông tin về số giờ làm thêm, số ngày nghỉ đ−ợc phép, số ngày nghỉ đ−ợc h−ởng l−ơng đ−ợc tổng hợp từ các mẫu biểu trong hình 2.2.4: “Văn bản thỏa thuận làm thêm giờ” và hình 2.2.5: “Phiếu báo nghỉ phép, nghỉ bù”.
Sau khi nhận lại bảng chấm công từ các phòng ban, phòng nhân sự sẽ sử dụng các thông tin trong đó để tiến hành tính l−ơng.
Quản lý l−ơng và th−ởng:
Dựa trên những thông tin về công nhật của từng nhân viên, tiến hành tính l−ơng cho từng nhân viên trong từng phòng ban. Tr−ớc khi tiến hành tính l−ơng, thực hiện cập nhật tổng số ngày làm việc trong tháng, tính toán những khoản khấu trừ l−ơng của nhân viên nh−: tiền tạm ứng, tiền công đoàn phí, tiền quỹ phải đóng cho từng phòng ban, tiền bảo hiểm xã hội, tiền bảo hiểm y tế...
Vào mỗi quý, dựa trên thông tin về những đóng góp trong công việc của mỗi nhân viên trong từng tháng, và dựa trên doanh thu đạt đ−ợc của toàn công ty trong quý đó (đ−ợc lấy từ phòng tài chính kế toán), phòng nhân sự sẽ tính toán và đ−a mức th−ởng cho từng nhân viên để khuyến khích họ.
Cách tính l−ơng:
Hàng tháng công ty phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội 20% số tiền l−ơng chính của mỗi nhân viên trong đó nhân viên chịu 5% (trừ vào tiền l−ơng cuối tháng) và công ty chịu 15%. Số tiền bảo hiểm y tế cũng t−ơng tự là 3% tiền l−ơng chính trong đó nhân viên chịu 1% (trừ vào l−ơng cuối tháng).
Tính l−ơng tạm ứng đ−ợc thực hiện vào giữa mỗi tháng. L−ơng tạm ứng của nhân viên bằng 50% mức l−ơng chính không kể phụ cấp sinh hoạt. Công thức cụ thể nh− sau:
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-34-
L−ơng tạm ứng = (Hệ số l−ơng * L−ơng cơ bản) / 2
Đối với những nhân viên làm ít ngày công, l−ơng cuối tháng nhỏ hơn l−ơng tạm ứng thì tiến hành truy thu sau.
Tính số ngày làm việc trong tháng:
Tổng ngày công = Số ngày làm + Số ngày nghỉ phép + Số ngày làm thêm *1.5 + Số ngày làm dịp lễ * 2.
Tính l−ơng cuối tháng:
L−ơng chính = Hệ số l−ơng * L−ơng cơ bản
Tổng l−ơng (ch−a khấu trừ) = (Hệ số l−ơng*L−ơng cơ bản*Tổng ngày
công) / Số ngày làm việc quy định trong tháng.
Bảo hiểm xã hội = 5% * L−ơng chính
Bảo hiểm y tế = 1% * L−ơng chính
L−ơng thực lĩnh cuối tháng (đã khấu trừ) = Tổng l−ơng – (l−ơng tạm
Hệ thống quản lý nhân sự và chấm công Ch−ơng 2
**************************************************************************************************************
-35-