c Cá tiện nghi và dịh vụ khá:
2.2.3.1 Qui trình thiết lập kế hoạch và triển khai cơng tác đào tạo trong khách sạn Continental
khách sạn Continental
a Cơ sở để thiết lập kế hoạch đào tạo
Dựa vào mục tiêu phát triển kinh doanh của khách sạn:
Hàng năm, vào thời điểm lập ngân sách, các trưởng bộ phận được Ban giám đốc cung cấp các thơng tin sau:
- Chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh chung của tồn khách sạn. Chỉ tiêu về nâng cao chất lượng dịch vụ cùng các chỉ tiêu đo lường chất lượng dịch vụ.
- Chiến lược phát triển chung của khách sạn (mở rộng mạng lưới kinh doanh, giới thiệu dịch vụ mới, mở rộng phạm vi hoạt động của khách sạn…)
- Chỉ tiêu về quản lý chi phí và các chỉ tiêu đặc biệt áp dụng riêng cho từng bộ phận.
Dựa trên các số liệu nĩi trên, trưởng bộ phận phải lên kế hoạch thực hiện chi tiết trong phạm vi bộ phận của mình và làm lên dự trù các nguồn lực cần thiết, trong đĩ bao gồm cả nhu cầu nhân sự và nhu cầu đào tạo để đảm bảo nhân viên cĩ đủ kiến thức cần thiết đáp ứng những thay đổi/ địi hỏi của khách sạn.
Dựa vào yêu cầu phát triển của mỗi cá nhân so với mục tiêu phát triển của khách sạn
Hàng năm, vào thời điểm đánh giá mức độ hồn thành cơng tác, nhân viên trao đổi với lãnh đạo trực tiếp về nguyện vọng đào tạo của mình và hai bên cùng bàn bạc để quyết định.
Yêu cầu phát triển của cá nhân bao gồm ngắn hạn và dài hạn. Cơ sở của việc đề xuất yêu cầu đào tạo bắt buộc phải dựa vào yêu cầu của cơng việc và phục vụ cho mục tiêu chung của khách sạn.
Tuy nhiên, với những cá nhân cĩ tiềm năng và ban giám đốc nhìn thấy khả năng cĩ thể phát triển cá nhân đĩ vào các vị trí cao trong tương lai, khách sạn cĩ thể chấp thuận các kế hoạch đào tạo khơng phục vụ cho mục tiêu trước mắt của khách sạn, hoặc khơng phù hợp hồn tồn với cơng việc mà nhân viên đĩ đang đảm đương trong hiện tại.
b Phê duyệt kế hoạch đào tạo
Ở cấp độ phịng ban
Trong khi đánh gía mức độ hồn thành cơng tác, lãnh đạo trực tiếp xem xét các yêu cầu đào tạo mà nhân viên đề nghị và cùng xem xét kế hoạch đào tạo của nhân viên đĩ. Việc cân nhắc kế hoạch đào tạo của từng cá nhân dựa trên các yếu tố sau:
- Kỹ năng của cá nhân đĩ cĩ đủ đáp ứng nhu cầu của cơng việc hay khơng (nhất là trong trường hợp cá nhân đĩ được phân cơng thêm cơng tác khác).
- Mức độ hồn thiện cơng tác trong năm trước (yếu kém những mặt nào? cần nâng cao kỹ năng gì?)
- Ngân sách đào tạo chung cho cả bộ phận
- Tính phù hợp của loại hình đào tạo (trong nước, ở nước ngồi, đào tạo tại chỗ…)
- Cam kết và kế hoạch hành động của cá nhân cho yêu cầu đào tạo của mình
Ở cấp độ tồn khách sạn
Sau khi tập hợp tồn bộ nhu cầu đào tạo của nhân viên trong bộ phận, trưởng bộ phận phải gửi bảng tổng hợp nhu cầu đào tạo cho Ban giám đốc và bộ phận kế hoạch - tổ chức để xem xét và phê duyệt. Nhu cầu đào tạo của phịng được Ban giám đốc phê duyệt dựa trên các yếu tố sau:
- Mức độ cần thiết và phù hợp của các khố học đối với cơng việc và kế hoạch của từng phịng.
- Kế hoạch hành động của bộ phận tương ứng với yêu cầu đào tạo đưa ra. Bộ phận kế hoạch - tổ chức đĩng vai trị tư vấn cho Ban Giám đốc và Trưởng bộ phận trong suốt quá trình xem xét, phê duyệt kế hoạch đào tạo. Bộ phận kế hoạch - tổ chức sẽ giới thiệu các nhà cung cấp dịch vụ phù hợp, cung cấp chi tiết của các khố học, chi phí và loại hình đào tạo cho từng yêu cầu đào tạo để Ban Giám đốc và các Trưởng phịng quyết định.
c Triển khai kế hoạch đào tạo
Sau khi Ban Giám đốc phê duyệt kế hoạch đào tạo của các bộ phận, nhân viên phụ trách đào tạo của bộ phận kế hoạch - tổ chức sẽ làm việc với các nhà cung cấp để thương thảo giá đào tạo, lên chương trình đào tạo và kết hợp với các bộ phận để triển khai kế hoạch đào tạo.
Trình tựđể thực hiện một khố đào tạo được tiến hành như sau:
- Nhân viên cĩ yêu cầu đào tạo điền vào mẫu “Báo cáo trước khố học” (Pre-learning report) các thơng tin về khố đào tạo mà mình muốn tham dự. Trong đĩ phải nêu rõ mục đích khi tham dự khố học, mục tiêu đạt được sau khi hồn tất khố học và kế hoạch hành động để ứng dụng những điều đã được học vào cơng việc hàng ngày. Đính kèm mẫu này với chương trình học chi tiết của đơn vị cung cấp dịch vụđào tạo. - Mẫu này phải được trưởng bộ phận phê duyệt trước khi gửi đến bộ
phận kế hoạch - tổ chức .
- Dựa trên kế hoạch đào tạo đã được Ban giám đốc phê duyệt, bộ phận kế hoạch - tổ chức xác nhận nhu cầu đào tạo này cĩ nằm trong ngân sách được duyệt trong năm hay khơng, đồng thời tiến cử đơn vị cung cấp dịch vụđào tạo (nếu thấy đơn vị cung cấp dịch vụ mà cá nhân đề nghị khơng đảm bảo chất lượng). Nếu khố học khơng nằm trong ngân sách đượ duyệt thì bộ phận kế hoạch - tổ chức cĩ thể cho ý kiến về tính cần
thiết của khố học đối với cá nhân đĩ và đưa kiến nghị đề trong ngân sách
- Ban giám đốc phê duyệt: Trước hết, Ban giám đốc củng với bộ phận kế hoạch tổ chức sẽ xem xét các yêu cầu đảo tạo của tồn thể nhân viên trong khách sạn để chọn loại hình đào tạo thích hợp.
- Đối với các khố học do bộ phận kế hoạch - tổ chức tổ chức cho một số lớn các nhân viên trong khách sạn, việc phê duyệt cũng theo trình tự tương tự, tuy nhiên bộ phận kế hoạch - tổ chức là người nêu lên mục đích chung của khố học, kế hoạch hàng động sau khi hồn tất khố học. Việc tổ chức các khố học chung cho nhiều nhân được thiết lập dựa trên số yêu cầu chung từ các bộ phận, cũng như đánh giá về mặt nghiệp vụ cho một sốđơng nhân viên trong một bộ phận nào đĩ. Ví dụ:
9 Các khố học tiếng Anh chung cho các nhân viên muốn nâng cao trình
độ ngoại ngữđể phục vụ cơng tác (như các nhà quản lý, tiếp tân…)
9 Các khố học về xử lý tình huống dành cho các nhân viên tiếp tân…
9 Các khố học tổ chức sự kiện dành cho bộ phận F&B…
- Bộ phận kế hoạch - tổ chức chịu trách nhiệm về việc đơn đốc các phịng ban lên kế hoạch thực hiện nhu cầu đào tạo của mình sao cho khơng gây ảnh hưởng đến tiến độ cơng việc. Bộ phận kế hoạch - tổ chức cũng chịu trách nhiệm điều phối một cách hợp lý ngân sách dành cho đào tạo trong tồn khách sạn, nhằm đảm bảo chi phí đào tạo được sử dụng một cách hiệu quả.
Ví dụ:
- Cĩ các thay đổi trong chương trình đào tạo so với kế hoạch đã duyệt thì bộ phận kế hoạch - tổ chức cùng với các trưởng bộ phận phải xem xét tính phù hợp với những thay đổi đĩ đối với mục tiêu chung của khách sạn.
- Phát sinh những nhu cầu đào tạo mới do thay đổi chiến lược kinh doanh, thay đổi nhân sự trong khách sạn. Bộ phận kế hoạch - tổ chức và Ban giám đốc phải xem xét để điều tiết ngân sách theo thứ tựưu tiên cần thiết của các hạng mục đào tạo.