1. Những vấn đề chung về hạch toán kế toán
2.2.3. Kế toán chi tiết vật liệu
2.2.3.1. Đặc điểm vật liệu, dụng cụ
- Nguyên vật liệu
+ Nguyên vật liệu là đối tợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh: T liệu lao động, đối tợng lao động, sức lao động trong công ty.
+ Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó bị thay đổi toàn bộ về hình thái vật chất giá trị của nguyên vật liệu đợc chuyển một lần vào trong giá trị sản phẩm.
- Công cụ dụng cụ
+ Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian quy định để xếp vào TSCĐ.
+Công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, giá trị của nó hao mòn dần vào trong quá trình sử dụng, nó giữ nguyên vật chất hình thái ban đầu cho đến khi h hỏng. Giá tri sản phẩm không lớn, thời gian sử dụng không dài, để cho giảm số công cụ dụng cụ nếu giá trị nhỏ xuất dùng sẽ đợc tính chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất trong kỳ.
2.2.3.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu (NVL), công cụ dụng cụ (CCDC) (CCDC)
Xuất phát từ yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp và vai trò chức năng của kế toán NVL, CCDC có 2 nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức chứng từ sổ sách kế toán phù hợp với phơng pháp hàng tồn kho xí nghiệp.
+ Kế toán phản ánh phân bổ CCDC vào trong quá trình sản xuất từ đó cung cấp số liệu cho việc tính chi phí.
2.2.3.3. Phân loại và đánh giá vật liệu
* Phân loại
Vật t nhập kho từ những nguồn khác nhau ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho tuỳ vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phơng tiện kỹ thuật tính toán của từng doanh nghiệp mà lựa chọn các phơng pháp xác định trị giá vốn thực tế xuất kho cho phù hợp.
Công ty sử dụng 43 loại vật liệu vừa phải nhập ngoại vừa mua trong nớc. Các vật liệu phải nhập bao gồm: dây đồng bọc thuỷ tinh, dây đồng dẹt, tôn silic... Những vật liệu mà Công ty mua của các doanh nghiệp trong nớc là sơn các loại, thanh nhôm, đế nhôm...
Việc theo dõi từng thứ vật liệu rất phức tạp, do Công ty sử dụng nhiều loại vật liệu từ các nguồn khác nhau. Ngoài ra việc sắp xếp bảo quản vật liệu sao cho phù hợp với đặc tính lý hoá của từng loại vật liệu, đòi hỏi Công ty phải bố trí cán bộ, kho tàng một cách khoa học.
- Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu đợc chia thành các loại:
+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. + Vật liệu phụ: Là loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm, hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ đợc hoạt động bình thờng.
+ Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị …
+ Vật liệu khác: Là những loại vật liệu cha đợc xếp vào các loại trên thờng là vật liệu đợc loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định
- Căn cứ vào nguồn hình thành nguyên vật liệu đợc chia thành hai nguồn: + Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh… + Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất
- Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia thành + Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:
+ Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác • Nhợng bán
• Đem quyên tặng.
* Đánh giá NVL: Khi đánh giá vật t phải tuân thủ các nguyên tắc sau: + Nguyên tắc giá gốc
+ Nguyên tắc thận trọng + Nguyên tắc nhất quán
+ Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật t - Đánh giá
+ Xác định trị giá vốn thực tế của vật t nhập kho: Trị giá vốn của vật t nhập kho đ- ợc đánh giá theo từng nguồn nhập:
• Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực nhập bao gồm giá mua, các loại thuế không đợc hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản trong quá trình mua hàng trừ đi chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng mua do không đúng quy cách phẩm chất.
• Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến và số tiền phải trả cho ngời nhận gia công và các chi phí vận chuyển bốc dỡ.
• Nhập vật t do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế của vật t nhập kho do hội đồng liên doanh thoả thuận và các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận
• Nhập vật t do đợc biếu tặng: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý (+)các chi phí khác phát sinh.
+ Xác định trị giá vốn của vật t xuất kho:
Vật t nhập kho từ những nguồn khác nhau ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho tuỳ vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phơng tiện kỹ thuật tính toán của từng doanh nghiệp mà lựa chọn các phơng pháp xác định trị giá vốn thực tế xuất kho cho phù hợp.
2.2.3.4. Hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên khai thờng xuyên
* Chứng từ sử dụng
Phiếu nhập vật t Mẫu số 01-VT
Phiếu xuất vật t Mẫu số 02-VT
Biên bản kiểm nghiệm vật t Mẫu số 03-VT
Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ Mẫu số 03-VT
Bảng phân bổ NVL, công cụ dụng cụ Mẫu số 07-VT Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Mẫu số 02-BH Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ở Công ty TNHH Việt Đông nh sau - Thủ tục nhập kho:
Khi vật liệu đến kho, thủ kho kiểm tra chất lợng, quy cách, số lợng, giá cả lô hàng. Sau đó, cán bộ phòng vật t căn cứ vào hoá đơn của ngời bán và biên bản kiểm nghiệm vật t để làm phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc làm thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của thủ kho, ngời nhập, phụ trách cung tiêu, ngời kiểm tra kỹ thuật. Một liên lu ở phòng vật t, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho, sau đó chuyển phòng kế toán, một liên giao cho khách hàng.
- Thủ tục xuất kho:
Phòng vật t căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh để lập kế hoạch xuất vật t. Bộ phận kế hoạch cung tiêu sẽ lập phiếu xuất kho cho từng loại vật liệu tơng ứng. Mỗi phiếu đợc lập thành 3 liên: một lu ở phòng vật t, một cho thủ kho vật liệu sau chuyển lên phòng kế toán, một cho ngời nhận vật liệu.
phiếu Nhập kho
Ngày 09 tháng 10 năm 2006 Họ tên ngời giao hàng : Doanh nghiệp TNHH Phúc Vinh Theo hợp đồng số : Hà Nội , Ngày 09tháng 10 năm 2006
Nhập tại kho : Kho A
ĐVT: ( đồng) T Tên vật t Mã Đ.vị Số lợng Yêu cầu Thực tế 1 Sơn chống gỉ Kg 30 30 3.200 9.600.000 Tổng cộng 9.600.000
Số tiền bằng chữ:( Chín triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn)
Kế toán (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Ngời giao hàng (ký, họ tên)
Ghi chú :
: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ. : Đối chiếu
- ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng.
Khi nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất, vào chứng từ và thẻ kho, cuối tháng tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại cho phòng kế toán.
- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng số thẻ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất cho từng loại nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị. Kế toán khi nhận đợc chứng từ nhập xuất của thủ kho gửi lên kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho để ghi vào sổ kế toán chi tiết NVL..
Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập xuất tồn, sau đó đối chiếu: +Sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho
Thẻ kho
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê Nhập-Xuất-Tồn
+Số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập xuất tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
+Số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.
Cuối tháng, kế toán căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết của từng loại vật liệu tiến hành ghi số tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu để tính ra số vật liệu tồn cuối tháng và đối chiếu với số liệu ở sổ tổng hợp.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Ghi chú :
: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ. : Đối chiếu
Phiếu nhập, phiếu xuất kho, HĐ mua hàng, bảng phân bổ NVL Sổ chi tiết Nguyên vật liệu, CCDC NKCT số 1, số 2, số 5, số 6, số 7. Bảng kê số 3, bảng kê số 4, bảng kê số 5. Sổ cái TK 152, TK 153 Bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC Báo cáo tài chính
2.2.4. Hạch toán kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
2.2.4.1. ý nghĩa và nhiệm vụ
* ý nghĩa
- Tiền lơng là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động theo số lợng và chất lợng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho ngời lao động đủ để tái sản xuất sức lao động và nâng cao, bồi dỡng sức lao động.
- Tiền lơng trả cho ngời lao động phải đảm bảo đúng chế độ tiền lơng của nhà nớc, gắn với yêu cầu quản lý lao động có tác dụng nâng cao kỷ luật và tăng cờng thi đua lao động sản xuất
- Ngoài tiền lơng, ngời lao động còn đợc hởng các khoản phụ cấp, trợ cấp BHXH, BHYT các khoản này giúp cho ng… ời lao động tăng thêm thu nhập cho họ trong các tr- ờng hợp khó khăn, tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động.
* Nhiệm vụ
- Tổ chức hạch toán và thu thập đầy đủ, đúng đắn các chỉ tiêu ban đầu theo yêu cầu quản lý về lao động.
- Tính đúng, tính đủ kịp thời tiền lơng và các khoản khác có liên quan cho từng đối tợng
- Tính toán, phân bổ chính xác, hợp lý chi phi tiền lơng, các khoản trích theo lơng theo đúng đối tợng sử dụng có liên quan.
- Thờng xuyên cũng nh định kỳ tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quản lý và chỉ tiêu quỹ tiền lơng, cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan đến quản lý lao đông, tiền lơng.
2.2.4.2. Phân loại công nhân viên và phân loại quỹ lơng, quỹ thởng
* Phân loại công nhân viên
- Công nhân trực tiếp sản xuất ra sản phẩm
- Nhân viên quản lý hoặc làm công việc có ý nghĩa chung toàn doanh nghiệp
Tính đến hết tháng 01 năm 2007, số lao động làm việc tại các phân xởng của công ty là 135 lao động, với trình độ tay nghề cao, biết sử dụng thành thạo các trang thiết bị công nghệ hiện đại, cùng các cán bộ quản lý nhiệt tình, có chuyên môn vững
chắc.
Thống kê lao động ở Công ty (Tháng 01năm 2007)
STT Vị trí lao động Số lợng Tỷ trọng (%)
1 Cán bộ quản lý 15 11,11
2 Công nhân tại 2 phân xởng 114 84,44
3 Nhân viên kinh doanh 6 4.45
Cộng 135 100
Lực lợng lao động của Công ty chủ yếu tập trung chủ yếu ở hai phân xởng sản xuất với 114 công nhân chiếm tới 84,44% tổng số lao động của công ty. Đó là số lao động trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất.
* Phân loại quỹ lơng
- Tiền lơng trả theo thời gian, tiền lơng trả theo sản phẩm, lơng khoán - Tiền lơng trả cho thời gian công nhân viên ngừng việc
- Các loại phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, phụ cấp độc hại.. - Các khoản lơng thởng có tính chất thờng xuyên,..
2.2.4.3. Các hình thức trả lơng, cách tính lơng
DN áp dụng hình thức trả lơng đã đợc Nhà nớc quy định
- Tiền lơng theo thời gian áp dụng đối với những ngời làm công tác quản lý, chuyên môn, kỹ thuật.
- Tiền lơng theo sản phẩm áp dụng đối với cá nhân hoặc tập thể ngời lao động căn cứ vào mức độ hoàn thành số luợng chất lợng đợc giao.
- Tiền lơng khoán áp dụng đối với cá nhân hoặc tập thể ngời lao động căn cứ vào khối lợng, chất lợng công việc và thời gian hoàn thành.
* Chế độ tiền lơng tại công ty TNHH Việt Đông
Những công nhân tham gia trực tiếp sản xuất thì hởng lơng theo sản phẩm sản xuất đợc, không hạn chế về số lợng nhng chất lợng sản phẩm phải đợc đảm bảo.
Trong số 135 cán bộ công nhân viên có một bộ phận làm nhiệm vụ gián tiếp phục vụ sản xuất nh bộ phận cơ điện, quản đốc, vệ sinh công nghiệp... các bộ phận này hởng lơng sản phẩm gián tiếp dựa trên lơng sản phẩm bình quân ngày công của công nhân trực tiếp sản xuất.
Đối với các cán bộ thuộc các bộ phận phòng ban quản lý Công ty thì hởng lơng theo cấp bậc, hệ số lơng và thời gian làm việc.
Các cán bộ kinh doanh làm công việc nh tìm kiếm hợp đồng thì hởng lơng khoán.
Để quản lý toàn bộ lao động một cách có hiệu quả, kế toán Công ty sử dụng các bảng chấm công, bảng kê làm thêm giờ, biên bản nghiệm thu sản phẩm. Riêng bảng chấm công đợc sử dụng để quản lý về thời gian lao động của cán bộ công nhân viên trong công ty, đánh giá xem xét ý thức, hiệu quả lao động từ đó thực hiện bình xét để tính lơng thởng cho công nhân. Theo qui định của công ty từ ngày mùng 5 đến ngày mùng 10 hàng tháng, bộ phận kế toán công ty phải hoàn thành xong việc tính lơng và thanh toán cho ngời lao động số lơng của tháng trớc, đồng thời tính toán đầy đủ các khoản Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và thực hiện thanh toán các khoản Bảo hiểm xã hội.
2.2.4.4. Hạch toán chi tiết và tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Chứng từ sử dụng: Hạch toán tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ chủ yếu sử dụng các chứng từ sau:
- Bảng thanh toán tiền lơng Mẫu số 02 - LĐTL. - Bảng thanh toán tiền thởng Mẫu số 03 – LĐTL. - Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH Mẫu số 04 - LĐTL.
- Bảng kê tiền thởng: lập cho từng tổ sản xuất, từng phòng, ban, bộ phận kinh doanh.
- Các phiếu chi, chứng từ, các tài liệu khác và các khoản khấu trừ, trích nộp lơng. Tài khoản sử dụng:
Để tiến hành kế tiền lơng và các khoản trích theo lơng, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu: TK 334, TK338.
Tài khoản 334: phải trả công nhân viên.
Tài khoản này dùng để phản ánh tiền lơng và khoản thanh toán trợ cấp BHYT, tiền lơng, thanh toán khác có liên quan đến thu nhập của công nhân viên.