Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Phương Duy được tổ chức theo cấu trúc trực tuyến. Với cách tổ chức này, Tổng Giám đốc sẽ giao cho người phụ trách của từng bộ phận (từng phòng) đối với từng công việc và từng mục tiêu của doanh nghiệp.
Với quy mô sản xuất kinh doanh tương đối lớn và nhu cầu không ngừng phát triển sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lượng sản phẩm phù hợp với nhu cầu của thị trường. Công ty không ngừng đổi mới và hoàn thiện bộ máy tổ chức hoạt động.
3.1.2.1Sơ đồ cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty TNHH Phương Duy, 2014)
Hình 3.1: Sơđồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Phương Duy.
3.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận trong cơ cấu tổ chức
3.1.3.2.1 Tổng giám đốc
Chịu trách nhiệm trước Pháp luật về việc quản lý, điều hành mọi hoạt động của Công ty và phát triển vốn, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của Công ty đối với Nhà nước, trực tiếp điều hành công tác xuất nhập khẩu, tổ chức ký kết hợp đồng, liên doanh với đối tác trong và ngoài nước.
3.1.3.2.2 Các Phó Tổng giám đốc
Giúp cho Tổng giám đốc, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc trong phạm vi được giao. Phụ trách tình hình kinh doanh, chất lượng sản phẩm. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về hoạt động sản xuất kinh
Tổng giám đốc Các Phó Tổng giám đốc Phòng Sản xuất Phòng Kinh doanh xuất khẩu Phòng Thu mua Phòng Quản lý chất lượng Phòng Nhân sự Phòng Tài chính và kế toán Vận chuyển Trạm thu mua Nhà máy Giám sát kho Phòng Hóa nghiệm Phòng Vi sinh
doanh của Công ty. Mặt khác, Phó Tổng giám đốc có thể thay mặt Tổng giám đốc để giải quyết những công việc có tính chất thường xuyên của các đơn vị khi Tổng giám đốc vắng mặt.
3.1.3.2.3 Phòng Kinh doanh, xuất khẩu
Là một bộ phận giữ vai trò quan trọng, nhiệm vụ tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm cũng như tìm khách hàng mới, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. Đề xuất kế hoạch kinh doanh, tính toán giá cả và soạn thảo hợp đồng, thực hiện các thủ tục xuất khẩu hàng hóa hay nhập khẩu các yếu tốđầu vào. Có nhiệm vụ cung cấp thông tin, biên dịch, phiên dịch các loại tài liệu cho Ban Tổng giám đốc. Giám sát tiến độ thực hiện hợp đồng của các phòng ban, nhà máy nhằm đảm bảo sản xuất sản phẩm theo đúng thời hạn giao hàng ghi trong hợp đồng đồng thời kịp thời đề xuất phương án kinh doanh, chiến lược marketing hiệu quả, phù hợp với tình hình thực tế.
3.1.3.2.4 Phòng Thu mua
Đây là bộ phận đảm nhiệm nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất, nhiệm vụ chính là tìm kiếm, duy trì nguồn nguyên liệu. Đàm phán và ký kết hợp đồng với nhà cung ứng và quản lý quá trình cung ứng nguyên vật liệu trong đó gồm có như điều tiết số lượng, thời gian cung cấp nguyên vật liệu phù hợp với kế hoạch sản xuất, quản lý quá trình vận tải và hoạt động của các đại lý thu mua.
3.1.3.2.5 Phòng Sản xuất
Nhiệm vụ lên lịch trình sản xuất, giám sát toàn bộ quá trình sản xuất và các vấn đề phát sinh ở nhà máy. Phòng sản xuất gồm có ba bộ phận nhỏ: Bộ phận Vận hành điều khiển sự vận hành của những máy móc chính tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm; Bộ phận Cơ khí - Điện chịu trách nhiệm quản lý công cụ, dụng cụ, hệ thống điện của nhà máy; Bộ phận Xây dựng có nhiệm vụ sửa chữa nhà máy, kho bãi, văn phòng… và đóng hàng vào container.
3.1.3.2.6 Phòng quản lý chất lượng
Kiểm tra các thông số kỹ thuật của sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm dựa trên tiêu chuẩn WHO-GMP, kiểm tra cách thức bảo quản sản phẩm. Theo dõi chất lượng của sản phẩm tồn kho, lấy mẫu cho các cơ quan chứng nhận chất lượng sản phẩm. Cập nhật những yêu cầu mới về sản phẩm kết hợp với bộ phận sản xuất trong nghiên cứu sản phẩm mới, thực hiện các thủ tục chứng nhận chất lượng cho các lô hàng xuất khẩu.
3.1.3.2.7 Phòng Nhân sự
Quản lý nguồn nhân lực, điều chuyển và tổ chức nhân sự, thống kê các thông tin và giải quyết những công việc hành chính của Công ty. Thực hiện quản lý lao động, tiền lương và các chếđộ theo quy định.
3.1.3.2.8 Phòng Tài chính và Kế toán
Đây là phòng duy nhất Tổng giám đốc trực tiếp quản lý. Có nhiệm vụ hạch toán, kiểm tra, hướng dẫn, thực hiện thống kê và quản lý tài chính, tài sản
của Công ty theo pháp lệnh và quy chế tài chính của Nhà nước. Làm nhiệm vụ thống kê thông tin kinh tế, hoạt động liên quan đến hoạch định phương án tài chính, đảm bảo nguồn vốn đáp ứng nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, tài sản tại Công ty. Phòng Tài Chính còn trực tiếp quản lý, giám sát các vấn đề pháp lý liên quan đến tài chính của Công ty, cũng như mối quan hệ giữa các Ngân hàng, Chi cục Thuế, Bộ phận Thuế của Cục Hải Quan và đối tác liên doanh.