Hệ thống chứng từ của công ty được tổ chức xuất phát từ các chứng từ gốc được lập trực tiếp sau các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành bao gồm các chứng từ dùng để ghi sổ kế toán như hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy báo có, giấy báo nợ ngân hàng… và không dùng để ghi sổ kế toán như Lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho hàng mẫu…
Cách thức tổ chức hệ thống chứng từ: kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập các chứng từ phù hợp phản ánh đúng đắn các nghiệp vụ. Sau đó, các chứng từ sẽ được luân chuyển đến các bộ phận liên quan kết hợp với việc kiểm tra tính đúng đắn, hợp lí, hợp pháp của chúng và cuối cùng được lưu trữ và bảo quản cẩn thận. Các chứng từ này sẽ dùng làm cơ sở để ghi sổ và lập BCTC.
Quy trình tổ chức hệ thống chứng từ được thiết kế, xây dựng hợp lí, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty đảm bảo chứng từ được lập, ghi chép, luân chuyển và bảo quản hiệu quả, đúng qui định, tuân theo một chu trình luân chuyển nhất định.
Thủ tục, nội dung chứng từ nhập kho - Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu nhập kho + Hóa đơn mua hàng + Hóa đơn GTGT + Biên bản nhận hàng - Thủ tục
Để quản lí nguồn NVL, CCDC nhập kho, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho nhằm kiểm soát việc mua NVL, CCDC vào và có cơ sở chứng minh về nguồn nhập.
Trình tự kiểm soát NVL, CCDC nhập kho như sau:
+ Khi nhận được yêu cầu mua hàng từ nhân viên sản xuất, kế toán sẽ tiến hành lập biên bản nhận nhập kho có sự chấp nhận của thủ kho và người đề nghị mua NVL, CCDC.
+ Sau đó, khi hàng đã chuyển đến địa điểm, kế toán hàng hóa sẽ đối chiếu chứng từ và tiến hành lập phiếu nhập kho theo hóa đơn mua hàng, biên bản nhận và xác minh chữ kí của người lập phiếu, người giao hàng, người đề nghị mua hàng và thủ kho.
+ Cuối cùng, phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho thủ kho để kiểm nhận, nhập hàng và ghi sổ. Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành so sánh, đối chiếu số liệu với thủ kho nhằm điều chỉnh sai lệch (nếu có) và tiến hành lưu trữ chứng từ theo qui định.
Sơ đồ 2.4: Qui trình luân chuyển chứng từ nhập kho
- Nội dung
Mẫu phiếu nhập kho (Xem phụ lục đính kèm)
Phiếu nhập kho được lập 3 liên và luân chuyển đến các bộ phận: - Liên 1: giao cho bộ phận phụ trách NVL
- Liên 2: giao cho thủ kho
- Liên 3: giao cho kế toán, kẹp với chứng từ và tiến hành lưu trữ, bảo quản.
Thủ tục, nội dung chứng từ xuất kho NVL cho sản xuất Đối chiếu
Hóa đơn mua hàng
NHÀ CUNG CẤP THỦ KHO KẾ TOÁN
Hóa đơn mua hàng Thẻ kho Biên bản kiểm nhận Phiếu nhập kho
- Chứng từ sử dụng + Phiếu xuất kho + Lệnh xuất kho + Phiếu xin xuất kho - Thủ tục
Phiếu xuất kho hay còn gọi là chứng từ thực hiện, được lập nhằm làm cơ sở chứng minh cho một nghiệp vụ xuất NVL, CCDC.
Trình tự kiểm soát NVL, CCDC xuất kho như sau:
+ Bộ phận sản xuất khi có nhu cầu xuất kho NVL, CCDC nhằm sản xuất hàng hóa thì sẽ lập giấy xin xuất kho.
+ Sau đó, giấy xin xuất kho sẽ được chuyển cho quản lí duyệt và kế toán hàng hóa sẽ căn cứ vào đó tiến hành lập phiếu xuất kho nếu việc xuất kho được chấp thuận.
+ Phiếu xuất kho sẽ chuyển cho qua thủ kho để tiến hành xuất kho. Thủ kho sau khi xuất kho sẽ kí tên và chuyển qua cho kế toán tiến hành ghi sổ kế toán và lưu trữ, bảo quản. Phiếu xuất kho phải có chữ kí của Giám đốc.
Sơ đồ 2.5: Qui trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL, CCDC
- Nội dung:
Mẫu phiếu xuất kho (Xem phụ lục đính kèm)
Phiếu xuất kho được lập 3 liên và luân chuyển đến các bộ phận: - Liên 1: giao cho bộ phận sản xuất đề nghị xuất NVL, CCDC
THỦ KHO BỘ PHẬN SẢN XUẤT KẾ TOÁN Phiếu xuất kho Giấy xin xuất
kho đã duyệt Phiếu xuất kho đã duyệt Giấy xin xuất kho
- Liên 2: giao cho thủ kho
- Liên 3: giao cho kế toán, kẹp với chứng từ và tiến hành lưu trữ, bảo quản.
Thủ tục, nội dung chứng từ xuất bán thành phẩm: - Chứng từ sử dụng
+ Phiếu xuất kho + Hóa đơn bán hàng + Hóa đơn GTGT - Thủ tục
Trình tự kiểm soát xuất kho thành phẩm để bán như sau:
+ Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho.
+ Sau đó phiếu xuất kho sẽ được chuyển đến thủ kho để tiến hành việc xuất kho giao cho khách hàng nếu hóa đơn bán hàng đã được duyệt. Phiếu xuất kho phải được thủ kho kí duyệt.
- Cuối cùng phiếu xuất kho sẽ chuyển cho kế toán ghi sổ và tiến hành lưu trữ bảo quản.
Sơ đồ 2.6: Qui trình luân chuyển chứng từ xuất kho thành phẩm
- Nội dung:
Mẫu phiếu xuất kho (Xem phụ lục đính kèm)
Phiếu xuất kho được lập 3 liên và luân chuyển đến các bộ phận: - Liên 1: giao cho thủ kho
THỦ KHO Phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng được duyệt BỘ PHẬN BÁN HÀNG KẾ TOÁN Phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng
- Liên 2: giao cho bên mua để làm căn cứ thanh toán
- Liên 3: giao cho kế toán, kẹp với chứng từ và tiến hành lưu trữ, bảo quản. 2.2.2.3.Chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam (QĐ 15/2006 QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ tài chính ).
Kì kế toán năm bắt đầu từ 1/1 đến 31/12
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam
Chính sách kế toán hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được xác định theo nguyên tắc giá gốc và đảm bảo nguyên tắc thận trọng và nguyên tắc nhất quán trong việc sử dụng phương pháp tính giá.
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp bình quân gia quyền.
Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Phương pháp thẻ song song.
Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 2.2.3. Thực trạng qui trình kế toán hàng tồn kho tại công ty
2.2.3.1.Phương pháp tính giá được áp dụng tại công ty 2.2.3.1.1. Nguyên tắc ghi nhận giá trị hàng tồn kho 2.2.3.1.1. Nguyên tắc ghi nhận giá trị hàng tồn kho
Hàng tồn kho tại công ty được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc dựa vào nguồn hình thành và thời điểm tính giá trị hàng tồn kho. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí có liên quan trực tiếp khác đã phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Chi phí mua thường bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản… trong quá trình mua hàng.
Chi phí chế biến thường bao gồm các chi phí có liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm như chi phí nhân công trực tiếp, chi
phí sản xuất chung phát sinh trong quá trình chuyển hóa NVL thành thành phẩm…
Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.
Chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…
Nguyên tắc giá gốc được công ty áp dụng nhất quán trong suốt niên độ kế toán và chưa có sự thay đổi phương pháp.
2.2.3.1.2. Tính giá thực tế nhập kho
Cách tính:
Giá mua (giá ghi trên hóa đơn) : công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá trị hàng tồn kho mua vào là giá mua chưa có thuế GTGT.
Chi phí thu mua: ở công ty thường là chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí hao hụt tự nhiên…
Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá: công ty thường được hưởng chiết khấu do thanh toán trước hạn.
Một số nghiệp vụ minh họa:
Nghiệp vụ 1: Ngày 18/6/2013, công ty nhập kho 371,91 m2 kính trắng 1,8 ly mua của công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ An Đại Hưng với giá chưa thuế là 44.000 đ/tấm. Chi phí vận chuyển hàng bán do bên bán hàng chịu. Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Giá mua (giá ghi trên hóa đơn) Các khoản thuế không được hoàn lại Chi phí thu mua Giá gốc = + + Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá
Nợ TK 152: 371,91 x 44.000 = 16.364.040 Nợ TK 133: 371,91 x 44.000 x 10% = 1.636.404 Có TK 331: 18.000.444
Nghiệp vụ 2: Ngày 20/6/2013, công ty nhập kho 575 kg hạt nhựa HDPE G2855 của Doanh nghiệp tư nhân thương mại Hải Thông với giá chưa thuế là 30.500 đ/kg. Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Nợ TK 152: 575 x 30.500 = 17.537.500 Nợ TK 133: 575 x 30.500 x 10% = 1.753.750 Có TK 331: 19.291.250
Nghiệp vụ 3: Ngày 01/08/2013, công ty nhập kho 15.288 cái catalogue thép 16 mẩu của công ty TNHH In và Quảng cáo Bằng Hữu với giá chưa thuế là 5.800 đ/cái. Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Nợ TK 152: 15.288 x 5.800 = 88.670.400 Nợ TK 133: 15.288 x 5.800 x 10% = 8.867.040 Có TK 331: 97.537.440
2.2.3.1.3. Tính giá thực tế xuất kho
Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp này được tính dựa trên giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kì và giá trị của từng loại hàng tồn kho được mua trong kì và nhằm xác định giá vốn hàng bán và trị giá hàng xuất kho trong kì.
Trong công ty, phương pháp bình quân gia quyền được áp dụng tính theo từng thời kì. SDCK: XXX (3).88.670.400 TK 331 TK 152 SDDK: XXX SDDK: XXX 122.571.940 (1) 16.364.040 (2).17.537.500 SPS: 122.571.940 TK 133 SDDK: XXX (1) 1.636.404 12.257.194 (2). 1.753.750 SPS: 134.829.134 (3). 8.867.040 SDCK: XXX SDCK: XXX SPS: 12.257.194
Một số nghiệp vụ minh họa
Nghiệp vụ 1: Ngày 20/12/2013, công ty xuất kho 1.124,5 kg Hạt Cra 700 cho phân xưởng sản xuất để sản xuất sản phẩm. Doanh nghiệp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
3
Trị giá NVL xuất kho = 1.124,5 x 38.804 = 43.635.098 đ Nợ TK 621: 43.635.098
Có TK 152: 43.635.098
Nghiệp vụ 2: Ngày 01/06/2013, công ty xuất kho 2.267 kg Hạt nhựa HDPE V 1160 cho phân xưởng sản xuất để sản xuất sản phẩm. Nợ TK 621: 2.267 x 30.000 = 68.010.000 Có TK 152: 68.010.000 Giá thực tế NVL, CCDC tồn đầu kì Giá thực tế NVL, CCDC nhập trong kì Đơn giá bình quân NVL, CCDC xuất kho + = Lượng thực tế NVL, CCDC tồn đầu kì + Lượng thực tế NVL, CCDC tồn đầu kì = Trị giá NVL, CCDC xuất kho Số lượng NVL, CCDC xuất kho
X bình quân Đơn giá
38.804 21.400.000 + 131.876.325
550 + 3.400
= Đơn giá bình quân =
Nghiệp vụ 3: Nhập kho 1.000 kg hạt nhựa PVC của công ty TNHH Nhựa An Đạt với giá chưa thuế 16.818,18 đ/kg. Công ty đưa NVL vào sản xuất ngay, không qua nhập kho.
Nợ TK 621: 1.000 x 16.818,18 = 16.818.180 Nợ TK 133: 1.000 x 16.818,18 x 10% = 1.681.818 Có TK 111: 18.499.998 TK 152 TK 621 SDDK: XXX (1). 43.635.098 (2). 68.010.000 SPS: 111.645.098 SDCK: XXX 111.645.098 (3) 16.818.180 TK 111 TK 621 SDDK: XXX (3). 18.499.998 SPS: 18.499.998 16.818.180 SDCK: XXX TK 133 SDDK: XXX (3)1.681.818 SPS: 1.681.818 SDCK: XXX
2.2.3.2.Kế toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty 2.2.3.2.1. Phương pháp kế toán chi tiết 2.2.3.2.1. Phương pháp kế toán chi tiết
Công ty đã chọn áp dụng phương pháp thẻ song song trong việc thực hiện kế toán chi tiết hàng tồn kho. Phương pháp này đã được công ty áp dụng nhất quán trong suốt niên độ kế toán.
2.2.3.2.2. Trình tự ghi chép
Phòng kế toán lập thẻ kho với đầy đủ các chỉ tiêu theo qui định: tên, nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính, mã số hàng và giao cho thủ kho thực hiện việc ghi chép thông tin về hàng tồn kho hằng ngày. Mỗi thẻ kho được dùng cho một loại hàng tồn kho cùng qui cách.
Tại kho, thủ kho sẽ ghi chép tình hình nhập, xuất hàng tồn kho theo số lượng dựa trên chứng từ nhận được vào thẻ kho. Thủ kho phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lí của các chứng từ này và mỗi chứng từ chỉ ghi một dòng vào thẻ kho. Sau khi ghi chép xong, thủ kho chuyển hết thẻ kho và các chứng từ cho kế toán.
Kế toán sẽ kiểm tra lại lần nữa các chứng từ nhận được từ thủ kho rồi căn cứ vào đó để tiến hành ghi chép tình hình hàng tồn kho về cả số lượng lẫn giá trị vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết mà kế toán đã lập tương ứng với thẻ kho.
Cuối tháng, kế toán tính ra tổng số nhập, xuất và số hàng tồn cả về số lượng lẫn giá trị rồi đối chiếu với thẻ kho và số liệu kiểm kê thực tế, nếu có chênh lệch phải tiến hành xử lí. Trên cơ sở số liệu tổng hợp kế toán lập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, công cụ dụng cụ.
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho (Xem phụ lục đính kèm) 2.2.3.2.3. Ưu, nhược điểm
Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ ghi chép, ít tốn công, có khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu với nhau.
Nhược điểm: Công việc ghi chép còn trùng lặp và việc ghi chép thực hiện vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kế toán và dễ bị rối, sai sót nếu có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra, lượng NVL, CCDC của công ty nhập vào liên tục nên áp dụng phương pháp này công ty có thể gặp khó khăn.
2.2.3.3.Kế toán tổng hợp hàng tồn kho tại công ty 2.2.3.3.1. Đặc điểm 2.2.3.3.1. Đặc điểm
Công ty lựa chọn phương pháp kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới hàng tồn kho được phản ánh thường xuyên, liên tục chứ không phải dồn vào cuối kì mới tổng hợp. Công ty có bộ máy kế toán tương đối chặt chẽ do đó có thể thực hiện việc theo dõi tình hình hàng tồn kho thường xuyên được, không gặp khó khăn nhiều và công ty đã áp dụng nhất quán phương pháp này trong suốt niên độ kế toán.
Các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của hàng tồn kho. Cuối kỳ, kế toán so sánh, đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán, nếu phát hiện chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
2.2.3.3.2. Chứng từ sử dụng
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
Thẻ kho
Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá
… 2.2.3.3.3. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán hàng tồn kho do Bộ tài chính qui định trong chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam và chi tiết của các tài khoản đó để phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Những tài khoản chủ yếu thường dùng là:
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu TK 153: Công cụ, dụng cụ
TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 155: Thành phẩm
TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ