2.1.2.1.Tổ chức bộ máy
2.1.2.1.1. Cơ cấu tổ chức
Bộ máy công ty được tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng với các phòng ban:
Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lí công ty, đại diện cho công ty trước pháp luật, thực hiện việc bầu ra Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc công ty.
Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc: điều hành, quản lí công việc kinh doanh hằng ngày của công ty theo đúng qui định của pháp luật.
Ban kiểm soát: thực hiện giám sát hoạt động Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty. Đồng thời kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trung thực trong công tác kế toán thống kê và lập BCTC.
Trợ lí Tổng giám đốc: hỗ trợ giám đốc trong việc kinh doanh, quản lí hằng ngày tại công ty.
Phòng sales & marketing:
Phòng sales: tìm kiếm khách hàng, quảng bá sản phẩm và kí kết hợp đồng với khách hàng.
Phòng marketing: thực hiện công tác marketing và quản trị marketing về giá, sản phẩm, phân phối, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh, nghiên cứu thị trường và lên kế hoạch marketing.
Quản đốc phân xưởng: quản lí việc sản xuất ở phân xưởng và phòng sơn với sự hỗ trợ của trưởng các cơ sở.
Bộ phận kĩ thuật: bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp máy móc, thiết bị, đảm bảo hoạt động của chúng với hiệu quả cao.
Phòng thiết kế: thiết kế mẫu mã các sản phẩm công ty, phác họa về các hình mẫu cho công ty.
Phòng chăm sóc khách hàng: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, chăm sóc và giữ mối quan hệ với khách hàng một cách tốt nhất, tạo sự tín nhiệm cao và sự trung thành của khách hàng với công ty.
Phòng kế toán tài chính: Hạch toán kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính, kế hoạch sử dụng, tổ chức quản lí nguồn vốn có hiệu quả, khai báo thuế và lập BCTC theo đúng qui định của pháp luật.
Phòng hành chánh nhân sự: Quản lí, điều động nhân viên theo chỉ thị cấp trên, thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ liên quan đến người lao động. Đồng thời, phòng còn có nhiệm vụ soạn thảo, quản lí văn bản, hồ sơ, thực hiện các quyết định đã ban hành.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức quản lí tại công ty
2.1.2.1.2. Ưu, nhược điểm
Ưu điểm: Bộ máy tổ chức của công ty đã được bố trí rõ ràng theo từng phòng ban, mỗi phòng phụ trách những công việc cụ thể phù hợp với chức năng của từng phòng đem đến một sự đảm bảo thực hiện tốt công việc,
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC TRỢ LÍ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG SALES & MARKETING QUẢN ĐỐC PHÂN XƯỞNG PHÒNG THIẾT KẾ PHÒNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH PHÒNG HÀNH CHÁNH NHÂN SỰ BỘ PHẬN KĨ THUẬT KẾ TOÁN TRƯỞNG TRƯỞNG PHÂN XƯỞNG 1 TRƯỞNG PHÂN XƯỞNG 2 TRƯỞNG PHÒNG SƠN CHUYÊN VIÊN KẾ TOÁN CHUYÊN VIÊN TÀI CHÍNH
phát huy được chuyên môn của nhân viên trong từng bộ phận, góp phần hoàn thành mục tiêu của tổ chức và nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Nhược điểm: Nếu công ty mở rộng qui mô, đa dạng hóa sản phẩm, phát triển thị trường thì sẽ không hiệu quả lắm. Người quản lí sẽ không tập trung được vào chuyên môn của mình để đưa ra những giải pháp nhằm phát triển doanh nghiệp và nâng cao chất lượng, mức tiêu thụ đối với các loại sản phẩm.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, giữa các phòng ban cần có sự gắn kết, hỗ trợ lẫn nhau, phối hợp trong việc thực hiện công việc và phải hoạt động dưới sự kiểm soát thường xuyên của cấp quản lí và ban kiểm soát của công ty, tránh sự phân tán trách nhiệm trong nội bộ. Mỗi nhân viên phải được tạo điều kiện để có thể phát huy đúng khả năng, năng lực chuyên môn của mình theo từng phòng ban, đóng góp vào sự phát triển chung của công ty.
2.1.2.2.Tình hình hoạt động kinh doanh
2.1.2.2.1. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng 2.1: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Chỉ tiêu MS Năm 2012 Năm 2013
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 18.501.145.150 19.212.322.459 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (03=01-02) 03 18.501.145.150 19.212.322.459 4. Giá vốn hàng bán 04 2.303.784.068 2.008.279.749 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (05=03-04) 05 16.197.361.082 17.204.042.710
2.1.2.2.2. Ưu, nhược điểm
Ưu điểm:
Hoạt động kinh doanh của công ty đã có sự thay đổi, qui mô được mở rộng và sản phẩm được đa dạng hóa. Chính sách điều tiết và định hướng phát triển kinh doanh của công ty đã mang đến sự gia tăng về doanh thu và lợi nhuận qua các năm.
6. Doanh thu hoạt động tài chính
06 149.935.000 140.533.000 7. Chi phí tài chính 07 101.802.443 46.519.570 - Trong đó: Chi phí lãi vay 101.802.443 46.519.570 8. Chi phí bán hàng 08 2.324.139 2.454.544 9. Chi phí quản lí doanh
nghiệp
09 155.898.216 232.216.944 10. Lợi nhuận thuần từ
hoạt động kinh doanh {10=05+(06-07)- (08+09)} 10 16.087.271.284 17.063.384.652 11. Thu nhập khác 11 10.235.000 12. Chi phí khác 12 30.639.337 13. Lợi nhuận khác (13=11-12) 13 10.235.000 (30.639.337) 14. Tổng lợi nhuận kế
toán trước thuế (14=10+13) 14 16.097.506.284 17.032.745.315 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 15 4.024.376.571 4.258.186.329 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 16 17. Lợi nhuận sau thuế TNDN
(17=14-15-16)
17 12.073.129.713 12.774.558.987
18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu(*)
Hoạt động sản xuất và bán hàng được tự động hóa, trang thiết bị, máy móc được đầu tư hiện đại mang đến những sản phẩm chất lượng, thu hút được nhiều khách hàng và giảm được chi phí đáng kể. Bên cạnh đó, công ty còn có những khoản doanh thu từ các hoạt động đầu tư tài chính, góp phần làm gia tăng lợi nhuận trong năm của công ty.
Nhược điểm: Chi phí tài chính khá lớn, chủ yếu từ lãi vay, công ty còn sử dụng nguồn vốn đi vay nhiều, dẫn đến hiệu quả hoạt động kinh doanh bị kìm hãm phần nào. Ngoài ra, chi phí quản lí doanh nghiệp và chi phí khác cũng còn khá cao, cần phải điều chỉnh và cắt giảm những khoản chi phí không cần thiết.
2.1.3. Định hướng phát triển công ty
Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là sản xuất, gia công và mua bán các sản phẩm nhựa gia dụng, văn phòng phẩm... Trong thời gian qua với nỗ lực của mình, công ty đã trở thành đối tác của nhiều doanh nghiệp lớn như Tôn Hoa Sen, VINASOY, dược phẩm B.Braun…
Ngoài ra, công ty còn là trợ thủ cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực marketing, giúp các doanh nghiệp quảng bá, xây dựng thương hiệu của mình thông qua sản xuất các mặt hàng quà tặng như khung hình, móc khóa… và cung cấp các dịch vụ môi giới sản phẩm khuyến mại mà công ty không trực tiếp sản xuất được, dịch vụ nghiên cứu thị trường…
Mục tiêu chủ yếu của công ty trước hết là thực hiện tốt nhiệm vụ kinh doanh theo đúng qui định của pháp luật, thực hiện tốt công tác kế toán, làm tròn nghĩa vụ khai báo và nộp thuế, giải quyết tốt việc làm cho người lao động và kinh doanh có lãi, khẳng định thương hiệu và đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng.
Định hướng của công ty trong thời gian tới sẽ mở rộng chi nhánh ra khắp cả nước, tiếp tục phát huy vai trò là trợ thủ cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực marketing, mang đến cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất, tạo uy tín với chất lượng đảm bảo, trở thành nhà sản xuất quà tặng hàng đầu trong nước và sẽ mở rộng nhập khẩu các mặt hàng từ Trung Quốc, Thái Lan… để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán hàng tồn kho tại công ty 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán hàng tồn kho tại công ty
2.2.1.1.Hình thức tổ chức
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Tại phòng kế toán của doanh nghiệp, tất cả các công việc liên quan đến ghi chép, phân loại, tổng hợp, phân tích, so sánh, đối chiếu, kiểm tra các số liệu, chứng từ, sổ sách… đều được thực hiện theo đúng qui trình. Các phòng ban khác chỉ thực hiện việc báo sổ.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán được xây dựng theo hình thức tập trung mang đến một bộ máy tổ chức gọn nhẹ nhưng vẫn linh hoạt, tiết kiệm nhiều chi phí và vẫn đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời. Đồng thời, hình thức này còn giúp cho Ban giám đốc dễ kiểm soát, điều chỉnh và cập nhật thông tin, có biện pháp xử lí nhanh chóng và đạt hiệu quả cao trong việc quản lí, điều hành.
2.2.1.2.Sơ đồ tồ chức
2.2.1.3.Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán
Nhiệm vụ của phòng kế toán là hạch toán kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập kế hoạch tài chính, kế hoạch sử dụng và tổ chức quản lí nguồn vốn, tài sản có hiệu quả, kê khai và nộp thuế theo qui định, lập BCTC chính xác, trung thực và tin cậy... Các nhiệm vụ được nêu
KẾ TOÁN HÀNG HÓA KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN XUẤT KÊ KẾ TOÁN THỦ KHO KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ KẾ TOÁN CÔNG NỢ Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
trên được phân chia cụ thể cho các thành phần kế toán trong phòng kế toán như sau:
Kế toán trưởng:
- Là người trực tiếp tổ chức công tác kế toán, đảm bảo hoạt động của phòng đạt hiệu quả cao, đưa ra những giải pháp để quản lý phần mềm nhằm xử lí kịp thời và điều tiết nhanh chóng hoạt động tài chính.
- Thực hiện công tác hậu kiểm tra lương và giải quyết các phiếu chỉnh của cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc và trước pháp luật về công việc, phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.
- Kế toán trưởng còn phải lập BCTC kịp thời xác định kết quả kinh doanh của công ty, thường xuyên kiểm tra, tổng hợp các báo cáo quyết toán đảm bảo thông tin chính xác, phục vụ cho công tác phân tích tài chính hoạt động kinh doanh và tham mưucho việc ra quyết định của các cấp lãnh đạo công ty.
Kế toán tổng hợp
- Thực hiện hạch toán tổng hợp, lập chứng từ kế toán của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan.
- Thực hiện phân tích các báo cáo tổng hợp, đưa ra nhận xét đánh giá về tình hình kinh doanh của công ty.
- Trong trường hợp Kế toán trưởng vắng mặt thì thay mặt Kế toán trưởng giải quyết các vấn đề thuộc về lĩnh vực kế toán và thực hiện các công việc khác do Kế toán trưởng hoặc cấp trên phân công.
Kế toán hàng hóa:
- Định khoản các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất hàng hóa, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của những chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa.
- Cuối tháng, kế toán hàng hóa phải lập bảng kê hàng hóa bán ra và các báo cáo định kì, thực hiện lưu trữ chứng từ khoa học, hợp lí và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Kế toán trưởng.
Kế toán xuất kê:
- Xuất kê các đơn hàng, cuối ngày in bảng kiểm kê để đối chiếu kế toán hàng hóa và thủ kho.
- Giải quyết các đơn hàng bị trả về.
Thủ kho:
- Nhập, xuất hàng hóa dựa vào các chứng từ kế toán được duyệt, thực hiện ghi chép vào thẻ kho và tổng hợp, kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp của chứng từ. Cuối ngày, thủ kho thực hiện các công việc luân chuyển chứng từ với kế toán hàng hóa và kiểm kê hàng, thực hiện so sánh, đối chiếu với kế toán xuất kê.
- Đồng thời, thủ kho cũng có nhiệm vụ phải bảo quản hàng hóa, chất xếp đúng theo qui định.
- Thực hiện các công việc do Kế toán trưởng phân công.
Kế toán thanh toán:
- Đối với tiền mặt: Lập phiếu chi, phiếu thu gồm 3 liên khi phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt. Đồng thời ghi sổ các nghiệp vụ diễn biến hằng ngày.
- Đối với tiền gửi ngân hàng: kế toán thanh toán ghi vào sổ tiền gửi ngân hàng tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng, kế toán sẽ đối chiếu sổ phụ ngân hàng với tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
Kế toán công nợ:
- Theo dõi chi tiết công nợ các khoản phải thu phải trả, các khoản vay ngắn hạn, dài hạn.
- Cuối tháng, kế toán công nợ dựa vào sổ chi tiết của từng người mua, người bán lập bảng tổng hợp tình hình thanh toán với người mua, người bán. Sau đó, gửi bản kiểm kê chi tiết hóa đơn kèm các chứng từ thanh toán cho kế toán tổng hợp và lập phiếu kế toán cho các hoạt động xảy ra trong tháng, tập hợp sổ cái TK 131, TK 331.
Thủ quỹ:
- Thực hiện thu chi tiền mặt theo các chứng từ thu chi tiền mặt của kế toán thanh toán lập theo đúng các đối tượng và thực hiện kiểm tra, đếm tiền chính xác.
- Cuối ngày đối chiếu số phát sinh hằng ngày với kế toán thanh toán, xác định tồn quỹ và kiểm quỹ thực hiện.
- Định kỳ đối chiếu với kế toán hàng hóa khối lượng nhập, xuất.
Bộ máy kế toán của công ty được xây dựng theo từng thành phần thực hiện các chức năng kế toán tương ứng với từng thành phần đó và có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhanh nhẹn và phối hợp nhịp nhàng với nhau. Mỗi nhân viên đều phải chịu trách nhiệm với công việc của mình, chịu sự quản lí và làm theo chỉ thị của cấp trên tạo nên một bộ máy hiệu quả và góp phần hoàn thành mục tiêu phát triển của công ty.
Những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng tồn kho đều được ghi chép và phản ánh đầy đủ, đúng đắn qua từng bộ phận kế toán liên quan trong bộ máy kế toán của công ty. Nhờ sự phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả của các bộ phận này với nhau đã góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác tổ chức kế toán hàng tồn kho, làm cho công tác hạch toán trở nên dễ dàng và chính xác hơn, giảm được khối lượng công việc và góp phần phát triển công ty.
2.2.2. Tổ chức nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho tại công ty 2.2.2.1.Hình thức sổ sách 2.2.2.1.Hình thức sổ sách
Hình thức sổ kế toán được áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung với các loại sổ được dùng để ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là:
Sổ nhật kí chung: ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi vào Sổ cái.
Sổ cái: tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu của Sổ cái cuối tháng được dùng để ghi vào Bảng cân đối phát sinh và từ đó ghi vào Bảng cân đối kế toán.
Sổ nhật kí đặc biệt: gồm Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, Sổ nhật ký mua hàng, Sổ nhật ký bán hàng. Các sổ này dùng để ghi chép riêng cho từng nghiệp vụ thu, chi, mua, bán.
Các sổ kế toán chi tiết:gồm Sổ chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi