1.2.4.3.1. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.2.4.3.1.1. Đặc điểm
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình biến động của hàng tồn kho trên các tài khoản kế toán. Các tài khoản này phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm của vật tư, hàng hoá.
Công thức tính giá hàng tồn kho
1.2.4.3.1.2. Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa - Thẻ kho…
1.2.4.3.1.3. Tài khoản sử dụng
- TK 151: Hàng mua đang đi đường
+ Bên Nợ: Giá trị hàng tồn kho đang đi đường chưa về nhập kho. + Bên Có: Giá trị hàng tồn kho đang đi đường đã về nhập kho hoặc bán chuyển thẳng cho khách hàng hoặc kì trước phát hiện thiếu hụt ở kì này. - TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
+ Bên Nợ: Giá trị NVL nhập kho trong kì hoặc thừa khi kiểm kê. + Bên Có: Giá trị NVL xuất kho trong kì hoặc chiết khấu thương mại được hưởng khi mua hoặc giá trị NVL thiếu hụt khi kiểm kê.
- TK 153: Công cụ, dụng cụ
+ Bên Nợ: Giá trị CCDC nhập trong kì hoặc thừa khi kiểm kê.
+ Bên Có: Giá trị CCDC xuất kho trong kì hoặc chiết khấu thương mại được hưởng khi mua hoặc thiếu hụt khi kiểm kê.
- TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
+ Bên Nợ: Chi phí trong kì liên quan đến sản xuất sản phẩm. Trị giá hàng
tồn kho cuối kì
Trị giá hàng tồn kho đầu kì
+ Bên Có: Giá thành thực tế sản phẩm nhập kho hoặc chuyển bán hoặc giá trị NVL, hàng hóa gia công nhập kho.
- TK 155: Thành phẩm
+ Bên Nợ: Giá thành thực tế thành phẩm nhập kho trong kì hoặc giá trị thành phẩm phát hiện thừa khi kiểm kê.
+ Bên Có: Giá thành thực tế thành phẩm xuất kho trong kì hoặc giá trị thành phẩm phát hiện thiếu hụt khi kiểm kê.
- TK 156: Hàng hóa
+ Bên Nợ: Giá trị hàng hóa mua vào hoặc phát hiện thừa khi kiểm kê hoặc bị trả lại. Ngoài ra bên Nợ còn ghi nhận chi phí mua hàng.
+ Bên Có: Giá trị hàng xuất kho giao đại lí hoặc bán cho khách hàng hoặc giá trị hàng phát hiện thiếu khi kiểm kê, các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng mua trả lại.
- TK 157: Hàng gửi đi bán
+ Bên Nợ: Giá trị hàng gửi bán trong kì.
+ Bên Có: Giá trị hàng gửi bán được xác định là đã bán, được chấp nhận mua hoặc giá trị hàng gửi bán bị khách hàng trả lại.
- TK 632: Giá vốn hàng bán
+ Bên Nợ: Giá trị của hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ bán trong kì hoặc các khoản chi phí vượt mức bình thường, chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ vào TK 632 hoặc các khoản hao hụt, mất mát sau khi trừ đi các khoản bồi thường.
+ Bên Có: Giá trị hàng bán bị trả lại nhập kho, kết chuyển giá vốn hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã bán vào TK 911.
1.2.4.3.1.4. Qui trình hạch toán
Hạch toán NVL, CCDC
Khi mua NVL, CCDC nhập kho, kế toán căn cứ vào các hóa đơn và chứng từ liên quan để ghi chép tăng giá trị hàng tồn kho:
Nợ TK 152, 153: Giá mua và chi phí thu mua Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK liên quan (111, 112, 331…): Giá trị thanh toán
Khi mua NVL, CCDC mà hàng chưa về thì kế toán phản ánh: Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK liên quan (111, 112, 331…): Giá trị thanh toán
Nếu mua hàng dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế theo phương pháp trực tiếp thì kế toán phản ánh giá trị mua bao gồm cả thuế GTGT.
Nếu được hưởng giảm giá hàng mua hay trả lại hàng, kế toán tiến hành định khoản giảm giá NVL, CCDC:
Nợ TK 111, 112, 331…: Giá trị thanh toán Có TK 152, 153: Số hàng giảm giá, trả lại Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào tương ứng
Sơ đồ 1.9: Sơ đồ hạch toán NVL, CCDC nhập kho
Khi xuất NVL, CCDC cho sản xuất, kế toán ghi nhận: Nợ TK 621, 627, 641, 642…
Có TK 152, 153: Giá trị xuất dùng
Giảm giá hàng mua hay trả lại hàng
TK 111,112,331 TK 151,152,153 TK 111,112,331 Giá trị NVL, CCDC nhập kho
TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ
Sơ đồ 1.10: Sơ đồ hạch toán NVL, CCDC xuất kho
Hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
Cuối kì, kết chuyển hoặc phân bổ chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung và ghi sổ:
Nợ TK 154 Có TK 621 Có TK 622 Có TK 627
Nếu có các khoản như phế liệu thu hồi, vật tư chưa sử dụng hết nhập lại kho thì kế toán ghi giảm chi phí:
Nợ TK 111, 152, 138… Có TK 154
Khi sản phẩm hoàn thành nhập kho hoặc được gửi bán hoặc tiêu thụ trực tiếp, kế toán phản ánh: Nợ TK 155 Nợ TK 157 Nợ TK 632 Có TK 154 TK 152,153 TK 152,153 TK 621,627,641,642 Vật liệu xuất dùng sản xuất sản phẩm Vật liệu còn thừa TK 111,112,331,141
Vật liệu mua dùng ngay sản xuất sản phẩm
Sơ đồ 1.11: Sơ đồ hạch toán chi phí sản xuất theo phương pháp kê khai thường xuyên
Hạch toán thành phẩm
Khi nhập kho thành phẩm từ sản xuất hoặc thuê ngoài gia công, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 155 Có TK 154
Chi phí gia công, chế biến: Nợ TK 154
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331
Khi xuất kho thành phẩm tiêu thụ hoặc gửi bán, kế toán ghi nhận: Nợ TK 632
Nợ TK 157 Có TK 155
Đồng thời kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng Nợ TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán Có TK 511: Giá bán chưa thuế GTGT Có TK 333: Thuế GTGT đầu ra Sản phẩm hoàn thành tiêu thụ trực tiếp TK 632 TK 621 TK 154 TK 111,152,138 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp
Các khoản giảm trừ chi phí TK 155 TK 622 Sản phẩm hoàn thành nhập kho
Kết chuyển chi phí nhân
công trực tiếp TK 157
Sản phẩm hoàn thành gửi bán TK 627
Kết chuyển chi phí sản xuất chung
Khi xuất kho thành phẩm để góp vốn vào công ty liên kết, cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 222, 223: Giá trị vốn góp Có TK 155: Giá trị vốn góp
Sơ đồ 1.12: Sơ đồ hạch toán thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên
Ưu, nhược điểm của phương pháp kê khai thường xuyên: Có thể xác định, đánh giá số lượng, giá trị và tình hình biến động hàng tồn kho vào từng thời điểm, phát hiện sai sót giúp doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời. Tuy nhiên, khối lượng ghi chép lớn, chi phí hạch toán cao nhưng có thể khắc phục khi tin học hóa, chỉ thích hợp cho doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, xây lắp và kinh doanh hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị. 1.2.4.3.2. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì
1.2.4.3.2.1. Đặc điểm
- Phương pháp này không theo dõi thường xuyên sự biến động của vật tư, hàng hóa mà chỉ theo dõi các nghiệp vụ nhập kho trong kì, các tài khoản kế toán chỉ sử dụng ở đầu kì và cuối kì. Cuối kì, căn cứ vào kết
góp vốn vào công ty liên kết, cơ sở kinh doanh
đồng kiểm soát
TK 222,223
TK 154 TK 155 TK 632
Nhập kho thành phẩm do đơn vị sản xuất, chế biến
Xuất kho thành phẩm để bán, trao đổi hoặc thuê ngoài gia công biếu, tặng, sử dụng nội bộ
TK 157 TK 632,157 Sản phẩm xuất bán, gửi bán bị trả lại Xuất kho thành phẩm gửi đại lí TK 222,223 Xuất kho thành phẩm để Thu hồi vốn góp vào
công ty liên kết cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát bằng thành phẩm
quả kiểm kê để xác định số lượng và giá trị vật tư, hàng hóa và phản ánh lên sổ kế toán. Mọi sự biến động của hàng tồn kho không phản ánh trên nhóm tài khoản hàng tồn kho mà trên TK 611.
- Công thức tính giá hàng tồn kho:
1.2.4.3.2.2. Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng trong phương pháp kiểm kê định kì cũng như trong kê khai thường xuyên. Tuy nhiên, cuối kì khi nhận được bộ chứng từ nhập xuất từ thủ kho, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, phân loại theo từng chủng loại, từng nhóm và tính tiền cho từng chứng từ.
1.2.4.3.2.3. Tài khoản sử dụng
- TK 151: Hàng mua đang đi đường
+ Bên Nợ: Kết chuyển giá trị hàng mua đang đi đường cuối kì. + Bên Có: Kết chuyển giá trị hàng mua đang đi đường đầu kì sang TK 611.
- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
+ Bên Nợ: Kết chuyển giá trị NVL tồn kho cuối kì.
+ Bên Có: Kết chuyển giá trị NVL tồn kho đầu kì sang TK 611. - TK 153: Công cụ dụng cụ
+ Bên Nợ: Kết chuyển giá trị CCDC tồn kho cuối kì.
+ Bên Có: Kết chuyển giá trị CCDC tồn kho đầu kì sang TK 611. - TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
+ Bên Nợ: Kết chuyển chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kì. + Bên Có: Kết chuyển chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu kì sang
TK 631.
- TK 155: Thành phẩm
+ Bên Nợ: Kết chuyển giá trị thành phẩm tồn đầu kì.
+ Bên Có: Kết chuyển giá trị thành phẩm tồn đầu kì sang TK 632. - TK 156: Hàng hóa Trị giá hàng tồn kho cuối kì Trị giá hàng tồn kho xuất trong kì = + Trị giá hàng tồn kho đầu kì Trị giá hàng tồn kho nhập trong kì -
+ Bên Nợ: Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho cuối kì. + Bên Có: Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kì. - TK 157: Hàng gửi đi bán
+ Bên Nợ: Kết chuyển giá trị hàng gửi đi bán tồn kho cuối kì. + Bên Có: Kết chuyển giá trị thành phẩm tồn đầu kì sang TK 632. - TK 611: Mua hàng
+ Bên Nợ: Kết chuyển giá trị NVL, CCDC, hàng hóa tồn kho đầu kì hoặc giá trị NVL, CCDC, hàng hóa nhập kho trong kì.
+ Bên Có: Kết chuyển giá trị NVL, CCDC, hàng hóa tồn kho cuối kì hoặc xuất kho trong kì hoặc trả lại cho người bán.
- TK 632: Giá vốn hàng bán
+ Bên Nợ: Giá vốn của hàng tiêu thụ trong kì.
+ Bên Có: Kết chuyển giá vốn hàng bán vào TK 911. - TK 631:
+ Bên Nợ: Chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ dở dang đầu kì hoặc chi phí thực tế phát sinh trong kì.
+ Bên Có: Kết chuyển giá vốn sản phẩm, dịch vụ vào TK 632 hoặc chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kì kết chuyển vào TK 154.
TK 611, TK 631 và TK 632 không có số dư đầu và cuối kì. 1.2.4.3.2.4. Qui trình hạch toán
Hạch toán NVL, CCDC
Đầu kì, kế toán tiến hành kết chuyển giá trị hàng tồn từ các TK 151, TK 152, TK 153 sang TK 611.
Nợ TK 611 Có TK 151 Có TK 152 Có TK 153
Trong kì phát sinh các nghiệp vụ mua hàng, kế toán ghi nhận: Nợ TK 611: Giá mua và chi phí thu mua
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK liên quan (111, 112, 331…): Giá trị thanh toán
Nếu được hưởng giảm giá hàng mua hay trả lại hàng do mất phẩm chất, hư hỏng kế toán ghi nhận:
Nợ TK 111, 112, 331…: Giá trị thanh toán Có TK 611: Số hàng giảm giá, trả lại
Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào tương ứng
Cuối kì, kế toán dựa vào kết quả kiểm kê, kết chuyển giá trị NVL, CCDC tồn kho cuối kì về TK 151, TK 152, TK 153
Nợ TK 151 Nợ TK 152 Nợ TK 153 Có TK 611
Khi xuất NVL, CCDC cho sản xuất, kế toán sẽ lấy chênh lệch giữa phát sinh bên Nợ và Có của TK 611 phân bổ cho các đối tượng sử dụng theo mục đích hay tỉ lệ: Nợ TK 621, 627, 641, 642… Có TK 611 Giá NVL, CCDC xuất dùng TK 621,622,627… TK 152,153 TK 611 Giá trị NVL, CCDC tồn đầu kì TK 111,112,331
Giá trị NVL, CCDC mua trong kì
TK 152,153 Giá trị NVL, CCDC tồn cuối kì
TK 111,112,331 Giảm giá hàng mua, hàng
mua trả lại TK 133
Thuế GTGT được khấu trừ
Sơ đồ 1.13: Sơ đồ hạch toán NVL, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kì
Hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
Đầu kì, kế toán kết chuyển giá trị của TK 154 về TK 631 Nợ TK 631
Có TK 154
Cuối kì, kế toán kết chuyển các chi phí và ghi sổ: Nợ TK 631
Có TK 621 Có TK 622 Có TK 627
Căn cứ vào kế quả kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang, ghi nhận: Nợ TK 154
Có TK 631
Căn cứ vào bảng tính giá thành, kế toán phản ánh giá thành sản phẩm: Nợ TK 632
Có TK 631
Sơ đồ 1.14: Sơ đồ hạch toán chi phí sản xuất theo phương pháp kiểm kê định kì
Kết chuyển chi phí sản xuất dở dang cuối kì
TK 621 TK 154
Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp TK 622
Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp TK 632
Sản phẩm hoàn thành nhập kho, gửi bán hay tiêu
thụ trực tiếp TK 627
Kết chuyển hay phân bổ chi phí sản xuất chung
TK 631
Hạch toán thành phẩm
Đầu kì, kế toán tiến hành kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ về TK 632.
Nợ TK 632
Có TK 155, 157
Trong kì, phát sinh các nghiệp vụ đã hoàn thành nhập kho, gửi bán hoặc tiêu thụ sản phẩm, kế toán sẽ ghi nhận:
Nợ TK 632 Có TK 631
Cuối kì, căn cứ kết quả kiểm kê, kế toán kết chuyển giá trị sản phẩm chưa tiêu thụ cuối kì:
Nợ TK 155 Nợ TK 157 Có TK 632
Sơ đồ 1.15: Sơ đồ hạch toán thành phẩm theo phương pháp kiểm kê định kì
Ưu, nhược điểm của phương pháp kiểm kê định kì: Phương pháp này đơn giản, khối lượng công việc được giảm nhẹ. Tuy nhiên, độ chính xác không cao, khó kiểm tra, dễ sai sót, chỉ phù hợp với doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại hàng hóa, giá trị thấp, số lượng lớn.
TK 632
Kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ đầu kì
TK 631 TK 155,157
Kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ cuối kì
TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng
đã tiêu thụ Sản phẩm hoàn thành nhập kho,
gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp