2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán hàng tồn kho tại công ty
2.2.1.1.Hình thức tổ chức
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Tại phòng kế toán của doanh nghiệp, tất cả các công việc liên quan đến ghi chép, phân loại, tổng hợp, phân tích, so sánh, đối chiếu, kiểm tra các số liệu, chứng từ, sổ sách… đều được thực hiện theo đúng qui trình. Các phòng ban khác chỉ thực hiện việc báo sổ.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán được xây dựng theo hình thức tập trung mang đến một bộ máy tổ chức gọn nhẹ nhưng vẫn linh hoạt, tiết kiệm nhiều chi phí và vẫn đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời. Đồng thời, hình thức này còn giúp cho Ban giám đốc dễ kiểm soát, điều chỉnh và cập nhật thông tin, có biện pháp xử lí nhanh chóng và đạt hiệu quả cao trong việc quản lí, điều hành.
2.2.1.2.Sơ đồ tồ chức
2.2.1.3.Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán
Nhiệm vụ của phòng kế toán là hạch toán kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập kế hoạch tài chính, kế hoạch sử dụng và tổ chức quản lí nguồn vốn, tài sản có hiệu quả, kê khai và nộp thuế theo qui định, lập BCTC chính xác, trung thực và tin cậy... Các nhiệm vụ được nêu
KẾ TOÁN HÀNG HÓA KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN XUẤT KÊ KẾ TOÁN THỦ KHO KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ KẾ TOÁN CÔNG NỢ Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
trên được phân chia cụ thể cho các thành phần kế toán trong phòng kế toán như sau:
Kế toán trưởng:
- Là người trực tiếp tổ chức công tác kế toán, đảm bảo hoạt động của phòng đạt hiệu quả cao, đưa ra những giải pháp để quản lý phần mềm nhằm xử lí kịp thời và điều tiết nhanh chóng hoạt động tài chính.
- Thực hiện công tác hậu kiểm tra lương và giải quyết các phiếu chỉnh của cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc và trước pháp luật về công việc, phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.
- Kế toán trưởng còn phải lập BCTC kịp thời xác định kết quả kinh doanh của công ty, thường xuyên kiểm tra, tổng hợp các báo cáo quyết toán đảm bảo thông tin chính xác, phục vụ cho công tác phân tích tài chính hoạt động kinh doanh và tham mưucho việc ra quyết định của các cấp lãnh đạo công ty.
Kế toán tổng hợp
- Thực hiện hạch toán tổng hợp, lập chứng từ kế toán của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan.
- Thực hiện phân tích các báo cáo tổng hợp, đưa ra nhận xét đánh giá về tình hình kinh doanh của công ty.
- Trong trường hợp Kế toán trưởng vắng mặt thì thay mặt Kế toán trưởng giải quyết các vấn đề thuộc về lĩnh vực kế toán và thực hiện các công việc khác do Kế toán trưởng hoặc cấp trên phân công.
Kế toán hàng hóa:
- Định khoản các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất hàng hóa, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của những chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa.
- Cuối tháng, kế toán hàng hóa phải lập bảng kê hàng hóa bán ra và các báo cáo định kì, thực hiện lưu trữ chứng từ khoa học, hợp lí và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Kế toán trưởng.
Kế toán xuất kê:
- Xuất kê các đơn hàng, cuối ngày in bảng kiểm kê để đối chiếu kế toán hàng hóa và thủ kho.
- Giải quyết các đơn hàng bị trả về.
Thủ kho:
- Nhập, xuất hàng hóa dựa vào các chứng từ kế toán được duyệt, thực hiện ghi chép vào thẻ kho và tổng hợp, kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp của chứng từ. Cuối ngày, thủ kho thực hiện các công việc luân chuyển chứng từ với kế toán hàng hóa và kiểm kê hàng, thực hiện so sánh, đối chiếu với kế toán xuất kê.
- Đồng thời, thủ kho cũng có nhiệm vụ phải bảo quản hàng hóa, chất xếp đúng theo qui định.
- Thực hiện các công việc do Kế toán trưởng phân công.
Kế toán thanh toán:
- Đối với tiền mặt: Lập phiếu chi, phiếu thu gồm 3 liên khi phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt. Đồng thời ghi sổ các nghiệp vụ diễn biến hằng ngày.
- Đối với tiền gửi ngân hàng: kế toán thanh toán ghi vào sổ tiền gửi ngân hàng tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng, kế toán sẽ đối chiếu sổ phụ ngân hàng với tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán công nợ:
- Theo dõi chi tiết công nợ các khoản phải thu phải trả, các khoản vay ngắn hạn, dài hạn.
- Cuối tháng, kế toán công nợ dựa vào sổ chi tiết của từng người mua, người bán lập bảng tổng hợp tình hình thanh toán với người mua, người bán. Sau đó, gửi bản kiểm kê chi tiết hóa đơn kèm các chứng từ thanh toán cho kế toán tổng hợp và lập phiếu kế toán cho các hoạt động xảy ra trong tháng, tập hợp sổ cái TK 131, TK 331.
Thủ quỹ:
- Thực hiện thu chi tiền mặt theo các chứng từ thu chi tiền mặt của kế toán thanh toán lập theo đúng các đối tượng và thực hiện kiểm tra, đếm tiền chính xác.
- Cuối ngày đối chiếu số phát sinh hằng ngày với kế toán thanh toán, xác định tồn quỹ và kiểm quỹ thực hiện.
- Định kỳ đối chiếu với kế toán hàng hóa khối lượng nhập, xuất.
Bộ máy kế toán của công ty được xây dựng theo từng thành phần thực hiện các chức năng kế toán tương ứng với từng thành phần đó và có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhanh nhẹn và phối hợp nhịp nhàng với nhau. Mỗi nhân viên đều phải chịu trách nhiệm với công việc của mình, chịu sự quản lí và làm theo chỉ thị của cấp trên tạo nên một bộ máy hiệu quả và góp phần hoàn thành mục tiêu phát triển của công ty.
Những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng tồn kho đều được ghi chép và phản ánh đầy đủ, đúng đắn qua từng bộ phận kế toán liên quan trong bộ máy kế toán của công ty. Nhờ sự phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả của các bộ phận này với nhau đã góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác tổ chức kế toán hàng tồn kho, làm cho công tác hạch toán trở nên dễ dàng và chính xác hơn, giảm được khối lượng công việc và góp phần phát triển công ty.
2.2.2. Tổ chức nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho tại công ty 2.2.2.1.Hình thức sổ sách 2.2.2.1.Hình thức sổ sách
Hình thức sổ kế toán được áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung với các loại sổ được dùng để ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là:
Sổ nhật kí chung: ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi vào Sổ cái.
Sổ cái: tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu của Sổ cái cuối tháng được dùng để ghi vào Bảng cân đối phát sinh và từ đó ghi vào Bảng cân đối kế toán.
Sổ nhật kí đặc biệt: gồm Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, Sổ nhật ký mua hàng, Sổ nhật ký bán hàng. Các sổ này dùng để ghi chép riêng cho từng nghiệp vụ thu, chi, mua, bán.
Các sổ kế toán chi tiết:gồm Sổ chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết vật tư, Sổ chi tiết tài sản cố định, Sổ chi tiết thanh toán với người mua, Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi phí sản xuất kinh doanh, Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh. Các sổ này dùng để ghi chi tiết các việc đã ghi trên Sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ yêu cầu của công tác kiểm tra và phân tích.
Qui trình ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sau đó, căn cứ vào sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan, kế toán tiến hành tổng hợp và lấy số liệu ghi một lần vào Sổ cái.
Cuối tháng, tiến hành tổng hợp số liệu của Sổ cái và từ Sổ cái ghi vào Bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp.
Sau khi ghi sổ nhật ký phải căn cứ vào các chứng từ gốc ghi vào Sổ kế toán chi tiết liên quan, cuối tháng cộng Sổ kế toán chi tiết của từng tài khoản để ghi vào Bảng tổng hợp chi tiết và bảng này sẽ được dùng để đối chiếu với Sổ cái, nếu khớp đúng với các số liệu giữa Bảng tổng hợp chi tiết với Sổ cái thì Bảng cân đối số phát sinh sẽ được dùng để làm căn cứ lập BCTC.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ mô tả hình thức Nhật kí chung
Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Gần đây, công ty đã chuyển sang hình thức kế toán trên máy vi tính theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 nên các dữ liệu được lưu trữ dưới dạng cơ sở dữ liệu trên máy, mang lại hiệu quả và thuận lợi hơn so với kế toán thủ công.
Kế toán tiến hành nhập dữ liệu trên máy tính và các phần mềm kế toán được xây dựng trên máy sẽ tự động kết xuất ra sổ chứng từ, sổ tổng hợp và BCTC.
Kế toán sẽ in các dữ liệu trên các sổ và BCTC ra và đóng thành quyển để lưu trữ theo qui định.
Chứng từ gốc Sổ chi tiết Sổ nhật kí đặc biệt Sổ nhật kí chung Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
Bảng cân đối số phát sinh
2.2.2.2.Tổ chức chứng từ hàng tồn kho
Hệ thống chứng từ của công ty được tổ chức xuất phát từ các chứng từ gốc được lập trực tiếp sau các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành bao gồm các chứng từ dùng để ghi sổ kế toán như hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy báo có, giấy báo nợ ngân hàng… và không dùng để ghi sổ kế toán như Lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho hàng mẫu…
Cách thức tổ chức hệ thống chứng từ: kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập các chứng từ phù hợp phản ánh đúng đắn các nghiệp vụ. Sau đó, các chứng từ sẽ được luân chuyển đến các bộ phận liên quan kết hợp với việc kiểm tra tính đúng đắn, hợp lí, hợp pháp của chúng và cuối cùng được lưu trữ và bảo quản cẩn thận. Các chứng từ này sẽ dùng làm cơ sở để ghi sổ và lập BCTC.
Quy trình tổ chức hệ thống chứng từ được thiết kế, xây dựng hợp lí, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty đảm bảo chứng từ được lập, ghi chép, luân chuyển và bảo quản hiệu quả, đúng qui định, tuân theo một chu trình luân chuyển nhất định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thủ tục, nội dung chứng từ nhập kho - Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu nhập kho + Hóa đơn mua hàng + Hóa đơn GTGT + Biên bản nhận hàng - Thủ tục
Để quản lí nguồn NVL, CCDC nhập kho, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho nhằm kiểm soát việc mua NVL, CCDC vào và có cơ sở chứng minh về nguồn nhập.
Trình tự kiểm soát NVL, CCDC nhập kho như sau:
+ Khi nhận được yêu cầu mua hàng từ nhân viên sản xuất, kế toán sẽ tiến hành lập biên bản nhận nhập kho có sự chấp nhận của thủ kho và người đề nghị mua NVL, CCDC.
+ Sau đó, khi hàng đã chuyển đến địa điểm, kế toán hàng hóa sẽ đối chiếu chứng từ và tiến hành lập phiếu nhập kho theo hóa đơn mua hàng, biên bản nhận và xác minh chữ kí của người lập phiếu, người giao hàng, người đề nghị mua hàng và thủ kho.
+ Cuối cùng, phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho thủ kho để kiểm nhận, nhập hàng và ghi sổ. Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành so sánh, đối chiếu số liệu với thủ kho nhằm điều chỉnh sai lệch (nếu có) và tiến hành lưu trữ chứng từ theo qui định.
Sơ đồ 2.4: Qui trình luân chuyển chứng từ nhập kho
- Nội dung
Mẫu phiếu nhập kho (Xem phụ lục đính kèm)
Phiếu nhập kho được lập 3 liên và luân chuyển đến các bộ phận: - Liên 1: giao cho bộ phận phụ trách NVL
- Liên 2: giao cho thủ kho
- Liên 3: giao cho kế toán, kẹp với chứng từ và tiến hành lưu trữ, bảo quản.
Thủ tục, nội dung chứng từ xuất kho NVL cho sản xuất Đối chiếu
Hóa đơn mua hàng
NHÀ CUNG CẤP THỦ KHO KẾ TOÁN
Hóa đơn mua hàng Thẻ kho Biên bản kiểm nhận Phiếu nhập kho
- Chứng từ sử dụng + Phiếu xuất kho + Lệnh xuất kho + Phiếu xin xuất kho - Thủ tục
Phiếu xuất kho hay còn gọi là chứng từ thực hiện, được lập nhằm làm cơ sở chứng minh cho một nghiệp vụ xuất NVL, CCDC.
Trình tự kiểm soát NVL, CCDC xuất kho như sau:
+ Bộ phận sản xuất khi có nhu cầu xuất kho NVL, CCDC nhằm sản xuất hàng hóa thì sẽ lập giấy xin xuất kho.
+ Sau đó, giấy xin xuất kho sẽ được chuyển cho quản lí duyệt và kế toán hàng hóa sẽ căn cứ vào đó tiến hành lập phiếu xuất kho nếu việc xuất kho được chấp thuận.
+ Phiếu xuất kho sẽ chuyển cho qua thủ kho để tiến hành xuất kho. Thủ kho sau khi xuất kho sẽ kí tên và chuyển qua cho kế toán tiến hành ghi sổ kế toán và lưu trữ, bảo quản. Phiếu xuất kho phải có chữ kí của Giám đốc.
Sơ đồ 2.5: Qui trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL, CCDC
- Nội dung:
Mẫu phiếu xuất kho (Xem phụ lục đính kèm)
Phiếu xuất kho được lập 3 liên và luân chuyển đến các bộ phận: - Liên 1: giao cho bộ phận sản xuất đề nghị xuất NVL, CCDC
THỦ KHO BỘ PHẬN SẢN XUẤT KẾ TOÁN Phiếu xuất kho Giấy xin xuất
kho đã duyệt Phiếu xuất kho đã duyệt Giấy xin xuất kho
- Liên 2: giao cho thủ kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Liên 3: giao cho kế toán, kẹp với chứng từ và tiến hành lưu trữ, bảo quản.
Thủ tục, nội dung chứng từ xuất bán thành phẩm: - Chứng từ sử dụng
+ Phiếu xuất kho + Hóa đơn bán hàng + Hóa đơn GTGT - Thủ tục
Trình tự kiểm soát xuất kho thành phẩm để bán như sau:
+ Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho.
+ Sau đó phiếu xuất kho sẽ được chuyển đến thủ kho để tiến hành việc xuất kho giao cho khách hàng nếu hóa đơn bán hàng đã được duyệt. Phiếu xuất kho phải được thủ kho kí duyệt.
- Cuối cùng phiếu xuất kho sẽ chuyển cho kế toán ghi sổ và tiến hành lưu trữ bảo quản.
Sơ đồ 2.6: Qui trình luân chuyển chứng từ xuất kho thành phẩm
- Nội dung:
Mẫu phiếu xuất kho (Xem phụ lục đính kèm)
Phiếu xuất kho được lập 3 liên và luân chuyển đến các bộ phận: - Liên 1: giao cho thủ kho
THỦ KHO Phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng được duyệt BỘ PHẬN BÁN HÀNG KẾ TOÁN Phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng
- Liên 2: giao cho bên mua để làm căn cứ thanh toán
- Liên 3: giao cho kế toán, kẹp với chứng từ và tiến hành lưu trữ, bảo quản.