2.2.2.1.Hình thức sổ sách
Hình thức sổ kế toán được áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung với các loại sổ được dùng để ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là:
Sổ nhật kí chung: ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi vào Sổ cái.
Sổ cái: tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu của Sổ cái cuối tháng được dùng để ghi vào Bảng cân đối phát sinh và từ đó ghi vào Bảng cân đối kế toán.
Sổ nhật kí đặc biệt: gồm Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, Sổ nhật ký mua hàng, Sổ nhật ký bán hàng. Các sổ này dùng để ghi chép riêng cho từng nghiệp vụ thu, chi, mua, bán.
Các sổ kế toán chi tiết:gồm Sổ chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết vật tư, Sổ chi tiết tài sản cố định, Sổ chi tiết thanh toán với người mua, Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi phí sản xuất kinh doanh, Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh. Các sổ này dùng để ghi chi tiết các việc đã ghi trên Sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ yêu cầu của công tác kiểm tra và phân tích.
Qui trình ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sau đó, căn cứ vào sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan, kế toán tiến hành tổng hợp và lấy số liệu ghi một lần vào Sổ cái.
Cuối tháng, tiến hành tổng hợp số liệu của Sổ cái và từ Sổ cái ghi vào Bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp.
Sau khi ghi sổ nhật ký phải căn cứ vào các chứng từ gốc ghi vào Sổ kế toán chi tiết liên quan, cuối tháng cộng Sổ kế toán chi tiết của từng tài khoản để ghi vào Bảng tổng hợp chi tiết và bảng này sẽ được dùng để đối chiếu với Sổ cái, nếu khớp đúng với các số liệu giữa Bảng tổng hợp chi tiết với Sổ cái thì Bảng cân đối số phát sinh sẽ được dùng để làm căn cứ lập BCTC.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ mô tả hình thức Nhật kí chung
Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Gần đây, công ty đã chuyển sang hình thức kế toán trên máy vi tính theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 nên các dữ liệu được lưu trữ dưới dạng cơ sở dữ liệu trên máy, mang lại hiệu quả và thuận lợi hơn so với kế toán thủ công.
Kế toán tiến hành nhập dữ liệu trên máy tính và các phần mềm kế toán được xây dựng trên máy sẽ tự động kết xuất ra sổ chứng từ, sổ tổng hợp và BCTC.
Kế toán sẽ in các dữ liệu trên các sổ và BCTC ra và đóng thành quyển để lưu trữ theo qui định.
Chứng từ gốc Sổ chi tiết Sổ nhật kí đặc biệt Sổ nhật kí chung Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
Bảng cân đối số phát sinh
2.2.2.2.Tổ chức chứng từ hàng tồn kho
Hệ thống chứng từ của công ty được tổ chức xuất phát từ các chứng từ gốc được lập trực tiếp sau các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành bao gồm các chứng từ dùng để ghi sổ kế toán như hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy báo có, giấy báo nợ ngân hàng… và không dùng để ghi sổ kế toán như Lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho hàng mẫu…
Cách thức tổ chức hệ thống chứng từ: kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập các chứng từ phù hợp phản ánh đúng đắn các nghiệp vụ. Sau đó, các chứng từ sẽ được luân chuyển đến các bộ phận liên quan kết hợp với việc kiểm tra tính đúng đắn, hợp lí, hợp pháp của chúng và cuối cùng được lưu trữ và bảo quản cẩn thận. Các chứng từ này sẽ dùng làm cơ sở để ghi sổ và lập BCTC.
Quy trình tổ chức hệ thống chứng từ được thiết kế, xây dựng hợp lí, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty đảm bảo chứng từ được lập, ghi chép, luân chuyển và bảo quản hiệu quả, đúng qui định, tuân theo một chu trình luân chuyển nhất định.
Thủ tục, nội dung chứng từ nhập kho - Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu nhập kho + Hóa đơn mua hàng + Hóa đơn GTGT + Biên bản nhận hàng - Thủ tục
Để quản lí nguồn NVL, CCDC nhập kho, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho nhằm kiểm soát việc mua NVL, CCDC vào và có cơ sở chứng minh về nguồn nhập.
Trình tự kiểm soát NVL, CCDC nhập kho như sau:
+ Khi nhận được yêu cầu mua hàng từ nhân viên sản xuất, kế toán sẽ tiến hành lập biên bản nhận nhập kho có sự chấp nhận của thủ kho và người đề nghị mua NVL, CCDC.
+ Sau đó, khi hàng đã chuyển đến địa điểm, kế toán hàng hóa sẽ đối chiếu chứng từ và tiến hành lập phiếu nhập kho theo hóa đơn mua hàng, biên bản nhận và xác minh chữ kí của người lập phiếu, người giao hàng, người đề nghị mua hàng và thủ kho.
+ Cuối cùng, phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho thủ kho để kiểm nhận, nhập hàng và ghi sổ. Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành so sánh, đối chiếu số liệu với thủ kho nhằm điều chỉnh sai lệch (nếu có) và tiến hành lưu trữ chứng từ theo qui định.
Sơ đồ 2.4: Qui trình luân chuyển chứng từ nhập kho
- Nội dung
Mẫu phiếu nhập kho (Xem phụ lục đính kèm)
Phiếu nhập kho được lập 3 liên và luân chuyển đến các bộ phận: - Liên 1: giao cho bộ phận phụ trách NVL
- Liên 2: giao cho thủ kho
- Liên 3: giao cho kế toán, kẹp với chứng từ và tiến hành lưu trữ, bảo quản.
Thủ tục, nội dung chứng từ xuất kho NVL cho sản xuất Đối chiếu
Hóa đơn mua hàng
NHÀ CUNG CẤP THỦ KHO KẾ TOÁN
Hóa đơn mua hàng Thẻ kho Biên bản kiểm nhận Phiếu nhập kho
- Chứng từ sử dụng + Phiếu xuất kho + Lệnh xuất kho + Phiếu xin xuất kho - Thủ tục
Phiếu xuất kho hay còn gọi là chứng từ thực hiện, được lập nhằm làm cơ sở chứng minh cho một nghiệp vụ xuất NVL, CCDC.
Trình tự kiểm soát NVL, CCDC xuất kho như sau:
+ Bộ phận sản xuất khi có nhu cầu xuất kho NVL, CCDC nhằm sản xuất hàng hóa thì sẽ lập giấy xin xuất kho.
+ Sau đó, giấy xin xuất kho sẽ được chuyển cho quản lí duyệt và kế toán hàng hóa sẽ căn cứ vào đó tiến hành lập phiếu xuất kho nếu việc xuất kho được chấp thuận.
+ Phiếu xuất kho sẽ chuyển cho qua thủ kho để tiến hành xuất kho. Thủ kho sau khi xuất kho sẽ kí tên và chuyển qua cho kế toán tiến hành ghi sổ kế toán và lưu trữ, bảo quản. Phiếu xuất kho phải có chữ kí của Giám đốc.
Sơ đồ 2.5: Qui trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL, CCDC
- Nội dung:
Mẫu phiếu xuất kho (Xem phụ lục đính kèm)
Phiếu xuất kho được lập 3 liên và luân chuyển đến các bộ phận: - Liên 1: giao cho bộ phận sản xuất đề nghị xuất NVL, CCDC
THỦ KHO BỘ PHẬN SẢN XUẤT KẾ TOÁN Phiếu xuất kho Giấy xin xuất
kho đã duyệt Phiếu xuất kho đã duyệt Giấy xin xuất kho
- Liên 2: giao cho thủ kho
- Liên 3: giao cho kế toán, kẹp với chứng từ và tiến hành lưu trữ, bảo quản.
Thủ tục, nội dung chứng từ xuất bán thành phẩm: - Chứng từ sử dụng
+ Phiếu xuất kho + Hóa đơn bán hàng + Hóa đơn GTGT - Thủ tục
Trình tự kiểm soát xuất kho thành phẩm để bán như sau:
+ Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho.
+ Sau đó phiếu xuất kho sẽ được chuyển đến thủ kho để tiến hành việc xuất kho giao cho khách hàng nếu hóa đơn bán hàng đã được duyệt. Phiếu xuất kho phải được thủ kho kí duyệt.
- Cuối cùng phiếu xuất kho sẽ chuyển cho kế toán ghi sổ và tiến hành lưu trữ bảo quản.
Sơ đồ 2.6: Qui trình luân chuyển chứng từ xuất kho thành phẩm
- Nội dung:
Mẫu phiếu xuất kho (Xem phụ lục đính kèm)
Phiếu xuất kho được lập 3 liên và luân chuyển đến các bộ phận: - Liên 1: giao cho thủ kho
THỦ KHO Phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng được duyệt BỘ PHẬN BÁN HÀNG KẾ TOÁN Phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng
- Liên 2: giao cho bên mua để làm căn cứ thanh toán
- Liên 3: giao cho kế toán, kẹp với chứng từ và tiến hành lưu trữ, bảo quản. 2.2.2.3.Chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam (QĐ 15/2006 QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ tài chính ).
Kì kế toán năm bắt đầu từ 1/1 đến 31/12
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam
Chính sách kế toán hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được xác định theo nguyên tắc giá gốc và đảm bảo nguyên tắc thận trọng và nguyên tắc nhất quán trong việc sử dụng phương pháp tính giá.
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp bình quân gia quyền.
Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Phương pháp thẻ song song.
Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 2.2.3. Thực trạng qui trình kế toán hàng tồn kho tại công ty
2.2.3.1.Phương pháp tính giá được áp dụng tại công ty 2.2.3.1.1. Nguyên tắc ghi nhận giá trị hàng tồn kho 2.2.3.1.1. Nguyên tắc ghi nhận giá trị hàng tồn kho
Hàng tồn kho tại công ty được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc dựa vào nguồn hình thành và thời điểm tính giá trị hàng tồn kho. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí có liên quan trực tiếp khác đã phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Chi phí mua thường bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản… trong quá trình mua hàng.
Chi phí chế biến thường bao gồm các chi phí có liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm như chi phí nhân công trực tiếp, chi
phí sản xuất chung phát sinh trong quá trình chuyển hóa NVL thành thành phẩm…
Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.
Chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…
Nguyên tắc giá gốc được công ty áp dụng nhất quán trong suốt niên độ kế toán và chưa có sự thay đổi phương pháp.
2.2.3.1.2. Tính giá thực tế nhập kho
Cách tính:
Giá mua (giá ghi trên hóa đơn) : công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá trị hàng tồn kho mua vào là giá mua chưa có thuế GTGT.
Chi phí thu mua: ở công ty thường là chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí hao hụt tự nhiên…
Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá: công ty thường được hưởng chiết khấu do thanh toán trước hạn.
Một số nghiệp vụ minh họa:
Nghiệp vụ 1: Ngày 18/6/2013, công ty nhập kho 371,91 m2 kính trắng 1,8 ly mua của công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ An Đại Hưng với giá chưa thuế là 44.000 đ/tấm. Chi phí vận chuyển hàng bán do bên bán hàng chịu. Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Giá mua (giá ghi trên hóa đơn) Các khoản thuế không được hoàn lại Chi phí thu mua Giá gốc = + + Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá
Nợ TK 152: 371,91 x 44.000 = 16.364.040 Nợ TK 133: 371,91 x 44.000 x 10% = 1.636.404 Có TK 331: 18.000.444
Nghiệp vụ 2: Ngày 20/6/2013, công ty nhập kho 575 kg hạt nhựa HDPE G2855 của Doanh nghiệp tư nhân thương mại Hải Thông với giá chưa thuế là 30.500 đ/kg. Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Nợ TK 152: 575 x 30.500 = 17.537.500 Nợ TK 133: 575 x 30.500 x 10% = 1.753.750 Có TK 331: 19.291.250
Nghiệp vụ 3: Ngày 01/08/2013, công ty nhập kho 15.288 cái catalogue thép 16 mẩu của công ty TNHH In và Quảng cáo Bằng Hữu với giá chưa thuế là 5.800 đ/cái. Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Nợ TK 152: 15.288 x 5.800 = 88.670.400 Nợ TK 133: 15.288 x 5.800 x 10% = 8.867.040 Có TK 331: 97.537.440
2.2.3.1.3. Tính giá thực tế xuất kho
Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp này được tính dựa trên giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kì và giá trị của từng loại hàng tồn kho được mua trong kì và nhằm xác định giá vốn hàng bán và trị giá hàng xuất kho trong kì.
Trong công ty, phương pháp bình quân gia quyền được áp dụng tính theo từng thời kì. SDCK: XXX (3).88.670.400 TK 331 TK 152 SDDK: XXX SDDK: XXX 122.571.940 (1) 16.364.040 (2).17.537.500 SPS: 122.571.940 TK 133 SDDK: XXX (1) 1.636.404 12.257.194 (2). 1.753.750 SPS: 134.829.134 (3). 8.867.040 SDCK: XXX SDCK: XXX SPS: 12.257.194
Một số nghiệp vụ minh họa
Nghiệp vụ 1: Ngày 20/12/2013, công ty xuất kho 1.124,5 kg Hạt Cra 700 cho phân xưởng sản xuất để sản xuất sản phẩm. Doanh nghiệp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
3
Trị giá NVL xuất kho = 1.124,5 x 38.804 = 43.635.098 đ Nợ TK 621: 43.635.098
Có TK 152: 43.635.098
Nghiệp vụ 2: Ngày 01/06/2013, công ty xuất kho 2.267 kg Hạt nhựa HDPE V 1160 cho phân xưởng sản xuất để sản xuất sản phẩm. Nợ TK 621: 2.267 x 30.000 = 68.010.000 Có TK 152: 68.010.000 Giá thực tế NVL, CCDC tồn đầu kì Giá thực tế NVL, CCDC nhập trong kì Đơn giá bình quân NVL, CCDC xuất kho + = Lượng thực tế NVL, CCDC tồn đầu kì + Lượng thực tế NVL, CCDC tồn đầu kì = Trị giá NVL, CCDC xuất kho Số lượng NVL, CCDC xuất kho
X bình quân Đơn giá
38.804 21.400.000 + 131.876.325
550 + 3.400
= Đơn giá bình quân =
Nghiệp vụ 3: Nhập kho 1.000 kg hạt nhựa PVC của công ty TNHH Nhựa An Đạt với giá chưa thuế 16.818,18 đ/kg. Công ty đưa NVL vào sản xuất ngay, không qua nhập kho.
Nợ TK 621: 1.000 x 16.818,18 = 16.818.180 Nợ TK 133: 1.000 x 16.818,18 x 10% = 1.681.818 Có TK 111: 18.499.998 TK 152 TK 621 SDDK: XXX (1). 43.635.098 (2). 68.010.000 SPS: 111.645.098 SDCK: XXX 111.645.098 (3) 16.818.180 TK 111 TK 621 SDDK: XXX (3). 18.499.998 SPS: 18.499.998 16.818.180 SDCK: XXX TK 133 SDDK: XXX (3)1.681.818 SPS: 1.681.818 SDCK: XXX
2.2.3.2.Kế toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty 2.2.3.2.1. Phương pháp kế toán chi tiết 2.2.3.2.1. Phương pháp kế toán chi tiết
Công ty đã chọn áp dụng phương pháp thẻ song song trong việc thực hiện kế toán chi tiết hàng tồn kho. Phương pháp này đã được công ty áp dụng nhất quán trong suốt niên độ kế toán.
2.2.3.2.2. Trình tự ghi chép
Phòng kế toán lập thẻ kho với đầy đủ các chỉ tiêu theo qui định: tên, nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính, mã số hàng và giao cho thủ kho thực hiện việc ghi chép thông tin về hàng tồn kho hằng ngày. Mỗi thẻ kho được dùng cho