GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC P. Tổ chức HC nhân sự P. Kế hoạch vật tư P. Kế toán P. Kỹ thuật Đội xây lắp 1
Đội xây lắp 2 Đội xây lắp 3 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH XD - TM Việt Séc
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính nhân sự, năm 2015)
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
1. Ban Giám đốc
- Ban Giám đốc tổ chức, điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh trong Công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh, đại diện cho toàn thể cán bộ công nhân viên và thay mặt Công ty quan hệ pháp lý với các đơn vị, tổ chức bên ngoài.
- Giám đốc: Là người nắm quyền hành cao nhất trong Công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh, về việc bảo đảm thực thi đầy đủ các chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước.
- Phó Giám đốc: Là người tham mưu, trợ giúp cho Giám đốc trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty. Thay thế Giám đốc điều hành công ty khi Giám đốc đi vắng, tư vấn cho Giám đốc về mặt kỹ thuật, quản lý và ký kết các hoạt động của Công ty.
2. Phòng Tổ chức hành chính nhân sự
- Tổ chức quản lý nhân sự toàn Công ty, xây dựng các chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng, thay đổi nhân sự ở các bộ phận phòng ban.
- Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức đào tạo, huấn luyện, tuyển chọn nhân sự toàn Công ty.
- Xây dựng các bảng nội qui, đề ra các chính sách về nhân sự.
3. Phòng Kế toán
- Xây dựng kế hoạch tài chính nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất kinh doanh. - Cụ thể hoá trong việc tạo nguồn vốn cho Công ty như: vốn Nhà nước, vốn vay, vốn tự có, vốn huy động từ các nguồn khác,...
- Xây dựng kế hoạch thu, chi tài chính hàng tháng, quý, năm cho Công ty. - Tổ chức công tác kế toán trong Công ty, lập, thu thập, kiểm tra các chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở sổ, ghi sổ, cung cấp số liệu, tài liệu, lập báo cáo tài chính, bảo quản lưu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu,... của Công ty.
- Lập báo cáo quyết toán hàng kỳ theo quy định gửi các cơ quan thuế.
- Phân tích hoạt động kinh doanh của Công ty, chỉ ra những hiệu quả hoặc tồn tại ở từng công trình.
- Lưu trữ, bảo quản các chứng từ, giữ gìn bí mật công tác kế toán và thực hiện kiểm tra, giám sát các hoạt động bằng tiền của Công ty theo pháp luật hiện hành của Nhà nước.
4. Phòng Kế hoạch Vật tư
- Cải tiến quy trình mua hàng và quản lý nhà cung ứng. - Tìm kiếm thêm nhà cung ứng mới.
- Quan hệ chặt chẽ với các bộ phận có liên quan trong công ty để nắm chắc và đáp ứng kịp thời nhu cầu vật tư, thiết bị và vốn mua hàng.
- Huấn luyện và truyền đạt kinh nghiệm cho nhân viên mới về nghiệp vụ và kỹ thuật.
- Thực hiện nghiêm chỉnh quy trình mua hàng và quản lý vật tư.
5. Phòng kỹ thuật
- Quản lý kỹ thuật và chất lượng các công trình thi công, tham mưu chính trong công tác đầu tư, giá cả hợp đồng kinh tế, chỉ đạo và điều hành mọi mặt sản xuất kinh doanh, lập hồ sơ đấu thầu các dự án.
- Thiết kế bản vẽ thi công các hạng mục công trình mà Công ty thực hiện. - Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc trong việc quản lý chất lượng kỹ thuật công trình do Công ty thi công. Xây dựng các quy trình, quy phạm trong quá trình thi công.
- Giữ gìn bí mật trong kinh doanh của Công ty.
- Hướng dẫn các cán bộ kỹ thuật của phòng và cán bộ kỹ thuật thi công của các đơn vị sản xuất nghiên cứu kỹ bản vẽ thiết kế, lập phương án biện pháp thiết kế thi công các công trình. Giám sát và chỉ đạo các đơn vị thi công đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật và an toàn lao động. Tổ chức đi nghiệm thu tại công trình hàng tháng để cập nhật số liệu chính xác. Quan hệ với chủ đầu tư, Ban quản lý dự án, các cơ quan hữu quan khác có liên quan đến công trình, dự án.
- Lưu trữ hồ sơ bản vẽ, phối hợp cùng đơn vị thi công lập hồ sơ hoàn công.