* Đào tạo
Để các nhân viên trong nhà thuốc thực hiện được các nhiệm vụ của mình và thực hiện theo hướng dẫn của GPP, hàng năm theo định kỳ và đột xuất Nhà thuốc BV Thanh Nhàn thực hiện đào tạo cho các nhân viên trong nhà thuốc. Kết quả khảo sát quá trình đào tạo của Nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013 được trình bày trong bảng sau:
28
Bảng 3.2: Nội dung đào tạo của Nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013
Nội dung đào tạo
Số lượt người
Tổng số giờ
Kết quả kiểm tra
Ghi chú Không đạt Đạt Qui trình bán hàng 4 4 4 ĐK Một số qui định của GPP 9 6 1 8 ĐK
Theo dõi phản ứng có hại của thuốc
9
2 9 ĐX
Qui định kê đơn thuốc điều trị ngoại trú
6
4 6 ĐK
Qui trình theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, điều kiện bảo quản thuốc và vệ sinh nhà thuốc
3
4 3 ĐK
* Ghi chú: ĐK (định kỳ); ĐX (đột xuất)
Nhận xét:
- Nhà thuốc BV Thanh Nhàn đã thực hiện quá trình đào tạo nhân viên nghiêm túc với nội dung đa dạng từ các qui trình thao tác chuẩn của nhà thuốc đến các qui định của BYT và một số thông tin chuyên môn khác. Tổ chức đào tạo được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ, sau mỗi lần đào tạo đều thực hiện kiểm tra đánh giá.
- Trong năm 2013, Nhà thuốc BV Thanh Nhàn đã tổ chức đào tạo 05 buổi cho 31 lượt người, với 20 giờ lên lớp. Qua kiểm tra đánh giá chỉ có 01 lượt không đạt yêu cầu phải tiến hành kiểm tra lại.
- Ngoài việc áp dụng đào tạo định kỳ theo kế hoạch thì nhà thuốc cũng thực hiện cả đào tạo đột xuất. Trong năm 2013 Nhà thuốc BV Thanh Nhàn thực hiện đào tạo đột xuất khi có thông tin trẻ tiêm vacxin bị tử vong ở Quảng Trị.
- Nhà thuốc vừa đào tạo nội dung chung cho tất cả các nhân viên và cũng đào tạo riêng cho một số nhân viên. Quá trình đào tạo được thực hiện với cả các nội dung đào tạo “đi” và đào tạo “lại”.
29
- Với các nhân viên mới đều được đào tạo chung 3 tháng và thực hiện luân chuyển ở cả 3 bộ phận trước khi đảm nhận một vị trí cụ thể.
Tóm lại, do việc phân nhân viên ra các bộ phận có tính tương đối nên Nhà thuốc BV Thanh Nhàn đã tổ chức đào tạo cho nhân viên với phương châm mọi nhân viên ở các bộ phận đều được đào tạo như nhau để có thể đảm nhận nhiệm vụ thay thế cho người khác khi vắng nghỉ.
* Chính sách lao động
Kết quả hoạt động của con người ngoài trình độ chuyên môn và kỹ năng lao động thì còn ảnh hưởng rất nhiều bởi tinh thần thái độ của người lao động. Để các nhân viên trong nhà thuốc thực hiện nhiệm vụ với tinh thần tự giác và đảm bảo đúng luật thì Nhà thuốc BV Thanh Nhàn cũng áp dụng kịp thời các chính sách khuyến khích các nhân viên của mình.
- Thời gian làm việc: thực hiện theo luật lao động, pháp lệnh công chức, viên chức và qui định của Bệnh viện, do nhà thuốc mở cửa phục vụ bệnh nhân liên tục 24 giờ/ ngày nên nhà thuốc tiến hành phân nhân viên làm việc theo ca và theo ngày.
+ Ngày hành chính: là các ngày làm việc thông thường theo luật lao động. Nhà thuốc BV Thanh Nhàn thực hiện chia làm 2 ca làm việc: ca ngày và ca tối. Ca ngày được thực hiện bắt đầu từ 08h00 đến 16h00 với số người làm việc nhiều nhất, tất cả các cán bộ, nhân viên nhà thuốc đều đi làm (trừ những người làm ca tối và những người nghỉ chế độ, ốm nghỉ). Ca tối, bắt đầu làm việc từ 16h00 đến 08h00 ngày hôm sau; có 02 nhân viên làm việc liên tục.
+ Ngày nghỉ: là các ngày thứ 7, chủ nhật và các ngày nghỉ lễ theo qui định của Nhà Nước. Với các ngày này nhà thuốc cũng thực hiện chia làm hai ca như ngày hành chính, nhưng với mỗi ca làm việc chỉ bao gồm 02 người.
30
- Chế độ chính sách: nhà thuốc là một bộ phận của bệnh viện dovậy, nhà thuốc không thể thực hiện ban hành các chính sách riêng mà phải thực hiện theo đúng các chế độ chính sách do bệnh viện ban hành. Tuy nhiên, qua nghiên cứu, phân tích chúng tôi thấy: Nhà thuốc BV Thanh Nhàn cũng đã chủ động đề xuất với bệnh viện thực hiện các chế độ, chính sách thỏa đáng cho nhân viên nhà thuốc. Cụ thể: với các nhân viên làm ca tối và ngày nghỉ nhà thuốc đề nghị bệnh viện cho nghỉ bù vào các ngày làm việc tiếp theo với 02 ngày làm việc hành chính cho 01 ca làm việc; các chế độ bồi dưỡng khác cho nhân viên nhà thuốc được bệnh viện đảm bảo như các khoa, phòng chuyên môn khác.
3.3. Vốn và trang thiết bị
3.3.1. Cơ cấu vốn
Bảng 3.3: Cơ cấu vốn tại nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013
Loại vốn Giá trị
(1.000 VNĐ) Tỷ lệ %
Vốn cố định 270.000,0 7,2
Vốn lưu động bình quân năm 3.476.711,7 92,8
31
Hình 3.2: Cơ cấu vốn của nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013 Nhận xét:
Vốn của nhà thuốc được phân bổ chủ yếu vào vốn lưu động 92,8%. Điều này hoàn toàn phù hợp với một cơ sở làm nhiệm vụ kinh doanh đơn thuần.
3.3.2. Cơ cấu trang thiết bị
Trang thiết bị là các công cụ không thể thiếu được cho các hoạt động của nhà thuốc. Các trang thiết bị của Nhà thuốc BV Thanh Nhàn được phân công cho các bộ phận quản lý khai thác sử dụng. Kết quả khảo sát trang thiết bị của Nhà thuốc BV Thanh Nhàn được trình bày trong bảng 3.4.
32
Bảng 3.4: Cơ cấu trang thiết bị theo bộ phận quản lý tại Nhà thuốc Bệnh viện Thanh Nhàn năm 2013
Trang thiết bị Đơn vị tính Số lượng
Bộ phận thống kê
Máy vi tính Bộ 2
Phần mềm quản lý thuốc Bộ 1
Bàn làm việc Cái 2
Bộ phận theo dõi bảo quản thuốc
Tủ quầy Cái 4
Giá kệ Cái 4
Tủ thuốc thường Cái 6
Điều hòa Cái 2
Nhiệt kế, ẩm kế Cái 3
Tủ lạnh Cái 2
Tủ mát Cái 2
Bàn làm việc Cái 2
Bảng theo dõi hạn dùng của thuốc Cái 2
Dụng cụ vệ sinh Bộ 1
Nhận xét
- Nhà thuốc BV Thanh Nhàn có đầy đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho mọi hoạt động của nhà thuốc. Có 02 máy vi tính phục vụ công tác thống kê và theo quản lý số lượng, chất lượng thuốc.
- Các trang thiết bị được quản lý chặt chẽ, có sự phân rõ trách nhiệm quản lý, sử dụng.
- Nhà thuốc có phần mềm chuyên dụng theo dõi quản lý xuất nhập thuốc.
33
3.4. Cung ứng thuốc
3.4.1.Lập dự trù mua thuốc
Lựa chọn thuốc là khâu đầu tiên của quá trình cung ứng thuốc, tại Nhà thuốc BV Thanh Nhàn hoạt động lựa chọn thuốc được thực hiện theo đúng hướng dẫn của BYT về hoạt động của nhà thuốc bệnh viện. Việc lựa chọn thuốc được tiến hành thường xuyên hoặc đột xuất khi cần thiết. Nhìn chung, qui trình lựa chọn thuốc của Nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013 được trình bày tóm tắt trong hình 3.3.
Hình 3.3: Sơ đồ lựa chọn thuốc của Nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013
- Thống kê lượng hàng tồn, phân tích các dữ liệu bán hàng, MHBTBV: đây là bước đầu tiên của quá trình lựa chọn thuốc. Trong bước này nhân viên làm nhiệm vụ lựa chọn thuốc thực hiện thống kê số mặt hàng, số lượng của
Thống kê lượng hàng tồn; phân tích các dữ liệu bán hàng, MHBTBV
Lựa chọn các thuốc cần nhập, nhà cung ứng từ DMTBV
Lập dự trù, trình lãnh đạo bệnh viện
34
từng mặt hàng trong nhà thuốc. Phân tích các dữ liệu bán hàng của tháng trước, năm trước với số liệu chi tiết về số lượng bán ra của từng loại. Từ các dữ liệu phân tích này kết hợp với MHBTBV xác định các chủng loại, số lượng các thuốc cần nhập.
- Lựa chọn các thuốc cần nhập, nhà cung ứng từ danh mục thuốc bệnh viện (DMTBV): Trên cơ sở các chủng loại thuốc được xác định ở trên. Nhân viên lập dự trù sẽ đối chiếu với DMT của BV từ đó liệt kê xác định các thuốc, số lượng thuốc cần nhập. Với nhà cung ứng, trên cơ sở các dữ liệu theo dõi đánh giá nhà cung ứng tại nhà thuốc và các nhà cung ứng đã ký hợp đồng nguyên tắc với BV, nhà thuốc lựa chọn các nhà cung ứng có giá cả phù hợp và chất lượng thuốc đảm bảo. Theo qui định của bệnh viện và của nhà thuốc các thuốc nhập vào nhà thuốc không được nằm ngoài DMTBV và các nhà cung ứng đã ký hợp đồng nguyên tắc với bệnh viện từ đầu năm (trừ các trường hợp đặc biệt phải báo cáo trước với lãnh đạo bệnh viện).
- Lập dự trù và phê duyệt dự trù: dự trù thuốc được tổ hành chính thống kê tham mưu cho Trưởng nhà thuốc xây dựng. Khi lập xong danh mục, số lượng. Trưởng nhà thuốc tổng hợp xem xét và hoàn thiện bản dự trù trình lãnh đạo bệnh viện phê duyệt. Lãnh đạo bệnh viện, khi nhận được bản dự trù của nhà thuốc căn cứ vào DMTBV, MHBT và nhiệm vụ của bệnh viện cũng như định hướng phát triển của bệnh viện xem xét điều chỉnh và phê duyệt dự trù.
3.4.2. Hoạt động mua thuốc và kiểm nhập
*Mua thuốc
Sau khi dự trù thuốc được phê duyệt, nhà thuốc thực hiện mua thuốc. Nhân viên làm nhiệm vụ cung ứng thực hiện liên hệ với nhà cung cấp và thực hiện đặt hàng với các thuốc đã có trong DMTBV và nhà cung ứng đã
35
ký hợp đồng nguyên tắc với bệnh viện. Trong trường hợp đặc biệt thuốc không có trong DMTBV và nhà cung ứng chưa ký hợp đồng nguyên tắc với bệnh viện thì nhân viên cung ứng sẽ thực hiện thương thảo với nhà cung ứng về mặt giá cả, phương thức giao hàng và thanh toán. Khi các bước này được thực hiện xong các bước này nhà thuốc soạn thảo hợp đồng trình lãnh đạo viện ký kết hợp đồng với nhà cung ứng.
* Nhận hàng và kiểm nhập
Sau khi ký kết hợp đồng nhà thuốc theo dõi đôn đốc nhà cung ứng giao hàng và tiếp nhận hàng. Thông thường nhà cung ứng sẽ bàn giao thuốc tại nhà thuốc. Khi nhà cung ứng giao hàng nhà thuốc thực hiện nhận hàng và kiểm nhập. Quá trình này được thực hiện như sau:
Thành lập tổ nhận hàng và kiểm nhập: tổ nhận hàng và kiểm nhập của nhà thuốc được thiết lập cơ bản ngay từ đầu tháng. Thành phần tổ nhận hàng và kiểm nhập bao gồm 01 nhân viên phòng tài chính bệnh viện, 01 nhân viên bộ phận hành chính, 01 nhân viên bộ phận kho; riêng với đơn hàng có thuốc gây nghiện, hướng tâm thần thì có thêm Trưởng nhà thuốc để tiếp nhận.
Nhận và kiểm nhập: tổ nhận hàng kiểm tra đối chiếu chủng loại, số lượng hàng hóa thực tế so với hợp đồng, kiểm tra sơ bộ chất lượng hàng hóa bằng cảm quan, kiểm tra hạn dùng với thuốc và thực phẩm chức năng. Khi tất cả các yêu cầu đều đáp ứng thì thực hiện lập biên bản tiếp nhận và kiểm nhập. Ngay sau khi kiểm nhập hàng hóa được tiến hành nhập kho và quản lý, bán hàng theo qui định.
3.4.3. Hoạt động bảo quản.
Nhà thuốc BV Than Nhàn nằm ở tầng 1 ngay sát cổng ra vào của BV nên rất thuận tiện cho công tác xuất, nhập , vận chuyển và bảo quản. Nhà
36
thuốc BV được bố trí 30 m2chia làm hai khu vực: khu vực dự trữ thuốc và trưng bày bảo quản giữa hai khu vực ngăn khung nhôm kính chắc chắn.
Hoạt động bảo quản thuốc được thực hiện theo “Qui trình trưng bày bảo quản” riêng do Trưởng nhà thuốc xây dựng được lãnh đạo bệnh viện phê duyệt. Khu vực trưng bày, bảo quản được phân ra thành các khu vực riêng biệt cho từng loại hàng hóa phù hợp. Bao gồm các khu vực: Thuốc, vật tư y tế, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, khu vực bảo quản thuốc có yêu cầu bảo quản mát (tủ lạnh) và tủ bảo quản thuốc hướng tâm thần. Do nhà thuốc hoạt động liên tục 24 giời nên việc theo dõi điều kiện môi trường bảo quản thực hiện thường xuyên ngày 3 lần, vào lúc 8h30, 16h00 và 22h00. Nhân viên được phân công theo dõi điều kiện môi trường bảo quản kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm trong nhà thuốc, trong tủ lạnh, tủ mát và ghi vào sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm. Khi điều kiện môi trường không đảm bảo thì báo ngay với phụ trách nhà thuốc tìm biện pháp khắc phục. Kết quả khảo sát điều kiện bảo quản của nhà thuốc năm 2013 được trình bày trong bảng 3.5.
Bảng 3.5: Điều khiện bảo quản của Nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013
STT Nội dung Số lượng
Tỷ lệ (%)
1 Số ngày không theo dõi điều kiện môi trường/ 365 ngày 3 0,82
2 Số ngày điều kiện môi trường đảm bảo/ 362 ngày 320 88,40
3 Số ngày điều kiện môi trường không đảm bảo nhưng có biện
pháp khắc phục/ 42 ngày 40 95,24
4 Số lần thuốc sắp xếp sai vị trí/ số lần kiểm tra 2/12 16,67
5 Số lượt thực phẩm chức năng để vào khu vực thuốc/ số lần
37
Nhận xét
- Trong năm 2013 có 3 ngày có ít nhất một lần không theo dõi điều kiện môi trường bảo quản, chiếm 0,82%. Số ngày điều kiện môi trường được đảm bảo có tỷ lệ khá cao: 320 ngày chiếm 88,40%.
- Số ngày có điều kiện môi trường không đảm bảo nhưng được khắc phục ngay là 40 ngày chiếm 95,24%.
- Trong năm có 12 lượt kiểm tra thì có 02 lượt thuốc sắp xếp sai vị trí qui định chiếm 16,67%.
- Trong 12 lượt kiểm tra phát hiện có 01 lượt thực phẩm chức năng để nhầm lẫn vào khu vực thuốc, chiếm 8,33%.
3.4.4. Hoạt động áp giá
Sau khi nhận hàng, nhập kho nhân viên làm nhiệm vụ áp giá thực hiện tham mưu áp giá bán cho từng loại hàng trình phụ trách nhà thuốc xem xét báo cáo với lãnh đạo bệnh viện, khi lãnh đạo phê duyệt thì nhân viên áp giá thực hiện niêm yết giá và chuyển cho bộ phận tài chính. Kết quả khảo sát giá hàng hóa tại nhà thuốc năm 2013 được trình bày trong bảng 3.6.
Bảng 3.6: Giá hàng hóa tại nhà thuốc BV Thanh Nhàn năm 2013
STT Giá nhập (VNĐ) Tỷ lệ % thặng số bán 1 Nhỏ hơn hoặc bằng 1.000 15 2 Từ trên 1.000 đến 5.000 10 3 Từ trên 5.000 đến 100.000 7 4 Từ trên 100.000 đến 1.000.000 5 5 Trên 1.000.000 2
38
Nhận xét
Tỷ lệ % thặng số bán của các thuốc tại Nhà thuốc BV Thanh Nhàn được áp dụng đúng theo mức trần của thông tư số15/2011/TT-BYT ngày 19/4/2011 của BYT.
3.4.5. Hoạt động bán hàng
Với thuốc để quá trình bán hàng được thống nhất Nhà thuốc BV Thanh Nhàn ban hành 02 qui trình thao tác chuẩn bắt buộc các nhân viên trong nhà thuốc phải tuân thủ: “Qui trình bán và tư vấn thuốc theo đơn” và “Qui trình bán và tư vấn thuốc không theo đơn”. Với thực phẩm chức năng, vật tư y tế và mỹ phẩm được bán theo qui trình thông thường. Qui trình bán hàng của Nhà thuốc BV Thanh Nhàn được trình bày tóm tắt trong hình 3.4.
Hình 3.4: Qui trình bán hàng của Nhà thuốc bệnh viện Thanh Nhàn
Tiếp nhận đơn thuốc hoặc yêu cầu hàng hóa khác
Kiểm tra đơn thuốc, kiểm tra thuốc, hàng hóa trong nhà thuốc, lập phiếu xuất
Bộ phận tài chính áp giá thu tiền
Kiểm tra phiếu xuất chuẩn bị hàng hóa, Kiểm tra chất lượng hàng hóa tư vấn, hướng
39
Nhận xét
- Qui trình bán hàng của nhà thuốc được qui định rất chặt chẽ, nhân viên nhà thuốc không trực tiếp thu tiền của bệnh nhân mà do nhân viên của phòng tài chính thực hiện. Bộ phận tài chính độc lập với bộ phận nhà thuốc. - Tất cả các loại hàng hóa của nhà thuốc trước khi đưa cho khách