- Hệ thống kho của khoa dược BVĐK An Lão được bố trí sắp xếp như sau:
Hình 3.13: Sơ đồ hệ thống kho khoa dược-BVĐK An Lão
Khoa Dược Kho thuốc điều trị nội trú Kho thuốc điều trị ngoạitrú Kho thuốc YHCT Kho VTTH,HC XN,SPYT Kho lẻ cơ sở II nội trú Kho lẻ cơ sở II ngoại trú Kho lẻ cơ sở II YHCT Kho thuốc các chương trình Kho lẻ cơ sở II VTTH
Hệ thống kho của khoa dược bệnh viện đa khoa huyện An Lão được chia thành 4 kho chính và 4 kho lẻ:
+ Kho cấp phát thuốc điều trị ngoại trú: Nhập và cấp phát thuốc trực tiếp cho bệnh nhân điều trị ngoại trú đến khám tại phòng khám đa khoa bệnh viện và các phòng khám yêu cầu theo đơn của Bác sỹ. và cấp cho kho lẻ ngoai trú cơ sở điều trị 2 Mỹ đức
+ Kho cấp phát thuốc điều trị nội trú: Nhập và cấp phát thuốc cho các khoa lâm sàng điều trị cho bệnh nhân điều trị nội trú, cấp phát theo đơn khi bệnh nhân cần phải điều trị thêm khi xuất viện, và cấp phát cho kho lẻ nội trú cơ sở điều trị 2 Mỹ đức.
+ Kho cấp phát thuốc y học cổ truyền: Nhập và cấp phát thuốc chế phẩm y học cổ truyền cho khoa đông y bệnh viện sử dụng cho bệnh nhân và cấp phát cho kho lẻ y học cổ truyền cơ sở điều trị 2 Mỹ đức.
+ Kho Vật tư tiêu hao, hóa chất, sinh phẩm y tế: Nhập và cấp phát cho các khoa có sử dụng vật tư tiêu hao cho bệnh nhân điều trị nội trú, ngoại trú và cấp phát hóa chất, sinh phẩm y tế cho khoa cận lâm sàng ,khoa chẩn đoán hình ảnh phục vụ công tác cận lâm sàng .
+ Kho thuốc các chương trình: Nhập và cấp thuốc các chương trình y tế quốc gia như chương trình chống lao, chương trình tâm thần kinh, chương trình da liễu… Các kho thuốc được bố trí ở nơi cao ráo, an toàn, thuận tiện cho việc xuất, nhập, vận chuyển và bảo vệ, đảm bảo vệ sinh chống nhiễm khuẩn,diện tích kho cần đủ rộng để bảo đảm việc bảo quản thuốc đáp ứng với yêu cầu của từng mặt hàng thuốc ,Đảm bảo thực hiện được 5 chống cho tất cả các kho:
Chống ẩm
Chống mối, mọt, chuột
Chống cháy
Chống quá hạn dùng
Chống mất mát, hư hao.
còn hẹp chưa đạt tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP), trước tình trạng này khoa dược cần nỗ lực hơn nữa trong việc tăng cường quản lý để đạt mục tiêu tồn trữ thuốc có chất lượng, an toàn, kinh tế và hiệu quả.
- Hệ thống trang thiết bị và phương tiện bảo quản tại khoa dược bệnh viện.
Các kho của khoa dược được trang bị đầy đủ các trang thiết bị và phương tiện bảo quản thuốc, vật tư y tế tiêu hao, hóa chất xét nghiệm, sinh phẩm y tế như: Máy điều hòa nhiệt độ, tủ lạnh, máy hút ẩm, nhiệt ẩm kế, quạt thông gió, các tủ, kệ đựng, các phương tiện phòng chống cháy nố, phòng chống mối mọt, nấm mốc, côn trùng...
Bảng 3.15: Danh mục các trang thiết bị bảo quản thuốc
tại khoa dược BVĐK An Lão
Số TT Tên trang thiết bị Số lượng
1 Máy điều hòa nhiệt độ 05 cái
2 Máy hút ẩm 05 cái
3 Tủ lạnh 03 cái
4 Nhiệt ẩm kế 05 cái
5 Quạt thông gió 05 cái
6 Nhiệt độ lạnh 05 cái
7 Tủ đụng thuốc chia nhiều ngăn 15 cái
8 Kệ giá sắt 10 cái 9 Máy tính 03 bộ 10 Máy in 03 bộ 11 Bàn ghế làm việc 03 bộ 12 Bình chữa cháy 03 bộ Nhận xét:
HĐT& ĐT và khoa Dược bệnh viện đa khoa An Lão thường xuyên quan tâm đến công tác bảo quản thuốc, VTTH, HCXN, SPYT ở các kho của khoa dược. 100% các kho được trang bị máy điều hòa nhiệt độ, tủ lạnh để bảo quản Vacxin, SPYT, HCXN và các thuốc có yêu cầu bảo quản đặc biệt như huyết thanh phòng uốn ván, các hormon, các enzym,
Trong năm 2013 được sự quan tâm của Giám đốc bệnh viện, Các kho của khoa dược trang bị thêm một số phương tiện, trang thiết bị như các tủ kệ có ngăn ô riêng, các giá đỡ, các vách nhôm kính, ngăn cách trong kho và nơi thực hiện việc cấp phát. Qua 2 lần kiểm tra của lãnh đạo Sở y tế thành phố Hải Phòng, được đánh giá là đơn vị thực hiện tốt quy trình bảo quản, cấp phát Vacxin, SPYT, HCXN.
- Hoạt động quản lý nghiệp vụ kho tại khoa dược bệnh viện đa khoa An lão.
+ Cách thức sắp xếp thuốc trong kho.
Các thuốc, VTTH, HCXN, SPYT nhập vào các kho của khoa Dược bệnh viện đa khoa huyện An Lão đều được kiểm nhập theo quy định, sau đó được sắp xếp bảo quản như sau:
Bảng 3.16: Cách sắp xếp thuốc theo yêu cầu bảo quản từng loại
tại khoa dược BVĐK An Lão
Yêu cầu bảo quản Cách thức sắp xếp
Nhiệt độ 2-150C Để trong ngăn mát tủ lạnh Tránh ánh sáng Để trong chỗ tối
Dễ bay hơi, dễ mốc mọt, dễ phân
huỷ Để nơi thoáng, mát
Dễ cháy, có mùi Để tách riêng, tránh xa nguồn nhiệt, nguồn điện và các mặt hàng khác Các thuốc khác không có yêu cầu
bảo quản đặc biệt
Bảo quản ở nhiệt độ phòng, trên giá, kệ, tủ; không để trên mặt đất, không để giáp tường ; tránh mưa hắt, ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp
Thuốc gây nghiện, hướng thần. Để trong tủ thuốc gây nghiện,hướng thần
Thuốc thường
Để trong khu vực thuốc thường. Xếp theo nhóm tác dụng dược lý, dạng bào chế hoặc A,B,C
+ Sắp xếp bảo quản tồn trữ trong kho:
Sắp xếp bảo quản thuốc gây nghiện, hướng tâm thần bảo quản theo quy chế thuốc gây nghiện, hướng tâm thần.
Sắp xếp bảo quản theo yêu cầu của nhà sản xuất: ghi trên bao bì của sản phẩm.
Sắp xếp bảo quản theo “Danh mục các thuốc có yêu cầu bảo quản đặc biệt”: do dược sĩ thủ kho lập.
Sắp xếp bảo quản theo tính chất vật lý, hoá học của sản phẩm.
Sắp xếp bảo quản theo nguyên tắc FIFO (thuốc nhập trước cấp phát trước) và FEFO ( Thuốc hết hạn trước xuất trước).
+ Kiểm soát chất lượng thuốc tại khoa dược BVĐK An Lão.
Nguyên tắc:
Thuốc trước khi nhập về kho thuốc (gồm mua và hàng được cấp) phải được kiểm soát 100%, tránh nhập hàng giả, hàng kém chất lượng, hàng không rõ nguồn gốc, xuất xứ.
Thuốc lưu tồn tại kho thuốc: Định kỳ kiểm soát tối thiểu 1 quý/lần, tránh để hàng bị biến đổi chất lượng, hết hạn sử dụng.
Cách thức tiến hành:
Kiểm tra tính hợp pháp, nguồn gốc, xuất xứ của thuốc:
Hóa đơn, chứng từ đầy đủ, hợp pháp theo đúng các quy chế, quy định hiện hành.
Kiểm tra cảm quan chất lượng thuốc:
● Kiểm tra bao bì: Phải còn nguyên vẹn, không móp méo, rách, bẩn. ● Kiểm tra hạn sử dụng, số kiểm soát, ngày sản xuất.
● Kiểm tra sự thống nhất giữa bao bì ngoài và các bao bì bên trong, bao bì trực tiếp.
● Kiểm tra chất lượng cảm quan và ghi sổ theo dõi.
● So sánh với các mô tả về cảm quan của nhà sản xuất (nếu có).
● Kiểm tra nhãn: Đủ, đúng quy chế. Hình ảnh, chữ/ số in trên nhãn rõ ràng, không mờ, nhòe, tránh hàng giả, hàng nhái.
Nếu thuốc không đạt yêu cầu:
● Phải để ở khu vực riêng, gắn nhãn hàng chờ xử lý.
● Khẩn trương báo cho Trưởng khoa Dược để kịp thời giải quyết.
Kiểm tra điều kiện bảo quản của từng loại thuốc :
● Kiểm tra về các yêu cầu bảo quản của nhà sản xuất ghi trên nhãn. ● Kiểm tra số lô, hạn dùng.
● Định kỳ hàng tháng phải kiểm tra số lượng tồn thực tế và số lượng trên sổ sách (phần mềm) theo số lô.
● Sử dụng phần mềm theo dõi hạn dùng tất cả các thuốc tồn tại kho thuốc.
Ghi chép sổ sách đầy đủ, đúng thực tế:
● Đối với thuốc nhập: nhập các thông tin trên hóa đơn vào phần mềm. ● Nếu là thuốc gây nghiện, hướng thần, ghi vào “Sổ xuất nhập thuốc gây nghiện,hướng tâm thần”.
+ Kiểm soát lượng tồn trữ thuốc.
Với mục tiêu đảm bảo đầy đủ kịp thời thuốc có chất lượng trong công tác khám và điều trị tại bệnh viện đa khoa An Lão, khoa Dược phải xác định được số lượng thuốc tồn trữ một cách hợp lý, luôn có đủ thuốc đảm bảo chất lượng là mục tiêu hàng đầu, là nhiệm vụ trọng tâm của khoa dược bệnh viện.Tuy nhiên nếu tồn trữ với số lượng lớn sẽ làm cho kinh phí dự trữ tăng cao ảnh hưởng đến công tác khác của bệnh viện, cộng với việc bảo quản thuốc trong kho khó khăn hơn, khó kiểm soát chất lượng và hạn sử dụng.
Trong năm 2013 với lượng bệnh nhân đến khám và điều trị tăng hơn so với các năm trước và mô hình bệnh tật ổn định nên việc kiểm soát lượng tồn trữ cũng khá thuận lợi, các thuốc tồn kho được tồn với số lượng sử dụng trong khoảng từ 2 đến 3 tháng.
Để đánh giá mức độ tồn kho dự trữ thuốc tại BVĐK An Lão, Hội đồng thuốc và điều trị bệnh viện tiến hành thống kê số lượng sử dụng thuốc hàng quý và lượng còn tồn lại quý kế tiếp như sau ( Bảng 3.17):
Bảng 3.17: Giá trị tiền thuốc tồn kho dự trữ các quý năm 2013
tại khoa dược BVĐK An Lão
Tên Quý
Giá trị tiền thuốc tồn kho cuối quý
(Nghìn đồng) Tiền thuốc bình quân sử dụng trong 1 tháng ( Nghìn đồng) Thời gian sử dụng thuốc dự trữ (Tháng) 1 2 456 352 1 220 344 2,01 2 2 755 630 1 220 344 2,25 3 2 860 889 1 220 344 2,34 4 4 930 566 1 220 344 4,04 Nhận xét:
Lượng thuốc dự trữ sử dụng trong bệnh viện đáp ứng được khoảng thời gian từ 2 đến 3 tháng dùng trong các trường hợp do nhà cung ứng vì lý do nào đó một số thuốc không cung ứng kịp thời theo dự trù hàng tháng của khoa dược. Tuy nhiên trong quý 4 lượng thuốc tồn kho tăng cao so với các quý trước vì đây là thời điểm Sở y tế Hải phòng tổ chức đấu thầu tập trung và không tránh khỏi các yếu tố khách quan dẫn đến thời gian đấu thầu kéo dài, vì thế kết quả trúng thầu được công bố muộn hơn, Để tránh việc thiếu thuốc do nguyên nhân trên, khoa dược bệnh viện xin ý kiến của lãnh đạo bệnh viện, của chủ tịch hội đồng thuốc và điều trị bệnh viện dự trù số lượng dự trữ tồn kho tăng cao so với các tháng, các quý trước.