2.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Địa hình Phòng Địa chất Phòng QLDA Phòng Thiết kế 1 Phòng Thiết kế 2 Phòng Tổ chức-HC Phòng Kế hoạch KT Phòng Tài vụ
Nguồn: Phòng Tổ chức-Hành chính của công ty
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy mô hình cơ cấu tổ chức của công ty là mô hình trực tuyến chức năng. Nhìn chung mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đã đáp ứng được yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. Với mô hình cơ cấu tổ chức này, Ban giám đốc giữ được vai trò trung tâm điều phối hoạt động của các phòng ban thông qua quy chế quản lý chung, đồng thời bên cạnh đó công ty đã có sự phân cấp mạnh đối với các phòng ban trực thuộc, mỗi phòng ban đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ riêng do đó không có sự chồng chéo mà còn tạo điều kiện cho các phòng phát huy tính sáng tạo, chủ động trong công tác quản lý và điều hành phát triển sản xuất, mở rộng thị trường,… cũng như trong việc thực thi định hướng phát triển chung của công ty. Mặt khác mô hình này cũng chi phối đến công tác tiền lương của công ty. Công ty phải áp dụng hình thức trả lương đa dạng (trả lương theo thời gian
và lương theo sản phẩm) và theo nguyên tắc chung nhưng không cứng nhắc
mà phải linh hoạt cho phù hợp với từng điều kiện khác nhau.
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của Ban Giám đốc các phòng trong công ty a. Giám đốc
- Làm việc theo chế độ thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ, quyết định, ban hành quy chế, tổ chức và hoạt động của công ty.
- Chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động của đơn vị trước Pháp luật và Đảng uỷ, Lãnh đạo cấp trên.
- Phụ trách chung toàn bộ hoạt động của cơ quan.
- Công tác quy hoạch, kế hoạch, chiến lược phát triển của công ty. - Phụ trách bộ phận Tổ chức-Hành chính. - Phụ trách bộ phận Tài vụ. - Phụ trách các dự án lớn, dự án đặc thù khi cần thiết. b. Phó Giám đốc 1 - Phụ trách phòng Thiết kế 1. - Phụ trách phòng Thiết kế 2.
- Kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc, ký duyệt hồ sơ báo cáo đầu tư, dự án, báo cáo kinh tế kỹ thuật, thiết kế cơ sở, thiết kế bản vẽ thi công các công trình.
- Phụ trách Hội thảo khoa học, hướng dẫn, cập nhật những vấn đề khoa học mới áp dụng vào sản xuất.
- Giải quyết các vấn đề có liên quan đến kỹ thuật của hồ sơ báo cáo đầu tư, dự án, báo cáo kinh tế kỹ thuật, thiết kế cơ sở, thiết kế bản vẽ thi công các công trình.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc phân công. - Giải quyết một số công việc khác khi Giám đốc đi công tác.
c. Phó Giám đốc 2
- Phụ trách bộ phận Kế hoạch - Quản lý dự án. - Phụ trách phòng Khảo sát địa hình.
- Phụ trách phòng Khảo sát địa chất.
- Kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc, ký duyệt hồ sơ quản lý dự án, giám sát, khảo sát địa hình, địa chất.
- Kiểm tra hồ sơ dự toán các công trình.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc phân công. - Giải quyết một số công việc khác khi Giám đốc đi công tác.
d. Phòng Thiết kế 1 & 2
- Chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể trực tiếp của đồng chí Phó giám đốc 1 phụ trách kỹ thuật. Tổ chức, thực hiện viết đề cương khảo sát địa hình, địa chất, lập dự án, báo cáo kinh tế kỹ thuật, thiết kế cơ sở, lập tổng mức đầu tư, thiết kế bản vẽ thi công, lập dự toán các công trình, kết hợp với chủ đầu tư trình các cấp thẩm định và phê duyệt, hoàn chỉnh hồ sơ tài liệu, chuyển Phòng
Kế hoạch & QLDA để giao cho chủ đầu tư và lưu trữ của đơn vị, chịu trách nhiệm trước cơ quan và Pháp luật về những sai sót trong quá trình thực hiện, không làm ảnh hưởng tới chất lượng công trình và lãng phí về kinh tế trong xây dựng, thực hiện nghiêm túc công tác giám sát tác giả và cùng với chủ đầu tư, đơn vị thi công nghiệm thu các giai đoạn công trình.
- Mỗi cán bộ thiết kế, dự toán phải nắm vững vàng về công tác chuyên môn nghiệp vụ và thủ tục trình tự XDCB. Chịu trách nhiệm về sản phẩm tư vấn đảm bảo tiến độ và chất lượng, chịu trách nhiệm bảo quản trang thiết bị máy móc, tài liệu nghiên cứu của phòng đã được cơ quan giao. Tất cả các máy móc, thiết bị cơ quan đã giao cho Phòng nếu bị hư hỏng phải tự bỏ kinh phí sửa chữa, hết thời gian khấu hao, trang bị máy móc, thiết bị mới thì báo cơ quan để thông qua hội đồng xét duyệt, quyết định cho sửa chữa hoặc mua máy mới.
e. Phòng Kế hoạch & QLDA
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về việc chỉ thầu tư vấn, ký kết các hợp đồng kinh tế, nghiệm thu, thanh lý, bàn giao hồ sơ, tài liệu tư vấn cho chủ đầu tư.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về kế hoạch và triển khai cho các bộ phận những công trình đã ký hợp đồng, ra các giấy giao việc từng công trình đảm bảo đúng yêu cầu tiến độ và chất lượng
- Đôn đốc, kiểm tra tiến độ các bộ phận như Khảo sát địa hình, địa chất, Thiết kế theo như kế hoạch đã được giao trên cơ sở giấy giao việc
- Tổng hợp, báo cáo tiến độ các công việc của từng bộ phận trong toàn đơn vị trước hội nghị giao ban vào sáng thứ 2 hàng tuần.
- Kết hợp chặt chẽ với đồng chí Phó giám đốc phụ trách để lập kế hoạch triển khai cho các bộ phận đồng thời cùng trách nhiệm nắm vững các việc đã và đang triển khai của đơn vị, cùng phòng khảo sát địa hình, địa chất, thiết kế giải quyết các vướng mắc về mặt kỹ thuật, thủ tục xây dựng cơ bản với các đối tác trong quá trình thực hiện.
- Thẩm tra dự án, báo cáo kinh tế kỹ thuật, thiết kế cơ sở, tổng mức đầu tư, thiết kế bản vẽ thi công, dự toán.
- Quản lý dự án, giám sát thi công xây dựng công trình, lập hồ sơ mời thầu, đấu thầu xây lắp và thiết bị.
- Tổ chức đấu thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu, lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng công trình.
- Lập hồ sơ kiểm định chất lượng công trình xây dựng.
- Chịu trách nhiệm trước cơ quan và pháp luật về những sai sót trong quá trình thực hiện, không làm ảnh hưởng tới chất lượng công trình và lãng phí về kinh tế trong xây dựng, thực hiện nghiêm túc công tác giám sát, thẩm tra, lựa chọn nhà thầu và cùng với chủ đầu tư, đơn vị thi công nghiệm thu các giai đoạn công trình.
- Mỗi cán bộ phải nắm vững vàng về công tác chuyên môn nghiệp vụ và thủ tục trình tự XDCB. Chịu trách nhiệm về công việc của mình, đảm bảo tiến độ và chất lượng, chịu trách nhiệm bảo quản trang thiết bị máy móc, tài liệu nghiên cứu của phòng đã được cơ quan giao. Tất cả các máy móc, thiết bị cơ quan đã giao cho Phòng nếu bị hư hỏng phải tự bỏ kinh phí sửa chữa, hết thời gian khấu hao, trang bị máy móc, thiết bị mới thì báo cơ quan để thông qua hội đồng xét duyệt, quyết định cho sửa chữa hoặc mua máy mới.
f. Phòng khảo sát địa hình, Phòng khảo sát địa chất
- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của đồng chí Phó giám đốc 2 phụ trách, bố trí nhân lực, máy móc trang thiết bị, thực hiện công tác khảo sát địa hình, địa chất trên cơ sở đề cương đã được duyệt, chịu trách nhiệm trước cơ quan về số lượng, chất lượng tài liệu, phải đảm bảo đúng yêu cầu về tiến độ, chất lượng, số lượng, mỹ thuật và quy trình, quy phạm hiện hành của Nhà nước.
- Bàn giao đầy đủ tài liệu, đảm bảo yêu cầu cho Phòng Kế hoạch sau khi đã được Phó giám đốc phụ trách kiểm tra, bảo quản máy móc trang thiết bị, giao cho những đồng chí có chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ sử dụng bảo quản, thực hiện tốt chế độ bảo dưỡng. Chịu trách nhiệm về hư hỏng và mất mát trước cơ quan, chịu trách nhiệm sửa chữa máy móc khi hư hỏng, đảm bảo
tất cả các loại vật tư phục vụ cho công tác sản suất. Tất cả các máy móc, thiết bị cơ quan đã giao cho Phòng nếu bị hư hỏng phải tự bỏ kinh phí sửa chữa, hết thời gian khấu hao, trang bị máy móc, thiết bị mới thì báo cơ quan để thông qua hội đồng xét duyệt, quyết định cho sửa chữa hoặc mua máy mới.
g. Phòng Tổ chức – Hành chính
- Trực tiếp dưới sự chỉ đạo của Giám đốc.
- Lên kế hoạch, dự trù mua sắm trang thiết bị trình lãnh đạo duyệt, theo dõi, quản lý, bảo quản chung những trang thiết bị đã có của đơn vị.
- Chịu trách nhiệm quán xuyến các công việc thuộc lĩnh vực hành chính như thường xuyên xem xét kiểm tra điện, nước thuộc khu vực cơ quan, đảm bảo không bị ảnh hưởng đến công tác sản xuất của đơn vị.
- Kiểm tra, theo dõi, đôn đốc công các vệ sinh chung trong toàn khu vực của cơ quan.
- Mua sắm các đồ dùng vật tư, văn phòng phẩm phục vụ sản xuất của đơn vị trên cơ sở dự trù đã được duyệt.
- Hướng dẫn, tiếp khách Hành chính của cơ quan.
- Đánh máy văn phòng, phô tô tài liệu của đơn vị khi có kế hoạch được lãnh đạo cơ quan duyệt. Đảm bảo số lượng, chất lượng tài liệu tốt.
- Theo dõi các hợp đồng LĐ, thời gian tăng lương cho CB - CNV hợp đồng dài hạn kịp thời, đúng chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nước.
- Tham mưu cho lãnh đạo các chế độ, chính sách mà CB-CNV được hưởng theo quy định hiện hành.
- Lưu trữ hồ sơ CB-CNV của đơn vị.
- Quản lý bộ phận lưu trữ hồ sơ tài liệu tư vấn các công trình chặt chẽ, khoa học đảm bảo an toàn, có hệ thống.
- Quản lý và báo cáo các tài liệu thuộc công tác Đảng của Chi bộ và các tài liệu thông tư chỉ thị của các cấp.
- Quản lý con dấu của đơn vị và các công văn đi, đến. - Quản lý tài sản, trang thiết bị mà cơ quan đã giao cho.
- Làm một số các công việc khác phục vụ cơ quan khi được giao.
h. Phòng Tài vụ - Kế toán, Phòng tài vụ.
6 - Trực tiếp dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, quản lý vốn, thu vốn, chi phí mọi hoạt động trên cơ sở đúng quy định và nguyên tắc của ngành Tài chính,
tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực kinh tế của doanh nghiệp, đồng chí trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc, tập thể và phát luật về những vấn đề làm sai trái nguyên tắc.
7 - Lập kế hoạch sản xuất hàng năm và dự kiến phân bổ kế hoạch năm cho từng quý, từng tháng.
- Kết hợp chặt chẽ với phòng Kế hoạch & QLDA để hoàn chỉnh thủ tục thanh lý từng hợp đồng.
- Có trách nhiệm cùng phòng Kế hoạch & QLDA đi nghiệm thu, thanh lý từ các Chủ đầu tư.
- Sổ sách chứng từ thu chi phải rõ ràng, đúng nguyên tắc.
- Thực hiện đầy đủ đúng nguyên tắc và thời gian trong việc quyết toán quý và năm.
- Cân đối kinh phí đảm bảo phục vụ cho sản xuất và chế độ của cán bộ công nhân viên.
- Hướng dẫn các cá nhân, các phòng ban làm thủ tục thanh toán, tạm ứng theo đúng nguyên tắc và quy định trước khi trình duyệt.
- Theo dõi và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước đúng quy định trong từng quý, từng tháng và cả năm đúng thời gian quy định.
- Thực hiện, triển khai và báo cáo với Giám đốc các phần phải đóng góp với Nhà nước theo đúng chế độ chính sách và quy định hiện hành và báo cáo cân đối thu, chi trong từng tháng của đơn vị.
- Lập dự toán thu chi hàng năm của đơn vị ngay từ đầu năm.
- Lập báo cáo tài chính, quyết toán năm đảm bảo đúng nguyên tắc tài chính công khai.
- Làm một số các công việc khác phục vụ cơ quan khi được giao.
2.2. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty đến hết năm 2014
Các lĩnh vực hiện nay công ty đang thực hiện tư vấn là: Tư vấn lập báo cáo đầu tư
Tư vấn quy hoạch Tư vấn quản lý dự án
Tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình
Hoạt động tư vấn hiện nay của công ty đối với các lĩnh vực trên được thể hiện như sau:
2.2.1. Tư vấn lập báo cáo đầu tư
Lập báo cáo đầu tư là bước đầu tiên của việc thực hiện một dự án đầu tư. Giai đoạn này đóng vai trò quan trọng, nó quyết định cho việc thực hiện hay không thực hiện của một dự án đầu tư. Trong giai đoạn lập báo cáo đầu tư nhà đầu tư phải đưa ra được tính hiệu quả của dự án, sự phù hợp với điều kiện thực tế và những ảnh hưởng của dự án đối với xã hội.
Nội dung công việc trong phần thực hiện tư vấn của các cán bộ, chuyên gia tại Công ty tư vấn xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nam: + Nội dung công việc thực hiện trong giai đoạn nghiên cứu tìm kiếm cơ hội đầu tư được thực hiện theo các căn cứ sau:
- Chiến lược phát triển kinh tế xã hội của vùng, của đất nước, hoặc chiến lược sản xuất kinh doanh của ngành, của địa phương; đây là căn cứ cho sự tồn tại lâu dài của dự án.
- Nhu cầu về mặt hàng hoặc dịch vụ mà dự án sản xuất đối với các thị trường trong nước hoặc trên thế giới.
- Hiện trạng của sản xuất và cung cấp dịch vụ, mặt hàng đó trong nước và trên thế giới. Thị trường cho sản phẩm tồn tại trong khoảng thời gian là phải tương đối dài, ít nhất là đủ cho đến thời gian thu hồi vốn. Nếu sản phẩm sản xuất ra mà không có thị phần hoặc thời gian thu hồi vốn là không đủ thì dự án sẽ phá sản.
- Tiềm năng sẵn có về tải nguyên thiên nhiên, lao động, tài chính và các mối quan hệ,… có thể khai thác và chiếm lĩnh được thị phần trên thị trường trong nước và trên thế giới. Những mặt lợi thế so sánh với các doanh nghiệp sản xuất trong nước và trên thế giới. Đây là một trong những yếu tố tạo nên tính cạnh tranh cho sản phẩm về mặt giá cả.
- Những kết quả thu được về mặt tài chính, kinh tế - xã hội từ việc thực hiện dự án.
Việc nghiên cứu cơ hội đầu tư là bước đầu xác định các thông tin cho dự án, liệu việc thực hiện dự án có phù hợp với tình hình hiện tại hay không.
Giai đoạn này không gây nhiều tốn kém, những nó là bước cần thiết để đi tiếp vào việc nghiên cứu các bước tiếp theo.
+ Nội dung công việc thực hiện trong bước nghiên cứu tiền khả thi: - Nghiên cứu các khía cạnh về pháp luật, điều kiện kinh tế xã hội ảnh hưởng như thế nào đến quá trình khai thác và vận hành dự án trong tương lai. Ngoài ra còn xác định các nguồn đầu vào cho dự án trong quá trình hoạt động, như: quy hoạch phát triển kinh tế của vùng, nguồn tài nguyên, nhiên