Thu tiền khách hàng
(Tương tự quy trình thu tiền mặt, thu tiền gửi ngân hàng)
4.2.1.2 Chứng từ và Sổ sách sử dụng Quản lý công nợ Quản lý công nợ phải thu Thu tiền Ghi nhận và thông báo công nợ Quản lý khách hàng Cập nhật danh mục khách hàng Thu hồi công nợ Ghi nhận và thông báo công nợ Khách hàng trả trước
Từ các chứng từ gốc ban đầu có thể phát sinh từ bên ngoài hoặc trong nội bộ Doanh nghiệp như: hóa đơn GTGT, hóa đơn thông thường, giấy đề nghị thanh toán…, hoặc ngay khi nghiệp vụ phát sinh kế toán lập các chứng từ ghi sổ cũng chính là chứng từ gốc gồm: phiếu thu, phiếu chi. Kế toán tiến hành định khoản ghi nội dung chứng từ ghi sổ, chuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan xét duyệt, ký tên.
Thường ngày hoặc định kỳ, kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trên cơ sở các chứng từ đã lập theo trình tự thời gian vào các sổ chi tiết (sổ chi tiết tiền mặt, sổ quỹ, sổ theo dõi công nợ,…), sổ tổng hợp (sổ Cái: sổ Cái TK 111, 112, 131 và các TK khác có liên quan; sổ Nhật ký chung)
4.2.1.3 Hạch toán nghiệp vụ
a) Hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể
Ngày 05/05/2014, căn cứ vào điều khoản hợp đồng, giấy báo nợ ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – CN Vĩnh Long, thu tiền phụ phẩm trả trước của Công ty An Lạc, kế toán tổng hợp lập chứng từ số BC0006/T0514, định khoản trên chứng từ:
Nợ TK 1121 1.500.000.000
Có TK 131.01 1.500.000.000
Ngày 10/05/2014, nhận tiền cá tra đông lạnh – Hùng Vương, dựa vào giấy báo ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – CN TPHCM kế toán lập, định khoản và ghi nội dung chứng từ số BC0009/T0514:
Nợ TK 1121 10.000.000.000
Có TK 131.01 10.000.000.000
Ngày 13/05/2014, nhận tiền phụ phẩm của Công ty Phương Tường, căn cứ vào hóa đơn, giấy báo Có của ngân hàng và chứng từ số BC0005/T0514 do kế toán tổng hợp lập, tiến hành định khoản trên chứng từ:
Nợ TK 1121 1.119.009.135
Có TK 131.01 1.119.009.135
Ngày 15/05/2014, căn cứ vào hợp đồng số BHN0003/T0514 và phiếu xuất kho số XP0003/T0514, kế toán tiến hành định khoản trên các chứng từ:
Nợ TK 6322.01 19.162.256.323
Có TK 155.02 19.162.256.323
Nợ TK 131.01 20.007.000.000
Sau mỗi nghiệp vụ, chứng từ được đính kèm với nhau và đưa đến các phòng ban có chức năng ký duyệt. Sau đó, kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ, lưu chứng từ theo quy định.
b) Các sổ sách kế toán có liên quan (Xem trang tiếp theo)
c) Sơ đồ chữ T
Các nghiệp vụ kinh tế được tóm tắt bằng sơ đồ chữ T như sau: (đvt: 1.000đ)
e) Nhận xét
- Quy trình quản lý nợ phải thu: Quy trình quản lý nợ phải thu tương đối chặt chẽ qua các khâu. Từ việc cập nhật danh mục khách hàng mới đến việc theo dõi riêng từng đối tượng khách hàng bằng sổ chi tiết để quản lý các khoản nợ kịp thời có biện pháp thu hồi, tránh các rủi ro trả chậm, khó thu hoặc thất thoát tài sản. Phân loại khách hàng để có chiến lược thích hợp, phát triển mối quan hệ với khách hàng tiềm năng, duy trì các đối tác tin cậy và cân nhắc những khách hàng có nguy cơ nợ xấu.
- Chứng từ: Hóa đơn, hợp đồng được soạn thảo và xem xét cẩn thận. Các chứng từ ghi sổ được kiểm duyệt và phải được thông qua ban lãnh đạo ký duyệt sau đó được đính kèm với chứng từ gốc và lưu trữ theo quy định.
- Sổ sách được ghi chép cẩn thận, phản ánh nội dung nghiệp vụ rõ ràng, đối tượng cụ thể giúp việc kiểm tra đối chiếu được thuận lợi, nhanh chóng khi cần thiết.
- Tài khoản sử dụng: từ việc sử dụng sổ chi tiết Doanh nghiệp đã linh hoạt thiết kế các tài khoản phải thu kèm với việc đánh mã số sách hàng khiến việc hạch toán và theo dõi trên tài khoản dễ dàng và nhanh chóng. Các nghiệp vụ thu nợ thông qua ngân hàng là chủ yếu nên đảm bảo tính an toàn cao.
… … … (3) 1.119.009,1 112 1 (1) 1.500.000 (2) 10.000.000 5112.01 (4) 20.007.000 131.0 1 (1) 1.500.000 (2) 10.000.000 (4) 20.007.000 SDĐK: 19.631.662 SDCK: 20.902.511,1 SDCK: 134.117.871,65 … … (3) 1.119.009,1 SDĐK: 154.322.003,5 X
Đơn vị: CTy TNHH Hùng Vương – Vĩnh Long Mẫu số: S03a - DN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Địa chỉ: 197, Đường 14/9, P5, TP Vĩnh Long MST: 1500467732
SỔ NHẬT KÝ CHUNG (Trích)
Từ ngày 01/05/2014 đến ngày 31/05/2014
Chứng từ
Diễn giải TK nợ TK có Số tiền
Số Ngày
... ... ... ... ... ...
BC0006/T0514 05/05/2014 Thu tiền phụ phẩm trả trước của Công ty
An Lạc 1121 131.01 1.500.000.000
BN0014/T0514 10/05/2014 Thanh toán tiền nợ vay ngân hàng Nông
nghiệp Vĩnh Long 3111 1121 9.997.638.889
BC0015/T0514 13/05/2014 Nhận tiền phụ phẩm của Công ty
Phương Tường 1121 131 1.119.009.135
BHN0003/T0514 15/05/2014 Thanh toán tiền cá tra nguyên liệu – Hùng
Vương 131 5112.01 20.007.000.000
Tổng cộng 519.064.203.566
Đơn vị: CTy TNHH Hùng Vương – Vĩnh Long Mẫu số: S03b - DN
Địa chỉ: 197, Đường 14/9, P5, TP Vĩnh Long MST: 1500467732
SỔ CÁI (Trích)
Từ ngày 01/05/2014 đến ngày 31/05/2014
Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng
Ngày ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 19.631.661.962 154.322.003.573 05/05/2014 BC0006/T0514 05/05/2014 Nhận trước tiền phụ phẩm – An Lạc 1121 1.500.000.000
10/05/2014 BN0009/T0514 05/05/2014 Nhận tiền cá tra đông lạnh –
Hùng Vương 1121 10.000.000
13/05/2014 BC0015/T0514 13/05/2014 Nhận tiền phụ phẩm của Công
ty Phương Tường 1121 1.119.009.135
15/05/2014 BHN0003/T0514 26/05/2014 Thanh toán tiền cá tra nguyên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
… … … …
4.2.2 Kế toán các khoản tạm ứng
4.2.2.1 Tổ chức quản lý các khoản tạm ứng
Một số nguyên tắc về công tác kế toán thanh toán tạm ứng Công ty áp dụng:
- Chỉ cấp chi tạm ứng trên cơ sở lệnh chi của thủ trưởng, kế toán trưởng trong đơn vị.
- Chỉ cấp chi tạm ứng cho cán bộ, viên chức thuộc danh sách lương của đơn vị để đảm bảo khả năng hoàn ứng khi đến hạn.
- Tiền tạm ứng phải chi trên cơ sở chứng từ hợp lý hợp lệ.
- Chi tạm ứng cho các đối tượng đã thực hiện thanh toán đúng quy định các lần tạm ứng trước đó.
- Tiền tạm ứng phải được theo dõi: sử dụng, thanh toán đúng mục đích và đúng hạn.
4.2.2.2 Chứng từ và Sổ sách sử dụng
Chứng từ: Từ các chứng từ gốc ban đầu như: hóa đơn GTGT, hóa đơn thông thường, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (bảng kê sử dụng các khoản đã tạm ứng và hoàn tạm ứng, các Chứng từ gốc chứng minh số tiền tạm ứng đã chi,…) hoặc ngay khi nghiệp vụ phát sinh kế toán lập các chứng từ ghi sổ cũng chính là chứng từ gốc gồm: phiếu thu, phiếu chi. Kế toán tiến hành định khoản ghi nội dung chứng từ ghi sổ, chuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan xét duyệt, ký tên.
Thường ngày hoặc định kỳ, kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trên cơ sở các chứng từ đã lập theo trình tự thời gian vào các sổ chi tiết (sổ chi tiết tiền mặt, sổ quỹ,…); sổ tổng hợp (sổ Cái: sổ Cái TK 111, 112, 141 và các TK khác có liên quan; sổ Nhật ký Chung)
4.2.2.3 Hạch toán nghiệp vụ
a) Hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể
Ngày 05/05/2014, dựa vào giấy đề nghị chi tạm ứng số tiền 50.000.000 đồng để tạm ứng tiền công tác cho nhân viên Trần Thị Thanh Ngọc, kế toán tổng hợp tiến hành lập và định khoản phiếu chi số PC0003/T0514:
Nợ TK 141 50.000.000
Ngày 07/05/2014, dựa vào giấy thanh toán tạm ứng thu hoàn tạm ứng của nhân viên Đoàn Thị Khánh Ly số tiền 350.000 đồng, kế toán tổng hợp ghi định khoản cho chứng từ phiếu thu số PT0004/T0514:
Nợ TK 1111 350.000
Có TK 141 350.000
Ngày 13/05/2014, thu hoàn tạm ứng của nhân viên Lê Hoàng Thụy Thế Duy số tiền 350.000, căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng kế toán tổng hợp lập phiếu thu số PT0007/T0514 tiến hành định khoản:
Nợ TK 1111 350.000
Có TK 141 350.000
Ngày 14/05/2014, chi tiền theo giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của nhân viên Lê Hoàng Thụy Thế Duy đi kiểm hàng kho lạnh, phiếu chi số PC0028/T0514 số tiền 400.000 đồng được lập, kế toán định khoản:
Nợ TK 141 400.000
Có TK 1111 400.000
Sau mỗi nghiệp vụ, chứng từ được đính kèm với nhau và đưa đến các phòng ban có chức năng ký duyệt. Sau đó, kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ, lưu chứng từ theo quy định.
b) Các sổ sách kế toán có liên quan (Xem trang tiếp theo)
c) Tài khoản chữ T
Các nghiệp vụ kinh tế được tóm tắt bằng sơ đồ chữ T như sau: (đvt: 1.000đ)
e) Nhận xét (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các nghiệp vụ tạm ứng tương đối đơn giản, phát sinh chủ yếu bằng tiền mặt với khoản giá trị nhỏ. Tuy nhiên, quy trình quản lý là tương đối
… … … … (3) 350 111 1 (1) 50.000 (2) 350 (4) 400 SDCK: 114.050 141 (1) 50.000 (2) 350 (4) 400 SDĐK: 252.480 … (3) 1.119.009,1 X
Đơn vị: CTy TNHH Hùng Vương – Vĩnh Long Mẫu số: S03a - DN
Địa chỉ: 197, Đường 14/9, P5, TP Vĩnh Long MST: 1500467732
SỔ NHẬT KÝ CHUNG (Trích)
Từ ngày 01/05/2014 đến ngày 31/05/2014
Chứng từ
Diễn giải TK nợ TK có Số tiền
Số Ngày
... ... ... ... ... ...
PC0003/T0514 05/05/2014 Tạm ứng tiền công tác cho nhân viên
Trần Thị Thanh Ngọc 141 1111 50.000.000
PT0004/T0514 07/05/2014 Thu hoàn tạm ứng của nhân viên Đoàn
Thị Khánh Ly 1111 141 350.000
PT0007/T0514 13/05/2014 Thu hoàn tạm ứng của nhân viên Lê
Hoàng Thụy Thế Duy 1111 141 350.000
PC0028/T0514 14/05/2014
Thanh toán tạm ứng của nhân viên Lê Hoàng Thụy Thế Duy đi kiểm hàng kho
lạnh
141 1111 400.000
... ... … ... ... ...
Đơn vị: CTy TNHH Hùng Vương – Vĩnh Long Mẫu số: S03b - DN
Địa chỉ: 197, Đường 14/9, P5, TP Vĩnh Long MST: 1500467732
SỔ CÁI (Trích)
Từ ngày 01/05/2014 đến ngày 31/05/2014
Tài khoản: 141 – Tạm ứng
Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số dư đầu kỳ 253.480.000
05/05/2014 PC0003/T0514 05/05/2014 Tạm ứng tiền công tác cho nhân
viên Trần Thị Thanh Ngọc 1111 50.000.000 07/05/2014 PT0004/T0514 07/05/2014 Thu hoàn tạm ứng của nhân
viên Đoàn Thị Khánh Ly 1111 350.000
13/05/2014 PT0007/T0514 13/05/2014 Thu hoàn tạm ứng của nhân
viên Lê Hoàng Thụy Thế Duy 1111 350.000
14/05/2014 PC0028/T0514 14/05/2014
Thanh toán tạm ứng của nhân viên Lê Hoàng Thụy Thế Duy
đi kiểm hàng kho lạnh
1111 400.000
… … … …
chặt, tuân thủ quy trình quản lý xuất nhập quỹ tiền mặt. Mọi nghiệp vụ phát sinh đều phải có các chứng từ gốc kèm theo với đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định.
4.3 PHÂN TÍCH VỐN BẰNG TIỀN