6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.3. Giải pháp tăng cường các thủ tục kiểm soát mà qui trình
soát chưa qui định đầy đủ
a. Tổ chức kiểm tra lại tài liệu cơ sở của dự án sau khi đã tiếp nhận
Theo qui định của qui trình kiểm soát, CBKS phải kiểm tra các nội dung như kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ; kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ… khi tiếp nhận tài liệu cơ sở của dự án. Tuy nhiên do đặc điểm của tài liệu cơ sở của dự
án bao gồm nhiều loại tài liệu, nội dung các tài liệu phản ánh các nội dung pháp lý khác nhau, được chế tài bởi các văn bản có liên quan của Nhà nước,
82
một số tài liệu có rất nhiều nội dung như như Quyết định phê duyệt Báo cáo KTKT, hợp đồng thi công xây dựng…nên khi tiếp nhận tài liệu cơ sở của dự
án, CBKS không thể kiểm tra ngay một lần đầy đủ tất cả các nội dung tài liệu của dự án, do vậy CBKS cần phải kiểm tra lại hồ sơ đã tiếp nhận này.Tuy nhiên trong qui trình không qui định thủ tục kiểm soát đối với nội dung kiểm soát này.
Tác giả luận văn đề nghị bổ sung thủ tục kiểm soát lại đối với nội dung kiểm tra lại tài liệu cơ sở của dự án sau khi CBKS chi đã tiếp nhận hồ sơ từ
khách hàng, cụ thể:
- Sau khi tiếp nhận CBKS phải tiến hành kiểm tra lại tất cả nội dung các hồ sơ đã tiếp nhận để đảm bảo tính đầy đủ, tinh pháp lý, tính chính xác của các loại hồ sơ tài liệu trước khi lưu vào hồ sơ của dự án.
- Việc kiểm tra phải lưu lại dấu vết kiểm soát để lãnh đạo bộ phận KSTT có thể giám sát được việc thực hiện cũng như xác định trách nhiệm của CBKS trong việc thực hiện kiểm tra hồ sơ, nếu kiểm tra không đầy đủ, đúng qui định sau này phát hiện có sai sót thì CBKS phải chịu trách nhiệm.
Vì vậy, tác giả luận văn đề nghị bổ sung thêm mẫu “Phiếu kiểm soát tài liệu cơ sở của dự án”. Nội dung của Phiếu liệt kê đầy đủ các tài liệu cơ sở của dự án theo qui định về thủ tục kiểm soát. Căn cứ vào từng nội dung ghi trên phiếu, CBKS thực hiện lần lượt kiểm tra từng loại tài liệu và xác định kết quả
kiểm tra vào Phiếu đã in sẵn, ký và trình trưởng BP KSTT phê duyệt, sau đó lưu phiếu vào hồ sơ dự án.
Qua kiểm tra nếu phát hiện tài liệu cơ sở của dự án không đúng qui
định, sai sót thì CBKS thực hiện thông báo bằng văn bản cho BQLDA yêu cầu điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo đúng qui định.
Nội dung phiếu kiểm tra tài liệu cơ sở của dự án và ví dụ minh họa được trình bày theo mẫu số 04/KSC dưới đây.
83
Mẫu số: 04/KSC
PHIẾU KIỂM SOÁT TÀI LIỆU CƠ SỞ CỦA DỰ ÁN
Tên dự án : Trung tâm Văn hóa Thể thao Mã dự án: 7302475 Chủđầu tư, BQLDA: BQLDA Đầu tư Xây dựng huyện Hòa Vang Ngày nhận hồ sơ: 12/5/2014 Kết quả kiểm soát tài liệu cơ sở của dự án: Tên hồ sơ, tài liệu Đúng qui định Không đúng qui định Lý do không đúng qui định 1.Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư
được duyệt 0 0
2.Dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc báo cáo
kinh tế - kỹ thuật T 0
2.Quyết định phê duyệt báo cáo đầu tư hoặc báo
cáo kinh tế kỹ thuật T 0 3. Tổng dự toán hoặc dự toán chi tiết 0 0
4.Quyết định phê duyệt tổng dự toán hoặc dự toán
chi tiết 0 0 5. Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu T 0 6. Hợp đồng giữa chủđầu tư và nhà thầu T 0 7. Văn bản cho phép tự thực hiện dự án 0 0 8. Văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ 0 0 Ngày 13 tháng 5 năm 2014. Lãnh đạo bộ phận Cán bộ kiểm soát
84
b .Bổ sung thêm phiếu kiểm soát sau đối với các hồ sơ thanh toán theo nguyên tắc “Thanh toán trước, kiểm soát sau”
Để khắc phục tình trạng CBKS không thực hiện kiểm soát sau kịp thời hoặc bỏ sót không kiểm tra cung như xác định trách nhiệm của CBKS trong kiểm soát, lưu lại dấu vết kiểm soát được tại hồ sơ thanh toán, qua đó kiểm tra, giám sát việc thực hiện kiểm soát của CBKS, cần qui định thủ tục kiểm soát nội bộđối với các nội dung kiểm soát sau. Tác giả luận văn đã thiết kế và
đề nghị bổ sung thêm mẫu “Phiếu kiểm soát sau”(Mẫu số 05/KSC) khi thực hiện kiểm soát sau đối với các hồ sơ thanh toán theo nguyên tắc “Thanh toán trước, kiểm soát sau”. Nội dung của phiếu tích hợp đầy đủ các nội dung kiểm soát mà CBKS phải kiểm tra khi thực hiện kiểm soát sau.
Mẫu phiếu 05/KSC sẽ được in sẵn, khi thực hiện kiểm soát sau CBKS căn cứ vào từng nội dung kiểm soát đã nêu rõ trong phiếu để thực hiện kiểm tra. Kiểm tra xong nội dung nào thì xác định kết quả kiểm tra vào nội dung
đó, ký vào vị trí qui định, trình lãnh đạo bộ phận KSTT phê duyệt kết quả
kiểm soát. Sau đó lưu vào hồ sơ của dự án (xem Mẫu số 05/KSC).
Trường hợp số chấp nhận thanh toán ít hơn sốđã thanh toán CBKS lập thông báo kết quả kiểm soát (Mẫu số 02/KSC - qui định tại QT 282), báo cáo trưởng bộ phận KSTT để trình lãnh đạo phụ trách ký Thông báo và gửi cho BQLDA biết số tiền chênh lệch để BQLDA trừ vào các lần thanh toán khối lượng lần sau của dự án. Phiếu kiểm soát sau và ví dụ minh họa xem tại Mẫu số 05/KSC (Ghi chú về ví dụ minh họa: hợp đồng qui định đơn vị thi công tự ứng vốn để thi công, thanh toán theo khối lượng XDCB hoàn thành được nghiệm thu; tỉ lệ thanh toán là 90% giá trị khối lượng XDCB hoàn thành được nghiệm thu).
85
Mẫu số: 05/KSC
PHIẾU KIỂM SOÁT SAU
1. Tên dự án: Trung tâm Văn hóa Thể thao Mã dự án: 7302475
2. Chủđầu tư, BQLDA: BQLDA Đầu tư và Xây dựng huyện Hòa Vang 3. Thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ: Số 15/TB-KBHV, ngày 12/ 5/2014. 4. Kết quả kiểm soát: ĐVT: đồng Nội dung kiểm soát Sốđề nghị của BQLDA Số kiểm tra của KBNN Chênh lệch (+),(-) Lý do chênh lệch 1 2 3 4 = 3-2 5
1. Giá trị khối lượng hoàn thành tại Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán 1.112.567.089 1.103.745.68 6 -8.821.403 Khối lượng bê tông trụ tầng 1 vượt KL trong hợp đồng và dự toán
2. Giá trị khối lượng hoàn thành tại Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán 0 0 0 3. Số tiền đề nghị thanh toán đợt này 1.000.000.000 993.371.117 -6.628.883 4. Thuế giá trị tăng khấu trừ trước (2%) 20.000.000 19.867.422 -132,578 5. Sốđề nghị thu hồi TƯ 0 0 0 6. Số tiền chuyển cho đơn
vị thụ hưởng
980.000.000 973.503.595 -6.496.305 Ngày 19 tháng 5 năm 2014
Trưởng BP KSTT Cán bộ kiểm soát
Trên cơ sở kết quả kiểm tra, CBKS thảo thông báo kết quả kiểm soát báo cáo trưởng bộ phận KSTT trình lãnh đạo KBNN Hòa Vang ký gửi cho BQLDA, đề nghị giảm thanh toán vào lần thanh toán sau số tiền là 6.628.883 đồng; nguyên nhân là do khối lượng bê tông trụ tầng 1 vượt khối lượng hợp đồng và dự toán được duyệt.
86
c. Thiết kế và sử dụng Bảng đối chiếu số liệu về kiểm soát thanh toán
để phục vụ công tác đối chiếu trong nội bộ
Theo qui trình ban hành tại Quyết định số 282/QĐ-KBNN, hàng tháng hai bộ phận KSTT và bộ phận Kế toán phải tiến hành đối chiếu số liệu thanh toán để đảm bảo số liệu hạch toán giữa hai bộ phận khớp đúng, tuy nhiên qui trình không qui định mẫu biểu Bảng đối chiếu số liệu.
Để đảm bảo việc đối chiếu được thực hiện đầy đủ, kịp thời, tác giả luận văn đã nghiên cứu, chuẩn hóa các chỉ tiêu cần đối chiếu giữa hai bộ phận và thiết kế nội dung Bảng đối chiếu số liệu thanh toán vốn đầu tư để phục vụ cho việc đối chiếu số liệu giữa bộ phận KSTT và bộ phận Kế toán hàng tháng (ví dụ minh họa và Mẫu xem Mẫu số 06/KSC).
Mẫu số : 06/KSC
BẢNG ĐỐI CHIẾU SỐ LIỆU THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ
Tháng : 5/2014 ĐVT: đồng Mã dự án Tên dự án Mã nguồn Mục lục ngân sách Số liệu của bộ phận KSTT Số liệu của bộ phận Kế toán Chệnh lệch (+);(-) Chương Ngành KT Nội dung KT T Ư
Thanh toán TƯ Thanh toán T
Ư Thanh toán 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 7302475 Trung tâm VHTT 49 560 579 9301 1.000.000.000 1.000.000.000 0 0 … … … … Tổng cộng 5.241.672.122 5.241.672.122 0 0
*Thuyết minh chênh lệch:
Hòa Vang, ngày01 tháng 6 năm 2014 Hòa Vang, ngày 2 tháng 6 năm 2014
Bộ phận KSTT Bộ phận Kế toán
87