6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.2.Những hạn chế trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư
a. Hạn chế về chếđộ chính sách
Chế độ chính sách trong giai đoạn này đã được sửa đổi, bổ sung ngày càng phù hợp với yêu cầu kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB, phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư. Tuy nhiên, việc ban hành các văn bản điều hành của Nhà nước còn bất cập về thời gian thực hiện, cụ thể như: Nghị quyết số 11/NQ-CP ngày 24/2/2011 của Thủ tướng Chính phủ về các giải pháp chủ yếu vềổn định kinh tế vĩ mô có hiệu lực ngay khi ban hành, trong khi đó các dự án đã triển khai thi công, có khối lượng thanh toán nhưng phải tạm ngừng thanh toán chờ
65
qui định không thống nhất về thời gian phê duyệt dự án gây khó khăn trong thực hiện và kiểm soát thanh toán như Chỉ thị số 1792/CT-TTg ngày 15/10/2011 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường quản lý đầu tư từ vốn NSNN và vốn trái phiếu Chính phủ qui định từ năm 2012 trở đi các dự án phải được phê duyệt dự án, tổng dự toán trước ngày 25/10 năm trước mới
được phân bổ vốn đầu tư, nhưng tại Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính lại qui định một trong những điều kiện phân bổ
vốn phải có quyết định đầu tư trước ngày 31/10 năm trước.
b. Hạn chế về phân bổ kế hoạch vốn; quản lý điều hành điều hành dự
án và chấp hành cơ chế chính sách của chủđầu tư, BQLDA.
- Việc phân bổ vốn đầu tư của UBND huyện chưa thực hiện đúng mẫu biểu về kế hoạch vốn đầu tư XDCB ban hành kèm theo Thông tư số
86/2012/TT-BTC ngày 17/6/2012, thiếu thông tin về dự án như mã dự án, MLNS, số ngày, quyết định đầu tư của dự án, do vậy gây khó khăn cho KBNN; một số sự án chưa được phê duyệt báo cáo đầu tư, báo cáo KTKT trước ngày 31/10 năm trước năm kế hoạch nhưng UBND huyện vẫn phân bổ kế hoạch vốn đầu tư cho các dự án này.
- Việc cập nhật, nắm bắt và thực hiện các qui định về quản lý, thanh toán vốn đầu tư tại một số BQLDA nhất là BQLDA kiêm nhiệm chưa kịp thời và
đầy đủ do vậy dẫn đến thực hiện không đúng qui định nên khi lập hồ sơ, thủ
tục thanh toán vốn đầu tư còn sai sót nên khi nộp hồ sơ về KBNN Hòa Vang phải điều chỉnh, bổ sung mới thanh toán được.
- Một số dự án thực hiện không đúng thời gian thi công hợp đồng qui
định, không ký gia hạn thời gian thi công, nhưng khi phê duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành không thực hiện phạt vi phạm hợp đồng theo các
66
c. Hạn chế về tổ chức bộ máy kiểm soát, phân công phân nhiệm
Bộ phận KSTT hiện nay chỉ có 02 cán bộ làm công tác nghiệp vụ nên phải kiêm nhiệm nhiều việc khác nhau; việc nghiên cứu nắm bắt chính sách chế độ của CBKS chủ yếu là tự nghiên cứu nên việc hiểu và nắm bắt các qui
định chưa đầy đủ, chính xác; việc hệ thống hóa và sắp xếp các văn bản chính sách chế độ về kiểm soát thanh toán vốn đầu tư chưa khoa học và hợp lý nên dễ thất lạc, khi cần tra cứu thì khó tìm kiếm.
Việc phân công, phân nhiệm chưa thực hiện đúng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, trưởng bộ phận KSTT vừa phê duyệt kiểm soát vừa trực tiếp kiểm soát thanh toán vốn đầu tư của các dự án thuộc các BQLDA.
Chưa thực hiện việc luân chuyển công việc giữa các CBKS trong một thời kỳ dài, do vậy dễ xảy ra trường hợp sai sót, sai phạm trong kiểm soát nhưng không phát hiện được.
d.Hạn chế trong tiếp nhận, luân chuyển và hoàn trả hồ sơ kiểm soát và thông tin về kết quả kiểm soát cho khách hàng
- Về tiếp nhận hồ sơ kiểm soát thanh toán: CBKS khi tiếp nhận hồ sơ
chưa kiểm tra đầy đủ, chặt chẽ các tài liệu, hồ sơ tiếp nhận nên vẫn còn những trường hợp hồ sơ dự án không hợp lệ, hợp pháp như Quyết định phê duyệt báo cáo KTKT là bản phô tô, nhận thừa so với qui định như nhận cả quyết
định phê duyệt kế hoạch đấu thầu, bản tiên lượng hồ sơ mời thầu… Một số hồ
sơ khi tiếp nhận từ BQLDA, CBKS kiểm tra chưa kỹ, kiểm tra không đầy đủ
các nội dung cần phải kiểm tra hồ sơ nên khi đến kiểm soát thanh toán vốn mới phát hiện đề nghị BQLDA bổ sung hoặc hoặc không phát hiện ra các sai sót nên khi thanh tra KBNN Đà Nẵng kiểm tra mới phát hiện.
Một số trường hợp không lập Thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ hoặc có lập nhưng không lưu vào hồ sơ dự án; có trường cho phép BQLDA điều chỉnh, bổ sung hồ sơ trực tiếp, khi nhận hồ sơ bổ sung thì không lập Thông
67
báo kết quả tiếp nhận hồ sơ… Nội dung thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ
(Mẫu 01/KSC) không ghi thời gian giải quyết, thời gian hoàn trả hồ sơ cho khách hàng, ngoài ra đơn vị cũng chưa có hình thức công khai nào khác để (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
công khai tình hình giải kết quả giải quyết hồ sơ đã tiếp nhận, do vậy khách hàng không thể biết tình trạng giải quyết hồ sơ đến đâu, muốn biết phải hỏi trực tiếp CBKS, như vậy là chưa thật sự minh bạch, chưa đáp ứng yêu cầu về
cải cách hành.
- Về luân chuyển hồ sơ kiểm soát trong nội bộ: việc luân chuyển chứng từ giữa bộ phân KSTT và Kế toán tại đơn vị chưa lập sổ giao nhận hồ sơ mặc dù qui trình kiểm soát đã qui định, do vậy dễ xảy ra trường hợp mất hoặc thất lạc chứng từ khi luân chuyển mà không xác định được trách nhiệm của các người có liên quan.
- Việc hoàn trả chứng từ thanh toán cho BQLDA: đơn vị chưa lập sổ
giao nhận, do vậy dễ xảy ra khiếu nại trong trường hợp BQLDA làm thất lạc chứng từ nhưng đơn vị không có bằng chứng để chứng minh.
Nguyên nhân là CBKS chưa chấp hành nghiêm nội dung, qui trình kiểm soát qui định khi tiếp nhận tài liệu cơ sở của dự án, hồ sơ tạm ứng thanh toán; trong quá trình kiểm tra CBKS nhớ nội dung nào thì kiểm tra nội dung đó, chưa thực sự chuyên nghiệp. Sau khi tiếp nhận tài liệu của dự án không thực hiện kiểm tra lại các nội dung đã nhận nên không phát hiện được hết các sai sót trong nội dung tài liệu cơ sở của dự án; mẫu Thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ do KBNN ban hành (Mẫu số 01/KSC) chưa qui định đầy đủ và cụ thể
nội dung cần ghi trên mẫu nên thực hiện còn tùy tiện, không thông tin đầy đủ
những nội dung khách hàng cần biết. Ngoài ra, trong qui trình kiểm soát KBNN chưa qui định mẫu sổ giao nhận hồ sơ trong nội bộ và giao nhận với khách hàng.
68
e. Hạn chế trong thực hiện kiểm soát thanh toán vốn đầu tư.
- Hạn chế trong kiểm soát thời gian thực hiện hợp đồng: Một số hồ sơđề
nghị thanh toán khối lượng XDCB hoàn thành nhưng khối lượng XDCB được nghiệm thu sau thời gian thi công qui định trong hợp đồng, không có phụ lục hợp đồng gia hạn thời gian thi công, đơn vị vẫn thực hiện thanh toán khối lượng XDCB hoàn thành cho dự án; một số trường hợp phụ lục bổ sung ký sau thời gian thi công qui định trong hợp đồng nhưng không kiểm soát kỹ.
- Hạn chế trong thực hiện kiểm soát sau đối với các hồ sơ thanh toán theo nguyên tắc “Thanh toán trước, kiểm soát sau”:
Theo qui định của qui trình trong thời gian 7 ngày kể từ ngày tiếp nhận
đủ hồ sơ thanh toán, CBKS phải kiểm tra lại hồ sơ dự án đã thanh toán, tuy nhiên tại đơn vị CBKS chấp hành chưa nghiêm nội dung kiểm soát qui trình
đã qui định, có trường hợp thanh toán trước xong, lưu luôn vào hồ sơ dự án hoặc để khi nào thuận tiện mới kiểm tra, nhất là vào các thời điểm bận rộn như vào những tháng cuối năm và đầu tháng 01 năm sau khi lượng hồ sơ
thanh toán nhiều. Trường hợp đã kiểm tra thì không lưu lại dấu vết kiểm soát trên hồ sơ nên không phân biệt được hồ sơ nào đã kiểm soát sau, hồ sơ nào chưa kiểm soát; lãnh đạo không phê duyệt kết quả kiểm tra do vậy không giám sát được việc kiểm soát của CBKS…
- Hạn chế trong chấp hành thời gian kiểm soát thanh toán vốn đầu tư: Việc chấp hành thời gian kiểm soát thanh toán tại đơn vị vẫn chưa nghiêm, nên trong thực hiện thời gian kiểm soát vẫn còn trường hợp giải quyết hồ sơ
thanh toán còn bị quá hạn. Trong giai đoạn 2008-2012 tỉ lệ hồ sơ quá hạn bình quân trong giai đoạn này là 6,98%, như vậy là còn khá cao.
Nguyên nhân là không thực hiện nghiêm và đầy đủ nội dung qui trình kiểm soát qui định về kiểm soát thanh toán theo hợp đồng; việc kiểm tra giám sát thực hiện qui trình chưa chặt chẽ. Ngoài ra trong qui trình kiểm soát chưa
69
qui định thủ tục kiểm soát sau, do vậy nên lãnh đạo không kiểm tra, giám sát
đầy đủ việc thực hiện của CBKS .
f. Hạn chế trong tổ chức hệ thống thông tin kiểm soát
- Hạn chế về đối chiếu số liệu nội bộ: việc đối chiều số liệu trong nội bộ
chủ yếu là CBKS tự đối chiếu với số liệu thanh toán của Kế toán, khi phát hiện có sự sai lệch thì đề nghị KTV kiểm tra và để điều chỉnh. Khi đối chiếu không lập Bảng đối chiếu số liệu, do vậy việc đối chiếu còn tùy tiện, dễ xảy sai sót về số liệu thanh toán nhưng không phát hiện kịp thời.
- Hạn chế về hệ thống báo cáo: Hệ thống báo cáo kiểm soát thanh toán vốn đầu tư hiện nay tại KBNN Hòa Vang được lập chủ yếu phục vụ để báo cáo tình hình kiểm soát cho KBNN cấp trên, cho cơ quan tài chính, không có các báo cáo chi tiết về tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thanh toán của
đơn vịđể phục vụ công tác chỉđạo, điều hành và giám sát quá trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư của lãnh đạo đơn vị cũng như cung cấp thông tin đầy
đủ về tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ cho khách hàng.
- Hạn chế về áp dụng trình tin học vào vào công tác kiểm soát (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện nay đơn vị sử dụng song song hai chương trình tin học phục vụ
kiểm soát thanh toán là Chương trình ĐTKB/LAN và chương trình TABMIS. Hai chương trình này không kết nối dữ liệu với nhau được, do vậy phải nhập liệu song song, dễ xảy ra sai lệch số liệu giữa hai chương trình. Đối với chương trình ĐTKB/LAN, dữ liệu chưa được sao lưu thường xuyên, mật khẩu người dùng không được thay đổi, sử dụng cơ sở dữ liệu Visual Foxpro nên dễ
xâm nhập, sửa đổi dữ liệu… do vậy tiềm ẩn nguy cơ về mất dữ liệu, sửa đổi dữ liệu mà đơn vị không kiểm soát được.
Hai chương trình này chủ yếu do CBKS sử dụng, lãnh đạo đơn vị rất ít sử dụng chương trình để khai thác thông tin về kiểm soát thanh toán.
70
g. Hạn chế trong công tác kiểm tra, giám sát
- Về công tác tự kiểm tra, đánh giá nội bộ: đơn vị chưa được thực hiện nghiêm túc, trong quá trình thực hiện vẫn chưa phát hiện và khắc phục được hết các sai sót trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư của đơn vị, nên khi Thanh tra KBNN Đà Nẵng tiến hành thanh tra vẫn phát hiện được các sai sót về hồ sơ.
- Về thực hiện kiểm tra định kỳ và đột xuất chủđầu tư, BQLDA theo thẩm quyền: Trong thời gian qua, KBNN Hòa Vang chưa thực hiện việc kiểm tra định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện dự án, việc chấp hành chế độ, chính sách tài chính đầu tư phát triển, tình hình quản lý, sử dụng vốn đầu tư của chủđầu tư, BQLDA nhằm phát hiện các trường hợp sử dụng sai mục đích, sai đối tượng hoặc trái với chếđộ quản lý tài chính của Nhà nước để xử lý, thu hồi.
h. Hạn chế của Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư
Quy trình kiểm soát chi đầu tư XDCB ban hành kèm theo Quyết định số
282/QĐ-KBNN của KBNN đang áp dụng hiện nay đã quy định các bước kiểm soát đối với từng loại vốn, phân định tường đối tượng để áp dụng hình thứ kiểm soát thích hợp (thanh toán trước, kiểm soát sau; kiểm soát trước, thanh toán sau; thanh toán khi dự án được phê duyệt quyết toán công trình hoàn thành); qui định rõ thủ tục thanh toán, thời gian thanh toán qua từng bước, từng bộ phận có liên quan…tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế, cụ thể:
- Về tiếp nhận hồ sơ: Thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ (Mẫu 01/KSC) không qui định có chữ ký của khách hàng giao hồ sơ, nên dễ xảy ra trường hợp CBKS nhận hồ sơ nhưng lập Thông báo kết quả kết quả tiếp nhận hồ sơ
không kịp thời hoặc không lập nhưng lãnh đạo đơn vị không kiểm soát được thời gian tiếp nhận tiếp nhận hồ sơ; nội dung mẫu Thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ còn chung chung, không cụ thể nên dẫn đến việc tùy tiện trong ghi nội dung thông báo.
71
- Về thời gian thanh toán: thời gian thanh toán lần cuối đối với hợp đồng thanh toán nhiều lần và thời gian thanh toán đối với hợp đồng hoặc công việc thanh toán một lần theo qui định của qui trình hiện nay 7 ngày là quá dài, qua thống kê, các hồ sơ thanh toán trước hạn tại đơn vị đều thuộc trường hợp thanh toán này.
- Qui trình chưa qui định thủ tục kiểm soát đối với kiểm sau đối với các thanh toán thực hiện theo nguyên tắc “Thanh toán trước, kiểm soát sau”, do vậy dễ xảy ra trường hợp CBKS không thực hiện đầy đủ, không chấp hành nghiêm qui trình qui định nhưng không kiểm soát được việc thực hiện.
- Qui trình chưa qui định mẫu sổ giao nhận chứng từ sau khi thanh toán CBKS trả cho lại cho BQLDA; chưa qui định mẫu sổ giao nhận chứng, chưa qui định biểu mẫu đối chiếu số liệu thanh toán trong nội bộ giữa 2 bộ phận tham gia vào quá trình kiểm soát, do vậy các KBNN chưa thực hiện thống nhất, mỗi nơi mỗi khác hoặc bỏ qua không thực hiện đối chiếu.
72
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong Chương 2, luận văn đã trình bày khái quát về quá trình hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của KBNN Hòa Vang, đi
đi sâu vào việc trình bày về thực trạng kiểm soát thanh toán vốn đầu tư
XDCB tại KBNN Hòa Vang trong giai đoạn 2008-2012 về đặc điểm môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư; hoạt
động kiểm soát và tổ chức hệ thống thông tin kiểm soát; hệ thống thông tin và báo cáo; công tác kiểm tra giám sát; đánh giá kết quả kiểm soát, chỉ ra những vấn đề còn tồn tại, hạn chế trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư của KBNN Hòa Vang. Trên cơ sở đó để ra những giải pháp tăng cường kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB tại KBNN Hòa Vang tại Chương 3 của luận văn.
73
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN
ĐẦU TƯ XDCB TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC HÒA VANG 3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XDCB
Kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB là một trong những nhiệm vụ
quan trọng của KBNN để đảm bảo các khoản chi NSNN về đầu tư phải thực hiện đúng theo cơ chế, chính sách của nhà nước, đáp ứng yêu cầu vốn cho các dự án, góp phần sớm đưa dự án vào sử dụng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
đầu tư, chống thất thoát, lãng phí trong đầu tư XDCB. Thực hiện tốt công tác (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});