6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.4. Thực trạng về hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát
a. Công tác tổ chức thông tin kiểm soát thanh toán vốn đầu tư:
Như đã trình bày tại mục 2.2.3.Thực trạng hoạt động kiểm soát, hồ sơ
thanh toán vốn đầu tư tiếp nhận từ BQLDA được luân chuyển qua bước của qui trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư tại đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng tham gia vào hoạt động kiểm soát: CBKS, trưởng bộ phận KSTT, KTV, KTT, lãnh đạo đơn vị.
Hồ sơ sau khi hoàn thành các bước kiểm soát thanh toán sẽ được chuyển trả lại cho KTV, CBKS để lưu trữ và trả chứng từ cho BQLDA theo qui định của KBNN, cụ thể:
+ Tại bộ phận KSTT: CBKS có trách nhiệm tập hợp tất cả các tài liệu, hồ sơ các lần tạm ứng, thanh toán của dự án vào hồ sơ của dự án, phân loại theo từng loại hồ sơ (kế hoạch vốn, tài liệu cơ sở của dự án, hồ sơ các lần thanh toán cho dự án) và sắp xếp theo trình tự thời gian để phục vụ việc tra cứu thông tin về dự án, phục vụ kiểm soát thanh toán vốn cho dự án cũng như
59
phục vụ công tác kiểm tra nội bộ, thanh tra của KBNN cấp trên và Kiểm toán nhà nước khi cần thiết.
+ Tại bộ phận Kế toán: chứng từ thanh toán được lưu trữ theo chế độ
chứng từ kế toán của KBNN.
Ngoài luân chuyển thông tin kiểm soát bằng giấy, tại bộ phận KSTT các thông tin về dự án, các lần thanh toán, tạm ứng đều được nhập liệu vào chương trình ĐTKB/LAN để phục vụ kiểm soát thanh toán, đối chiếu, báo cáo, tổng hợp và quyết toán vốn đầu tư hàng năm. Tại bộ phận Kế toán, các lần thanh toán, tạm ứng vốn đầu tư đều được hạch toán vào chương trình TABMIS. Hai chương trình này đều phân quyền người sử dụng, bảo mật bằng mật khẩu; kết xuất các báo cáo theo chế độ báo cáo qui định của KBNN.
Riêng về chương trình ĐTKB/LAN, các thông tin về dự án đều nhập vào chương trình. Các thông tin quan trọng như kế hoạch vốn, số tiền tạm ứng, thanh toán, điều chỉnh số liệu trên chương trình đều phải được trưởng bộ phận KSTT phê duyệt trên chương trình, do vậy đã hỗ trợ rất nhiều cho CBKS khi kiểm soát thanh toán vốn cho dự án thông qua việc kiểm soát tự động của chương trình đối với các trường hợp lập thanh toán, tạm ứng bị vượt kế hoạch vốn năm, vượt dự toán được duyệt, vượt giá trị của hợp đồng đã ký và các thông tin như mã dự án, nguồn vốn, MLNS của dự án …
Tuy nhiên, trong tổ chức hệ thống thông tin tại đơn vị còn các hạn chế
sau: Việc giao nhận chứng từ giữa các bộ phận KSTT và bộ phận Kế toán, giữa bộ phận KSTT với BQLDA không mở sổ giao nhận hồ sơ nên trong trường hợp thất lạc sẽ không xác định được trách của từng đối tượng tham gia vào quá trình giao nhận; chương trình ĐTKB/LAN và chương trình TABMIS không kết nối dữ liệu với nhau được nên phải nhập liệu song song, dễ xảy ra sai lệch số liệu giữa hai chương trình. Dữ liệu chương trình ĐTKB/LAN chưa
60
được đơn vị sao lưu thường xuyên, mật khẩu người dùng đơn giản, không thay đổi mật khẩu; sử dụng cơ sở dữ liệu Visual Foxpro dễ bị xâm nhập, sửa
đổi dữ liệu… nên tiềm ẩn nguy cơ về mất dữ liệu, sửa đổi dữ liệu mà đơn vị
không kiểm soát được.
b. Công tác đối chiếu số liệu kiểm soát thanh toán vốn đầu tư
- Đối chiếu trong nội bộ: hàng tháng CBKS đối chiếu số liệu thanh toán vốn đầu tư trên chương trình ĐTKB/LAN với số liệu trên chương trình TABMIS. Trường hợp phát hiện có chênh lệch, CBKS phối hợp với KTV kiểm tra, đối chiếu để xác định nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh theo qui định. Kết thúc niên độ ngân sách, hai bộ phận tiến hành chiếu số liệu trước khi lập quyết toán năm NSNN.
- Đối chiếu số liệu với BQLDA: khi kết thúc năm ngân sách, bộ phận KSTT đối chiếu số liệu thanh toán, tạm ứng với các BQLDA trước khi lập quyết toán vốn đầu tư hàng năm.
Tuy nhiên trong đối chiếu số liệu đơn vị còn một số tồn tại như: việc đối chiếu giữa bộ phận KSTT và bộ phận Kế toán không lập bảng đối chiếu số
liệu; việc đối chiếu số liệu kiểm soát thanh toán với BQLDA cuối năm mới thực hiện nên nên không phát hiện kịp thời các chênh lệch, sai sót để điều chỉnh.
c.Công tác báo cáo về kiểm soát thanh toán vốn đầu tư
Các báo cáo của KBNN Hòa Vang được lập theo các mẫu biểu qui định qui định tại Thông tư số50/2011/TT-BTC, ngày 21/4/2011 của Bộ Tài chính, các loại báo cáo này chủ yếu phục vụ báo cáo cho KBNN cấp trên và cơ quan tài chính, do vậy chưa đáp ứng yêu cầu về thông tin phục vụ công tác kiểm soát thanh toán tại đơn vị nhất là các thông tin báo cáo trách nhiệm kiểm soát trong quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ; báo cáo về kết quả thực hiện kế
61
2.2.5. Thực trạng về công tác kiểmtra, giám sát. a. Công tác kiểm tra, giám sát trong nội bộ