6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2. GIẢI PHÁP TĂNG KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ
XDCB TẠI KBNN HÒA VANG
3.2.1. Giải pháp về tổ chức kiểm soát thanh toán vốn đầu tư
a. Tăng cường năng lực cán bộ làm công tác kiểm soát
Đơn vị cần cập nhật đầy đủ các chế độ chính sách có liên quan về thanh toán vốn đầu tư XDCB; phổ biến kịp thời các chế độ chính sách cho các cán bộ có liên quan đồng thời hàng năm cần tổ chức kiểm tra nghiệp vụ đối với cán bộ làm công tác kiểm soát nhằm đánh giá trình độ nghiệp vụ của CBKS qua đó có đào tạo bồi dưỡng nhằm đáp ứng nhiệm vụđược giao.
CBKS cần tiến hành tổng hợp, hệ thống hóa các văn bản chế độ chính sách có liên quan của Nhà nước và lập Hồ sơ nguyên tắc về thanh toán vốn
đầu tư XDCB, khi cần nghiên cứu hoặc tra cứu được thuận lợi, nhanh chóng.
b. Giải pháp về phân quyền kiểm soát
Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát, tách bạch chức năng phê duyệt và chức năng kiểm soát tại bộ phận kiểm soát thanh toán.Tuy nhiên trong trường hợp KBNN Hòa Vang không thể bố trí thêm nhân lực cho bộ phận này, thì việc kiểm soát đối với các dự án do trưởng bộ phận KSTT trực tiếp kiểm soát có thể giao cho lãnh đạo phụ trách kiểm soát thanh toán vốn đầu tư thực hiện nhiệm vụ kiểm soát của trưởng bộ phận KSTT.
75
c. Tuân thủ nghiêm chính sách chế độ của Nhà nước, qui trình kiểm soát trong quá trình kiểm soát
Trong quá trình thực hiện kiểm soát, các bộ phận, cán bộ làm công tác kiểm soát phải tuân thủ triệt để qui trình kiểm soát thanh toán; thực hiện đầy
đủ các nội dung kiểm soát qui định cần tập trung vào việc tổ chức thực hiện nghiêm các nội dung kiểm soát, qui trình kiểm soát mà đơn vị đang còn hạn chế, cụ thể về: kiểm tra hồ sơ dự án khi tiếp nhận; giao nhận hồ sơ trong nội bộ và với bên ngoài; kiểm soát điều kiện của hợp đồng về thời gian thi công; kiểm soát sau thanh toán; việc đối chiếu số liệu trong nội bộ.
Trong quá trình phê duyệt, trưởng bộ phận KSTT, lãnh đạo đơn vị cần kiểm tra chặt chẽ các hồ sơ thanh toán do CBKS trình duyệt.Trường họp phát hiện các trường hợp đề nghị thanh toán không đúng với chế độ, chính sách của nhà nước cần kiên quyết từ chối thanh toán, thông báo bằng văn bản cho chủđầu tư, BQLDA biết về lý do từ chối, số tiền từ chối...
3.2.2. Giải pháp tăng cường kiểm soát trong tiếp nhận, luân chuyển, hoàn trả hồ sơ kiểm soát và thông tin cho khách hàng hoàn trả hồ sơ kiểm soát và thông tin cho khách hàng
a. Hoàn thiện nội dungThông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ (Mẫu số
01/KSC)
Mẫu Thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ (Mẫu số 01/KSC) được qui định trong qui trình thanh toán ban hành kèm theo Quyết định số 282/QĐ-KBNN. Trong mẫu chỉ nêu nội dung từng đề mục, cụ thể nội dung mẫu như sau:
1.Tên dự án: Mã dự án: Chủđầu tư:
Bộ, ngành, địa phương: 2. Các tài liệu đã nhận:
Kho bạc Nhà nướcthông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ như sau: Hồ sơ KBNN không chấp nhận:
76
Với mẫu qui định như vậy, dễ dẫn tới việc lập nội dung trong thông báo sẽ không thống nhất và đầy đủ các nội dung cần thông báo cho BQLDA biết.
Để hỗ trợ cho CBKS kiểm tra được đầy đủ các loại hồ sơ theo từng loại hồ sơ như hồ sơ mở tài khoản, tài liệu cơ sở của dự án, tài liêu tạm ứng, thanh toán… khi tiếp nhận hồ sơ từ BQLDA, không bỏ sót hồ sơ và phát hiện kịp thời các tài liệu BQLDA nộp thiếu và để nội dung thông báo thể hiện đầy
đủ về tình trạng hồ sơ tiếp nhận, thời gian giải quyết hồ sơ, thời gian trả hồ
sơ. Tác giả luận văn đề nghị hoàn thiện lại Mẫu số 01/KSC, bổ sung qui định về thủ tục về kiểm soát thanh toán như: hồ sơ mở tài khoản, tài liệu cơ sở của dự án, hồ sơ tạm ứng, hồ sơ thanh toán…vào Mục 2. Những tài liệu đã nhận và bổ sung thêm mục 3. Kết quả tiếp nhận trong nội dung Thông báo kết quả
kiểm tra hồ sơ (mẫu 01/KSC) để thông tin thêm cho khách hàng biết về kết quả tiếp nhận hồ sơ: như tình trạng hồ sơ tiếp nhận (đầy đủ, hay chưa đầy đủ), thời gian giải quyết hồ sơ, thời gian hoàn trả hồ sơ cho khách hàng.
Mẫu 01/KSC sau khi được tác giả hoàn thiện sẽ được in sẵn, khi CBKS nhận hồ sơ từ BQLDA, CBKS chỉ cần căn cứ vào nội dung phiếu đã in sẵn để
kiểm tra hồ sơ và xác định kết quả tiếp nhận bằng cách đánh T vào các ô tương ứng. Trường hợp hồ sơ nhận là đầy đủ thì CBKS đánh T vào ô Hồ sơ đầy đủvà xác định số ngày giải quyết hồ sơ là 3 ngày hoặc 7 ngày và xác định rõ ngày trả hồ sơ cho khách hàng.Trường hợp hồ sơ tiếp nhận chưa đầy đủ
hoặc có những tài liệu trong hồ sơ có sai sót, chưa phù hợp với qui định thì CBKS xác định là hồ sơ còn thiếu, ghi rõ những loại tài liệu còn thiếu và yêu cầu khách hàng bổ sung, hoàn chỉnh theo qui định.
Mẫu Thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ sau khi đã được hoàn chỉnh và ghi chép minh họa trên phiếu: xem Mẫu số 01/KSC- sau khi đã được hoàn chỉnh.
77
` Mẫu số 01/KSC ( sau khi đã hoàn chỉnh)
KHO BẠC NHÀ NƯỚC ĐÀ NẴNG
KHO BẠC NHÀ NƯỚC HÒA VANG
Số : 01 /TB-KBHV.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hòa Vang, ngày 12 tháng 5 năm 2014
THÔNG BÁO
KẾT QUẢ TIẾP NHẬN HỒ SƠ
KBNN Hòa Vang thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ như sau: 1.Tên dự án : Trung tâm Văn hóa Thể thao Mã dự án 7302475 Chủđầu tư, BQLDA: BQLDA Đầu tư và Xây dựng huyện Hòa Vang 2.Các tài liệu KBNN đã nhận:
Tên hồ sơ, tài liệu Bản chính Bản sao I. Tài liệu mở tài khoản
1.Giấy đăng ký mở tài khoản và mẫu dấu, chữ ký T 0
2.Quyết định thành lập BQLDA T 0
3.Quyết định bổ nhiệm Chủ tài khoản, Kế toán trưởng T 0
4. Giấy chứng nhận đăng ký mã sốĐVQHNS 0 T
II. Tài liệu cơ sở của dự án
1.Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bịđầu tưđược duyệt; 0 0
2.Dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc báo cáo KTKT T 0
2.Quyết định phê duyệt dự án đầu tư hoặc Báo cáo KTKT T 0
3. Tổng dự toán hoặc dự toán chi tiết 0 0
4. Quyết định phê duyệt tổng dự toán hoặc dự toán chi tiết 0 0
5. Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn tư vấn lập dự Báo cáo KTKT
T 0
6. Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn tư vấn lập TKDT 0 0
7. Quyết định phê duyệt lựa chọn tư vấn thẩm tra TKDT 0 T
8. Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn thầu xây lắp
9. Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn thầu tư vấn giám sát T 0
10. Hợp đồng tư vấn lập Dự án đầu tư hoặc Báo cáo KTKT T 0
11. Hợp đồng tư vấn lập Tổng dự án, Thiết kế - Dự toán 0 0
12. Hợp đồng tư vấn thẩm tra Thiết kế - Dự toán T 0
13. Hợp đồng thi công xây lắp T 0
14.Hợp đồng tư vấn Giám sát T 0
78 16. Văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ 0 0 II. Hồ sơđề nghị tạm ứng 1. Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư 0 0 2. Giấy rút vốn đầu tư(*) 0 0 3. Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu 0 0
III. Hồ sơđề nghị thanh toán :
1. Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành T 0
2. Bảng xác định GTKL công việc phát sinh ngoài hợp đồng 0 0
3.Quyết định phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành 0 0
4. Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư T 0
5. Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (*) 0 0
6. Giấy rút vốn đầu tư (*) T 0
(*) Chi tiết Giấy rút vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng:
Số Ngày Nội dung thanh toán Số tiền
01 12/5/2014 Thanh toán khối lượng xây lắp đợt 1 1.000.000.000 đ
3. Kết quả tiếp nhận:
3.1. Hồ sơđầy đủ: T; Thời gian giải quyết hồ sơ: 03 ngày T 07 ngày 0
Ngày trả hồ sơ cho khách hàng: 15/5/2014.
3.2. Hồ sơ còn thiếu, hồ sơ KBNN không chấp nhận: 0
Lý do:
Đề nghị Chủđầu tư/BQLDA bổ sung, hoàn thiện hồ sơ và gửi đến KBNN để kiểm soát thanh toán cho dự án./.
Nơi nhận:
- Chủđầu tư; BQLDA; - Lưu: Hồ sơ dự án.
TL. GIÁM ĐỐC
79
b. Mở sổ theo dõi quá trình tiếp nhận, luân chuyển nội bộ và hoàn trả
hồ sơ cho khách hàng
Bộ phận KSTT là nơi tiếp nhận hồ sơ thanh toán từ các BQLDA, thực hiện kiểm soát, sau đó chuyển chứng từ cho bộ phận Kế toán để kiểm soát và chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng và sau đó tiếp nhận lại chứng từ thanh toán
để lưu trữ vào hồ sơ dự án và trả chứng từđã thanh toán cho BQLDA.
Để đảm bảo theo dõi được việc tiếp nhận hồ sơ từ BQLDA, luân chuyển chứng từ giữa bộ phận KSTT và kế toán và hoàn trả kết quả giải quyết hồ sơ
thanh toán cho BQLDA, tác giả luận văn đã thiết kế mẫu Sổ giao nhận hồ sơ
thanh toán vốn đầu tư XDCB và đề nghị mở Sổ để theo dõi, phản ánh tình hình tiếp nhận, luân chuyển nội bộ và hoàn trả hồ sơ cho BQLDA (xem Mẫu số 03/KSC).
Mẫu số 03/KSC được xây dựng dựa trên các bước luân chuyển của hồ
sơ, chứng từ kiểm soát thanh toán theo qui trình của qui trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư đang áp dụng tại đơn vị. Sổ được sử dụng chung cho giao nhận hồ sơ từ khách hàng, giao hồ sơ cho bộ phận kế toán và nhận lại lại chứng từ thanh toán từ kế toán để hoàn trả lại cho khách hàng.
Thông tin theo dõi trên sổ sẽ giúp cho đơn vị nắm được tình trạng tiếp nhận và giải quyết của hồ sơ đã tiếp nhận, qua đó có biện pháp kiểm tra, đơn
đốc giám sát để thực hiện đúng qui định về thời gian thanh toán, xác định rõ trách nhiệm trong luân chuyển hồ sơ, tránh thất lạc, mất mát.
Sổ giao nhận hồ sơ thanh toán vốn đầu tư XDCB được lập tại bộ phận KSTT, mỗi CBKS lập 01 quyển để phản ánh, theo dõi tình hình hồ sơ đã tiếp nhận từ khách hàng của mỗi CBKS. Thông tin trên Sổ sẽ được sử dụng để
80
Mẫu số: 03/KSC
SỔ GIAO NHẬN
HỒ SƠ THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN
NHẬN HỒ SƠ THANH TOÁN TỪ KHÁCH HÀNG GIAO NHẬN HỒ SƠ VỚI KẾ TOÁN
HOÀN TRẢ HỒ SƠ CHO KHÁCH HÀNG Thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ Tên dự án/mã dự án Thời gian giải quyết Ngày trả hồ sơ theo qui định Chứng từ nhận Ký nhận thông báo
Giao cho Kế toán Nhận lại từ kế toán
Ngày trả Ký nhận của khách hàng Số Ngày Số Ngày Số tiền (đồng) Ngày giao KTV ký nhận Ngày thanh toán Ngày KTV trả chứng từ Ký giao của KTV 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 01 12/5/2014 Trung tâm văn hóa thể thao/7302475 03 15/5/14 01 12/5/14 1.000.000.000 (Đã ký) 14/5/2014 (Đã ký) 15/5/2014 15/5/14 15/5/14 (Đã ký)
81
c. Thông tin kết quả giải quyết hồ sơ thanh toán trên cổng thông tin
điện tử
Hiện nay, KBNN Hòa Vang chưa có Website riêng, thông tin nội bộ được thực hiện qua cổng thông tin điện tử của KBNN Đà Nẵng trên mạng nội bộ của KBNN. Cổng thông tin điện tử của KBNN Đà Nẵng hiện nay đã được kết nối với Website của UBND thành phốĐà Nẵng, cá nhân và tổ chức có thể
truy cập vào cổng thông tin điện tử KBNN Đà Nẵng thông qua Website của UBND thành phốĐà Nẵng.
Để khách hàng có thể biết được tình hình và kết quả giải quyết hồ sơ
thanh toán vốn đầu tư XDCB của KBNN Hòa Vang, đề nghị KBNN Hòa Vang chuyển thông tin về tình hình giải quyết hồ sơ thanh toán vốn đầu tư lên trong mục Thông báo tại cổng thông tin điện tử của KBNN Đà Nẵng, khách hàng có thể truy cập vào Website của UBND thành phố Đà Nẵng để xem kết quả.
Để thực hiện, hàng ngày bộ phận KSTT hoàn thành Báo cáo tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thanh toán vốn đầu tư (Mẫu số 07/KSC - được trình bày ở
phần sau), chuyển nội dung Báo cáo này lên Mục thông báo của trang thông tin điện tử KBNN Đà Nẵng. Để biết thông tin khách hàng có truy cập vào Website của UBND thành phốĐà Nẵng để xem.
3.2.3. Giải pháp tăng cường các thủ tục kiểm soát mà qui trình kiểm soát chưa qui định đầy đủ soát chưa qui định đầy đủ
a. Tổ chức kiểm tra lại tài liệu cơ sở của dự án sau khi đã tiếp nhận
Theo qui định của qui trình kiểm soát, CBKS phải kiểm tra các nội dung như kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ; kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ… khi tiếp nhận tài liệu cơ sở của dự án. Tuy nhiên do đặc điểm của tài liệu cơ sở của dự
án bao gồm nhiều loại tài liệu, nội dung các tài liệu phản ánh các nội dung pháp lý khác nhau, được chế tài bởi các văn bản có liên quan của Nhà nước,
82
một số tài liệu có rất nhiều nội dung như như Quyết định phê duyệt Báo cáo KTKT, hợp đồng thi công xây dựng…nên khi tiếp nhận tài liệu cơ sở của dự
án, CBKS không thể kiểm tra ngay một lần đầy đủ tất cả các nội dung tài liệu của dự án, do vậy CBKS cần phải kiểm tra lại hồ sơ đã tiếp nhận này.Tuy nhiên trong qui trình không qui định thủ tục kiểm soát đối với nội dung kiểm soát này.
Tác giả luận văn đề nghị bổ sung thủ tục kiểm soát lại đối với nội dung kiểm tra lại tài liệu cơ sở của dự án sau khi CBKS chi đã tiếp nhận hồ sơ từ
khách hàng, cụ thể:
- Sau khi tiếp nhận CBKS phải tiến hành kiểm tra lại tất cả nội dung các hồ sơ đã tiếp nhận để đảm bảo tính đầy đủ, tinh pháp lý, tính chính xác của các loại hồ sơ tài liệu trước khi lưu vào hồ sơ của dự án.
- Việc kiểm tra phải lưu lại dấu vết kiểm soát để lãnh đạo bộ phận KSTT có thể giám sát được việc thực hiện cũng như xác định trách nhiệm của CBKS trong việc thực hiện kiểm tra hồ sơ, nếu kiểm tra không đầy đủ, đúng qui định sau này phát hiện có sai sót thì CBKS phải chịu trách nhiệm.
Vì vậy, tác giả luận văn đề nghị bổ sung thêm mẫu “Phiếu kiểm soát tài liệu cơ sở của dự án”. Nội dung của Phiếu liệt kê đầy đủ các tài liệu cơ sở của dự án theo qui định về thủ tục kiểm soát. Căn cứ vào từng nội dung ghi trên phiếu, CBKS thực hiện lần lượt kiểm tra từng loại tài liệu và xác định kết quả
kiểm tra vào Phiếu đã in sẵn, ký và trình trưởng BP KSTT phê duyệt, sau đó lưu phiếu vào hồ sơ dự án.
Qua kiểm tra nếu phát hiện tài liệu cơ sở của dự án không đúng qui
định, sai sót thì CBKS thực hiện thông báo bằng văn bản cho BQLDA yêu cầu điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo đúng qui định.
Nội dung phiếu kiểm tra tài liệu cơ sở của dự án và ví dụ minh họa được trình bày theo mẫu số 04/KSC dưới đây.
83
Mẫu số: 04/KSC
PHIẾU KIỂM SOÁT TÀI LIỆU CƠ SỞ CỦA DỰ ÁN
Tên dự án : Trung tâm Văn hóa Thể thao Mã dự án: 7302475 Chủđầu tư, BQLDA: BQLDA Đầu tư Xây dựng huyện Hòa Vang Ngày nhận hồ sơ: 12/5/2014 Kết quả kiểm soát tài liệu cơ sở của dự án: Tên hồ sơ, tài liệu Đúng qui định Không đúng qui định Lý do không đúng qui định 1.Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư