Trong hệ thống tổ chức của doanh nghiệp nói chung, đặc biệt là đối với các TCTD thì không thể thiếu bộ máy kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của NHCT VN, đƣợc xây dựng phù hợp theo quy định pháp luật hiện hành và đƣợc
50
tổ chức thực hiện, nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt đƣợc các mục tiêu mà NHCT VN đă đặt ra. Với phƣơng châm nâng cao an toàn trong hoạt động kinh doanh, NHCT VN luôn quan tâm và chú trọng xây dựng bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ vững mạnh.
2.3.3.1. Mô hình Kiểm tra kiểm soát nội bộ (KTKSNB) của NHCT VN
Căn cứ vào quy định tại Thông tƣ 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 của Thống đốc Ngân hàng nhà nƣớc Việt Nam ban hành quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của TCTD và chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài, NHCT VN đã xây dựng mô hình hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ để phù hợp với những thay đổi của luật pháp và phù hợp với yêu cầu của thực tiễn.
Ngày 19/8/2013, NHCT VN đã ban hành Quyết định số 1773/2013/QĐ- HĐQT-NHCT17 ban hành Quy chế tạm thời về tổ chức và hoạt động của Bộ máy kiểm tra kiểm soát nội bộ Ngân hàng TMCP Công thƣơng VN Mã số: QC.17.03.III, theo đó, bộ máy KTKSNB là đơn vị thuộc Ban điều hành NHCT, dƣới dự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Khối QLRR, đƣợc phân công ủy quyền của Tổng giám đốc; Bộ máy KTKSNB đƣợc tổ chức thành hệ thống thống nhất theo ngành dọc trong hệ thống NHCT gồm Phòng KTSNB tại trụ sở chính (có các tổ chuyên đề); Phòng KTKSNB tại các khu vực (có các Bộ phận KTKSNB tại chi nhánh trong nƣớc); Phòng KTKSNB tại chi nhánh nƣớc ngoài của NHCT [25].
Bộ máy KTKSNB có sự phân cấp về trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng giữa Trƣởng/phó phòng KTKSNB trụ sở chính; Trƣởng phòng KTKSNB khu vực; Phó phòng KTKSNB khu vực; Trƣởng phòng KTKSNB chi nhánh nƣớc ngoài… Bộ máy KTKSNB có nhiệm vụ giám sát, kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động đối với các đơn vị, bộ phận, phát hiện và ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp luật, quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ, nắm bắt và báo cáo, cảnh báo kịp thời các vụ việc, rủi ro tiềm ẩn phát sinh tại các đơn vị, đề xuất các biện pháp xử lý, khắc phục sai sót, kiến nghị xử lý những vi phạm trong hoạt động của các đơn vị và toàn hệ thống NHCT VN; Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và thƣờng xuyên hoàn thiện phƣơng pháp, chính sách, quy định, quy trình nội bộ KTKSNB trình Ban lãnh đạo NHCT VN xem xét
51
phê duyệt và thực hiện đảm bảo chất lƣợng hoạt động KTKSNB của bộ máy KTKSNB; Đầu mối phối hợp với các đơn vị rà soát và đánh giá đầy đủ, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống KSNB dựa trên việc xác định và đánh giá rủi ro, nhằm xác định các vấn đề còn tồn tại của hệ thống KSNB, đƣa ra các khuyến nghị sửa đổi, bổ sung và đề xuất các biện pháp phòng ngừa vi phạm, rủi ro phát sinh, cải tiến và hoàn thiện hệ thống KSNB của NHCT VN…[26]
Nhằm thực hiện tốt việc kiểm tra, đôn đốc chi nhánh tuân thủ thực hiện đúng các quy trình, quy định của NHCT VN và quy định của pháp luật, các Phòng KTKSNB khu vực phân chia các bộ phận KTKSNB đặt tại trụ sở của chi nhánh. Bộ phận này có nhiệm vụ thƣờng xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động của chi nhánh thông qua các kế hoạch kiểm tra do Phòng KTKSNB khu vực phê duyệt. Tất cả các biên bản kiểm tra sau khi kết thúc đợt kiểm tra phải có ý kiến của chi nhánh, sau đó gửi về Phòng KTKSNB khu vực để Phòng KTKSNB khu vực theo dõi kết quả khắc phục chỉnh sửa sau thanh tra, kiểm tra, đồng thời tổng hợp gửi Phòng KTKSNB trụ sở chính theo quy định.
2.3.3.2. Thực tiễn kiểm soát nội bộ tại CN Ba Đình
Theo quy định của NHCT VN, CN Ba Đình thuộc Phòng KTKSNB khu vực 09. Phòng KTKSNB khu vực 9 đã phân công một tổ kiểm tra đặt tại trụ sở chi nhánh để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ theo quy định.
Chi nhánh Ba Đình luôn chấp hành tốt và tuân thủ các quy định của NHCT VN liên quan đến công tác KTKSNB tại Chi nhánh. Trong mọi cuộc họp giao ban và quá trình chỉ đạo điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày, Giám đốc chi nhánh luôn chỉ đạo các phòng, ban trong Chi nhánh phải tạo điều kiện để bộ máy KTKSNB thƣờng xuyên giám sát, kiểm tra kiểm soát đƣợc mọi hoạt động của từng bộ phận nghiệp vụ của chi nhánh, nhằm đánh giá đƣợc toàn diện tình hình hoạt động của chi nhánh và có các biện pháp giám sát, kiểm tra ngăn ngừa rủi ro tiềm ẩn cho hoạt động của chi nhánh; Đồng thời cung cấp đầy đủ các thông tin, tài liệu, hồ sơ, phƣơng tiện cần thiết cho việc KTKSNB theo yêu cầu của tổ kiểm tra một cách trung thực, chính xác, không đƣợc che giấu thông tin nhằm đảm bảo tốt công tác
52
tuân thủ KTKSNB tại chi nhánh; Thực hiện các kiến nghị đã thống nhất với bộ phận KTKSNB để kịp thời giải quyết và khắc phục các vấn đề liên quan….
Trong năm vừa qua, Phòng KTKSNB khu vực 9 và Tổ kiểm tra đặt tại chi nhánh đã tổ chức rất nhiều đợt kiểm tra các hoạt động kinh doanh của chi nhánh liên quan đến rà soát hồ sơ cấp giới hạn tín dụng, mở và thanh toán L/C của một số khách hàng; Kiểm tra chuyên đề về an toàn kho quỹ; kiểm tra về hoạt động kinh doanh ngoại tệ; Kiểm tra các hồ sơ cho vay đối với khách hàng có bảo đảm bằng sổ tiết kiệm của bên thứ ba; Rà soát cho vay khách hàng để trả nợ cũ tại các TCTD khác; Kiểm tra thu phí dịch vụ tại chi nhánh; Rà soát kiểm tra công tác chấm điểm, xếp hạng tín dụng khách hàng; Rà soát việc áp dụng lãi suất tại Chi nhánh…
Căn cứ trên các lỗi đƣợc thông báo tự động trong hệ thống phần mềm của NHCT VN, cũng nhƣ các đợt kiểm tra trực tiếp tại Chi nhánh, bộ phận KTKSNB phát hiện dấu hiệu vi phạm bắt nguồn từ nguyên nhân nào, để từ đó xác định trách nhiệm cụ thể. Chịu trách nhiệm chung đối với mọi mặt hoạt động kinh doanh của chi nhánh là Giám đốc, tuy nhiên, từng trƣờng hợp cụ thể sự vi phạm sẽ đƣợc xác định nguyên nhân khách quan hay chủ quan, xuất phát từ cán bộ tín dụng hay lãnh đạo phòng? Hay xuất phát từ cơ chế chính sách của NHCT VN để từ đó có những kiến nghị và biện pháp xử lý kịp thời.
2.3.3.3. Kiểm soát rủi ro hoạt động tại chi nhánh Ba Đình
o Quản lý sự kiện rủi ro hoạt động:
Rủi ro hoạt động trong ngân hàng thƣơng mại là một loại rủi ro có khả năng xảy ra rất lớn trên thực tế. Rủi ro hoạt động là khả năng xảy ra tổn thất trực tiếp hoặc gián tiếp do con ngƣời, quy trình, hệ thống không đầy đủ hoặc đƣợc thiết lập đầy đủ nhƣng hoạt động không hiệu quả, hoặc do các sự kiện bên ngoài gây ra. Rủi ro hoạt động bao gồm rủi ro pháp lý, rủi ro rửa tiền và rủi ro gian lận nhƣng không bao gồm rủi ro chiến lƣợc và rủi ro thƣơng hiệu. Do vậy, xây dựng một hệ thống các văn bản, nguy trình để nhận biết và ngăn ngừa rủi ro hoạt động đã đƣợc NHCT VN chú trọng và đánh giá là một yêu cầu cấp thiết từ thực tiễn.
53
Ngày 17/6/20013, NHCT VN đã ban hành Quyết định số 2036/2013/TGĐ- NHCT7 ban hành quy định quản lý sự kiện rủi ro hoạt động trong hệ thống NHCT VN, Mã số: Qđ.07.08.I.
NHCT VN cũng thiết kế trang web riêng liên tục cập nhật các cảnh báo rủi ro hoạt động nhƣ: Cảnh báo tình hình tội phạm tấn công website và dịch vụ trên mạng; Cảnh báo rủi ro đối tƣợng bên ngoài làm giả chứng từ ngân hàng; Cảnh báo rủi ro trong nghiệp vụ tài trợ thƣơng mại; Cảnh báo nguy cơ tấn công giả mạo… tạo điều kiện cho các chi nhánh trong hệ thống có thể nắm bắt và liên tục cập nhật các nguy cơ rủi ro có thể xảy ra, nhằm có các biện pháp phòng ngừa và nâng cao cảnh giác cho cán bộ công nhân viên trong quá trình tác nghiệp.
Theo đó, sự kiện rủi ro hoạt động là rủi ro hoạt động đã xảy ra, đã gây ra tổn thất tài chính hoặc phi tài chính cho NHCT VN hoặc chƣa gây ra tổn thất nhƣng tiềm ẩn nguy cơ tổn thất nếu không có các biện pháp kiểm soát hoặc biện pháp khắc phục, giảm thiểu nguy cơ rủi ro kịp thời.
Việc quản lý và xử lý các sự kiện rủi ro hoạt động tại chi nhánh đã đƣợc quy định rất rõ trong Quy trình, theo đó, trƣờng hợp Chi nhánh phát sinh sự kiện rủi ro hoạt động, nhất thiết phải tuân thủ các bƣớc sau:
- Phát hiện và xử lý ban đầu gồm các công việc chính nhƣ sau:
+ Thực hiện các biện pháp khắc phục ban đầu kịp thời ngay khi phát hiện; + Thông báo cho các bên liên quan;
+ Lập báo cáo phát hiện và xử lý ban đầu sự kiện rủi ro hoạt động và gửi báo cáo cho đơn vị đầu mối và phòng quản lý rủi ro hoạt động trụ sở chính.
- Khắc phục và điều tra gồm các công việc chính sau:
+ Thực hiện các biện pháp cần thiết để xử lý, khắc phục, thu hồi, ngăn ngừa, giảm thiểu ảnh hƣởng do sự kiện rủi ro hoạt động;
+ Đánh giá mức độ ảnh hƣởng của sự kiện rủi ro hoạt động;
+ Xác minh, điều tra các thông tin về sự kiện rủi ro hoạt động;
+ Lập và gửi báo cáo khắc phục và điều tra sự kiện rủi ro hoạt động cho Phòng quản lý rủi ro hoạt động;
54
+ Tiếp tục cập nhật thông tin sự kiện rủi ro hoạt động phát sinh sau khi đã lập báo cáo điều tra (nếu có);
- Tổng hợp, phân tích, rút bài học kinh nghiệm,
Tại chi nhánh Ba Đình trong những năm 2012-2014 không phát sinh sự kiện rủi ro hoạt động nào cần phải xác minh điều tra báo cáo NHCT VN.
o Kiểm soát về rủi ro tuân thủ
Lỗi tuân thủ của chi nhánh là các hành vi không tuân thủ đúng các Quy chế/quy định/quy trình của NHCT VN và/hoặc quy định pháp luật của cán bộ, ngƣời lao động tại chi nhánh. Lỗi tuân thủ có thể đã hoặc chƣa gây ra tổn thất tài chính cho ngân hàng. Lỗi tuân thủ đƣợc phân thành 03 loại cụ thể: Lỗi rất nghiêm trọng; Lỗi nghiêm trọng; Lỗi ít nghiêm trọng. Các lỗi tuân thủ đƣợc phát hiện do đơn vị tại Trụ sở chính phát hiện; Lỗi tuân thủ do chi nhánh tự phát hiện hoặc Đoàn kiểm tra bên ngoài NHCT VN phát hiện; Lỗi tuân thủ do Phòng kiểm toán nội bộ phát hiện; Lỗi tuân thủ do Bộ máy KTKSNB phát hiện.
Ngày 11/03/2014, NHCT VN ban hành Công văn số 3421/TGĐ-NHCT7 quy định về KPI tuân thủ của Chi nhánh năm 2014, theo đó, định kỳ hàng tháng, chi nhánh phải thực hiện báo cáo khắc phục chỉnh sửa lỗi tuân thủ phát sinh trong kỳ báo cáo về Phòng KTKSNB khu vực phụ trách chi nhánh. Phòng KTKSNB khu vực tổng hợp kết quả gửi Phòng quản lý rủi ro hoạt động trụ sở chính. Cuối mỗi kỳ báo cáo, Phòng quản lý rủi ro hoạt động trụ sở chính thực hiện xếp hạng mức độ tuân thủ của Chi nhánh lên website nội bộ của Khối quản lý rủi ro và thông báo cho Giám đốc chi nhánh và trƣởng các đơn vị có liên quan để biết và có kế hoạch hành động để tăng cƣờng tính tuân thủ tại chi nhánh.
Tại chi nhánh Ba Đình luôn chấp hành nghiêm túc cáo báo cáo tuân thủ hàng tháng, các lỗi phát sinh chủ yếu do yếu tố khách quan, thuộc các lỗi ít nghiêm trọng hoặc nghiêm trọng, không gây tổn thất về tài chính cho NHCT VN. Trƣờng hợp phát sinh các lỗi gây thiệt hại tài chính và/hoặc uy tín thƣơng hiệu NHCT VN, ngƣời vi phạm sẽ phải chịu trách nhiệm theo một trong các hình thức kỷ luật đƣợc quy định trong Nội quy lao động của NHCT VN, đồng thời bồi thƣờng thiệt hại (nếu có).
55
o Các cảnh báo sớm liên quan đến rủi ro tín dụng
Hiện nay, NHCT VN đã hoàn thiện xây dựng Hệ thống cảnh báo sớm (Hệ thống EWS) – Đây là công cụ quan trọng giúp các chi nhánh trong hệ thống theo dõi, giám sát khách hàng xuyên suốt trong quá trình cấp tín dụng, nhận diện sớm sự suy giảm khả năng trả nợ của các khách hàng đang phân loại nợ nhóm I, triển khai kịp thời các biện pháp ứng xử phù hợp để giảm thiểu tổn thất cho Ngân hàng. Đồng thời, đây cũng là công cụ giúp trụ sở chính theo sát và hỗ trợ chi nhánh trong việc quản lý khách hàng và thu hồi nợ.
Theo đó, hằng ngày hệ thống EWS sẽ tự động quyét trên toàn hệ thống và lọc ra các khách hàng cần chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện thông tin trên hệ thống, nhƣ: Khai báo tài sản bảo đảm, lập lịch trả nợ, lãi suất có biến động… Đối với các khách hàng cá nhân thuộc khối Bán lẻ, hệ thống tự động gửi thông báo nhắc ngày thu nợ đối với khách hàng trƣớc 10 ngày đến hạn… Đây là một công cụ thực sự hữu dụng, giúp các cán bộ trong quá trình tác nghiệp có thêm kênh thông tin để nhanh chóng hoàn thiện bổ sung hồ sơ khác hàng còn thiếu, đồng thời thực hiện thông báo để khách hàng chuẩn bị nguồn trả nợ, tránh tình trạng khách hàng quên, không thu xếp đủ tiền trả nợ…Hệ thống này ra đời với mục đích là công cụ nhắc việc cho cán bộ tín dụng, hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh không đáng có. Trƣờng hợp cán bộ đã đƣợc thông báo nhƣng cố tình không khắc phục chỉnh sửa thì tùy mức độ vi phạm sẽ phải chịu trách nhiệm theo quy định của NHCT VN.
