Trong hoạt động kinh doanh thường xuyên nảy sinh việc doanh nghiệp xuất giao thành phẩm hàng hóa cho khách hàng và sau một thời gian nhất định mới thu được tiền. Từ đó nảy sinh khoản phải thu từ khách hàng. Việc tăng nợ phải thu do tăng thêm lượng hàng hóa bán chịu sẽ kéo theo việc tăng thêm một số khoản chi phí như: Chi phí thu hồi nợ, chi phí quản lý nợ…Tăng nợ phải thu cũng đồng nghĩa với việc tăng rủi ro đối với doanh nghiệp.
Do vậy để đảm bảo sợ ổn định, lành mạnh và tự chủ về mặt tài chính, tránh bị tồn đọng vốn và bị chiếm dụng vốn, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động, từ đó góp phần sử dụng vốn tiết kiệm, có hiệu quả, Công ty cần có những biện pháp hữu hiệu, xiết chặt kỷ luật thanh toán nhằm hạn chế tới mức tối đa tình trạng nợ quá hạn.
Mục đích quản lý các khoản phải thu.
+ Xác định thời hạn tín dụng thích hợp trên cơ sở cân đối khả năng tài chính của doanh nghiệp và khách hàng.
+ Tăng khối lượng hàng hóa.
+ Tạo uy tín và thế đứng vững vàng cho doanh nghiệp trên cơ sở thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng.
+ Đẩy mạnh tốc độ luân chuyển với hạn chế tới mức thấp nhất có thể khoản vốn bị chiếm dụng có khi phải đưa ra biện pháp giải quyết kịp thời những khoản nợ đọng dây dưa khó đòi.
+ Trong cơ chế thị trường hiện nay thì mọi người yêu cầu của khách hàng đều buộc doanh nghiệp phải chú ý đến. Để đáp ứng nhu cầu khách hàng cần chứ không phải những gì mình có. Song, dù có cạnh tranh lành mạnh cho dù có các chiến lược kinh doanh đúng đắn, có nội lực kinh tế đến đâu chăng nữa thì tính bất ổn trong kinh doanh luôn theo suốt quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, doanh lợi và các rủi ro đối với khoản nợ của khách hàng với doanh nghiệp, nắm vững khả năng tài chính của khách sẽ đưa doanh nghiệp tới chỗ làm ăn với bạn hàng tin cậy, loại bỏ khách hàng không đủ uy tín và không đáng tin cậy.
* Biện pháp quản lý các khoản phải thu:
- Công ty cần tìm mọi cách thu thồi nợ càng sớm càng tốt, điều động nhân viên trực tiếp đi thu hồi nợ, tăng chi phí cho việc đi thu hồi nợ, quản lý các khoản thu được và tình toán chi tiết các khoản khách hàng đang nợ.
- Trước khi cung cấp tín dụng thương mại cho khách hàng công ty cần cân nhắc kỹ càng. So sánh giữa lợi ích và chi phí từ khoản tín dụng đó trước khi đi đến quyết định cuối cùng. Khi quyết định cung cấp tín dụng thương mại thì trong hợp đồng cần quy định rõ thời hạn, hình thức thanh toán và mức phạt thanh toán chậm so với quy định trong hợp đồng.
- Sử dụng có hiệu quả các biện pháp thu hồi nhanh như triết khấu bán hàng, giảm giá cho những khách hàng mua hàng với số lượng lớn nhằm thúc đẩy khách hàng mua hàng với số lượng lớn nhằm thúc đẩy khách hàng thanh toán nhanh, hạn chế các khoản nợ dây dưa khó đòi. Để làm được điều này, tỷ lệ chiết khấu công ty đưa ra phải phù hợp, hập dẫn khách hàng thanh toán ngay vừa bù đắp được chi phí vốn và rủi ro mà công ty có thể gặp khi sử dụng chính sách tín dụng.
- Định kỳ công ty nên tổng kết, đánh giá công tác tiêu thụ, liệt kê những khách hàng quen thuộc, khách hàng mua thường xuyên với khối lượng, khách hàng thanh toán sòng phẳng. Tổ chức hội nghị khách hàng nhằm thu thập những ý kiến đóng góp của khách hàng, tạo điều kiện cho công tác bán hàng, thu hồi tiền hàng ngày một tốt hơn.
- Ngoài ra doanh nghiệp còn dựa vào khả năng tài chính của chính bản thân doanh nghiệp để theo dõi xem doanh nghiệp nên mua bán hàng hóa gì cho phù hợp với thời kỳ và mùa vụ kinh doanh, nghiên cứu thị trường xem khi nào thì có thể xuất được hàng với mức giá có lợi nhất, khi nào thì nhập hàng với mức giá ưu đãi nhất.
Nếu khách hàng có khả năng tài chính lớn, khả năng huy động vốn cao thì có thể tin tưởng khả năng tài trợ của họ. Tuy nhiên cũng chính vì khả năng tài chính của họ lớn nên doanh nghiệp cần khai thác ngay bằng cách thu hẹp thời hạn tín dụng nhằm thu vốn nhanh, tăng tốc độ quay vòng vốn.
Ngược lại với những khách hàng có khả năng tài chính hạn hẹp, khả năng huy động vốn thấp thì doanh nghiệp nên cẩn thận, đánh giá đúng mức độ tin cậy của khách hàng để tạo cho mình một lề an toàn cần thiết, nếu khách hàng đủ độ tin cậy
thì doanh nghiệp sẽ nới rộng điều kiện tín dụng cho họ và cũng để thu hút họ mua nhiều hàng hơn.
Tóm lại doanh nghiệp cần phải xem xét và phân đối tượng khách hàng tuy theo khả năng của họ mà có điều kiện tín dụng hợp lý làm được điều này doanh nghiệp phải có cơ sở để cân nhắc giữa rủi ro và tình hình sinh lời trong kinh doanh. Công ty cũng cần có những chính sách tín dụng của công ty phải vừa lỏng vừa chặt chẽ áp dụng linh hoạt cho từng khách hàng. Tính lỏng thể hiện qua việc áp dụng tỷ lệ chiết khấu, giảm giá thỏa đáng đối với những khách hàng thanh toán ngay mua với số lượng lớn. Tính chặt chẽ thể hiện qua việc quy định phạt hợp đồng rất nặng đối với khách hàng vi phạm thời hạn thanh toán. Bằng chính sách tín dụng đó công ty không những nhanh chóng thu hồi tiền hàng mà còn tăng được khối lượng sản phẩm tiêu thụ, mở rộng thị trường tiêu thụ và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động cho công ty.