Đối với một doanh nghiệp thương mại với chức năng lưu chuyển hàng hóa là chủ yếu thì hàng tồn kho đóng một vai trò quan trọng trong vốn lưu động của doanh nghiệp. Việc xác định một lượng hàng tồn kho hợp lý là vấn đề cần thiết và luôn thường trực đối với doanh nghiệp. Chúng ta đều biết đối với một số mặt hàng theo thời vụ cần số lượng tương đối nhiều để đảm bảo nhu cầu bán của doanh nghiệp vì thế doanh nghiệp cần phải có kế hoạch thu mua dự trữ đủ bán khi mặt hàn này là lớn. Nhưng đối với mặt hàng theo xu thế mốt của thị trường thì không nhất thiết phải dự trữ nhiều để tránh những khoản phí do dự trữ hàng hóa. Tuy nhiên nếu dự trữ quá ít thì sẽ làm cho hiệu quả kinh doanh giảm. Do vậy việc xác định đúng đắn mức dự trữ hàng hóa là điều rất quan trọng. Như đã phân tích ở trên trong các năm qua hàng tồn kho của doanh nghiệp tăng lên đó là do doanh nghiệp đang kinh doanh một số mặt hàng mới. Nhưng doanh nghiệp cũng cần xem xét lượng hàng dự trữ hàng hóa để đáp ứng tốt nhu cầu bán của mình.
Quản lý hàng tồn kho: Để quản lý hàng tồn kho, ta phải đi xem xét tình hình tăng giảm hàng tồn kho. Từ đó tính toán lượng sẽ tiêu thụ trong các chu kỳ kinh doanh để cung cấp một lượng vừa đủ, tránh dự trữ quá nhiều để tồn đọng vốn nên vấn đề dự trữ với quy mô thế nào cho hợp lý.
Mô hình được sử dụng phổ biết trong quản lý dự trữ vốn tồn kho là mô hình đặt hàng hiệu quả (EOQ). Mô hình này dùng để xác định mức nhập hàng hóa, vật tư
tối ưu đảm bảo với chi phí thấp nhất. Mô hình dựa trên giả định rằng khối lượng hàng hóa vật tư mỗi lần nhập là bằng nhau và khoảng cách mỗi lần nhập là bằng nhau.
Trong cơ cấu vốn lưu động của công ty thì hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số vốn lưu động. Vì thế việc quản lý tồn kho dự trữ đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Nhờ có dự trữ tồn kho đúng mức giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn sản xuất, lại sử dụng tiết kiệm hợp lý vốn lưu động.
Bảng 2.7. Bảng tình hình hàng tồn kho của công ty
Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
1. Giá vốn hàng bán
1000đ 3.280.246 4.170.190 4.860.882 2. Hàng tồn kho bình quân
1000đ 1.569.740 1.927.280,5 2.242.885 3. Doanh thu thuần
1000đ 4.852.548 6.200.675 6.950.398 4. Thời gian kỳ phân tích
(ngày) ngày 360 360 360
5. Số vòng chu chuyển =
(3)/(2) vòng 3,09 3,22 3,1
6. Số ngày chu chuyển =
(2) (4)/(1) ngày 172,28 166,38 166,11
( Hàng tồn kho năm 2009: 1.350.549 nghìn đồng) ( Nguồn : Phòng kế toán ) Qua bảng số liệu trên ta thấy được số vòng chu chuyển hàng tồn kho năm 2010 là 3,09 vòng thì sang năm 2011 đã tăng lên 3,22 vòng nhưng sang năm 2012 thì vòng chu chuyển này có xu hướng giảm xuống còn 3,1 vòng, cụ thể đã giảm 0,12 vòng so với năm 2011. Số ngày chu chuyển hàng tồn kho năm 2010 là 172,28 ngày, năm 2011 là 166,38 ngày sang năm 2012 là 166,11 ngày điều này cho thấy số ngày chu chuyển hàng tồn kho của năm 2011 giảm so với năm 2010 là 5,9 ngày và tiếp tục giảm ở năm 2012. Điều này là không tốt vì nó ảnh hưởng rất lớn tới vốn lưu động của doanh nghiệp và trực tiếp ảnh hưởng tới tốc độ chu chuyển của vốn lưu động. Lượng hàng tồn kho tăng cao, số ngày chu chuyển lớn điều này cho ta thấy được công tác quản trị hàng dự trữ của doanh nghiệp là chưa tốt. Việc quản lý hàng hóa không thể xác định chính xác được lượng hàng cần thiết cất kho, quá trình vận
chuyển, thời gian hàng về kho. Đó là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến hàng liên tục tồn kho và nó ngày càng tăng cao hơn. Để có thể khắc phục tình trạng này thì doanh nghiệp cần phải tăng số vòng chu chuyển vốn lưu động và giảm số ngày chu chuyển vốn lưu động lại để có thể tăng lợi nhuận cho công ty, qua bảng trên ta thấy được số ngày chu chuyển qua các năm đã có giảm nhưng giảm không nhiều công ty cần cố gắng hơn nữa trong việc này.
Quản trị hàng tồn kho là một yếu tố quyết định đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Nếu xác định và duy trì được một mức tồn kho hợp lý sẽ tối thiểu hóa được chi phí dự trữ hàng tồn kho mà vẫn đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường. Nhưng nếu xác định không đúng làm mức hàng tồn kho quá lớn sẽ làm tăng chi phí bảo quản, chi phí bảo hiểm, các rủi ro do giảm chất lượng nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa. Vì vậy công ty cần duy trì tốt thành tích đạt được trong việc tiêu thụ, quản lý hàng hóa , sản phẩm tồn kho đồng thời sử dụng các phương pháp xác định hàng tồn kho thích hợp để dự đoán đúng số nguyên vật liệu cần cung cấp, số lần cung cấp trong kỳ từ đó có quyết định dự trữ hàng tồn kho hợp lý. Bên cạnh đó duy trì một mức sản phẩm hàng hóa, tồn kho hợp lý cũng rất quan trọng làm sao cho có đủ sản phẩm hàng hóa đáp ứng nhu cầu của thị trường nhưng không làm ứ đọng vốn góp phần sử dụng tiết kiệm vốn lưu động và nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn lưu động.