P. Giám đốc Giám đốc Kế toán trưởng
4.3.1. Một số giải pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong mua hàng tại công ty cổ phần thép Trang Hùng.
hàng của công ty Cổ phần Thép Trang Hùng.
4.3.1. Một số giải pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong mua hàng tại công ty cổ phần thép Trang Hùng. cổ phần thép Trang Hùng.
4.3.1.1. Đề xuất một số giải pháp phòng ngừa rủi ro trong mua hàng tại công ty Cổ phần Thép Trang Hùng.
a. Nâng cao nhận thức của nhà quản trị và nhân viên trong công ty về hoạt động phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong mua hàng.
Các hoạt động trong doanh nghiệp có được thực hiện một cách hiệu quả hay không là do nhận thức, trình độ, kỹ năng của con người. Trong hoạt động phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro cũng vậy nhận thức của nhà quản trị và nhân viên là rất quan trọng.
Hiện nay nhận thức của các nhà quản trị và nhân viên của công ty còn thấp. Giải pháp trước mắt là nâng cao nhận thức của nhà quản trị và nhân viên mua hàng vì chỉ khi có nhận thức tốt về phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong mua hàng thì thực hiện mọi hoạt động phòng ngừa mới có hiệu quả cao.
Các nhân viên trong công ty có thể nâng cao được nhận thức về phòng ngừa rủi ro hay không? Thì trước tiên phải nâng cao nhận thức của các nhà quản trị. Phải xác định được:
- Hoạt động mua hàng là một hoạt động rất quan trọng, nó quyết định đến chất lượng sản phẩm đầu ra, ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả kinh doanh của công ty.
- Hoạt động mua nguyên liệu: quặng sắt, thép phế liệu, phôi thép là một hoạt động gặp nhiều rủi ro và sẽ gây ra tổn thất rất lớn cho công ty.
Từ việc nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của hoạt động mua hàng từ các nhà quản trị trong công ty, các nhà quản trị sẽ có thể tổ chức các lớp bồi dưỡng kinh nghiệm, kỹ năng về kiến thức phòng ngừa rủi ro cho các nhân viên trong công ty. Công ty có thể mời các chuyên gia tham gia buổi học để trao đổi nói chuyện về kinh nghiệm phòng ngừa rủi ro. Ngoài ra các nhà quản trị đưa ra các cuộc thi đua về phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro hàng năm để nhân viên trong công ty nhận thức đúng đắn hơn về rủi ro.
b. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường.
Khâu đầu tiên trong quá trình mua hàng là khâu xác định nhu cầu. Làm tốt ngay từ khâu này sẽ giúp công ty tránh được các rủi ro xảy ra như: thiếu hụt hàng hóa, dư thừa hàng hóa, hàng hóa không đảm bảo chất lượng…
Hiện nay công tác nghiên cứu thị trường của công ty còn yếu kém, công ty chưa xác định được xu hướng biến động của nhu cầu và cung ứng. Khi nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp sẽ biết được vị thế của công ty mình trên thị trường.
Hiện nay có hai phương pháp nghiên cứu phổ biến là nghiên cứu tại hiện trường và nghiên cứu tại địa bàn. Công ty hiện nay áp dụng cả hai phương pháp trên. Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường cho công ty thông tin chính xác nhưng chi phí cao, vì vậy mà công ty không áp dụng thường xuyên. Còn phương pháp nghiên cứu tại địa bàn ít tốn kém nhưng thông tin có độ chính xác không cao. Để phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro công ty nên áp dụng cả hai phương pháp trên để đạt được kết quả cao, nâng cao được khả năng phân tích thông tin.
c. Tìm kiếm thêm các nhà cung cấp mới.
Mua hàng của nhiều nhà cung cấp là một trong những nguyên tắc trong phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro mà các công ty thường hay áp dụng trong đó có công ty cổ
phần thép Trang Hùng. Hiện nay Công ty mua hàng của ba nhà cung cấp chính: Công ty đầu ty xây dựng Thương mại phát triển Tùng Lâm, Công ty TNHH sản xuất và thương mại thép Chiến Trường, Công ty TNHH Huỳnh Đỉnh. Đây cũng điều gây khó khăn cho công ty nếu ba công ty trên gặp khó khăn trong cung cấp nguyên liệu không đủ hàng cung cấp cho công ty sản xuất. Vì vậy công ty cần tìm thêm những nhà cung cấp mới để san sẻ rủi ro.
Tuy nhiên việc tìm thêm nhà cung cấp có uy tín là không phải điều dễ dàng và công ty có thể gặp nhiều rủi ro như tăng chi phí vận chuyển, công ty không được hưởng các khoản ưu đãi do mua hàng nhiều. Do đó công ty cần phải xây dựng mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với các nhà cung cấp truyền thống.
Công ty lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với điều kiện của công ty và nhu cầu của công ty. Công ty có thể xem xét một số nhà cung cấp như: Chi nhánh công ty cổ phần Thương mại và xây dựng Hồng Quân, Công ty TNHH thép An Khánh, Công ty cổ phần thép Phương Trang. Đây là những cung cấp có uy tín trên địa bàn Đông Anh Hà Nội.
d. Chú trọng công tác phân bổ tài chính.
Trong quá trình mua hàng của công ty là những mặt hàng phôi thép, quặng sắt, thép phế liệu, đây là những mặt hàng đòi hỏi nhu cầu vốn lớn, giá trị lớn nên quyết định đến quy mô hợp đồng mà công ty thực hiện. Việc đảm bảo tài chính cho hoạt động mua hàng của công ty là rất quan trọng. Nếu công ty không thiết lập hoặc dự trù không đúng tình hình phân bổ tài chính cho hoạt động mua hàng thì công ty sẽ gặp phải rất nhiều rủi ro. Rủi ro đầu tiên gặp phải đó là sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, thậm chí không thể thực hiện được theo mục tiêu mua hàng đã xác định trước. Do đó trong thời gian tới công ty cần thiết lập tốt mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp để được hưởng ưu đãi trong thanh toán. Nâng cao vị thế của công ty trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng. Ngoài ra phòng kế hoạch của công ty cần tiến hành phân loại hợp đồng mua từ khách hàng để sau đó chuyển tới phòng tài chính kế toán để lập quỹ dự trù cho hoạt động mua hàng.
4.3.1.2. Một số giải pháp giảm thiểu rủi ro trong hoạt động mua hàng của công ty Cổ phần Thép Trang Hùng.
a. Giảm thiểu rủi ro trên cơ sở lập dự phòng.
Công ty nên xác định một khoản chi phí dự phòng, khoản dự phòng này chỉ được sử dụng khi có rủi ro xảy ra và để giải quyết các rủi ro nhằm giúp hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra bình thường tránh những tổn thất lớn hơn có thể xảy ra. Việc lập khoản dự phòng này là: trích 1% từ doanh thu bán hàng và gửi vào ngân hàng để tích lũy thành vốn quỹ cho doanh nghiệp.
Ngoài ra công ty nên có sự dự phòng về tài sản, dữ liệu…để việc phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro được hiệu quả hơn.
b. Giảm thiểu rủi ro trên cơ sở mua bảo hiểm.
Mua bảo hiểm cho nguyên liệu phôi thép, thép phế liệu, quặng sắt sẽ giúp công ty được bù đắp về tài chính nhằm khắc phục tổn thất khi rủi ro xảy ra. Cụ thể lựa chọn mua bảo hiểm hàng hóa vận chuyển nội địa của Tổng công ty bảo hiểm Bảo Việt. Loại hình bảo hiểm là bảo hiểm chuyến. Đây là loại hình bảo hiểm phù hợp với hình thức mua hàng của công ty, vì vậy để giảm bớt chi phí mua hàng, chỉ mua bảo hiểm chuyến cho những lần mua hàng có trị giá hàng hóa là lớn.
•Những rủi ro được bảo hiểm khi mua gói bảo hiểm trên gồm:P - Cháy hoặc nổ.
- Động đất, bão lụt, gió tốc, sóng thần, và sét đánh.
- Phương tiện vận chuyển bị đắm, bị lật đổ, bị rơi, mắc cạn, đâm va vào nhau hoặc đâm va vào vật thể khác hay bị trật bánh.
- Cây gãy đổ, cầu, đường hầm, các công trình kiến trúc khác bị sập đổ. - Phương tiện chở hàng bị mất tích.
- Tổn thất chung.
•Chi phí được bảo hiểm: là những chi phí hợp lý.
- Do người được bảo hiểm, người làm công hoặc đại lý của họ đã chi ra nhằm phòng tránh hoặc giảm nhẹ tổn thất cho hàng hóa được bảo hiểm.
- Cho việc dỡ hàng, lưu kho và gửi tiếp hàng hóa được bảo hiểm dọc đường đi do hậu quả của rủi ro thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm.
- Cho việc giám định và xác định nguyên nhân, mức độ tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm.
•Phí bảo hiểm = tỉ lệ phí x số tiền bảo hiểm.
c. Giảm thiểu rủi ro trên cơ sở đưa ra các điều khoản bồi thường trong hợp đồng mua hàng đối với những rủi ro xảy ra do lỗi của nhà cung cấp hay nhà vận tải.
Đối với những rủi ro xảy ra thuộc trách nhiệm, hay sai sót của nhà cung cấp, nhà vận tải, khi kí kết hợp đồng mua hàng, hợp đồng thuê phương tiện vận tải, Công ty cổ phần Thép Trang Hùng cần đưa ra các điều khoản bồi thường, quy định trách nhiệm của nhà cung cấp và nhà vận tải do đã để xảy ra các rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng. Đặc biệt lưu ý với những rủi ro mà công ty hay gặp phải như: giao thiếu hàng, hàng không đmả bảo chất lượng…
d. Giảm thiểu rủi ro trên cơ sở cứu lấy những tài sản còn sử dụng được.
Khi rủi ro xảy ra không phải mọi tài sản đều không còn giá trị. Trong quá trình vận chuyển mua hàng về bị hư hỏng và tổn thất nhưng không phải đã hư hỏng hoàn toàn không thể sử dụng được. Công ty có thể phân loại và sử dụng những hàng vẫn có thể sử dụng được để đưa vào sản xuất.
4.3.1.3. Một số giải pháp khác a. Giải pháp về vốn
Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn sản xuất và kinh doanh được thường xuyên thì phải có nguồn lực tài chính, tài chính là một trong những điều kiện cần thiết hàng đầu để công ty tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bên cạnh nguồn vốn đi vay và tự có công ty có thể thu hút vốn bằng cách huy động vốn từ cán bộ công nhân viên trong công ty bằng cách cổ phần hóa, bán cổ phần ưu đãi cho các cán bộ công nhân viên trong công ty và lợi nhuận được tính trên % số vốn góp, đồng thời gắn kết trách nhiệm của công nhân viên với công ty nhiều hơn.
b. Gải pháp về nhân sự
Con người là yếu tố quyết định đến thành công hay thất bại của mọi hoạt động. Trong hoạt động mua hàng cũng vậy, để đề phòng giảm thiểu rủi ro đồng thời muốn mua hàng đạt hiệu quả cao thì yếu tố con người tác động lớn đến hoạt động mua hàng. Hiện nay công ty có đội ngũ mua hàng trẻ tuổi, nhiệt tình, có kiến thức nhưng chưa có kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết trong quá trình mua hàng nên vân còn gặp nhiều rủi ro.
Công ty cần quan tâm và hỗ trợ cho nhân viên tham gia các khoá đào tạo nâng cao kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp, rèn luyện cho nhân viên sự linh động quyết đoán, để khi rủi ro nhân viên có thể chủ động giải quyết giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp. Công ty nên thành lập ra một nhóm hoạch định để thu thập kỹ năng, kinh nghiệm và ý kiến của nhiều người nhằm chủ động giải quyết rủi ro bất ngờ xảy ra.