2.2.1. Quy trình tuyển dụng nhân sự của nhà trường trong giai đoạn vừa qua.
Để có nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu đòi hỏi đối với hoạt động của nhà trường và giúp cho nhà trường đạt được những mục tiêu, chiến lược đào tạo thì điều đó trước tiên phụ thuộc vào công tác tuyển dụng.
Kinh doanh 2 24% Công nghệ kỹ thuật điện 3 25% Điều dưỡng 4 2% Kế toán 1 24% Công nghệ kỹ thuật xây dựng 5 25%
40
Như vậy nếu các hoạt động của tuyển dụng không được thực hiện tốt thì doanh nghiệp không có đủ ứng cử viên đảm bảo về số lượng và chất lượng để tuyển chọn. Để đảm bảo cho việc tuyển dụng có cơ sở khoa học và thực tiễn qua đó lựa chọn được những người có đủ phảm chất cần thiết đáp ứng được yêu cầu công việc trong thời gian vừa nhà trường thực hiện quy trình tuyển dụng nhân sự theo 6 bước sau:
Hình 2.3: Quy trình tuyển dụng của trường Đại học Đông Á
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Bước 1: Định danh công việc cần tuyển dụng
Đầu năm học Ban Giám hiệu yêu cầu các đơn vị Phòng, Ban, Khoa xác định nhu nguồn nhân lực, trưởng các đơn vị sẽ xem xét và đánh giá nhu cầu nhân sự ở đơn vị mình. Trong quá trình đó trưởng đơn vị phải xem xét khả năng của các nhân viên trong đơn vị, kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ để đánh giá xem có cần tuyển thêm người không? cần bao nhiều người? và cần cho những vị trí nào? yêu cầu về kỹ năng, trình độ … Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực trưởng các đơn vị đưa ra các
Định danh công việc cần tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Tổ chức thi tuyển
Ra quyết định tuyển dụng
41
yêu cầu tuyển dụng và trình Ban Giám hiệu xem xét và phê duyệt. Sau khi phê duyệt Ban Giám hiệu sẽ giao cho Phòng tổ chức cán bộ chuẩn bị và lập kế hoạch tuyển dụng.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng đã được thông qua Ban Giám hiệu duyệt, phòng tổ chức cán bộ ra thông báo tuyển dụng. Nội dung chính của thông báo có hai nội dung: vị trí tuyển dụng và yêu cầu năng lực đối với vị trí tuyển dụng. Nhà trường thường sử dụng các loại thông báo chủ yếu là thông báo trên bảng tin, qua website của Nhà trường và thông qua cán bộ, giảng viên đang làm việc tại trường. Nội dung thông báo thường bao gồm: tên đơn vị, vị trí công việc tuyển dụng, yêu cầu trình độ chuyên môn, độ tuổi, giới tính, sức khỏe, kinh nghiệm, ngoại ngữ, thời gian nộp hồ sơ, địa chỉ liên hệ.
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Nhân viên phòng tổ chức cán bộ trực tiếp làm nhiệm vụ này, tiến hành xử lý hồ sơ của các ứng viên, so sánh với các yêu cầu của các bộ phận, nếu chưa đủ đề nghị bổ sung hoặc loại bỏ. Theo quy định của nhà trường thì hồ sơ xin việc gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, các văn bằng chứng chỉ đào tạo, giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe. Kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phòng tổ chức cán bộ sẽ tiến hành kiểm tra lựa chọn các ứng viên thông qua hồ sơ. Sau đó phòng tổ chức cán bộ lên kế hoạch cụ thể về thời gian và địa điểm tổ chức thi tuyển cho ứng viên.
Bước 4: Tổ chức thi tuyển
Thông thường ứng viên thi tuyển sẽ trải qua hai vòng thi. Vòng thứ nhất thi lý thuyết với hình thức ứng viên tham gia trả lời các câu hỏi lý thuyết liên quan đến các kiến thức về sư phạm, về tin học… trên máy tính trong một khoảng thời gian nhất định. Vòng hai ứng viên thi thực giảng trên lớp. Ứng viên sẽ thực giảng một tiết lý thuyết với nội dung tự chọn trong thời gian 45 phút.
Kết thức bước này phòng tổ chức sẽ thu thập kết quả đánh giá các ứng viên và trình kết quả lên Ban Giám hiệu nhà trường.
42
Dựa vào kết quả đánh giá ứng viên mà phòng tổ chức cán bộ đã trình lên Ban Giám hiệu sẽ đưa ra quyết định nhận hay không nhận ứng viên vào làm việc tại trường. Cuối cùng phòng tổ chức cán bộ có trách nhiệm thông báo cho các ứng viên đã trúng tuyển và những người không trúng tuyển được biết. Sau hai tháng thử việc nhà trường sẽ quyết định ký hợp đồng chính thức.
Bước 6: Hội nhập ứng viên
Báo trước cho trưởng đơn vị ít nhất 2 ngày về việc giảng viên tới làm việc để trưởng đơn vị sắp xếp và thông báo cho những phòng/ban/khoa giới thiệu ứng viên. Phòng tổ chức đưa giảng viên, cán bộ về đơn vị nhận nhiệm vụ. Trưởng đơn vị phân công người hướng dẫn công việc cho nhân sự mới. Giao cho nhân sự mới các văn bản liên quan đến công việc, các quy định của đơn vị, nhà trường để nghiên cứu. Phòng tổ chức và trưởng đơn vị theo dõi, kiểm tra hàng tuấn quá trình tiếp cận công việc của nhân sự mới.
2.2.2. Nguồn tuyển dụng của trường Đại học Đông Á
Tuỳ từng trường hợp cụ thể, giai đoạn cụ thể hay yêu cầu công việc cụ thể mà nhà trường tiến hành tuyển dụng trên hai nguồn đó là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài.
a. Nguồn bên trong
Nguồn này được nhà trường sử dụng trong hai trường hợp sau:
+ Một là khi bộ phận nào đó trong Nhà trường thiếu người sẽ thông báo tuyển trong Nhà trường, nhân viên bộ phận nào quan tâm báo cáo với người quản lý bộ phận mình và sẽ được người quản lý trực tiếp bộ phận có nhu cầu tuyển dụng phỏng vấn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn.
Cách làm này của Nhà trường chỉ tốt trong trường hợp nhân viên một bộ phận thì thiếu, một bộ phận thì thừa, nếu không nhân viên bộ phận này chuyển sang bộ phận khác sẽ để lại một khoảng trống cho bộ phận có nhân viên chuyển đi và Nhà trường vẫn sẽ phải tuyển bên ngoài. Hơn nữa, nhân viên nội bộ chỉ sẵn sàng ứng tuyển trong trường hợp này với điều kiện những chế độ ở bộ phận thiếu người tốt hơn ở bộ phận mình đang làm.
43
+ Hai là trường hợp tuyển những vị trí cao. Nhà trường thường thông báo trong nội bộ những nhân viên cấp dưới với những tiêu chuẩn đi kèm và quyền lợi được hưởng. Ai có khả năng thì ứng tuyển. Những vị trí này thường được phỏng vấn bởi ban giám hiệu nhà trường..
Tuyển dụng theo nguồn này có rất nhiều tiện lợi cho nhà trường như chi phí tuyển dụng thấp, không tốn nhiều thời gian để hướng dẫn người lao động làm quen với công việc. Đồng thời tạo được niềm tin và động lực cho các nhân viên làm việc trong Nhà trường vì họ hy vọng sẽ được thăng tiến lên vị trí công việc cao hơn. Tuy nhiên, hình thức này cũng có nhược điểm số lượng không lớn, không làm mới chất lượng nguồn nhân lực trong Nhà trường, mặt khác có thể gây ra những xung đột, bè phái trong nội bộ.
Như vậy công tác tuyển dụng đối với nguồn bên trong đã được Nhà trường quan tâm, giúp cho Nhà trường tiết kiệm được phần nào thời gian và chi phí tuyển dụng, sử dụng một cách hiệu quả nguồn lực hiện có, tạo cho người lao động cơ hội để thăng tiến, làm tăng sự gắn bó giữa họ và Nhà trường.
b. Nguồn bên ngoài
Để tuyển được những ứng viên đảm bảo tiêu chuẩn giảng viên thì nguồn bên ngoài phải là những sinh viên vừa tốt nghiệp ra trường có xếp loại tốt nghiệp từ khá trở lên, những người đang làm việc ở các doanh nghiệp, hay những giảng viên tại các trường khác…Trường chủ yếu thu hút những sinh viên vừa mới tốt nghiệp có học lực khá giỏi trở lên hoặc những ứng viên có kinh nghiệm trong công tác chuyên môn về Trường để tham gia công tác giảng dạy.
Các phương pháp sử dụng:
- Thông qua sự giới thiệu của cán bộ viên chức trong trường
CBCNV trong trường cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc giới thiệu ứng viên về tham gia công tác tuyển dụng, phần lớn những ứng viên do CBCNV giới thiệu là những người ba con thân thuộc, bạn học, bạn đồng nghiệp có uy tín, kinh nghiệm trong giảng dạy có trình độ hoặc những người thân, họ hàng được giới thiệu về tham gia công tác tuyển dụng. Kết quả tuyển dụng từ nguồn này là không
44
nhiều, nhưng những giảng viên được tuyển đến từ nguồn này thường yên tâm công tác tại trường, gắn bó lâu dài với trường. Nguồn này đôi lúc cũng gây khó khăn cho cán bộ lãnh đạo của trường vì có những ứng viên có nhiều kinh nghiệm nhưng không đảm bảo tiêu chuẩn tuyển dụng hoặc có những ứng viên đảm bảo tiêu chuẩn nhưng không có năng lực, kỹ năng sư phạm do đó không thể tuyển chọn, gây ra sức ép cho Hội đồng tuyển dụng.
- Thông qua quảng cáo
Phạm vi thông báo của trường về tuyển dụng được đăng tải 3 số trên báo Thanh niên, báo Người lao động, thông tin nội bộ của trường và trên trang website của trường. Phương pháp này giúp cho những ứng viên ở xa có nguyện vọng về Đà Nẵng để sinh sống và lập nghiệp tham gia vào nguồn tuyển dụng ngày càng nhiều, giúp cho việc tuyển chọn ngày càng chất lượng hơn.
c. Kết quả tuyển mộ như sau:
Bảng 2.5. Kết quả tuyển mộ Năm học Chỉ tiêu 2009-2010 2010-2011 2011-2012 Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%)
I. Tổng số hồ sơ xin việc 143 100 198 100 242 100
1. Thông qua giới thiệu của CBNV 120 83.9 167 84.4 203 83.8 2. Thông qua báo, Website của
Trường 23 16.1 31 15.6 39 16.2
II. Tổng số hồ sơ được chấp nhận 127 100 180 100 231 100 1. Thông qua giới thiệu của CBCNV 108 85.0 151 83.9 194 84.0 2. Thông qua báo, Website của
Trường 19 15.0 29 16.1 37 16.0
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
45
Bảng 2.6. Tỷ lệ tuyển mộ Năm học
Tiêu chí 2009 -2010 2010 - 2011 2011 - 2012
Tỷ lệ hồ sơ được chấp nhận 88.81 90.91 95.45
- Nguồn CBNV giới thiệu 90.00 90.36 95.66
- Nguồn thông qua báo,
Website của trường 82.61 93.89 94.38
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Trong đó:
Tỷ lệ được chấp nhận = (Tổng số hồ sơ được chấp nhận/ Tổng số hồ sơ xin việc)*100%
Qua bảng số liệu trên ta thấy số lượng tuyển mộ tăng liên tục qua các năm, cụ thể năm học 2010-2011 số lượng người đến xin việc tăng so với năm 2009-2010 là 55 người tương ứng với tốc độ tăng là 38,4%, năm 2011-2012 tăng thêm 44 người so với năm 2010-2011 và ứng với tốc độ tăng là 22,2%. Qua đây cho thấy tốc độ tăng của tổng số đơn xin việc là khá nhanh do nhà trường mở rộng quy mô đào tạo và tăng số lượng lao động hằng năm.
Nguồn tuyển mộ chủ yếu là nguồn bên ngoài luôn chiếm trên 80% tổng số hồ sơ xin việc. Cụ thể, năm 2009-2010 nguồn bên ngoài là 120 người chiếm tỷ trọng 83,9%, năm 2010-2011 là 167 người chiếm 84,4 và năm 2011-2012 là 203 người chiếm 83,8%. Tỷ lệ tổng số hồ sơ xin việc của nguồn bên trong giảm xuống, năm 2009-2010 là 16,1% đến năm 2011-2012 tỷ lệ này là 16,2% chứng tỏ công tác thu hút ứng viên từ nguồn nội bộ đã được duy trì và thực hiện tốt hơn.
Nhìn vào bảng tỷ lệ tuyển mộ ta thấy tỷ lệ số đơn được chấp nhận cũng khá cao luôn chiếm trên 88% tức là cứ 100 người đến xin việc thì có 88 số đơn được chấp nhân, cụ thể năm 2009-2010 là 88,81%, năm 2010-2011 là 90,91% và năm 2011-2012 là 95,45% chứng tỏ hiệu quả công tác tuyển mộ đã tăng lên, thông tin tuyển mộ thu hút được nhiều ứng viên đáp ứng yêu cầu hơn.
46
qua các năm học, chứng tỏ sự quan tâm của CBNV và người từ bên ngoài về tuyển dụng của nhà trường ngày càng nhiều. Nội dung thông báo của trường đến CBNV và người từ bên ngoài tương đối rõ ràng và dễ hiểu. Do đó tỷ lệ hộ sơ xin việc được chấp nhận cao. Như vậy, trong 3 năm học gần đây công tác tuyển mộ của nhà trường đã thu hút được số lượng ứng viên tham gia khá lớn và liên tục tăng qua các năm thể hiện sự tăng lên của chất lượng công tác tuyển mộ.
2.2.3. Kết quả tuyển dụng nhân sự của nhà trường trong thời gian vừa qua
Bảng 2.7 Kết quả tuyển dụng của nhà trường giai đoạn 2010 - 2012
Chỉ tiêu 2010 2011 2012
Tổng số cán bộ giảng viên đầu năm
179 192 225
Số người tuyển được
18 39 41
Số người ra đi
5 6 5
Tổng số cán bộ giảng viên cuối kỳ
192 225 261
Tỷ lệ người ra đi/ Số người tuyển vào
27,78 15,38 12,20
(Nguồn: phòng Tổ chức Hành chính)
Qua bảng số liệu nêu trên cho thấy nhu cầu tuyển dụng tại trường liên tục tăng qua các năm, năm 2010 nhà trường tuyển được 18 người sang năm 2011 thì do trường bắt đầu thực hiện việc đào tạo đại học nên nhu cầu tuyển dụng cũng tăng lên đáng kế và trong năm này nhà trường tuyển thêm 39 người và sang năm 2012 thì nhà trường tiếp tục tuyển thêm 41 người. Bên cạnh việc hàng năm nhà trường tuyển dụng vào thì cũng có một số cán bộ công nhân viên sau khi tuyển vào do áp lực công việc cũng như các chính sách đối với người lao động của nhà trường chưa phù hợp nên tỷ trọng số người ra đi cũng tương đối nhiều. Cụ thể trong năm 2010 tỷ trọng người ra đi so với số người tuyển vào là 27,78% và sang năm 2011 thì con số này chỉ còn 15,38% và sang năm 2012 con số này là 12,2%. Mặc dù con số này có xu hướng giảm qua các năm. Vì vậy nhằm để đảm bảo về chất lượng lao động cũng như giảm chi phí trong công tác tuyển dụng thì ngoài chính sách tuyển chọn hợp lý thì nhà trường cần có chính sách giữ chân nhân viên.
47 Bảng 2.8. Tỷ lệ tuyển chọn thời kỳ (2010– 2012) Năm Chỉ tiêu 2010 2011 2012 Tổng số hồ sơ được chấp nhận 127 180 231
Số người trúng tuyển
18 39 41
Tỷ lệ trúng tuyển (%)
14,17 21,67 17,75
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Tỷ lệ trúng tuyển = (số người trúng tuyển/ tổng số hồ sơ được chấp nhận)*100%
Tỷ lệ trúng tuyển của Trường năm 2010 đều đạt 14,17% tức là trong 100 đơn xin việc được chấp nhận khoảng 14 người được nhận vào làm việc và tỷ lệ này đến 2011 là 21,67%. Nhưng sang năm 2012 thì tỷ trọng này chỉ còn 17,75%. Điều này chứng tỏ chất lượng dụng chưa nhất quán, vì vậy muốn có chất lượng trong công tác tuyển dụng thì nhà trường cần phải thông báo rộng rãi hơn nữa đề gia tăng số lượng hồ sơ nộp vào thì lúc đó tỷ trọng trúng tuyển sẽ hạ xuống và chất lượng lao động được nâng lên.
2.2.4. Đánh giá của cán bộ công nhân viên về công tác tuyển dụng của nhà trường trong thời gian vừa qua. trường trong thời gian vừa qua.
Nhằm để đánh giá công tác tuyển dụng trong thời gian vừa qua ra sao. Người lao động có nhận xét gì về chính sách tuyển dụng của nhà trường tác giả tiến hành thực hiện phát phiểu điều tra và thu được kết quả đánh giá như sau:
Bảng 2.9: Kết quả số phiếu khảo sát
Số phiếu khảo sát phát ra Số phiếu khảo sát thu vào
Cán bộ phòng ban 50 50
Giáo viên 100 92
Tổng 150 142
48
NGUỒN CUNG CẤP THÔNG TIN TUYỂN DỤNG
36% 21% 3% 1% 39% Báo CBNV trong trường Website
Trung tâm giới thiệu việc làm