QKN cần rút bớt một số bƣớc trong quy trình cho vay vốn để rút ngắn thời gian từ khi tiếp nhận hồ sơ đến khi giải ngân, phân cấp trách nhiệm cho Tiểu ban quản lý Quỹ các quận, huyện, thị xã trong việc thẩm định phƣơng án vay vốn, hội đồng thẩm định cấp cơ sở chỉ thẩm định hồ sơ mà không phải đi thực tế, Hội đồng thẩm định Thành phố chỉ đơn thuần làm công tác giám sát , kiểm soát rủi ro, tăng cƣờng khâu kiểm tra, giám sát, nhƣ vậy sẽ giúp hộ dân tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn. Tác giả đề xuất quy trình cho vay nhƣ sau:
Bƣớc 1: Tiếp nhận hồ sơ và thẩm định sơ bộ:
Cán bộ chuyên quản QKN là đầu mối tiếp xúc, hƣớng dẫn ngƣời xin vay vốn lập hồ sơ vay vốn và tiếp nhận hồ sơ. Tổng hợp danh sách ngƣời xin
Tiếp nhận hồ sơ,
thẩm định sơ bộ Thẩm định cho vay
Xét duyệt cho vay và giải ngân
Thu phí quản lý, giảm sát sử dụng vốn Thu hồi vốn, thanh lý hợp đồng
Kiểm soát nội bộ, giám sát rủi
ro. Đạt
vay vốn báo cáo Trƣởng Tiểu ban quản lý QKN để tổ chức kiểm tra, điều tra, thu thập thông tin về ngƣời vay vốn và phƣơng án vay vốn. Tiến hành thẩm định thực tế đối với phƣơng án sản xuất, tài sản đảm bảo, pháp lý khách hàng, thị trƣờng đối với ngành hàng hộ vay vốn tham gia. Hoàn thiện hồ sơ cùng biên bản thẩm định trình Trƣởng Tiểu ban quản lý QKN. Trƣởng tiểu ban quản lý QKN lập danh sách ngƣời xin vay vốn đủ điều kiện sau điều tra, thu thập thông tin, báo cáo Hội đồng thẩm định (HĐTĐ) để tổ chức thẩm định.
Bƣớc 2: Thẩm định cho vay
Trên cơ sở hồ sơ thẩm định thực tế của từng hộ vay vốn có biên bản thẩm định đƣợc ký xác nhận của cán bộ thẩm định cũng nhƣ những hồ sơ, chứng từ liên quan cùng với đơn đề nghị xét duyệt vay vốn của Trƣởng tiểu ban quản lý Quỹ ở cơ sở. Hội đồng thẩm định cấp gồm có ban lãnh đạo Quỹ Khuyến nông, cùng với lãnh đạo các phòng chuyên môn của Trung tâm khuyến nông tiến hành thẩm định hồ sơ dựa trên kiến thức chuyên môn nghiệp vụ sẽ đánh giá tính hiệu quả của phƣơng án sản xuất, cân đối nguồn vốn, uy tín khách hàng... để đƣa ra kết quả thẩm định cuối cùng.
Hồ sơ nếu đƣợc thông qua sẽ chuyển sang bƣớc xét duyệt cho vay và giải ngân. Còn không đƣợc thông qua sẽ trả lại tiểu ban quản lý quỹ cơ sở để hoàn trả chứng từ lại cho khách hàng.
Bƣớc 3: Xét duyệt cho vay và giải ngân
Sau khi thẩm định và có kết quả cuối cùng, Chủ tịch hội đồng thẩm định sẽ tổng hợp danh sách các khoản vay đƣợc thông qua trình Giám đốc QKN để ký quyết định cho vay. Sau đó sẽ chuyển xuống phòng chuyên môn để soạn hợp đồng vay vốn, ký với ngƣời vay vốn và làm các thủ tục cần thiến khác liên quan đến khoản vay. Sau khi hoàn tất các thủ tục liên quan sẽ tiến hành giải ngân cho khách hàng. Có thể giải ngân trực tiếp bằng tiền mặt cho khách hàng hoặc thông qua các tổ chức đoàn thể để tăng tính kiểm soát trong
việc sử dụng vốn vay.
Bƣớc 4: Thu phí quản lý và giám sát việc sử dụng vốn vay.
Định kỳ 3 tháng thu phí quản lý 1 lần hoặc thu phí quản lý 1 lần cùng với việc thu hồi nợ tùy từng phƣơng án sản xuất kinh doanh. Đối với phƣơng án sản xuất vay theo món khách hàng không có nguồn thu nào trong suốt quá trình tổ chức sản xuất nhƣ nuôi lợn thịt, nuôi cá, ... thì nên thu phí quản lý vào một lần cùng với hạn nộp trả khoản gốc vay vốn. Đối với các khoản vay vốn theo hạn mức quay vòng (đây là sản phầm mới mà tác giả đã đề xuất kiến nghị ở phần đa dạng hóa sản phẩm cho vay) thì nên thu phí định kỳ 3 tháng 1 lần. Ví dụ nhƣ vay mua vịt giống để lấy trứng, nuôi lợn nái, trồng hoa.... trong quá trình tổ chức sản xuất khách hàng vẫn có nguồn thu nhập đều. Đặc thù của sản xuất nông nghiệp nguồn thu về sẽ đều đặn đối với loại hình này là 3 tháng/lần. Nên đề xuất thu phí cho những đối tƣợng này là 3 tháng sẽ hợp lý.
Ngay khi giải ngân cán bộ quản lý quỹ cùng cán bộ kỹ thuật Trung tâm Khuyến nông sẽ xuống hƣớng dẫn kỹ thuật sản xuất cho hộ vay vốn để hoạt động sản xuất đƣợc hiệu quả hơn. Ngoài ra cán bộ quản lý quỹ ở cơ sở lập kế hoạch định kỳ 1 tháng một lần xuống kiểm tra hoạt động tổ chức sản xuất của hộ, tổng hợp những khó khăn, vƣờng mắc của hộ vay vốn để đƣa ra những giải pháp khắc phục kịp thời đối với những phát sinh trong tầm kiểm soát của cán bộ hoặc trình lãnh đạo để giải quyết những vƣớng mắc vƣợt thẩm quyền.
Bƣớc 5: Thu hồi vốn, thanh lý hợp đồng.
Thu hồi vốn hoặc phí theo các điều kiện của hợp đồng tín dụng đã ký giữa QKN với khách hàng vay vốn.
Tổ chức thanh lý hợp đồng, giải chấp tài sản đối với khách hàng không có nhu cầu vay vốn tiếp. Hoặc tiến hành đánh giá lại hiệu quả sản xuất của hộ vay vốn, lịch sử trả nợ để tiến hành cho vay tiếp đối với những hộ vẫn muốn tiếp tục vay vốn của QKN.
* Thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro gồm lãnh đạo Thành phố, các sở ngành, lãnh đạo QKN và một số cán bộ chuyên trách. Hoạt động của bộ phận này sẽ giúp việc đánh giá hiệu quả của việc thực hiện các thủ tục cho vay, thẩm định cho vay, xét duyệt cho vay, thu hồi nợ, hỗ trợ ngƣời vay vốn...