Do nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại nguyên vật liệu cả về số lợng và giá trị. Vật liệu ở Công ty rất đa dạng, do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng và không thể thiếu đợc.
Tổ chức hạch toán đợc tiến hành nh sau:
a. Tổ chức hạch toán ban đầu.
Việc hạch toán chi tiết vật liệu đợc thực hiện song song giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn để có cơ sở ghi sổ kế toán và theo dõi xu hớng biến động của chúng. Do đó, ta cần phải xây dựng các
danh mục từ điển liên quan đến hàng tồn kho nh: danh mục vật t, danh mục kho hàng...
∗ Lập danh mục vật t:
Danh mục vật t đợc thiết lập để quản lý toàn bộ vật t của đơn vị kế toán. Trong danh mục này mỗi loại vật t đợc quản lý bằng một mã riêng. Với mã riêng này, khi thực hiện các nghiệp vụ về nhập, xuất hàng tồn kho, chơng trình sẽ nhận diện nhanh chóng từng thứ vật t để quản lý chi tiết về mặt hiện vật cũng nh giá trị của từng mã. Đối với hàng tồn kho yêu cầu không chỉ cần đợc quản lý theo từng danh điểm mà còn có thể quản lý theo từng kho. Danh mục nguyên vật liệu đợc thể hiện tại các kho nh sau:
Danh mục tên vật liệu, kho vật t hàng hoá
Mã vật t Tên vật t Tại kho
01 Mũi khoan Kho kim khí
02 Răng gầu Kho kim khí
03 Cáp thép Kho kim khí
04 Que hàn N46 phi ,5 Kho kim khí
... ... ...
46 Choòng khoan Kho phụ tùng
454 Dầu máy Kho nhiên liệu
307 Phụ tùng khác Kho vật t khác
... ... ...
∗ Các chứng từ kế toán đợc sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 0- VT)
- Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu 01- GTKT- 3LL) - Biên bản kiểm nghiệm vật t hàng hoá
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04- VT) - Bảng kê nhập kho vật t
- Bảng kê xuất sử dụng vật t
∗ Một số sổ kế toán sử dụng: - Sổ (thẻ) kho
Trờng Đại học Mỏ Địa Chất Luận văn tốt nghiệp
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Báo cáo nhập xuất tồn vật liệu
Đối với các chứng từ, các sổ này phải đợc lập đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập, kế toán phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
b. Thủ tục nhập, xuất kho.
∗ Thủ tục nhập kho :
Khi nguyên vật liệu về đến Công ty sẽ đợc kiểm tra căn cứ vào hóa đơn GTGT, đối chiếu với hợp đồng (nếu có) về số lợng, chủng loại, chất lợng từng loại vật liệu để lập biên bản kiểm nghiệm vật t hàng hóa.
Căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật t hàng hoá và đối chiếu với hợp đồng đã ký về số lợng, chủng loại, chất lợng nguyên vật liệu, thủ kho viết phiếu nhập kho thành 3 liên
- Một liên: Lu phòng quản lý vật t .
- Một liên: Thủ kho giữ để làm cơ sở ghi vào thẻ kho, và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Một liên: Kèm theo hoá đơn để thanh toán giao cho khách hàng.
Phiếu nhập kho phải thể hiện đầy đủ, rõ ràng tuân thủ theo mẫu biểu của QĐ15/006-QĐ/BTC
Sau khi có phiếu nhập kho, thủ kho phải vào thẻ kho và đa hàng vào kho bảo quản, cấp phát theo đúng chế độ quy định.
Hình 3 -10: Sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho tại công ty cổ phần than Hà Tu.
Nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu mua ngày 2/10/2011 của công ty cổ phần vật t thiết bị mỏ Hòn Gai , Số lợng 05 mũi khoan TM 127 với đơn giá 11.210.527đ/mũi đợc phản ánh qua các biểu mẫu: 3.1, 3.2, 3.3
Vật liệu, công cụ
Biểu mẫu 3.1
Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Giá trị gia tăng Ký hiệu:DP/010B Liên 2 : Giao khách hàng Số: 0068524 Ngày 02 tháng 10 năm 2011
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần vật t thiết bị mỏ Hòn gai Địa chỉ: Phờng Hòn Gai – Hạ Long - Quảng Ninh
MST: 5700543362
Họ tên ngời mua hàng: Lơng Thanh Hiển Tên đơn vị: Công ty Cổ phần than Hà Tu Địa chỉ: Phờng Hà Tu- Hạ Long-Quảng Ninh
Số tài khoản: 71100005306 NH Công Thơng Hà Tu- QN Hình thức thanh toán: CK MS: 5700101877
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số l-
ợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 3=x1
1 Mũi khoan TM17 Cái 05 11.210.527 56.052.635
Cộng tiền hàng: 56.052.635 Thuế suất thuế GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 2.802.632 Tổng cộng tiền thanh toán: 58.855.267 Số tiền viết bằng chữ: (Năm mơi tám triệu tám trăm năm mơi lăm ngàn hai trăm sáu bảy đồng)./.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu mẫu 3.2
Trờng Đại học Mỏ Địa Chất Luận văn tốt nghiệp
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Vật t, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
- Căn cứ HĐ số : 0068524 ngày 02 /10/2011 Công ty CP vật t thiết bị mỏ Hòn gai - Ban kiểm nghiệm gồm :
Ông : Vũ Văn Minh Chức vụ : PP.PKSX-ĐT Trởng ban
Ông:Nguyễn Ngọc Cơng Chức vụ : TP.KHVT Uỷ viên
Bà : Nguyễn Thị Hà Chức vụ : P.TK-KT-TC Uỷ viên
Bà : Lê Thị Bé Chức vụ : Thủ kho Uỷ viên
Ông : Nguyễn Văn Nhã Chức vụ: CBVT Ngời giao hàng
Đã kiểm nghiệm các loại vật t phục vụ sản xuất nh sau :
T T Tên,nhãn hiệu,quy cách VT công cụ,sp,hàng hoá M S Phơng thức kiểm nghiệm Đvị tính
SL theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú Chất lợng mới Đã qua sd SL đúng quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 3 4 5
1 Mũi khoan TM17 Cái 05 05
- ý kiến của ban kiểm nghiệm:
+ Đủ điều kiện nhập kho Số lợng : SL trên đủ điều kiện nhập kho + Không đủ điều kiện nhập kho Số lợng : không
- Các ý kiến khác: Không
Các uỷ viên hội đồng Ngời giao hàng Thủ kho Giám đốc
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Mẫu số 03- VT
công ty cp than Hà Tu (Ban hành theo QĐ 15/006/QĐ-BTC
Biểu mẫu 3.3 Mẫu số 01 - VT
Cty CP than Hà Tu (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006của Bộ trởng BTC)
Phiếu nhập kho Số: 12
Ngày 02 tháng 10 năm 2011 Nợ:152.1 Có: 3311
Tên đơn vị nhập: Cao Xuân Hà Đơn vị: Phòng Vật T
HĐ số: Nhập tại kho: Đồng chí Bé
STT Tên vật t ĐVT Số lợng theo chứng từ Đơn giá Thành tiền
Theo chứng
từ
Thực Nhập
1 Mũi khoan TM17 Cái 5 5 11.210.527 56.052.635
Giá trị tiền hàng 56.052.635
Cộng 56.052.635
Số tiền (viết bằng chữ): (Năm mơi sáu triệu không trăm năm mơi hai ngàn sáu trăm ba mơi lăm đồng)
Ngời nhận Thủ kho Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Trờng Đại học Mỏ Địa Chất Luận văn tốt nghiệp ∗ Thủ tục xuất kho :
Công ty Cổ phần than Hà Tu là doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm nên vật liệu trong kho của Công ty chủ yếu xuất dùng cho các phân xởng sản xuất chính, vật liệu phần lớn để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm theo kế hoạch đã đợc duyệt. Căn cứ vào nhu cầu sản xuất cần dùng vật liệu, các bộ phận sử dụng căn cứ vào số lợng sản phẩm sản xuất và định mức tiêu hao vật t viết đề nghị cấp vật t.
Các phòng chức năng, chuyên quản lý kí duyệt rồi đợc chuyển qua Giám đốc duyệt. Sau đó tiếp liệu phân xởng mang phiếu đề nghị trên đến phòng vật t làm thủ tục, phòng vật t căn cứ vào yêu cầu của phiếu đề nghị cấp vật t và viết phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho do phòng vật t lập thành ba liên. Khi lập phiếu ngời lập ghi rõ ngày, tháng, năm xuất và sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm nào của Công ty. Sau đó kí lên phiếu và chuyển cho phụ trách bộ phận ngời viết phiếu lu lại 1 liên gốc, còn liên ngời nhận vật t mang phiếu xuống kho, khi nhận đầy đủ hàng ngời nhận kí vào phiếu, thủ kho ghi rõ thực xuất rồi kí nhận vào phiếu, vào thẻ kho và chuyển 1 liên cho kế toán vật liệu còn 1 liên phân xởng giữ để theo dõi đối chiếu với phòng kế toán.
Hình 3-11: Sơ đồ biểu diễn trình tự xuất kho vật liệu.
Cuối tháng căn cứ vào bảng kê nhập, xuất kế toán tiến hành ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển cho từng loại vật liệu. Sau đó kế toán tiến hành xác định số tồn kho cả về giá trị và hiện vật cho từng loại vật liệu trên sổ luân chuyển và từ đó lập báo cáo nhập - xuất - tồn.
Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ luân chuyển với thẻ kho cả về số lợng và giá trị, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân chính để giải quyết kịp thời.
Yêu cầu
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho sau khi nhận từ thủ kho về phải đợc kế toán hoàn thành các nội dung còn lại trên phiếu, lập định khoản. Từ các phiếu nhập, phiếu xuất kế toán sẽ tiến hành nhập số liệu vào máy tính.
Sau khi nhập số liệu vào máy, kế toán chi tiết vật t phải in ra đợc các bảng: Bảng kê phiếu nhập, Bảng kê phiếu xuất, Tổng hợp nhập xuất tồn.
Căn cứ vào nhu cầu xin xuất kho của phân xởng khoan số 1, các chứng từ liên quan đến thủ tục xuất kho NVL đợc thể hiện ở các biểu mẫu : Biểu mẫu 3.4, Biểu mẫu3.5 . Biểu mẫu 3.4 Công ty CP than Hà Tu Đề nghị cấp vật t Ngày 05 tháng 10 năm 2011 Số 55
Họ và tên: Phạm Văn Nô Phân xởng: Khoan 1 Lý do xuất:
Tại kho: 005 Đồng chí: Bé
Số TT
Tên vật liệu và quy cách ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Xin lĩnh
Thực xuất
1 Mũi khoan TM17 Cái 07 07
2
Tổng 07 07
Ngời đề nghị P.KTSX-DT P KH-VT Giám đốc
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Biểu mẫu 3.5
Cty CP than Hà Tu -Vinacomin Mẫu số 02 - VT
Trờng Đại học Mỏ Địa Chất Luận văn tốt nghiệp
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Phiếu xuất kho
Ngày 05 tháng 10 năm 2011 Số: 21
Nợ: 621.1
Có: 1521 Họ, tên ngời nhận hàng: Phạm Văn Nô
Địa chỉ (bộ phận): Phân xởng: Khoan 1
Lý do xuất kho: Vật t phục vụ sản xuất tháng 10 năm 2011 Xuất tại kho: Đ/C Bé
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t (sản phẩm , hàng hóa) Mã số ĐVT Số lợng
Đơn giá Thành tiền
Yêu
cầu Thực xuất
1 Mũi khoan TM127 001 Cái 07 07 11.161.017 78.127.119
Cộng
Cộng thành tiền (bằng chữ): (Bảy mơi tám triệu một trăm hai mơI bảy ngàn một trăm mời chín đồng).
Số chứng từ gốc kèm theo: ...
Ngày 05 tháng10 năm 2011 Ngời lập phiếu Ngời nhận hàng Thủ kho Kế toán trởng Giám đốc
Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu :
Để phù hợp với đặc điểm vật liệu Công ty là rất phong phú, đa dạng và thờng xuyên biến động, Công ty đã sử dụng phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển vào hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Cụ thể trình tự nh sau :
∗ Tại kho :
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Khi nhận đợc chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp lí của chứng từ và ghi vào các thẻ kho tơng ứng từng loại nguyên vật liệu.
Các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sau khi đã đợc ghi vào thẻ kho sẽ đ- ợc phân loại và chuyển cho phòng kế toán để lên sổ kế toán. Cuối tháng thủ kho tính ra tổng lợng nhập - xuất - tồn của từng loại vật liệu trên thẻ kho theo công thức:
∗ Tại phòng kế toán :
Định kỳ nhận đợc phiếu xuất kho của thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hoàn chỉnh chứng từ. Sau khi kiểm tra, kế toán nguyên vật liệu sẽ ghi đơn giá để xác định số tiền. Tiếp đến kế toán sẽ phân loại chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất thành hai loại riêng sau đó tiến hành lập Bảng kê nhập , Bảng kê xuất .
Cuối tháng, căn cứ vào Bảng kê nhập, xuất, kế toán ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển cho từng loại vật liệu . Đồng thời, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho về số lợng hiện vật, nếu có chệnh lệch phải tìm nguyên nhân chính để giải quyết kịp thời
Số tồn cuối tháng = Số tồn đầu tháng + Số nhập trong tháng - Số xuất trong tháng 105
Trờng Đại học Mỏ Địa Chất Luận văn tốt nghiệp
Hình 3-8 : Sơ đồ hạch toán vật liệu tại Công ty CP Than Hà Tu
Ghi chú :
: Ghi hàng ngày hoặc ghi định kỳ : Ghi cuối tháng
: Đối chiếu kiểm tra Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê xuất
Báo cáo N - X - T
Biểu mẫu 3.8
Công ty CP than Hà Tu- Vinacomin
Thẻ kho Mẫu số 10-VT
Số: 165 Tờ số: ...
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t : Mũi khoan TM127 Thẻ lập, ngày 31 tháng 10 năm 2011
ST Số Chứng từNgày Trích yếu Ngày nhập Số lợng
Nhập Xuất Tồn a b c D e 1 2 3 g Tồn đầu tháng 2 1 PN 12 02/10 NK mũi khoan TM127 02/10/2010 05 2 PN 14 05/10 NK mũi khoan TM127 02/10/2010 15 3 PX 21 05/10 XK mũi khoan TM127 05/10/2010 7 4 PX 22 20/10 NK mũi khoan TM127 20/10/2010 14 5 PN 20 22/10 NK mũi khoan TM127 22/10/2010 21 ... ... ... ... ... ... ... 31/10 Cộng 57 59 Tồn cuối tháng 0 Ngày 31 tháng10 năm 2011
Ngời lập phiếu Thủ kho Kế toán trởng
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Trờng Đại học Mỏ Địa Chất Luận văn tốt nghiệp
Công ty CP than Hà Tu- Vinacomin Biểu mẫu 3.6
BẢNG Kấ NHẬP KHO VẬT TƯ Tháng 10 năm 2011
Chứng từ Sụ́ Ngày
12 2/10 Nhọ̃p mũi khoan TMF17 Mũi 05 331 11.210.527 56.052.635 13 5/10 Nhọ̃p mỡ máy Lít 1000 111 935.250 935.250.000 14 7/10 Nhọ̃p mũi khoan TMF17 Mũi 5 111 11.321.524 56.607.620 15 12/10 Nhọ̃p Ắc quy điợ̀n Bình 15 111 4.560.000 68.400.000
16 14/10 Nhọ̃p Xăng Lít 5500 141 19.820 109.010.000
17 18/10 Nhọ̃p dõ̀u Diezen Lít 6820 141 16.120 109.938.400
.... .... .... .... .... .... .... ....
Cụ̣ng 75.148.725.425
Ngày 30 thỏng 10 năm 2011 Người lập biểu Kờ́ toán trưởng (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Công ty CP than Hà Tu- Vinacomin Biểu mẫu 3.7
BẢNG Kấ XUẤT KHO VẬT TƯ Tháng 10 năm 2011
Chứng từ Sụ́ Ngày
20 5/10 Xuṍt mũi khoan TMF 17 Cái 07 621 11.161.017 78.127.119
21 7/10 Xuṍt mỡ máy Lít 524 621 926.542 485.508.008
22 10/1
0 Xuṍt Ắc quy điợ̀n Bình 15 621 4.515.421 67.731.315
23 15/10 Xuṍt Xăng Lít 5200 621 19.012 98.862.400
24
15/10 Xuṍt dõ̀u Diezen Lít
4852
1 621 16.230 787.495.830
.... .... .... .... .... .... .... ....
Cụ̣ng 95.225.454.365
Ngày 30 thỏng 10 năm 2011 Người lập biểu Kờ́ toán trưởng (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Biểu số 3.9: Sổ chi tiết vật tư Mẫu số S07- DN Đơn vị: Cụng ty CP than Hà Tu - Vinacomin SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Tài khoản: 152 (1521)
Tờn vật tư: Mũi khoan TMF 17
Tại kho : Kho NVL ĐVT: đồng Ngày
thỏng NhậpChứng từXuất Diễn giải Đơn giỏ Số NhậpSố tiền Số XuấtSố tiền Số lượng TồnSố tiền
Tồn đầu thỏng 9,750,000 2 19,500,000 2/10 PN12 Nhập kho vật tư 11,210,527 5 56,052,635 75,552,635 5/10 PN14 Nhập kho vật tư 11,217,141 5 56.607.620 132.160.255 5/10 PX20 Xuất cho sx 11,161,017 7 78,127,119 54.033.136 18/1 PN 18 Nhập kho vật tư 11,315,017 10 113.150.170 167.183.306