Trong chương 2, nhóm tác giả đi nghiên cứu các báo cáo tài chính của các doanh nghiệp sản xuất trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh để tìm hiểu thực trạng việc tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm của các doanh nghiệp.
Qua việc thống kê khảo sát, nhóm tập trung đi vào trả lời 2 câu hỏi, đó là: - Các doanh nghiệp có tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm hay không?
- Việc tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm của các công ty có hiệu quả hay không? Sau khi lọc các dữ liệu cần thiết để trả lời cho các câu hỏi chính yếu, nhóm tác giả dùng phương pháp SPSS để chạy kết quả khảo sát và tìm ra được những nhân tố ảnh hưởng đến việc tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm.
Sau đó nhóm dùng một công ty có hệ thống kế toán trách nhiệm để làm ví dụ là công ty cổ phần sữa Vinamilk để thấy rõ tình hình các trung tâm trong hệ thống kế toán trách nhiệm của công ty này. Đồng thời nhóm cũng thông qua việc đánh giá số liệu và so sánh công ty với một số công ty khác để nhìn nhận rõ hơn hiệu quả hoạt động của công ty. Chứng minh hệ thống kế toán trách nhiệm mà công ty xây dựng đã tương đối tốt. Dựa vào đó, nhóm cũng đưa ra một số nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm.
Chương 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Nhận xét chung:
- Số doanh nghiệp có tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm ít hơn số doanh nghiệp không tổ chức. Điều đó chứng tỏ các doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức đối với hệ thống kế toán trách nhiệm của công ty, chưa quan tâm nhiều đến việc phân cấp, phân quyền cho các bộ phận, các trung tâm.
- Mức độ cung cấp thông tin của hệ thống kế toán trách nhiệm đối với các doanh nghiệp có lĩnh vực sản xuất còn chưa cao.
- Xét trên các doanh nghiệp có lĩnh vực sản xuất, doanh nghiệp nào càng có nhiều lĩnh vực kinh doanh thì tỷ lệ tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm càng cao.
- Đối với một số doanh nghiệp có thực hiện mô hình kế toán trách nhiệm, quy trình quản lý và đánh giá hoạt động cho từng quy trình nghiệp vụ và từng bộ phận khá đồng bộ và hiệu quả.
- Việc thu thập thông tin để đánh giá trách nhiệm của từng cá nhân còn rất khó khăn là vì khối lượng công việc lớn. Do đó, các nhà quản lý sẽ có những nghi ngờ nếu kết quả không xứng đáng với chi phí bỏ ra thì họ sẽ bị thiệt hại và như thế, tâm lý của các nhà quản trị ảnh hưởng đến việc xây dựng mô hình kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp.
1 Hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm với việc
1 Phù hợp với mô hình tổ chức quản lí
Kế toán trách nhiệm là một bộ phận của kế toán quản trị, vì vậy việc xây dựng kế toán quản trị nói chung và hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm nói riêng đóng một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Khi hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm phải đảm bảo tính phù hợp với mô hình quản lý mới có thể kiểm soát được và là cơ sở để đánh giá trách nhiệm sau này. Có như vậy doanh nghiệp mới nâng cao được năng lực quản trị, đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị, bộ phận cũng như các cá nhân.
Hệ thống kế toán trách nhiệm phù hợp với mô hình quản lý còn được cụ thể hóa qua việc thông tin trong doanh nghiệp. Cùng với việc kế thừa các đề tài nghiên cứu đi trước, thông
tin trong doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi mô hình quản lý, mà mô hình quản lý ở mỗi công ty là khác nhau.
3.2.1. Phù hợp và hài hòa giữa lợi ích và chi phí
Suy cho cùng mục đích cuối cùng của các doanh nghiệp đó là tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí. Muốn vậy các nhà quản trị khi hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm cần cân nhắc giữa lợi ích thu về và chi phí bỏ ra cho hệ thống này. Với tình hình nền kinh tế không mấy khả quan trong năm 2011 như đã phân tích các chi phí sản xuất đã tăng lên cao các doanh nghiệp khó mà kiểm soát được. Vì vậy, các doanh nghiệp từng bước xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm để nắm rõ được tình hình hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp thông qua các báo cáo của các trung tâm để có bước đi thích hợp vì mục tiêu chung của công ty. Nếu đã xây dựng hệ thống để kiểm soát chi phí thì nhưng chi phí cần thiết phải bỏ ra cho hệ thống này cũng phải hợp lý thì mới có thể tối thiểu hóa chi phí được.
Với kết quả mà nhóm đã khảo sát về quy mô và số lượng nhân viên dễ thấy rằng, các doanh nghiệp với quy mô giá trị tài sản thuần nhỏ dưới 100 tỷ, kinh doanh 1 lĩnh vực ngành nghề không cần xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm. Bởi vì, với cơ cấu tổ chức và bộ máy kế toán tập trung đơn giản, gọn nhẹ ít nhân sự vì vậy nếu xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm sẽ không phù hợp với tình hình hoạt động của công ty gây tốn kém chi phí để tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm cho công ty và những chi phí phát sinh liên quan, đồng thời biển thủ chi phí do người quản lý không trung thực có thể sẽ xảy ra. Đây là điều vô cùng bất lợi cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nó còn làm phức tạp thêm quá trình hoạt động của bộ máy gây lãng phí thời gian, khi mà kế toán trách nhiệm phải tổ chức, lập báo cáo riêng cho từng bộ phận và sau đó lại phải đánh giá riêng cho từng bộ phận. Vậy nên kế toán trách nhiệm ở đây sẽ không có hiệu quả. Vốn đã đơn giản thì hãy làm đơn giản không nên phức tạp không có lợi ích cho doanh nghiệp. Ngược lại, các doanh nghiệp có quy mô nguồn vốn lớn từ 100 – 1000 tỷ hoặc trên 1000 tỷ hoạt động trong lĩnh vực đa lĩnh vực ngành nghề là những công ty theo như khảo sát là có hệ thống kế toán trách nhiệm. Các công ty này cần hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm phù hợp hơn với công ty mình. Kế toán trách nhiệm ở đây cần hoàn thiện thành hệ thống chặt
chẽ để có thể đánh giá được toàn bộ máy hoạt động của doanh nghiệp, hệ thống càng chi tiết, rõ ràng thì trách nhiệm từng đơn vị càng rõ ràng tiện lợi cho việc đánh giá sau này.
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện
2 Phân cấp quản lý và xác định các trung tâm trách nhiệm
Khi nói đến hệ thống kế toán trách nhiệm ta nghĩ ngay đến các trung tâm trách nhiệm, để đánh giá kế toán trách nhiệm thông qua đánh giá kết quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm mà 4 trung tâm cơ bản đó là trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư. Cụ thể việc phân cấp quản lý và xác định các trung tâm trách nhiệm như sau:
- Trung tâm chi phí bao gồm hệ thống các phân xưởng sản xuất đứng đầu là Quản đốc phân xưởng, phòng sản xuất đứng đầu là Trưởng phòng sản xuất. Trung tâm chi phí chịu trách nhiệm kiểm soát về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
- Trung tâm doanh thu bao gồm phòng kinh doanh đứng đầu là Trưởng phòng kinh doanh, phòng marketing đứng đầu là Trưởng phòng marketing. Với nhiệm vụ bán sản phẩm, hàng hóa, các phòng ban thuộc trung tâm doanh thu chỉ chịu trách nhiệm về doanh thu, tăng doanh số, mở rộng thị trường, mở rộng khách hàng, không chịu trách nhiệm về lợi nhuận và chi phí.
- Trung tâm lợi nhuận: bao gồm các phòng kế toán, phòng tài chính, đứng đầu là các trưởng phòng chịu trách nhiệm. Vì là trung tâm lợi nhuận nên trung tâm này gắn liền với cả hai trung tâm doanh thu và chi phí. Chức năng là dự toán lợi nhuận dựa theo 2 trung tâm doanh thu và chi phí. Trung tâm lợi nhuận là kết quả của 2 trung tâm trước đó.
- Cuối cùng là trung tâm đầu tư: trung tâm đầu tư chịu trách nhiệm về hoạch định dự án đầu tư, phân tích chỉ số ROI, các chỉ số thị trường để tiến hành đầu tư. Chủ tịch HĐQT chịu trách nhiệm về trung tâm này.
Tuy nhiên, tùy theo điều kiện và hoàn cảnh của doanh nghiệp như thế nào mà có sự phân cấp quản lý và xác định các trung tâm trách nhiệm cho phù hợp với doanh nghiệp mình.
Chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm trung tâm chi phí
Để giúp các nhà quản trị có thể kiểm soát và đánh giá kết quả thực hiện từng loại chi phí ở mỗi bộ phận thì yêu cầu phải xác định được thông tin chi phí như sau:
- Thông tin về tổng chi phí sản xuất thực tế phát sinh so với định mức kế hoạch và báo cáo theo mức độ hoạt động.
- Thông tin về từng loại chi phí sản xuất như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
- Thông tin về tổng giá thành và giá thành đơn vị của từng sản phẩm thực tế so với định mức.
- Thông tin về sự biến động của các lại chi phí sản xuất nhờ vào ảnh hưởng của biến động về lượng và giá của nó.
- Thông tin về chi phí bán hàng, chi phí quản lý so với cùng kỳ năm trước.
- Thông tin về biến động chi phí bán hàng, chi phí quản lý nhằm đánh giá khả năng kiểm soát chi phí ở trung tâm.
Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động và trách nhiệm của từng đơn vị, bộ phận tại trung tâm chi phí:
- Chỉ tiêu đo lường mức độ hoàn thành của chi phí sản xuất thực tế với dự toán Chênh lệch = Chi phí sản xuất thực tế - Chi phí sản xuất định mức (dự toán)
- Chỉ tiêu kiểm soát chi phí trên doanh thu và phân tích các yếu tố làm gia tăng chi phí. Tỷ lệ = Tổng chi phí /Tổng doanh thu.
Chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm trung tâm doanh thu
Ngoài lợi nhuận doanh thu cũng là chỉ tiêu mà doanh nghiệp quan tâm không ít. Bởi doanh thu phản ánh được tình hình hoạt động sản xuất kinh của doanh nghiệp rõ ràng nhất, lãi hay lỗ, tốt hay không tốt đều thể hiện trên doanh thu. Vì vậy mà, nhu cầu thông tin về doanh thu cho các nhà quản trị đánh giá trách nhiệm và kết quả thực hiện doanh thu trong kỳ so với kế hoạch đề ra là đều hết sức cần thiết. Theo như công thức tính doanh thu (DT = số lượng * giá bán) doanh thu bị ảnh hưởng bởi nhiều tố các yếu tố đó là số lượng sản phẩm tiêu thụ và đơn giá bán sản phẩm, trên thực tế thì còn có chất lượng sản phẩm, kết cấu mẫu mã,… Vì vậy khi nhà quản trị quan tâm đến thông tin về doanh thu thì nhà
quản trị cũng quan tâm đến thông tin về các yếu tố làm ảnh hưởng đến doanh thu để phân tích sự biến động của doanh thu.
Tương tự như trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu cũng xác định những thông tin doanh thu ở mỗi bộ phận để có thể kiểm soát và đánh giá kết quả thực hiện doanh thu ở từng bộ phận đó. Ta có:
- Thông tin về doanh thu thực hiện so với kế hoạch ở từng cấp độ Chi nhánh, khu vực…
- Thông tin về sự biến động doanh thu ở các bộ phận do các yếu tố ảnh hưởng chi phối như số lượng, giá bán…
Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động và trách nhiệm của từng đơn vị, bộ phận tại trung tâm doanh thu:
- Chỉ tiêu đo lường mức độ hoàn thành của doanh thu các bộ phận so với dự toán Chênh lệch = Doanh thu thực tế - Doanh thu định mức
- Chỉ tiêu này đánh giá mức độ hoàn thành chỉ tiêu doanh thu và gia tăng doanh thu hằng năm để đánh giá mức độ đảm bảo tỷ lệ chi phí trên doanh thu là hợp lý. Ta có các chỉ tiêu: số lượng, giá bán, kết cấu,… ảnh hưởng đén biến động doanh thu.
Chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm trung tâm lợi nhuận
Lợi nhuận là chỉ tiêu quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp nói chung và các nhà quản trị nói riêng. Lợi nhuận luôn là chỉ tiêu hấp dẫn nhất khi nhìn vào một công ty, là phần còn lại của doanh thu sau khi đã trừ đi chi phí phát sinh tương ứng đã tạo ra doanh thu đó. Như đã nói, trung tâm lợi nhuận gắn liền với 2 trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí cho nên lợi nhuận được tạo ra bị ảnh hưởng trực tiếp bởi 2 nhân tố này. Vì như vậy nên các báo cáo về lợi nhuận phải cung cấp được thông tin để nhà quản trị đánh giá trách nhiệm và kết quả thực hiện lợi nhuận trong kỳ của các bộ phận. Để đánh giá chính xác kết quả của trung tâm lợi nhuận cần xác định phạm vi chi phí kiểm soát rồi tiến hành phân tích biến biến động của chi phí ảnh hưởng như phân tích biến động chi phí của trung tâm chi phí. Đối với doanh thu, cần đánh giá ở các mặt:
- Trung tâm có bán được đơn giá bán như dự toán không?
- Đới với kết cấu mẫu mã, chất lượng có thực hiện đúng như dự toán không?
Tương tự 2 trung tâm trước đó, để đánh giá kết quả thực hiện ở từng bộ phận cần xác định những thông tin:
- Thông tin về lợi nhuận thực tế đạt được so với mức dự toán. - Thông tin về doanh thu, chi phí tương tại các bộ phận.
- Thông tin về biến động lợi nhuận do biến động của yếu tố doanh thu, chi phí vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,… ảnh hưởng.
Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động và trách nhiệm của từng đơn vị, bộ phận tại trung tâm lợi nhuận:
- Chỉ tiêu đo lường mức độ hoàn thành dự toán của lợi nhuận các bộ phận Chênh lệch = Lợi nhuận thực tế - Lợi nhuận dự toán
- Chỉ tiêu này đánh giá mức độ hoàn thành chỉ tiêu lợi nhuận và gia tăng lợi nhuận hằng năm để đánh giá mức độ đảm bảo tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu là hợp lý.
Tỷ lệ = Lợi nhuận/Doanh thu
Chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm trung tâm đầu tư
Trung tâm đầu tư thuộc về trách nhiệm của cấp quản trị cao nhất nên các nhà quản trị muốn thông tin được cấp cung cấp tổng hợp từ các trung tâm lợi nhuận. Khả năng sinh lời gắn với hiệu suất sử dụng tài sản để tạo ra lợi nhuận, gắn với các chỉ số như tỷ suất hoàn vốn đầu tư ROI, lãi thặng dư RI… Nhà quản trị muốn đánh giá trách nhiệm của trung tâm đầu tư cần so sánh giữa chỉ tiêu đạt được so với kế hoạch, xem xét cùng với các yếu tố ảnh hưởng, qua đó làm cơ sở để đưa ra các chỉ tiêu nhằm cải thiện lợi ích các chỉ tiêu và tối đa hóa lợi ích của cổ đông.
Các thông tin nhà quản trị cần để đánh giá trách nhiệm quản trị các bộ phận:
- Thông tin tổng hợp về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
- Số liệu phân tích từ các chỉ số