2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Phòng Kếtoán)
Chức năng nhiệm vụ
Kế toán Trưởng
- Là người đứng đầu tham gia trực tiếp trong việc quản lý nhân viên kế
toán,kiểm tra tham gia trực tiếp trong việc thu nhập
- Lập hợp đồng lao động tiền lương, tính lương và trích bảo hiểm xã hội. - Tập hợp chi phí tính giá thành của công trình
- Kiểm tra các định khoản nghiệp vụkinh tếphát sinh.
- Lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo từng Quý, 6 tháng, cuối năm.
- In sổchi tiết và sổtổng hợp theo yêu cầu
- Lưu trữ và bảo mật dữ liệu kế toán, giải trình số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm toán khi có yêu cầu.
Kếtoán Công nợ
Tiếp nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận, kiểm tra nội dung của bản hợp đồng
liên quan đến điều khoản thanh toán. Kiểm tra theo dõi, đối chiếu các khoản phải trả và phải thu của khách hàng cũng như trong nội bộcông ty. Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua, bán hàng hóa dịch vụ. Đôn đốc và trực tiếp tham gia vào việc thu hồi nợ
của khách hàng có giá trị lớn và khó đòi. Thu hồi nhanh chóng để tránh tình trạng thiếu vốn phải đi vay.
Kế toán Trưởng
Hạch toán các bút toán có liên quan việc thu, chi tiền mặt để phản ánh kịp thời tình hình vốn bằng tiền. Luôn luôn thực hiện việc kiểm tra đối chiếu số tổng hợp với số chi tiết hàng ngày nhằm đảm bảo sốtiền chi ra và thu vào trên bảng kê là khớp và sốtiền còn lại trong quỹ là đúng như việc phản ánh.
Kếtoán Bán hàng
Có nhiệm vụlập báo giá, làm hợp đồng, tư vấn cho khách hàng vềcác sản phẩm khi khách hàng yêu cầu. Quản lý thông tin khách hàng, sổsách, chứng từ liên quan đến việc bán hàng. Tổng hợp sốliệu bán hàng vào cuối ngày đểbáo cáo cho kếtoán tổng hợp. Phụ
trách theo dõi chi tiết việc chiết khấu cho khách hàng và các yêu cầu của ban giám đốc. Tiếp nhận chứng từ, hóa đơn lập phiếu nhập kho khi mua hàng và phiếu xuất kho khi bán hàng. Kiểm đếm cẩn thận khi nhận hàng và giao hàng, lập thẻ kho, lưu trữchứng từsổ sách khi được giao. Sắp xếp khoa học đểviệc xuất nhập hàng được đảm bảo,hiểu về
bản chất hàng hóa để bảo quản hàng hóa được tốt, phát hiện kịp thời hàng thừa và hàng thiếu để có hướng xử lý. Thường xuyên kiểm kê hàng hóa để tránh tồn đọng hàng khi không cần thiết.
Thủ quỹ
Chịu trách nhiệm về việc cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời khoản Thu- Chi–
Tồn quỹtiền mặt vào Sổ quỹ. Báo cáo cho kế toán trưởng và giám đốc khi có yêu cầu. Tiền mặt phải được lưu trữ lại két, kiểm kê hàng ngày trước khi ra vềvà niêm phong lại tránh tình trạng để ởnhiều nơi và mang khỏi công ty.
Cơ cấu nhân sự phòng kế toán
- Cơ cấu nhân sự theo giới tính: Nhân viên phòng kế toán gồm 4 người đều là nữ.
- Cơ cấu nhân sự theo trình độ: 2 người Đại học, 1 người Cao đẳng, 1 người Trung cấp.
Bảng 2.1 : Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi phòng kế toán
Đơn vị tính: Người
Độ tuổi 20-25 25-30
Tổng số người 3 1
- Cơ cấu nhân sự theo thâm niên:
Bảng 2.2 : Cơ cấu nhân sự theo thâm thâm niên phòng kế toán
Đơn vị tính: Người
Thâm niên Dưới 1 năm Từ 1-3 năm Trên 3 năm
Tổng số người 1 2 1
Nhìn chung thì các nhân viên kế toán cả tuổi đời và kinh nghiệm làm việc còn khá trẻ. Nhưng lại mang đến sự năng động, sáng tạo, ham học hỏi.
2.1.2.2 Chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty
- Niên độkếtoán: Bắt đầu từngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 - Đơn vịtiền tệsửdụng: Việt Nam đồng(VNĐ)
- Hình thức sổkếtoán:Công ty áp dụng hình thức kếtoán là Nhật ký chung. - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc
- Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp xuất kho : theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : theo phương pháp đường thẳng
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được
Hệthống tài khoản áp dụng: Công ty áp dụng hệthống Tài khoản theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày14/09/2006 của Bộ trưởng BTC.
2.1.2.3 Hệ thống thông tin kế toán tại công ty
Công ty nhập liệu chứng từ, kết xuất sổsách sửdụng bằng phần mềm tin học.
Doanh nghiệp mua và sửdụng phần mềm kếtoán ( Phần mềm MISA) để nhập liệu chứng chứng từ và lưu trữ trên máy tính trên nền tảng hình thức kế toán nhật ký chung. Ngoài ra, công tác kế toán còn được sử dụng trên nền Excel để lập các bảng lương, thu
chi nội bộ…
Sơ đồ 2.3: Hình thức thông tin Kế toán tại công ty Comtech
Nhập sốliệu hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
In sổ, báo cáo cuối tháng,quý, năm
(Nguồn: Phòng Kếtoán)
Ưu điểm của việc sửdụng phần mềm kếtoán:
- Giao diện dễsửdụng, cho phép cập nhật dữliệu linh hoạt.
- Bám sát chế độ kế toán, các biểu mẫu chứng từ luôn tuân thủ chế độ kế
toán.
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổkếtoán: - Sổtổng hợp - Sổchi tiết Bảng tổng hợp chứng từkếtoán cùng loại Chứng từkếtoán PHẦN MỀM KẾ TOÁN Máy vi tính
- Độ chính xác cao, thông tin được hồ sơ về kế toán được tựcập nhật và số dư các tài khoản.
- Dễdàng sửa chữa ghi phát hiện sai sót thông tin nhập liệu không chính xác, thuận tiện và nhanh chóng.
- Sử dụng phần mềm kế toán giúp cho nhân viên tiết kiệm thời gian lập tài khoản và việc kết chuyển.
Nhượcđiểm việc sửdụng phần mềm:
- Đòi hỏi cấu hình máy cao, nếu không sẽchạy rất chậm
- Tốc độxửlý dữliệu chậm, nhất là khi tính giá thành hay khi bảo trì dữliệu - Phải cập nhật nâng cấp phần mềm khi có phiên bản mới.
2.1.3 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển của công ty2.1.3.1 Thuận lợi trong công việc 2.1.3.1 Thuận lợi trong công việc
- Ngành viễn thông rất phổ biến nhưng không có nhiều công ty bên lĩnh vực lắp đặt viễn thông, như vậy sẽ ít cósựcạnh tranh.
- Công ty với một nguồn nhân lực dồi dào và nhiều kinh nghiệm trong việc lắp đặt các dự án lớn đây là một lợi thế để công ty ngày càng phát triển và nhận
được nhiều dựán.
- Ngoài nguồn nhân lực sẵn có của công ty, khi đi lắp đặt công ty còn thuê thêm đội ngoài để đảm bảo đúng tiến độ về kế hoạch đã lên trước đó.
2.1.3.2 Khó khăn trong công việc:
- Gặp nhiều vấn đề về thanh toán vì trước khi đi lắp đặt công ty chỉ ký hợp đồng nguyên tắc với những quy định chung không nói rõ ngày thanh toán cụ thể, điều này rất bất lợi cho công ty.
- Vềvấn đề nhận dự án để làm thì công ty chấp nhận với mức giá trung bình hoặc chấp nhận chịu lỗ đểcó dựán và tạo mối quan hệ.
- Là một doanh nghiệp trẻ nên nhiều đối tác chưa hiểu hết được năng lực của
công ty.
2.1.3.3 Phương hướng phát triển công ty năm 2015
Tiếp tục xây dựng, phát triển cơ sở hạ tầng viễn thông có công nghệ hiện đại với chất lượng dịch vụ cao, chất lượng cao, an toàn và tin cậy với sự hoạt động có hiệu quả.
Mở rộng công ty về số lượng nhân viên, đảm bảo nguồn nhân lực dồi dào, đáp ứng đầy đủ nhân lực khi có dự án.
Hạn chế thuê đội ngoài thi công, nên tập trung để phát huy tốt năng lực của nhân
viên kỹ thuật.
Thường xuyên tập huấn cho nhân viên nhằm nâng cao tay nghề, nâng cao chất lượng của các công trình, dự án tránh tình trạng hoàn thành dự án nhưng phải đi sửa lỗi điều này gây tổn hại tới uy tín cũng như vật chất của công ty.
Phấn đấu đưa công ty trở thành một doanh nghiệp chuyên về ngành Viễn Thông lớn mạnh của khu vực phía Nam trong thời gian sắp tới.
2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán xác định kết quả hoạt động kinhdoanh tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Kỹ Thuật ComTech doanh tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Kỹ Thuật ComTech năm 2014
2.2.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh tại công ty2.2.1.1 Các sản phẩm sản xuất kinh doanh 2.2.1.1 Các sản phẩm sản xuất kinh doanh
- Khảo sát và tìm kiếm Site, cho thuê hạtầng nhà trạm Viễn Thông - Dịch vụhạtầng
- Dịch vụkhảo sát, lắp đặt, hòa mạng, bảo dưỡng và nâng cấp thiết bị 2G & 3G Viễn Thông
- Dịch vụthiết kếvà lắp đặt truyền dẫn - Lắp đặt hệthống BTS InBuilding - Dịch vụkỹthuật vô tuyến
- Cung cấp lắp đặt, Thiết kế thi công, sửa chữa và bảo trì, bảo dưỡng các hệ
thống điều hòa không khí dân dụng và công nghiệp, điện, máy phát điện, Acquy, báo cháy.
- Dịch vụlắp đặt các hệthống tổng đài
- Thiết kếvà lắp đặt các hệthống tin học - Vận chuyển thiết bịViễn Thông
2.2.1.2 Thị trường và mạng lưới tiêu thụ
Công ty cóthị trường cũng như mạng lưới kinh doanh chủ yếu là khu vực phía Nam với các dự án như:
- Lắp đặt thiết bị truyền dẫn Viba NEC, BTS NSN khu vực miền Nam.
- Bảo trì bảo dưỡng Indoor khu vực phía Nam.
- Lắp đặt và phát sóng BTS cho khu vực Tây Nam Bộ.
- Xây dựng hạ tầng, cơ sở viễn thông các trạm BTS cho Vinaphone.
- Lắp đặt các trạm 2G/3G thuộc khu vực VMS6, VMS2 mạng Vinaphone khu vực Tp.HCM, Đông Nam Bộ.
- Tối ưu hóa Dự án Trang bị trạm tích hợp 2G/3G để mở rộng dung lượng và vùng phủ sóng tại các tỉnh phân vùng thiết bị NSN mạng Mobiphone.
Khách hàng chủyếu của công ty là các nhà mạng Viễn Thông và các hãng sản xuất thiết bị điện– Điện lạnh, Viễn Thông.
Với đội ngũ kỹ sư, nhân công chuyênnghiệp đã thực hiện nhiều dựán góp phần vào việc phát triển kinh doanh của các nhà mạng như Vinaphone, Viettel, Mobiphone, Gtel, HTMobile, EVN. Đồng thời đồng hành thực hiện cung cấp các thiết bị như Motorola,
Huawei, Ericson, NSN, NEC.
2.2.1.3 Chính sách bán hàng của công ty
Đối với các dự án viễn thông mà đối tác không phải lâu năm: công ty sẽ ký hợp đồng khung, tùy theo từng hợp đồng mà có các chính sách và thỏa thuận giữa 2 bên, nếu cảm thấy hợp lý.
Đối với các dự án viễn thông là những đối tác lâu năm: công ty sẽ ký một hợp đồng nguyên tắc sẽ có những quy định chung đối với 2 bên. Dựa vào những thỏa thuận chung đó các bên sẽ áp dụng theo và có thể bổ sung thêm khi có các dự án chính thức. Hợp đồng nguyên tắc sẽ có giá trị trong vòng 1 năm, nếu không có sự điều chỉnh của 2 bên hợp đồng sẽ tự động có hiệu lực trong 1 năm tiếp theo, chỉ kết thúc khi 2 bên có yêu cầu dừng lại.
Đối với việc mua bán các trang thiết bị: do nhiệm vụlĩnh vực kinh doanh chính của công ty là lắp đặt các công trình viễn thông, trụ sở anten, sản phẩm cơ khí ngành viễn
thông nên chính sách cho việc mua bán, trao đổi này không có chính sách cụ thể. Thường theo thời giá và hiện nay công ty hầu như cũng không kinh doanh về bên chức năng thương mại.
2.2.1.4 Phương thức tiêu thụ và thanh toán tại công ty
Công ty áp dụng hình thức tiêu thụ dịch vụ theo phương thức trực tiếp và gián tiếp:
- Với phương thức trực tiếp: sau khi công ty ký kết hợp đồng với nhà cung cấp sẽ tự mình thuê nhân công, phương thức vận chuyển máy móc tới nơi lắp đặt, phát sóng… Cử đội ngũ nhân viên tới từng trạm cần làm, bố trí nhóm trưởng phụ trách phân công làm việc cho đúng tiến độ đã đề ra.
- Với phương thức gián tiếp: công ty sẽ là bên trung gian, ký hợp đồng với một công ty khác để hoàn thành dự án đã ký với nhà cung cấp.
Về phương thức thanh toán:
Khi mới ký kết hợp đồng công ty thường nhận trước 20% để làm phí cho việc thi công dự án. Sau khi hoàn thành công trình có biên bản xác nhận hoàn thành công việc, biên bản nghiệm thu vật tư… sẽ được nhận 30% và giữ lại 10% cho việc bảo hành. Phần còn lại sẽ được trả khi có giấy đề nghị thanh toán.
2.2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán xác định kết quả HĐKD tại côngty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Kỹ Thuật ComTech năm 2014 ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Kỹ Thuật ComTech năm 2014 2.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Chứng từkếtoán sửdụng
- Hóa đơn giá trị gia tăng –Phụ lục B
- Phiếu thu –Phụ lục B
- Giấy báo Có ngân hàng
- Hợp đồng cung ứng dịch vụ
Hình 2.2: Phiếu thu
Sổkếtoán tổng hợp và sổkếtoán chi tiết
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN – Phụ lục C Trích SỔ CÁI – Phụ lục C
SỔ CÁI Năm 2014
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải NKC SH TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng TS STT D Nợ Có … … … … … … … … … 31/03 NVK0013 31/03 Kết chuyểnDT … 911 403.698.000 … … … … … … … … …
18/07 0000011 18/07 Set top Box 1111 4.950.000
… … … … … … … … …
16/9 0000014 16/9 Thanh toán…
131 352.350.000
… … … … … … … … …
28/11 0000018 28/11 Set top Box 1111 15.400.000
… … … … … … … … … 30/12 0000034 30/12 Thanh toán… 131 745.200.000 31/12 NKV0050 31/12 Kết chuyển DT… 911 6.227.315.033 Cộng số phát sinh 7.309.538.077 7.309.538.077 Số dư cuối kỳ
Cộng lũy kế từ đầu năm 7.309.538.077 7.309.538.077
2.2.2.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Chứng từ kế toán sử dụng
- Giấy báo lãi của ngân hàng
- Giấy báo Có –Phụ lục B
Một số chứng từ minh họa
Sổkếtoán tổng hợp và sổkếtoán chi tiết
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN – Phụ lục C Trích SỔ CÁI – Phụ lục C
SỔ CÁI Năm 2014 Tài khoản: 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải NKC SH TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng TS STT D Nợ Có … … … … … … … … … 31/03 NVK0013 31/03 Kết chuyểnDT … 911 6.863 … … … … … … … … … 31/07 NTTK001/00 17 31/07 Lãi nhập vốn 1121 761 30/08 NTTK001/00 21 30/08 Lãi nhập vốn 1121 1.415 30/09 NTTK001/00 24 30/09 Lãi nhập vốn 1121 672 30/09 NVK0037 30/09 Kết chuyểnDT … 2.848 … … … … … … … … … 31/12 NKV0050 31/12 Kết chuyển DT… 911 8.688 Cộng số phát sinh 21.767 21.767 Số dư cuối kỳ
2.2.2.3 Kế toán Giá vốn hàng bán