2. Nguyên nhân của xung đột
2.1. Nguyên nhân về tổ chức và tổ chức lao động
- Cơ cấu tổ chức bất hợp lý: quá nhiều tầng nấc, đầu mối trung gian.hệ lụy của nó là chỉ thị từ trên xuống mất rất nhiều thời gian và cấp dới thờng bị chậm thời hạn; bên cạnh đó, các kiến nghị, đề xuất từ dới lên cũng bị sàng lọc quá nhiều khi lên đợc đến cấp quản lý cao nhất.
- Tổ chức không có chiến lợc: Một điều hết sức rõ ràng là thiếu chiến lợc, thiếu định hớng, tổ chức sẽ rơi vào tình trạng hỗn lọan, không phơng hớng và tốn kém – cả về thời gian, tiền bạc, sức lực và uy tín của nhà quản lý. Sự thiếu định hớng này chính là nguyên nhân của sự rời rạc, thiếu tập trung, thiếu gắn kết và tình trạng không thể kiểm soát nổi – một môi trờng lý tởng cho xung đột nảy sinh. Điều này xảy ra ngay cả trong trờng hợp tổ chức có đầy đủ cả chiến lợc và kế hoạch nhng chỉ là hình thức chứ không có hiệu lực thực tiễn.
- Sự không tơng thích giữa trách nhiệm và thẩm quyền. Khi cá nhân đợc phân công trách nhiệm, họ cần thẩm quyền tơng ứng- bao gồm điều kiện vật chất cũng nh hỗ trợ về tinh thần- nh sự phối hợp của đồng nghiệp, trang thiết bị,
kinh phí,.. Thiếu những điều kiện này, và trong trờng hợp tồi tệ nhất, cá nhân sẽ bị bất lực trớc những yêu cầu của nhiệm vụ. Khi đó, xung đột sẽ xảy ra không chỉ giữa các cá nhân liên quan trong nhóm hành động mà còn xảy ra trực tiếp giữa họ và các nhà quản lý.
- Phân công công việc không hợp lý dẫn đến sự không tơng thích về năng lực và chức trách. Nói cách khác, nhân viên thiếu các kiến thức, quan điểm, kỹ năng và kiểu thái độ cần thiết để thực thi. Sự xáo trộn thờng xuyên hoặc đột suất về chức trách cũng có thể là một nguyên nhân nữa. Khi không có đủ năng lực, một số cá nhân rơi vào trình trạng ‘tuyệt vọng’, thờng xuyên lo ngại về sự yếu kém, bất lực của mình; số khác ‘chuyển bại thành thắng’ bằng cách lấy ‘quan hệ’ làm trọng tâm để che dấu đi sự yếu kém chuyên môn của mình. Nếu hiện tợng này mang tính phổ biến, kéo dài, nó sẽ tạo xung đột trong bản thân cá nhân (nếu đó là ngời có lòng tự trọng và còn có mong muốn thay đổi, phấn đấu) hoặc giữa các cá nhân, đặc biệt liên quan đến việc đánh giá kết quả thực thi. Ngoài ra, phân công và đánh giá không hợp lý cũng có thể dẫn đến sự ‘nhàn c vi bất thiện’, tạo điều kiện cho buon chuyện, đàm tiếu,...- một mảnh đất màu mỡ cho mâu thuẫn.
- Thiếu tính minh bạch và sự tham gia trong tổ chức lao động.
- Thiếu vắng hệ thống quy trình, thủ tục làm việc đợc xây dựng và tổ chức thực hiện một cách khoa học. Điều này xảy ra khi với cùng một loại công việc mà các cá nhân tiến hành theo các cách thức, tiến trình thực thi và tạo ra các kết quả khác hẳn nhau trong khi tổ chức cha hình thành đợc một khung đánh giá gồm các tiêu chí nhất quán để làm cơ sở cho việc đánh giá một cách khách quan và công bằng. Quy trình, thủ tục làm việc không khoa học cũng có thể dẫn đến lối mòn và sự nhàm chán trong thực thi. Hãy hình dung cảnh 5 ngày làm việc mỗi tuần, vẫn từng ấy khuôn mặt, vẫn từng ấy thao tác, chẳng mấy chốc ngời ta sẽ bắt đầu để ý đến những thứ vặt vãnh xung quanh.
- Đánh giá thực thi không thực chất, không lấy kết quả thực thi làm đối tợng chính và chế tài khen thởng và kỷ luật không hợp lý.
- Quá trình giao tiếp mang tính tiêu cực- một phần của lối sống của tổ chức- đặc biệt liên quan đến và truyền thống (hay thói quen) xử lý xung đột: Khi công sở duy trì một lối sống xa cách, nghi kỵ, tôn vinh thái quá các quan hệ không chính thức, thiếu vắng một cơ chế giao tiếp mở và dân chủ trong ban hành quyết định, hệ lụy đơng nhiên của nó là sự ngột ngạt, căng thẳng và lệch trọng tâm trong hành động. Cũng có tình trạng thông tin không đựơc cung cấp một cách đầy đủ và chính xác hoặc theo cách phù hợp. Chính sự úp mở hay bng bít thông tin này dẫn đến thái độ nghi kỵ, cảm giác bị đối xử bất công bằng trong việc hởng quyền đợc thông tin và dẫn đến các bình luận khác nhau về vấn đề- tức là sự đồn đại không đáng có. Nếu nh các nhà quản lý và tập thể có thói quen né tránh, không có chiến lợc để đối diện và tìm cách giải quyết, thì các xung đột có xu hớng càng ngày càng nhiều hơn, trầm trọng hơn và trong phần lớn các trờng hợp nh vậy, thì các bên liên quan trực tiếp đến xung đột sẽ là nạn nhân của nhiều kiểu áp lực và hệ lụy.