Doanh nghiệp phải căn cứ vào điều kiện cụ thể về quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, điều kiện trang bị và ứng dụng kỹ thuật tính toán, thông tin, trình độ cán bộ kế toán, cán bộ quản lý mà lựa chọn hình thức kế toán thích hợp và phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán đã lựa chọn về loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ cũng nh trình tự và phơng pháp ghi sổ.
Hiện nay Công ty đợc áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: + Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. + Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái. + Hình thức kế toán Nhật ký chung. + Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. + Hình thức kế toán máy. 1.7.1. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ.
- Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là mỗi nghiệp vụ kinh tế đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại ghi vào các nhật ký chứng từ theo thứ tự thời gian. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu tổng hợp ở từng nhật ký chứng từ để lần lợt ghi vào sổ cái.
Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ đã kết hợp giữa việc ghi sổ theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống, kết hợp giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, kết hợp giữa ghi chép hàng ngày với yêu cầu tổng hợp các chỉ tiêu báo cáo ngay trên một trang sổ.
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ:
có liên quan. Đối với các nghiệp vụ kinh tế cần theo dõi chi tiết riêng thì ghi vào bảng kê trớc khi ghi vào nhật ký chứng từ. Các nghiệp vụ kinh tế phân bổ cần lập và ghi vào bảng phân bổ, cuối tháng chuyển vào nhật ký chứng từ. + Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
+ Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Hình thức nhật ký chứng từ có u điểm lớn là giảm nhẹ khối lợng công việc ghi sổ kế toán do việc ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ và kết hợp kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết trên cùng trang sổ. Nhật ký chứng từ thay cho cả chứng từ ghi sổ và đăng ký chứng từ ghi sổ, cho nên giảm khi trùng lặp. Công việc ghi sổ kế toán đợc dàn đều trong tháng, việc đối chiếu số liệu đợc tiến hành ngay trên các sổ kế toán, việc lập báo cáo kế toán cũng đợc kịp thời.
Nhợc điểm cuả hình thức nhật ký chứng từ ghi sổ:
+ Mẫu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hóa tính toán. + Đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ kế toán có trình độ chuyên môn tơng đối vững vàng và đồng đều.
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối tháng.
: Đối chiếu, kiểm tra.
1.7.2. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái.
Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký sổ cái là sử dụng nhật ký sổ cái làm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế.
Trình tự ghi sổ kế toán:
+ Hàng ngày, căn cứ vào những chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp, lập định khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký sổ cái, đồng thời ghi vào các sổ chi tiết cần thiết .
+ Đối với các chứng từ có liên quan tới thu chi tiền mặt, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển cho kế toán để ghi vào nhật ký sổ cái.
+ Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết, kế toán lập bảng chi tiết số phát sinh.
+ Căn cứ vào bảng chi tiết số phát sinh, kế toán tiến hành đối chiếu với số phát sinh, số d của chính tài khoản đó trong sổ nhật ký sổ cái để đảm bảo số liệu khớp đúng .
+ Cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, căn cứ vào số liệu ở nhật ký sổ cái và bảng chi tiết số phát sinh để lập bảng cân đối kế toán và các báo báo kế toán khác.
Sơ đồ 1.7: Sơ đồ ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký sổ cái.
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Ghi đối chiếu
1.7.3. Hình thức nhật ký chung.
Đặc điểm của hình thức kế toán này là sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản sau đó sử dụng số liệu ở sổ nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản liên quan.
Trình tự và phơng pháp ghi sổ trong hình thức kế toán nhật ký chung:
+ Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, tiến hành lập định khoản kế toán và ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản.
+ Trờng hợp các hoạt động kinh tế tài chính có yêu cầu quản lý riêng, diễn ra nhiều lần thì căn cứ vào chứng từ gốc tiến hành lập định khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký chuyên dùng.
+ Những chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển sổ quỹ kèm theo chứng từ thu chi tiền cho kế toán tổng hợp số liệu từ sổ quỹ lập định khoản kế toán và ghi sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền.
+ Căn cứ vào số liệu ở sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký chuyên dùng hàng ngày hay định kỳ, kế toán ghi vào sổ cái tài khoản có liên quan.
+ Cuối tháng, căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết lập các bảng chi tiết số phát sinh, căn cứ vào số liệu ở sổ cái các tài khoản lập bảng đối chiếu số phát sinh.
+ Sau khi đối chiếu bảo đảm số liệu phù hợp, căn cứ vào số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh và các bảng chi tiết số phát sinh, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác.
Sơ đồ1.8: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Ghi đối chiếu
1.7.4. Hình thức chứng từ ghi sổ.
- Đặc điểm của hình thức này là tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và việc ghi sổ theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trớc khi ghi vào sổ cái phải đợc phân loại để ghi vào chứng từ ghi sổ.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ:
+ Căn cứ vào chứng từ gốc lập ra chứng từ ghi sổ, ghi rõ quan hệ đối ứng của nghiệp vụ kinh tế để giảm số lần ghi sổ. Thông thờng cứ 5 ngày hay 10 ngày lập chứng từ ghi sổ một lần theo từng nhóm chứng từ gốc cùng loại.
+ Đối với từng nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh nhiều lần có thể lập bảng tổng hợp chứng từ gốc hoặc báo cáo quỹ để giảm chứng từ ghi sổ phải lập.
+ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập, đánh số thứ tự và ghi vào sổ đăng ký chứng t ghi sổ .
+ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã đăng ký ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lấy số liệu ghi sổ cái các tài khoản.
+ Các nghiệp vụ kinh tế cần ghi vào sổ kế toán chi tiết căn cứ vào các chứng từ đính kèm theo chứng từ ghi sổ để ghi vào các sổ chi tiết có liên quan.
+ Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết, kế toán lập các bảng chi tiết số phát sinh.
+ Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở các sổ cái, kế toán lập bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản.
Sơ đồ 1.9: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
: Đối chiếu, kiểm tra.
1.7.5. Hình thức kế toán máy.
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính:
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đợc thực hiện theo một chơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán theo quy định trên đây.
Các loại sổ: Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo hình thức nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đợc kiểm tra, đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu đợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đợc tự động nạp vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ…
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Chơng 2
Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ Phần VVV Thơng mại và
xây dựng.