định kỳ.
1.5.2.1. Đặc điểm của phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp hạch toán không theo dõi một 41
cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm mà căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật t, hàng hoá, sản phẩm trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính ra giá trị thực tế của vật t, hàng hoá, sản phẩm xuất trong kỳ.
Trị giá vật t, hàng hoá, sản phẩm xuất trong kỳ tính theo công thức sau: Giá trị vật t xuất dùng trong kỳ = Giá trị vật t tồn kho đầu kỳ + Giá trị vật t nhập kho trong kỳ - Giá trị vật t tồn kho cuối kỳ * Tài khoản sử dụng:
- TK 152 Nguyên liệu, vật liệu :“ ” Dùng để phản ánh giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho chi tiết theo từng loại.
+ Kết cấu nội dung của TK 152
Bên Nợ: -Giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Bên Có: - Kết chuyển giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ.
- TK 153 Công cụ, dụng cụ : “ ” Dùng để phản ánh giá trị thực tế của công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển tồn kho.
+ Kết cấu nội dung của TK 153
Bên Nợ: - Giá trị thực tế cuả công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ.
Bên Có: - Kết chuyển giá trị thực tế của công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ. Số d Nợ:- Giá trị thực tế của vật liệu tồn kho.
- TK 151 Hàng mua đang đi đ“ ờng :” Dùng để phản ánh trị giá của số hàng mua(đã thuộc quyền sở hữu của đơn vị) nhng còn đang đi đờng hoặc đang gửi tại kho của ngời bán.
+ Kết cấu nội dung TK 151
Bên Nợ: - Giá trị thực tế của hàng mua đang đi đờng cuối kỳ.
Bên Có: - Kết chuyển giá trị thực tế của hàng mua đang đi đờng đầu kỳ.
Số D Nợ: - Giá trị thực tế của hàng mua đang đi đờng.
- TK 6111 Mua nguyên liệu, vật liệu :“ ” Dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng giảm nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ theo giá thực tế.
+ Kết cấu nội dung TK 6111
Bên Nợ: - Giá trị thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đang sử dụng trong kỳ và tăng thêm trong kỳ.
Bên Có: - Chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại.
- Giá trị thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và ch… a sử dụng cuối kỳ.
TK 6111 không có số d cuối kỳ và đợc mở chi tiết theo từng loại vật liệu, dụng cụ.
1.5.2.2. Phơng pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu.
* Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
- Đầu kỳ kết chuyển giá trị thực tế nguyên liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ:
Nợ TK 6111: Giá trị NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ Có TK 152: Giá trị thực tế của NVL tồn kho Có TK 153: Giá trị thực tế CCDC tồn kho Có TK 151: NVL, CCDC đang đi đờng - Mua vật liệu, công cụ dụng cụ (cả chi phí):
Nợ TK 6111: Giá mua thực tế không có thuế Nợ TK 133(1): Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 331, : Tổng giá thanh toán…
- Nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần, vốn cấp phát, tặng, thởng, :… Nợ TK 6111: Giá thực tế
Có TK 411, 711: Giá thực tế - Nhận lại vốn góp liên doanh:
Nợ TK 6111: Giá thực tế
Có TK 128, 222: Giá thực tế
- Các khoản giảm giá hàng mua, chiết khấu đợc hởng khi mua hàng hạch toán tơng tự nh hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Nợ TK 331, 111, 112
Có TK 6111: Giá mua vật liệu Có TK 133(1): Thuế GTGT
- Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu, công cụ dụng cụ tính ra giá thực tế tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo công thức trên):
Nợ TK152: Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ Nợ TK 153(1): Giá thực tế CCDC tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: VL, CCDC đang đi đờng cuối kỳ
- Giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thiếu hụt, mất mát căn cứ vào biên bản kiểm kê cuối kỳ kế toán ghi:
Nợ TK 138(8): Phải thu ngời phạm lỗi Nợ TK 334: Khấu trừ vào lơng
Nợ TK 138(1): Thiếu cha rõ nguyên nhân
Nợ TK 632: Các khoản mất mát thiếu hụt, mất mát hàng tồn kho đã trừ đi các khoản bồi thờng
Có TK 6111: Trị giá vật liệu, công cụ dụng cụ thiếu hụt - Trị giá vật t xuất dùng cho sản xuất:
Giá trị vật t xuất dùng trong kỳ = Giá trị vật t tồn kho đầu kỳ + Giá trị vật t nhập kho trong kỳ - Giá trị vật t tồn kho cuối kỳ + Sau khi tính toán đợc kế toán ghi sổ:
Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 6111
+ Đối với công cụ dụng cụ xuất dùng, căn cứ vào tỷ lệ phân bổ kế toán ghi: Nợ TK 627, 641, 642
Có TK 6111
+ Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hạch toán tơng tự nh phơng pháp kê khai thờng xuyên, thuế GTGT gộp vào.
Sơ đồ 1.5: Kế toán tổng hợp NVL, CCDC theo phơng pháp kiểm kê định kỳ( tính thuế GTGT theo pp khấu trừ).
TK151,152 TK611 TK151,152
Kết chuyển giá thực tế NVL đang đi đờng tồn đầu kỳ
Kết chuyển giá thực tế NVL đang đi đờng tồn cuối kỳ
TK111,112… TK111,331..
Giá trị NVL mua vào trong kỳ Chiết khấu thơng mại giảm giá hàng mua hàng mua trả lại
TK133 TK133
TK333(3333) TK621,627,641,623,642 Thuế nhập khẩu tính
vào giá trị NVL nhập khẩu
Xuất NVL dùng cho sản xuất kinh doanh XDCB
TK411 TK157,632
Nhận góp vốn liên doanh cấp phát biếu tặng
Xuất bán NVL
TK154 TK154
NVL tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến
NVL xuất kho thuê ngoài gia công chế biến
TK412 TK412
Chênh lệch tăng về đánh giá lại NVL
Chênh lệch giảm về đánh giá lại NVL
Trờng hợp doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp TK151,152 TK611 TK151,152 Giá trị NVL tồn đầu kỳ cha sử dụng Giá trị NVL tồn cuối kỳ TK111,331,411 TK111,112
Giá trị NVL tăng thêm trong kỳ (tổng giá thanh toán)
Giảm giá, hàng trả lại
Trị giá NVL xuất sử dụng
TK621,627
1.6. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
1.6.1. Công thức tính.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập vào cuối niên độ kế toán, trớc khi lập báo cáo tài chính nhằm ghi nhận bộ phận dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhng cha chắc chắn. Qua đó xác định đợc giá trị thực của hàng tồn kho theo công thức sau:
Mức dự phòng giảm giá vật t hàng hoá = Lợng vật t hàng hoá thức tế tồn kho tại
thời điểm lập báo cáo tài chính x Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi
phí liên quan trực tiếp khác theo quy định tại chuẩn mực kế toán số 02- Hàng 49
tồn kho ban hành kèm theo quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Trởng Bộ Tài Chính.
Giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi) là giá bán (ớc tính) của hàng tồn kho trừ chi phí để hoàn thành sản phẩm và chi
phí tiêu thụ (ớc tính).
Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc tính cho từng loại hàng tồn kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán( giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hoá tiêu thụ trong kỳ) của doanh nghiệp.
1.6.2. Tài khoản sử dụng.
- TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dùng để theo dõi tình hình trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
+ Kết cấu nội dung của TK 159
Bên Nợ: - Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Bên Có: - Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Số d Có: - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có.
1.6.3. Phơng pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu.
- Cuối kỳ kế toán năm( hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 159 – Dự phòng giảm hàng tồn kho - Cuối kỳ kế toán năm( hoặc quý) tiếp theo.
nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trớc chua sử dụng hết thi số chênh lệch lớn hơn, kế toán ghi:
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán
Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
+ Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tôn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trớc cha sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn( theo TT 13/2006), kế toán ghi:
Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 711- Giảm giá hàng bán
Theo QĐ số 15 kế toán ghi:
Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632
1.7. Các hình thức kế toán.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào điều kiện cụ thể về quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, điều kiện trang bị và ứng dụng kỹ thuật tính toán, thông tin, trình độ cán bộ kế toán, cán bộ quản lý mà lựa chọn hình thức kế toán thích hợp và phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán đã lựa chọn về loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ cũng nh trình tự và phơng pháp ghi sổ.
Hiện nay Công ty đợc áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: + Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. + Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái. + Hình thức kế toán Nhật ký chung. + Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. + Hình thức kế toán máy. 1.7.1. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ.
- Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là mỗi nghiệp vụ kinh tế đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại ghi vào các nhật ký chứng từ theo thứ tự thời gian. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu tổng hợp ở từng nhật ký chứng từ để lần lợt ghi vào sổ cái.
Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ đã kết hợp giữa việc ghi sổ theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống, kết hợp giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, kết hợp giữa ghi chép hàng ngày với yêu cầu tổng hợp các chỉ tiêu báo cáo ngay trên một trang sổ.
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ:
có liên quan. Đối với các nghiệp vụ kinh tế cần theo dõi chi tiết riêng thì ghi vào bảng kê trớc khi ghi vào nhật ký chứng từ. Các nghiệp vụ kinh tế phân bổ cần lập và ghi vào bảng phân bổ, cuối tháng chuyển vào nhật ký chứng từ. + Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
+ Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Hình thức nhật ký chứng từ có u điểm lớn là giảm nhẹ khối lợng công việc ghi sổ kế toán do việc ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ và kết hợp kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết trên cùng trang sổ. Nhật ký chứng từ thay cho cả chứng từ ghi sổ và đăng ký chứng từ ghi sổ, cho nên giảm khi trùng lặp. Công việc ghi sổ kế toán đợc dàn đều trong tháng, việc đối chiếu số liệu đợc tiến hành ngay trên các sổ kế toán, việc lập báo cáo kế toán cũng đợc kịp thời.
Nhợc điểm cuả hình thức nhật ký chứng từ ghi sổ:
+ Mẫu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hóa tính toán. + Đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ kế toán có trình độ chuyên môn tơng đối vững vàng và đồng đều.
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối tháng.
: Đối chiếu, kiểm tra.
1.7.2. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái.
Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký sổ cái là sử dụng nhật ký sổ cái làm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế.
Trình tự ghi sổ kế toán:
+ Hàng ngày, căn cứ vào những chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp, lập định khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký sổ cái, đồng thời ghi vào các sổ chi tiết cần thiết .
+ Đối với các chứng từ có liên quan tới thu chi tiền mặt, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển cho kế toán để ghi vào nhật ký sổ cái.
+ Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết, kế toán lập bảng chi tiết số phát sinh.
+ Căn cứ vào bảng chi tiết số phát sinh, kế toán tiến hành đối chiếu với số phát sinh, số d của chính tài khoản đó trong sổ nhật ký sổ cái để đảm bảo số liệu khớp đúng .
+ Cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, căn cứ vào số liệu ở nhật ký sổ cái và bảng chi tiết số phát sinh để lập bảng cân đối kế toán và các báo báo kế toán khác.
Sơ đồ 1.7: Sơ đồ ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký sổ cái.
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Ghi đối chiếu
1.7.3. Hình thức nhật ký chung.
Đặc điểm của hình thức kế toán này là sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản sau đó sử dụng số liệu ở sổ nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản liên quan.
Trình tự và phơng pháp ghi sổ trong hình thức kế toán nhật ký chung:
+ Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, tiến hành lập định khoản kế toán và ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản.
+ Trờng hợp các hoạt động kinh tế tài chính có yêu cầu quản lý riêng, diễn ra nhiều lần thì căn cứ vào chứng từ gốc tiến hành lập định khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký chuyên dùng.
+ Những chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển sổ quỹ kèm theo chứng từ thu chi tiền cho kế toán tổng hợp số liệu từ sổ quỹ lập định khoản kế toán và ghi sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền.
+ Căn cứ vào số liệu ở sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký chuyên dùng hàng ngày hay định kỳ, kế toán ghi vào sổ cái tài khoản có liên quan.
+ Cuối tháng, căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết lập các bảng chi tiết số