Xuất phát từ một cửa hàng kinh doanh máy tính và thiết bị văn phòng mở vào năm 2000 trên đờng Ho ng Mai với đội ngũ nhân viên chỉ bao gồm 8 ngà ời. Ban đầu mới đi vào hoạt động quy mô kinh doanh còn nhỏ cha đáp ứng đợc hết nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Khi nền kinh tế đất nớc ngày càng phát triển và để phù hợp với tình hình kinh tế của thị trờng, các thành viên ban đầu đã quyết định thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn tin học Tây Đô.
Công ty TNHH tin học Tây Đô chính thức đợc thành lập vào tháng 2 năm 2005 do sở Kế hoạch và đầu t thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0104535668 từ ngày 08 tháng 02 năm 2005.
Trong suốt quá trình phát triển của mình, t tởng hoạt động chung của các cán bộ nhân viên trong công ty là luôn sáng tạo, cần cù trong công việc, tận tụy với khách hàng, coi khách hàng là trung tâm do đó đã đợc khách hàng tin cậy và lựa chọn sản phẩm của công ty. Hiện nay Tây Đô là một trong những công ty tin học hàng đầu với đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ, quy mô hoạt động kinh doanh lớn và trở thành đại lý của nhiều hãng máy tính.
Trong hoạt động kinh doanh của mình, Tây Đô không những cung cấp các sản phẩm hàng hóa, các dịch vụ thơng mại mà còn chú trọng đến việc đầu t phát triển các sản phẩm phần mềm đặc thù nhằm tạo ra các giải pháp tổng thể để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
Bên cạnh đó, với mong muốn mang đến cho khách hàng những lựa chọn tốt nhất về cách thức mua hàng, chất lợng sản phẩm, giá cả và dịch vụ kèm theo, công ty Tây Đô đã xây dựng một hệ thống bán hàng trên mạng chuyên nghiệp dành cho những khách hàng không có thời gian đến cửa hàng lựa chọn, mua sắm sản phẩm, có thể mua hàng tại nhà hoặc văn phòng làm việc.
Với những nỗ lực phấn đấu không ngừng của toàn thể cán bộ nhân viên đến nay Tây Đô đang là đối tác tin cậy của các nhà sản xuất hàng đầu trên thế giới nh: INTEL, HP, SONY, SAMSUNG, ACER, CANON, KINGSTON, PANASONIC… 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của công ty TNHH tin học
Tây Đô
2.1.2.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Công ty TNHH tin học Tây Đô từ khi mới thành lập chỉ chủ yếu kinh doanh trong 2 mảng chính là: mua bán và lắp đặt các loại linh kiện máy tính, máy văn phòng... Đến những năm gần đây, do nhu cầu của thị trờng, công ty đã mạnh dạn đầu t mở rộng ngành nghề đa dạng phong phú. Và thị trờng ban đầu của Công ty mới chỉ dừng lại ở Hà Nội thì nay Công ty đã mở rộng thị trờng sang các tỉnh lân cận ở miền bắc nh Nam Định, Hải Dơng, Quảng Ninh, Thanh Hoá…
Từ một công ty nhỏ vơn lên từ những khó khăn trong nền kinh tế, sự cạnh tranh mạnh mẽ, những biến động giá cả trong nớc, những chính sách của nhà nớc đã không ngừng tác động tới công ty. Nhng với sự lựa chọn sáng suốt, chỉ đạo sát sao của ban giám đốc và sự phấn đấu không ngừng của toàn thể cán bộ nhân viên và sự ủng hộ của các đối tác … Công ty đã không ngừng lớn mạnh và ngày càng phát triển vững chắc trên thị trờng.
Danh mục các mặt hàng kinh doanh của công ty:
Biểu mẫu 2.1: Danh mục các mặt hàng kinh doanh của công ty
STT Tên hàng STT Tên hàng
01 Máy in 06 Linh kiện máy tính
Canon Màn hình
HP DDRam
Panasonic… ổ cứng…
02 Linh kiện máy in 07 Laptop
Trống máy in Sony vaio
Hộp mực… Acer
04 Máy fax các loại Lenovo
05 Máy tính Dell
Intel Asus…
Samsung 08 Phầm mềm diệt virut
Dell 09 Máy văn phòng
AOC… 10 ……….
2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ hoạt động KD của công ty TNHH tin học Tây Đô Đô
Chức năng chủ yếu của công ty là chức năng thơng mại và dịch vụ. Công ty chuyên cung cấp, bán buôn bán lẻ các loại máy tính, laptop, linh kiện máy tính, các loại máy văn phòng, sửa chữa và bảo trì bảo dỡng các sự cố của thiết bị.
Nhiệm vụ:
- Thực hiện đúng và đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nớc, tuân thủ nghiêm luật pháp của Nhà nớc về quản lý tài chính, nghiêm chỉnh thực hiện cam kết trong hợp đồng mua bán và hợp đồng liên quan đến các hoạt động kinh doanh của công ty.
- Bảo toàn và phát triển nguồn vốn của công ty thông qua việc quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, bổ sung vốn kinh doanh, nâng cao năng suất phục vụ khách hàng để tạo nguồn thu lớn hơn. Hình thành những mục tiêu kế hoạch lớn trong những năm tới, đổi mới đa dạng chủng loại mặt hàng, phát triển mở rộng thị trờng kinh doanh... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biểu mẫu 2.2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ba năm gần đây
Đơn vị tính: VNĐ CHỈTIêU Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 1. Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ
26.365.546.976 30.125.364.768 36.126.855.635
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 198.565.325 220.026.325 281.978.764
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 02) 26.166.981.651 29.905.338.443 35.844.876.871 4. Giá vốn hàng bán 22.125.654.235 25.125.564.665 29.724.978.803 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10 - 11) 4.041.327.420 4.779.773.780 6.119.898.070 6. Doanh thu hoạt động tài chính 190.256.300 240.530.620 350.809.600
7. Chi phí tài chính 127.469.137 186.365.500 229.504.000
- Trong đó: Chi phí lãi vay 75.608.174 110.356.259 165.184.000
8. Chi phí bán hàng 380.126.230 560.615.600 710.054.215
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 410.264.325 665.164.800 816.401.820
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh {30 = 20 + (21 - 22) - (24 + 25)} 2.933.211.428 3.608.158.500 4.714.747.635 11. Thu nhập khác 160.545.256 206.265.900 260.528.088 12. Chi phí khác 110.893.216 140.256.354 170.362.400 13. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 49.652.040 66.009.546 90.165.688 14. Tổng lợi nhuận kế toán trớc
thuế (50 = 30 + 40) 2.982.863.468 3.674.168.046 4.804.913.323 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 745.715.867 918.542.012 1.201.228.331
16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
(60 = 50 51 - 52)–
2.237.147.601 2.755.626.034 3.603.684.992
18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu (*)
2.1.3. Công tác tổ chức quản lý tại công ty TNHH tin học Tây Đô
2.1.3.1. Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy quản lý và mối quan hệ giữa các bộ phận
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp Quan hệ qua lại
Các phòng ban thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình bên cạnh đó liên hệ mật thiết với nhau, trao đổi thông tin qua lại nhằm đa công ty hoạt động đạt hiệu quả cao nhất.
2.1.3.2. Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận
* Giám đốc: Là ngời đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty trớc Nhà nớc và pháp luật.
* Phó giám đốc tài chính: Phân tích cấu trúc và quản lý rủi ro tài chính, theo dõi lợi nhuận và chi phí, điều phối, củng cố, đánh giá dữ liệu tài chính, chuẩn bị các báo cáo đặc biệt, thiết lập tình hình tài chính, dự báo tình những yêu cầu tài chính, chuẩn bị ngân sách hàng năm, tham mu cho giám đốc về tình hình tài chính.
* Phó giám đốc kinh doanh: Lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch marketing, kế hoạch tuyển dụng và đào tạo, quản lý mối quan hệ khách hàng, nghiên cứu nhu cầu, đánh giá sự thoả mãn của khách hàng. Tham mu cho giám đốc về nghiên cứu đánh giá thị trờng và tình hình kinh doanh nhằm đa ra phơng án kinh doanh hiệu quả.
Giám Đốc
Phó Giám đốc
tài chính Phó Giám đốc kinh doanh
Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng nhân sự Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật
* Phòng tài chính kế toán: Có chức năng quản lý về mặt tài chính giúp giám đốc thực hiện công tác có tính chất nh thanh toán, quản lý vật t tài sản, lập báo cáo tài chính và tham mu cho giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Thực hiện hạch toán kế toán, cân đối sổ sách; phân tích và lập kế hoạch tài chính hàng năm, các dự án đầu t và phát triển; kiểm tra hoá đơn, chứng từ thu chi; phân tích lỗ lãi trong kinh doanh; đề xuất các biện pháp quản lý tài chính; thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp.
* Phòng tổ chức hành chính: Xây dựng và điều chỉnh các quy chế về tiền lơng, bảo hiểm, thởng phạt, kỷ luật lao động cho công ty, quản lý hợp đồng lao động, quản lý việc thu mua cấp phát văn phòng phẩm, quản lý tài sản, hiện trạng tài sản của công ty, quản lý chi phí điện, nớc, điện thoại … (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Phòng nhân sự: Có chức năng tham mu cho giám đốc về việc sắp xếp, bố trí nhân viên, đào tạo và phân loại lao động để bố trí đúng ngời, đúng công việc, quyết toán chế độ cho ngời lao động theo chính sách chế độ của Nh nà ớc v theoà quy chế của công ty.
* Phòng kinh doanh: Phụ trách về công tác tiêu thụ sản phẩm nh lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch giá bán sản phẩm, đa ra các chiến lợc kinh doanh, tìm hiểu phân tích thị trờng từ đó mở rộng thị trờng kinh doanh cho công ty. Tổ chức phân phối, tìm kiếm khách h ng, thà ực hiện chế độ ghi chép ban đầu, thực hiện chế độ thông tin báo cáo, tiếp thị và cung ứng sản phẩm. Thực hiện việc báo giá và soạn thảo các hợp đồng dịch vụ t vấn.
* Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm triển khai lắp đặt các thiết bị, chuyển giao công nghệ sau bán hàng, sửa chữa và bảo hành các sự cố về thiết bị cho khách hàng.
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH tin học Tây Đô
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức kế hoạch tập trung. Hiện tại (đến thời điểm 01/05/2012) phòng Tài chính - Kế toán của công ty TNHH tin học Tây Đô có 6 nhân viên đợc tổ chức theo sơ đồ nh sau:
Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo trực tiếp
Mỗi kế toán trong phòng kế toán tài chính của công ty có một nhiệm vụ khác nhau, cụ thể nh sau :
- Kế toán trởng: Là ngời đứng đầu phòng kế toán và có nhiệm vụ tổ chức, điều hành bộ máy kế toán theo quy định:
+ Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ, quản lý hoạt động chi tiêu ngân sách.
+ Phân tích thông tin, số liệu kế toán tham mu cho giám đốc trong công tác hoạch định chiến lợc và tài chính, giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính.
+ Lập các báo cáo tài chính, quyết toán theo quy định của nhà nớc và điều lệ của công ty.
- Kế toán tiền lơng: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lợng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động; tính lơng và phân bổ lơng, bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp; lập báo cáo về lao động, tiền lơng; phân tích tình hình quản lý, sử dụng lao động, quỹ tiền lơng trong công ty.
- Kế toán tổng hợp và kế toán thuế:
+ Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về nhập, xuất, tiêu thụ hàng hoá, về các loại vốn, các loại quỹ của công ty, xác định kết quả lãi lỗ, các khoản thanh toán với Nhà nớc, ngân hàng, khách hàng.
+ Ghi chép vào sổ tổng hợp, lập cân đối kế toán.
+ Giúp kế toán trởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. + Quyết toán các loại thuế với Nhà nớc.
+ Bảo quản, lu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán thống kê, thông tin kinh tế và cung cấp cho các bộ phận, cơ quan có liên quan.
Thủ kho Kế toán
tiền lơng tổng hợp Kế toán bán hàngKế toán Thủ quỹ và kế
- Kế toán bán hàng: Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác về khối lợng hàng bán, phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hoá bán. Theo dõi thanh toán các khoản thuế nộp ở khâu tiêu thụ, thuế giá trị gia tăng. Lập báo cáo nội bộ về tình hình kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kết quả tiêu thụ.
- Thủ kho: Phụ trách quản lý hàng hoá, thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã đợc kế toán trởng và giám đốc ký duyệt. - Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt; kiểm tra tình hình thu chi tiền mặt; đảm bảo chính xác, kịp thời; kiểm tra nội dung trên phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng chính xác về thông tin; định kỳ kiểm kê quỹ. …
2.1.4.2. Hình thức kế toán áp dụng
Hiện nay, công ty TNHH tin học Tây Đô đang áp dụng hình thức kế toán là hình thức nhật ký chung. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung đợc trình bày trên sơ đồ 1.16 (bài chuyờn đềHoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH tin học Tây Đô).
Kế toán sử dụng các loại sổ chủ yếu sau:
+ Sổ Nhật ký chung: Sổ ghi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trật tự thời gian phát sinh.
+ Sổ Nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ quỹ tiền mặt…
+ Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản…
2.1.4.3. Chế độ kế toán áp dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chế độ kế toán áp dụng trong công ty TNHH tin học Tây Đô là chế độ áp dụng cho doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trởng Bộ tài chính.
2.1.4.4. Các chính sách kế toán áp dụng
Kỳ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ), hạch toán theo phơng pháp giá gốc phù hợp với các quy định của Luật số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003 và Chuẩn mực kế toán số 01- chuẩn mực chung. Công ty đang áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ.
Giá trị hàng xuất kho đợc tính theo phơng pháp nhập trớc - xuất trớc.
Hệ thống báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.
Phơng pháp tính khấu hao tài sản cố định: theo phơng pháp đờng thẳng.
Nguyên tắc và phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong hạch toán kế toán: Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái của các ngân hàng giao dịch tại thời điểm thanh toán.
Chứng từ và các loại báo cáo kế toán: - Chứng từ:
+ Hợp đồng thơng mại, hợp đồng đại lý, hợp đồng cho vay… + Hoá đơn giá trị gia tăng mua vào, bán ra.
+ Phiếu thu, phiếu chi, Séc, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền, Bảng kiểm kê quỹ…
+ Hóa đơn mua hàng, bán hàng. + Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. + Biên bản kiểm kê hàng hóa.
+ Hệ thống chứng từ về lao động tiền lơng: Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm; Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lơng và BHXH; Bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội …
+ Hệ thống chứng từ tài sản cố định: Bảng trích khấu hao tài sản cố định; Biên